Teletrabajo para empresas, ventajas y desventajas

Con la llegada de la pandemia del Covid-19, el mundo del empleo tradicional le dio la bienvenida a una modalidad de empleo muy popular el ámbitos más informales: el teletrabajo. Trabajar desde casa, home office o simplemente trabajo a distancia, se ha vuelto no solo una realidad sino inclusive una necesidad para la supervivencia de múltiples organizaciones.

La revolución tecnológica que se esperaba para dentro de los próximos cinco años, llegó antes de lo previsto y en medio de una crisis sanitaria. En el término de meses e incluso semanas, hasta gigantes informáticos debieron cambiar por completo su esquema organizacional.

Qué es el teletrabajo

Antes que nada, debe confundirse con el concepto de trabajo freelance. Aunque ambos puedan parecer ideas intercambiables, lo cierto es que son diametralmente opuestas. Mientras que el trabajo freelance hace referencia al trabajo remoto por parte de autónomos (que puede o no colaborar con una empresa), la definición de teletrabajo puede resumirse en  una modalidad de empleo asociada a roles en relación de dependencia.

El teletrabajo puede darse:

  • De forma orgánica, es decir incentivado desde la misma organización.
  • Como plan de contingencia, si hubiera un rebrote la plantilla trabajará desde casa.
  • En forma total, se teletrabaja de lunes a viernes replicando la rutina clásica.
  • En manera parcial, se recurre al trabajo remoto en días seleccionados.

 

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Panorama de teletrabajo en España en 2020

Naturalmente, las empresas que pertenezcan a la industria de la tecnología o la informática, o bien que tengan políticas afines, no verán mayores desafíos al adoptar esta “nueva” modalidad de trabajo. Sin embargo, existen sectores donde esta posibilidad puede resultar un poco más intrincada. Todo esto si tenemos en cuenta cómo se compone el “paisaje” empresarial del país.

De acuerdo a los últimos datos publicados por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, en su informe peródico Cifras PyME:

  • El registro total de PyMEs se eleva a 2.888.31. De ese total:
  • 0.17% son empresas grandes.
  • 0.87% medianas.
  • 5.36% pequeñas.
  • 39.35microempresas.
  • 54.36% autónomos.

En concordancia y según informaciones publicadas en medios, es justamente el sector de servicios el que cuenta con la posibilidad de teletrabajar en un 34%, industria en un 18.2% y construcción 13%.  Un sorprendente 72.95% de esas empresas se vincula en el sector de servicios. Mientras que las restantes se distribuyen casi en proporciones iguales en industrias, construcción y agro.

Madrid, Cataluña y el País Vasco, encabezan la lista de regiones donde existen no solamente industrias aptas para el teletrabajo, sino empresas y profesionales dispuestos y con experiencia en esta modalidad de empleo.

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Ventajas del teletrabajo para empresas

Las bondades del teletrabajo no son pocas, pero en líneas generales y en lo que refiere a la gestión de talento y RRHH de cualquier empresa, podemos mencionar al menos cinco grandes beneficios del homeoffice que hemos experimentado en forma directa.

Dinamiza procesos

Desde la búsqueda hasta la selección de empleados, pasando por el proceso de onboarding y reuniones periódicas. La virtualidad permite concentrarse en aspectos fundamentales de cada tarea, centralizar materiales de trabajo, colaborar sobre archivos en forma simultánea y conectar con cualquier miembro de cualquier equipo en manera inmediata.

En lugar de reuniones personales tediosas, interacciones necesarias, o inclusive rumores que puedan darse en la oficina, al momento de comunicar novedades o tareas, el teletrabajo es más eficiente. Existen plataformas que facilitan la circulación de información y el seguimiento de resultados de tareas mediantes KPIs específicas. Todas cuestiones que son al menos hasta el momento, muy difíciles de aplicar en “la vida real”.

Optimiza el control horario y los fichajes

Los horarios de entrada o de log-in log-out pueden observarse, medirse, controlarse y volcarse a la nómica con el uso de software, plataformas en línea e incluso aplicaciones. Sin soporte físico, el ingreso a la “oficina” puede hacerse directamente desde el móvil.

