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Claves para hacer un buen plan de onboarding en empleados

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¿Sabías que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días? Esto se puede evitar si las empresas ponen en práctica un buen plan de onboarding. El primer contacto entre el futuro trabajador y la empresa es fundamental para establecer una buena relación laboral.

Por ello, muchas de ellas están dejando atrás los sistemas tradicionales para adaptar a un nuevo empleado y se decantan por un plan de onboarding. Este proceso tiene como finalidad conseguir la integración completa del trabajador a la empresa y a su nuevo puesto de trabajo.

Pero el onboarding no es simplemente darle un manual con la descripción de sus funciones; es algo más que eso, porque también se pretende que el trabajador esté cómodo y satisfecho en la empresa. Sólo así evitaremos que se vayan durante las primeras semanas.

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¿Qué es el proceso de onboarding?

Se entiende como onboarding (del inglés on board, embarcar) el proceso de incorporación de nuevos trabajadores en una empresa. Pero debemos tener en cuenta que este proceso empieza mucho antes de que el empleado firme su contrato.

Para una incorporación de nuevo talento efectiva y  duradera debemos tener presentes todas las fases del proceso de reclutamiento, empezando por la publicación de nuestra oferta de empleo. Un proceso de onboarding exitoso dará como resultado, obviamente, un empleado feliz.

Más motivación y productividad

Un trabajador que se siente querido y a gusto en su posición y con la empresa. Una mayor motivación y productividad, mejor clima laboral, menos absentismo y menor índice de rotación son las principales ventajas de hacer algo tan sensato como asegurarnos de que todo nuevo empleado se sienta como en casa.

No existe un solo estilo de incorporación, siempre dependerá de la empresa, de cómo esté gestionada y el equipo que la componga. Su duración puede variar entre 45 días y un año, dependiendo de las características del nuevo puesto de trabajo y de las aptitudes del nuevo trabajador.

Se trata de que el nuevo empleado sepa:

  •     Quiénes son sus jefes y compañeros.
  •     Dónde desempeñará sus funciones.
  •     Las responsabilidades de su trabajo.
  •     Los medios de trabajo que debe utilizar.
  •     Los hábitos de la empresa.

Beneficios del onboarding en empleados

El proceso de onboarding en empleados tiene beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, porque:

  •     Reduce los costes de contratación: Evitando que los trabajadores abandonen su nuevo puesto de trabajo, la empresa ahorra dinero al no tener que realizar procesos de reclutamiento y selección de personal para conseguir un nuevo candidato.
  •     Incrementa la retención del talento: Se reducen las posibilidades de que abandonen la empresa los trabajadores altamente cualificados para desempeñar su puesto de trabajo.
  •     Aumento de la productividad: Como los trabajadores están más contentos son más productivos.
  •     La adaptación es más rápida: Si los trabajadores reciben ayuda para integrarse en la empresa se adaptarán más rápidamente.
  •     Más identificación con la marca: Al fomentar más la participación del trabajador en las actividades empresariales, este se siente más involucrado en la empresa y en sus valores.
  •     Mejor coordinación con sus compañeros de trabajo: Como el onboarding pretende que los nuevos empleados se relacionen con sus compañeros laborales esto facilitará el trabajo en equipo.
  •     Mejora la imagen de la empresa: Integrar a los recién llegados con un plan de onboarding dice mucho a favor de una empresa, porque pone de manifiesto que se preocupa por sus trabajadores desde el primer día.

Consejos para hacer un buen plan de onboarding en empleados

Antes de elegir al candidato ideal para cubrir el puesto de trabajo vacante, has de diseñar detalladamente un plan de onboarding. Debes decidir las acciones que pondrás en práctica, desde el primer contacto con el trabajador, para que este tenga una grata experiencia profesional y se establezcan unos buenos vínculos entre empresa y trabajador.

Los pasos que debes de seguir para hacer un buen plan de onboarding en empleados son:

1. Análisis previo

En esta fase inicial debes de tener claro cuáles son los valores, la misión, la cultura, y la estrategia de negocio que tiene la empresa para que puedas transmitírselos a los nuevos trabajadores. También debes recoger información sobre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo, y los referentes internos y externos con los que va a tener relación directa el nuevo trabajador.

