Claves para hacer un buen plan de onboarding en empleados

¿Sabías que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días? Esto se puede evitar si las empresas ponen en práctica un buen plan de onboarding. El primer contacto entre el futuro trabajador y la empresa es fundamental para establecer una buena relación laboral. Por ello, muchas de ellas están dejando atrás los sistemas tradicionales para adaptar a un nuevo empleado y se decantan por un plan de onboarding.

Este proceso tiene como finalidad conseguir la integración completa del trabajador a la empresa y a su nuevo puesto de trabajo. Pero el onboarding no es simplemente darle un manual con la descripción de sus funciones; es algo más que eso, porque también se pretende que el trabajador esté cómodo y satisfecho en la empresa. Sólo así evitaremos que se vayan durante las primeras semanas.

¿Sabes diseñar un plan de onboarding efectivo?

Elaborar un buen plan de onboarding es una tarea del departamento de recursos humanos. Si trabajas en este departamento estás obligado a ayudar al nuevo trabajador a integrase de forma satisfactoria al nuevo ambiente laboral. ¿Quieres saber más sobre el tema? Sigue leyendo y aprenderás a diseñar un plan de onboarding efectivo para tus empleados.

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding es un plan de acciones diseñado por la empresa para que sus nuevos trabajadores se adapten eficientemente a su puesto de trabajo y a sus funciones. Con ello se pretende que el trabajador se adapte lo más rápidamente posible proporcionando un rendimiento óptimo y con alto grado de satisfacción.

Su duración puede variar entre 45 días y un año, dependiendo de las características del nuevo puesto de trabajo y de las aptitudes del nuevo trabajador.

Se trata de que el nuevo empleado sepa:

  •     Quiénes son sus jefes y compañeros.
  •     Dónde desempeñará sus funciones.
  •     Las responsabilidades de su trabajo.
  •     Los medios de trabajo que debe utilizar.
  •     Los hábitos de la empresa.

Beneficios del onboarding en empleados

El proceso de onboarding en empleados tiene beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, porque:

  •     Reduce los costes de contratación: Evitando que los trabajadores abandonen su nuevo puesto de trabajo, la empresa ahorra dinero al no tener que realizar procesos de reclutamiento y selección de personal para conseguir un nuevo candidato.
  •     Incrementa la retención del talento: Se reducen las posibilidades de que abandonen la empresa los trabajadores altamente cualificados para desempeñar su puesto de trabajo.
  •     Aumento de la productividad: Como los trabajadores están más contentos son más productivos.
  •     La adaptación es más rápida: Si los trabajadores reciben ayuda para integrarse en la empresa se adaptarán más rápidamente.
  •     Más identificación con la marca: Al fomentar más la participación del trabajador en las actividades empresariales, este se siente más involucrado en la empresa y en sus valores.
  •     Mejor coordinación con sus compañeros de trabajo: Como el onboarding pretende que los nuevos empleados se relacionen con sus compañeros laborales esto facilitará el trabajo en equipo.
  •     Mejora la imagen de la empresa: Integrar a los recién llegados con un plan de onboarding dice mucho a favor de una empresa, porque pone de manifiesto que se preocupa por sus trabajadores desde el primer día.

Consejos para hacer un buen plan de onboarding en empleados

Antes de elegir al candidato ideal para cubrir el puesto de trabajo vacante, has de diseñar detalladamente un plan de onboarding. Debes decidir las acciones que pondrás en práctica, desde el primer contacto con el trabajador, para que este tenga una grata experiencia profesional y se establezcan unos buenos vínculos entre empresa y trabajador.

Los pasos que debes de seguir para hacer un buen plan de onboarding en empleados son:

📌 Análisis previo

En esta fase inicial debes de tener claro cuáles son los valores, la misión, la cultura, y la estrategia de negocio que tiene la empresa para que puedas transmitirselo a los nuevos trabajadores. También debes recoger información sobre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo, y los referentes internos y externos con los que va a tener relación directa el nuevo trabajador.

📌 Pre-onboarding

Este periodo comprende desde que el candidato seleccionado recibe la oferta hasta que finalmente es contratado. Como responsable de recursos humanos tus responsabilidades en esta etapa serán:

Recogida de documentos para el alta en la seguridad social:

Pídele al trabajador la documentación necesaria para comunicar su alta en la seguridad social; una copia de su DNI o de su permiso de trabajo si no fuera comunitario. En este último caso, ten mucho cuidado y anota su fecha de vencimiento para recordar cuando caduca, porque la empresa no puede permitirse tener un trabajador sin su permiso de trabajo, ya que de cara a una posible inspección o posibles denuncias la empresa saldría muy perjudicada.

Para hacer un buen plan de onboarding en empleados es necesario recoger todos los datos del trabajador para comunicar el inicio de la relación laboral a la seguridad social.

Antes del alta en la seguridad social, el nuevo trabajador no puede ir a la empresa en calidad de trabajador, pero sí como visitante para llevar la información que se le solicite.