Al existir menores distracciones por encontrarse el trabajador en la comodidad de su casa, resulta más fácil que este pueda dedicarse con mayor intensidad a sus labores. Aprovechar mejor el tiempo y al mismo tiempo contar con herramientas que faciliten el time-tracking, es una gran virtud del trabajo remoto.

Disminuye el estrés y aumenta la productividad

El teletrabajo impacta de manera directa en la salud. De acuerdo con un estudio de Staples, compañía líder en suplementos de oficina, el 75% de los jefes y jefas que implementan el teletrabajo notan a sus empleados más felices. En el mismo sentido, reportan un 37% menos de absentismo y un 48% aseguran encontrarse de mejor ánimo.

La causa principal sería evitar los largos trayectos hacia la oficina, la posibilidad de compartir tiempo con convivientes y familia, y también, de poder tener dietas balanceadas y sanas al comer en casa.

Contribuye al control de gastos

El volumen de ahorro es significativo al prescindir de una oficina tradicional. No solamente desaparecen los costes de alquiler, servicios, mobiliario y alimentos, sino además el riesgo de accidente laboral y todo lo que esto implica.

El trabajador trabaja con sus propias herramientas e inclusive, si la ley de teletrabajo estableciera que estas deben ser provistas por la empresa, aun así los costes son menores en relación a la modalidad de empleo presencial.

Es ideal para la captación de profesionales calificados

Según un reporte de la plataforma Buffer sobre una muestra de 2.500 trabajadores altamente calificados del sector de tecnología e informática, el 99% indicó que prefiere el teletrabajo al trabajo tradicional. En el mismo sentido lo consideran uno de los grandes beneficios de su puesto laboral actual y un factor definitorio al momento de desarrollar sus capacidades profesionales dentro de una organización y mejorar la experiencia laboral en general.

De esta manera el trabajo remoto constituye, además de naturalmente el salario percibido y lo que se conoce como “salario emocional”, uno de los atractivos más interesantes mientras mayor especificidad, expertise y trayectoria en un campo determinado tiene el trabajador.

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Desventajas del teletrabajo para empresa

Aunque los beneficios del teletrabajo para empresas son múltiples, lo cierto es que también existen una serie de factores que pueden operar en el sentido opuesto. Esto sobre todo, cuando la implementación del trabajo remoto no se ejecuta apropiadamente o no logra coincidir con la cultura de la empresa.

Es difícil de regular al no existir legislación al respecto

A pesar de la pandemia y de que la gran mayoría de las organizaciones se han volcado a esta modalidad, lo cierto es que (como suele suceder) la realidad va por encima de la legislación. Es por este motivo que varios aspectos de la vida laboral a distancia quedan sin supervisión.

Desde la gestión de horarios, hasta la desconexión por parte del empleado, pasando por los “accidentes laborales” en casa, mucho de esto debe improvisarse sobre la marcha y puede generar serios inconvenientes.

Obliga a implementar medidas de ciberseguridad estrictas

El hecho de que cada trabajador utilice su equipamiento personal (ordenadores y móviles) para sus tareas, sin duda significa una importante reducción de costes. Pero al mismo tiempo significa que potencialmente, información y datos sensibles de la empresa estarán transitando espacios no tan seguros como los servidores y equipos propios.

Una buena idea es optar por un soporte virtual y software de seguridad que sean útiles para evitar cualquier tipo de pérdida o filtración de datos. Aunque lo ideal es siempre aportar las herramientas de trabajo para evitar correr este tipo de riesgos.

Puede afectar el engagement laboral

Aunque la tecnología pueda acortar distancias, lo cierto es que probablemente nunca puedan las interacciones virtuales equipararse a las reales. Sobre todo teniendo en cuenta que la mayor parte de la información que compartimos al comunicarnos es no verbal.

Estar lejos de colegas y supervisores, o quizás nunca llegar a conocerlos en persona, puede generar una sensación de desconexión con el entorno y sumar un gran obstáculo al momento de sentir pertenencia a la empresa por parte del trabajador. Todo esto se traduce en menor vinculación con los objetivos de la organización.