2. Pre-onboarding

Este período comprende desde que el candidato seleccionado recibe la oferta hasta que finalmente es contratado. Pídele al trabajador la documentación necesaria para comunicar su alta en la seguridad social; una copia de su DNI o de su permiso de trabajo si no fuera comunitario.

En este último caso, ten mucho cuidado y anota su fecha de vencimiento para recordar cuando caduca, porque la empresa no puede permitirse tener un trabajador sin su permiso de trabajo.

Tanto si nos gestionan el alta en la seguridad social una asesoría como si lo hacemos nosotros mismos, hay que informar sobre cuál es su categoría profesional y sus funciones para determinar su grupo de cotización. Existen 10 grupos de cotizaciones, la seguridad social nos obliga a encuadrar al trabajador en uno de estos grupos.

También será necesario informar qué contrato va a tener, si es indefinido o temporal, si es a jornada completa o parcial, en el caso de que fuera parcial hay que informar de la jornada y de las horas. Otros datos que puedes ir pidiéndole al futuro trabajador son los que van a ir reflejados en su contrato laboral, como:

  •     Su nivel de estudios
  •     Su nacionalidad
  •     Su domicilio

3. Primer día de trabajo

Bienvenida: Lo primero es organizar una sesión de bienvenida para que el trabajador se sienta cómodo y bien recibido en la empresa. Puedes hacerla de muchas maneras; grabando un vídeo de bienvenida, realizando actividades grupales, presentándole al resto de sus compañeros, etc.

Recogida de datos: Después de la bienvenida viene el papeleo. Lo primero que tiene que hacer el nuevo trabajador es rellenar el modelo 145 para calcular su IRPF, en él hará constar sus circunstancias personales y familiares. También puedes pedirle una cuenta bancaria para pagar su nómina y una cuenta de correo electrónico para enviársela.

Firma contrato de trabajo: Después, tiene que firmar el contrato de trabajo por escrito. Es cierto que existe el contrato verbal y que tiene validez legal, pero su uso es desaconsejable porque no aporta seguridad jurídica. Además, tienes que hacer dos copias oficiales del contrato de trabajo, una es para la empresa y otra es para que se la entregues al trabajador.

Medios de trabajo: Aunque no se trate de aspectos legales también es muy importante que le facilites los medios con los que va a realizar su trabajo: coche, móvil, portátil, etc. También debes facilitarle los accesos y contraseñas a los sistemas que vaya a utilizar.

Cesión de datos a terceros: Todo plan de onboarding en empleados debe tener en cuenta que se van a necesitar una serie de datos personales del trabajador. Estos datos se guardarán para uso interno pero también tendrás que cederlos a terceros. En este caso es importante que nos firme una autorización para que podamos ceder sus datos a terceros.

Protección de datos: Al nuevo trabajador debes proporcionarle formación sobre la protección de datos, esto es sumamente importante, porque en el caso de que tenga acceso a bases de datos de terceros, como pueden ser los datos relativos a los clientes, y exista una fuga de información van a sancionar a la empresa. Así que es necesario que el trabajador firme un papel que indique que le hemos dado esta formación y así la empresa puede eximirse de culpas.

Prevención de riesgos laborales: En un plan de onboarding en empleados el trabajador tiene que recibir formación sobre prevención de riesgos laborales.También hay que darle los equipos de protección individual necesarios para proteger su salud. Solicita al trabajador que te firme un justificante como que ha recibido esta formación porque la inspección te la puede pedir.

Vigilancia de la salud: Así mismo, la empresa debe velar por la salud de sus trabajadores en cuanto a enfermedades profesionales, así que tendrá que ofrecer un servicio de reconocimiento médico a sus trabajadores, a veces estos se pueden negar a utilizarlo, pero es importante que esa negativa la dejen firmada por escrito para que no acusen a la empresa de no cumplir con su deber.

Registro del control horario: Cuando diseñes un plan de onboarding en empleados, ten en cuenta que desde mayo de este año es de obligado cumplimiento que los trabajadores registren cuando empieza y cuando acaba su jornada laboral. Así que, cuando entre a la empresa el nuevo trabajador, hay que informarle sobre cuál es el sistema que tiene que utilizar para registrar su jornada laboral.

Ley de secreto empresarial: Hace referencia a la responsabilidad del trabajador cuando revela ciertos datos de valor de una empresa. Puede darse el caso de que un trabajador revele cómo crean un determinado producto en una empresa o la manera que tiene de captar a muchos clientes. Para evitar esta desagradable sorpresa, la empresa tiene que identificar, detallar, y proteger sus datos más importantes. A tal efecto ya salió una ley en marzo de este mismo año que regula este tema.

4. A partir de la primera semana

Una vez superado el primer día, hay que hacer un seguimiento del trabajador para ayudarle en aquellas cosas que le están resultando más complicadas y saber si está contento.

Asignación de un mentor: Puedes asignar al nuevo trabajador otro profesional con más experiencia para que le dé la formación necesaria hasta pueda desarrollar bien sus tareas él mismo.

Reuniones periódicas: Cita al trabajador cada quince o veinte días para preguntarle cómo se está adaptando y si necesita que le ayuden en algo.

5. Finalización del plan de onboarding

El plan de onboarding en empleados finaliza cuando el trabajador ya se ha adaptado perfectamente a su puesto de trabajo y a la filosofía de trabajo de la empresa. Es conveniente que le preguntes acerca de su experiencia durante el proceso de su adaptación para sacar conclusiones positivas y negativas que te servirán para mejorar futuros planes de onboarding.

Para que un trabajador con talento sea un buen fichaje para la empresa no basta con darle la bienvenida y terminar el proceso ahí; procurar que se adapte progresivamente y establezca unos buenos cimientos para trabajar en su puesto es esencial para su productividad y la de la empresa.

Checklist para un proceso de onboarding exitoso

#1 – Oferta de trabajo + proceso de selección

Este puede considerarse un pequeño previo a tener en cuenta. Como ya hemos dicho, la primera impresión que se lleve el candidato de la empresa y del puesto es fundamental para que el nuevo empleado no se sienta engañado y se marche después del primer día.

Describe el puesto y responsabilidades a ocupar de manera clara y honesta y trata a todos los candidatos con respeto y profesionalidad y mantén el contacto a medida que avance el proceso para que no se sientan olvidados.

#2 – Material adecuado

Mientras realizas el proceso de selección, considera qué necesitará el nuevo empleado para realizar correctamente su trabajo. ¿Dónde se sentará? ¿Hay sillas y mesas suficientes? ¿Necesita una cuenta de correo personalizada o tarjeta de acceso? ¿Se ha de comprar un ordenador, pantalla, etc.?

#3 – Agenda y punto de apoyo

La realidad es que nadie es adivino. Durante el proceso de incorporación, tus nuevos empleados deben saber exactamente dónde pueden encontrar la información que necesitan para abordar sus responsabilidades. Es por esto que los programas de mentores son componentes críticos de la incorporación de los empleados.

Las nuevas contrataciones no solo conocen muy bien a al menos a una persona, sino que también saben a quién acudir si tienen alguna pregunta. No olvides darles una agenda pequeño con las cosas que deben hacer en su primera semana.

#4 – Informar al resto del equipo

Para que la nueva incorporación no se sienta como un extraño avisa al resto de la plantilla de su llegada y la posición que va a cumplir, quiénes serán sus compañeros y vecinos.  Por supuesto si este trabajo depende de un tercero, deberás avisarle para que prepare el contrato y los documentos adecuados.

#5 – Mail y kit de bienvenida

Una vez el candidato reciba la noticia de que ha sido el seleccionado, es buena idea enviarle un mail de confirmación con información sobre la empresa, su horario, las claves para el portal del empleado y cómo se desarrollará el primer día, si ha de traer algo, se le hará un tour de la empresa, fotografías para su tarjeta de entrada.

Seguramente ya habréis comentado muchos de estos puntos antes, pero nunca está de más recordarlos y dejarlos por escrito. Si tu empresa ofrece beneficios para empleados también es buena idea que le hagas llegar toda la información para que pueda pedir los que más le interesen.