Dificulta el aprendizaje

Conocer, recibir, incorporar y aplicar información nueva no es un proceso pasivo. Al momento de adoptar nuevos conocimientos, la interacción social juega un rol fundamental. Desde la observación hasta la capacidad de conocer diferentes perspectivas sobre un mismo proceso, no existe un proceso de aprendizaje sin vínculos humanos de por medio.

A pesar de que la virtualidad facilita los lazos, lo cierto es que limita otros aspectos asociados a compartir el mismo espacio-tiempo con otros pares. Esto puede dificultar tanto la adopción de la cultura de la empresa durante el onboarding como la implementación de nuevas formas de trabajo.

Puede afectar el trabajo en equipo

Retomando los puntos anteriores, es decir teniendo en cuenta cómo puede limitarse el aprendizaje y restringirse el engagement, el teletrabajo puede reforzar altamente la individualidad y el ownership de las tareas. Pero no sin quitarle algo de valor al trabajo en equipo.

Si bien esto puede subsanarse con el uso de plataformas específicas y desarrollando un plan de integración en este sentido, lo cierto es que esta puede ser una de las mayores desventajas del teletrabajo.

Tres consejos para implementar el teletrabajo

Con sus ventajas y desventajas, lo cierto es que el teletrabajo ha dejado de ser una “tendencia” en recursos humanos para convertirse en una realidad. Es por eso que si estás pensando en la posibilidad de adoptar esta modalidad (ya sea parcial o totalmente), te damos tres consejos que no deberías pasar por alto.

  1. Crea una política de trabajo remoto.
    Similar al libro de bienvenida, documentos de onboarding o códigos de conducta. La política de teletrabajo debe tener lineamientos claros sobre qué expectativas se tienen sobre el empleado y cómo este debe cumplimentarlas. Horarios, frecuencia y duración (aproximada) de reuniones, políticas de salud y legislación vigente, entre otros elementos, deben concentrarse en este documento fundamental para la convivencia virtual.
  2. Utiliza un checklist preparatorio.
    Junto con las políticas de teletrabajo, es también una excelente iniciativa la de proveer un documento donde consten informaciones relacionadas al uso de software, aplicaciones, medidas de seguridad y equipamiento (sobre todo si es cedido).
    El checklist debe ser firmado en conformidad por el empleado y tendrá validez legal.
  3. Centraliza procesos con un Software de RRHH.
    Una parte esencial del teletrabajo, como ya hemos mencionado, es la virtualidad. Prescindir del papel no solo es fundamental sino que ni siquiera es una posibilidad en el homeoffice, ya sea optativo o por reconfinamiento. Es por esto que es vital contar con una plataforma donde se pueda concentrar tanto la documentación como las informaciones sobre nóminas, vacaciones, fichajes, absentismos, etc.

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¿Qué sucederá con la ley de teletrabajo?

Aunque todavía no está en vistas de ser aprobada en lo sucesivo, sí es cierto que el que sería el borrador definitivo de la ley de teletrabajo española que busca regular la actividad del trabajo remoto en el país, contará con ciertos puntos clave que no pueden pasarse por alto:

  • Se considerará trabajo remoto cuando las tareas hechas desde casa sumen el 30% de la jornada semanal (un día y medio).
  • Adoptar el trabajo remoto implicará la firma de un convenio específico.
  • La decisión será voluntaria y reversible para ambas partes.
  • No modifica las condiciones de trabajo previas ni implica posibilidad de despido.
  • La empresa deberá proveer materiales y costear gastos.
  • El trabajador tendrá derecho a la desconexión (no recibir mensajes fuera de horario).
  • Las empresas podrán supervisar y controlar el desempeño del empleado.

Por supuesto y, recordamos, lo anterior se trata simplemente de un borrador. Esto significa que las condiciones podrían modificarse sensiblemente hasta ser sancionada y reglamentada la ley. Sin embargo todo indicaría que estos ítems serían el camino a seguir al momento de regular la actividad laboral en modalidad remota.

El teletrabajo ya no es una rareza, una modalidad de trabajo exótica únicamente concentrada para grandes empresas y corporaciones. La vida misma nos ha demostrado que las organizaciones medianas y pequeñas también son susceptibles de mutar a esta modalidad y que las herramientas informáticas así lo permiten.

 

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