#6 – Primer día

Desde el momento en el que el empleado entra en la nueva oficina debemos asegurarnos de que se siente cómodo y a gusto. Como única persona con la que ha tenido contacto, es recomendable que estés allí a su llegada y que seas tú quien haga las presentaciones con el resto de equipo.

Muéstrale dónde está cada cosa, desde el baño a la cocina pasando por los cajones con post-its o botiquín de primeros auxilios, y explícale a quién debe reportar o supervisar. Puedes preparar alguna actividad conjunta con el equipo para romper el hielo o ir todos a comer juntos. Dale trabajo, pero sin que se sienta abrumado.

Pasados un par de días planea una reunión con él o ella para comentar cómo se siente, si todo funciona correctamente o le falta algo. Planea otra reunión tras aproximadamente un mes en la que también puede asistir su supervisor o persona de la que esté a cargo para acabar de asegurar que todo ha ido bien.

¿Cuánto cuesta incorporar a un nuevo empleado?

Respondemos de una forma un poco ambigua: el coste de reclutar, contratar e incorporar a un nuevo empleado varía según la empresa y también en función del rol dentro de la misma que va a asumir. Calcula y evalúa la inversión que necesitas en cada paso de las dos fases que te hemos detallado para encontrar un coste medio por incorporación de empleado, teniendo en cuenta, además:

  •      Salario y beneficios del nuevo empleado
  •      Salario de la(s) persona(s) que se encarga(n) de su capacitación
  •      Salario medio del equipo al que se incorpora la persona
  •      Gastos indirectos.

¿Por qué incorporar un nuevo empleado agota tantos recursos?

Los gastos se disparan de manera más incontrolada después de la contratación. Veamos algunas de las posibles causas:

La incorporación requiere de mucho papeleo, y de mucho tiempo para gestionarlo a nivel administrativo. Haz la cuenta: Calcula el precio de la hora de quien hace el reclutamiento, cuántos empleados nuevos entran cada año a tu empresa, y cuántas horas de tiempo administrativo requiere procesar todo el papeleo. ¿Has pensado en cómo digitalizar y automatizar estos trámites?

Por ejemplo, con Factorial Nómina tendrás una solución de software de recursos humanos que unificará todas las tareas administrativas del proceso de contratación en un único sistema, y también permitirá que los propios empleados puedan acceder a la plataforma para agilizar los trámites.

Si el empleado renuncia a los pocos meses de haberse incorporado, toda la inversión de semanas de tiempo y esfuerzo en su incorporación no estará amortizada. Imagina si esto te pasa varias veces al año: el impacto financiero puede hacer mella en tu plan de negocio. Para evitar la rotación, el proceso de incorporación tiene que estar estructurado y personalizarse a cada caso.

Por ejemplo, un estudio de Corning Glass Works reveló que los empleados que cuentan con una acogida estructurada tienen un 69 % de probabilidades de permanecer en la empresa más de tres años.

La productividad del nuevo empleado es reducida durante su período de aprendizaje y adaptación. Un empleado puede tardar hasta ocho meses en ser plenamente productivo: necesitan tiempo para saber cómo ejecutar sus responsabilidades, cómo son las metodologías de trabajo y cómo comunicarse con otras áreas y personas dentro y fuera de la organización. Para mejorar esta adaptación, lo mejor es ampliar la fase de incorporación más allá de lo que establezcas como período de prueba.

Ve más allá del papeleo y de las tareas administrativas y da valor a tu papel en la gestión de Recursos Humanos: por ejemplo, elabora un plan para que cada nuevo empleado reciba la capacitación y el asesoramiento que necesita, y evalúalo y ajústalo de manera continua.

Hay que proveer al nuevo empleado de herramientas de trabajo: equipo informático, mobiliario de oficina, software, tarjeta de acceso, etc. Son gastos casi inevitables, pero se pueden reducir a largo plazo si estandarizas el proceso y registro de todo lo que necesita un nuevo empleado.

Por ejemplo, ¿cuentas con un sistema para inventariar todo el hardware y las licencias de software?

Onboarding e inboarding, ¿sabes cuáles son sus diferencias?

Ya hemos visto que el onboarding es el plan de acogida que elabora una empresa para dar la bienvenida a un nuevo trabajador. Pero ¿qué es el inboarding? Este hace referencia al plan de acción que desarrolla el departamento de Recursos Humanos para retener a los buenos empleados y ayudarles a escalar dentro de la empresa.

En muchas ocasiones se invierte esfuerzo y tiempo en educar y formar a los nuevos empleados en nuestra empresa, pero rara vez se hace lo mismo con los trabajadores que ya llevan un tiempo con nosotros. Según el informe Workforce Learning Report de LinkdIn de 2019, el 94% de los empleados prolongaría su estancia en una empresa si esta invirtiera en formación para sus trabajadores.

Cuando un empleado decide abandonar su puesto de trabajo, deberíamos preguntarnos cuáles han sido sus motivos para hacerlo. Y es que todos conocemos lo que supone la marcha de uno de nuestros empleados, perdemos a un profesional con conocimiento y experiencia, y eso conlleva formar a una nueva persona. Por lo tanto, apostar por los trabajadores que tenemos en plantilla a través de un plan de inboarding será la mejor vía para llegar a la excelencia como empresa.

Pero ¿cómo podemos hacer que un trabajador decida quedarse cuando fuera puede encontrar algo mejor? Las razones por las que los empleados deciden cambiar de trabajo suelen ser conseguir un mejor sueldo, un puesto más alto, unas mejores condiciones o una mejor formación. Sabiendo esto, deberíamos poder detectar con los trabajadores sus aspiraciones y ofrecerle aquello que necesita.

Apuesta por el inboarding

El objetivo del inboarding es invertir en las personas que ya están dentro de nuestro equipo en cambio de buscar talento fuera. Por ello, diseñar un buen plan será indispensable para lograr motivar a nuestros empleados, ya que unos empleados felices son una empresa productiva. Pon en marcha nuestros consejos:

  • Comunica los logros: Puedes enviar un email a toda la compañía para felicitar a una persona o a un equipo por conseguir un objetivo en la empresa. Esta puede ser una buena manera de mantener la motivación y las ganas de seguir creciendo internamente.
  • Crea un plan individual: Cada trabajador es diferente. Por ello, es interesante diseñar un plan que les ayude a conseguir aquello que anhelan en la empresa. En ocasiones algunos trabajadores pueden sentirse peor valorados por tener un sueldo más bajo o por no tener mejores beneficios. Antes de que se produzca este sentimiento, siéntate con ellos para explicarles su situación y la manera que tienen de conseguir crecer en la empresa.
  • Promueve los planes after work: Muchas veces lo que diferencia una empresa de otra es el buen rollo que se percibe en el ambiente. Para favorecer las relaciones entre los empleados, planifica alguna escapada o un plan tranquilo como tomar unas cervezas después del trabajo.
  • Formación: Invierte en cursos para que tus empleados sigan formándose en el sector y mejoren las tareas que desempeñan. En ocasiones, cuando un trabajador asciende de puesto, se sobreentiende que ya es experto en la materia, pero muchas veces necesita una formación complementaria.

Para llevar a cabo el onboarding o el inboarding no es necesario invertir miles de euros, simplemente hay que pensar en un buen plan que beneficie tanto a los empleados como a la empresa. Además, hoy en día existen herramientas online para departamentos de Recursos Humanos que te facilitan el trabajo más engorroso del día a día, como gestionar las vacaciones, los contratos o las nóminas, y así puedes centrarte en crear estrategias que aporten valor a la empresa.

Facilita el onboarding de tus empleados con Factorial

Cuando añadas un nuevo empleado al equipo, Factorial le enviará un correo de bienvenida informándole de todo lo que puede hacer desde su perfil: gestionar vacaciones o bajas, consultar su nómina y contrato y estar al día de los eventos especiales que la empresa tenga preparados próximamente entre otros.

Además, si en tu empresa has decidido ofrecer beneficios para empleados, tras su incorporación cada nuevo trabajador recibirá un mail de información por cada uno de los beneficios que se le hayan asignado para que pueda solicitarlos y gestionarlos a su medida. Si has creado el organigrama para tu empresa también podrá consultar allí cualquier duda que tenga sobre los nombres de sus compañeros y posiciones.

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