Tanto si nos gestionan el alta en la seguridad social una asesoría como si lo hacemos nosotros mismos, hay que informar sobre cuál es su categoría profesional y sus funciones para determinar su grupo de cotización. Existen 10 grupos de cotizaciones, la seguridad social nos obliga a encuadrar al trabajador en uno de estos grupos. También será necesario informar qué contrato va a tener, si es indefinido o temporal, si es a jornada completa o parcial, en el caso de que fuera parcial hay que informar de la jornada y de las horas.

Comunicación con el futuro trabajador:

Para que un plan de onboarding en empleados sea efectivo es importante mantener la comunicación constante con el futuro trabajador, porque a veces puede recibir contraofertas y echarse atrás. Aprovecha estos días para darle la bienvenida y explicar cuáles van a ser sus funciones y el tipo de contrato que se le va a hacer.

Recogida de datos para el contrato:

Otros datos que puedes ir pidiéndole al futuro trabajador son los que van a ir reflejados en su contrato laboral, como:

  •     Su nivel de estudios
  •     Su nacionalidad
  •     Su domicilio

👉 El trabajador está obligado a comunicar a la empresa cualquier modificación en su dirección, porque en caso de despido si no tenemos la última dirección de este no podremos comunicárselo.

Primer día de trabajo

Bienvenida:

Lo primero es organizar una sesión de bienvenida para que el trabajador se sienta cómodo y bien recibido en la empresa. Puedes hacerla de muchas maneras; grabando un vídeo de bienvenida, realizando actividades grupales, presentándole al resto de sus compañeros, etc. También puedes entregarle un obsequio como un ramo de flores, material corporativo o hacerle un cartel con su fotografía dándole la bienvenida.

Recogida de datos:

Después de la bienvenida, que es fundamental en todo plan de onboarding en empleados, viene el papeleo. Lo primero que tiene que hacer el nuevo trabajador es rellenar el modelo 145 para calcular su IRPF, en él hará constar sus circunstancias personales y familiares.

También puedes pedirle una cuenta bancaria para pagar su nómina y una cuenta de correo electrónico para enviársela.

Firma contrato de trabajo:

Después, tiene que firmar el contrato de trabajo por escrito. Es cierto que existe el contrato verbal y que tiene validez legal, pero su uso es desaconsejable porque no aporta seguridad jurídica para ninguna de las partes y deja muchas cosas por regular, como por ejemplo el período de prueba, que si no se especifica por escrito no tiene ninguna efectividad. Los contratos temporales se han de hacer por ley en formato oficial y deberá reflejarse por escrito la causa de la eventualidad.

Sin embargo, para los contratos indefinidos no es necesario que se haga en formato oficial, salvo los que tienen bonificación o pertenezcan a colectivos específicos. Para beneficiarse de la bonificación de un contrato realizado a un minusválido o a una persona que ha sufrido violencia de género, es necesario contar con el certificado que dé acceso a tales bonificaciones.Ten en cuenta todo esto para diseñar un buen plan de onboarding en empleados.

Además, tienes que hacer dos copias oficiales del contrato de trabajo, una es para la empresa y otra es para que se la entregues al trabajador, porque si no se la das se consideraría que la empresa ha cometido una infracción.

Haz también una copia básica para los representantes de los trabajadores, en la que se reflejen todos los datos del contrato menos los personales, a excepción de su nombre y apellidos. Si en tu empresa no hay un órgano de representación de los trabajadores, guarda esta copia por si en un futuro se decide hacer este órgano.

Medios de trabajo:

Aunque no se trate de aspectos legales también es muy importante que le facilites los medios con los que va a realizar su trabajo: coche, móvil, portátil, etc. También debes facilitarle los accesos y contraseñas a los sistemas que vaya a utilizar.

Cesión de datos a terceros:

Todo plan de onboarding en empleados debe tener en cuenta que se van a necesitar una serie de datos personales del trabajador. Estos datos se guardarán para uso interno pero también tendrás que cederlos a terceros, como a una asesoría para que realice las comunicaciones necesarias con las administraciones correspondientes, o a otras empresas externas con las que se vaya a trabajar. En este caso es importante que nos firme una autorización para que podamos ceder sus datos a terceros.

Protección de datos:

Al nuevo trabajador debes proporcionarle formación sobre la protección de datos, esto es sumamente importante, porque en el caso de que tenga acceso a bases de datos de terceros, como pueden ser los datos relativos a los clientes, y exista una fuga de información van a sancionar a la empresa. Así que es necesario que el trabajador firme un papel que indique que le hemos dado esta formación y así la empresa puede eximirse de culpas.

Prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud:

En un plan de onboarding en empleados el trabajador tiene que recibir formación sobre prevención de riesgos laborales.También hay que darle los equipos de protección individual necesarios para proteger su salud. Solicita al trabajador que te firme un justificante como que ha recibido esta formación porque la inspección te la puede pedir.

Así mismo, la empresa debe velar por la salud de sus trabajadores en cuanto a enfermedades profesionales, así que tendrá que ofrecer un servicio de reconocimiento médico a sus trabajadores, estos se pueden negar a utilizarlo, pero es importante que esa negativa la dejen firmada por escrito para que no acusen a la empresa de no cumplir con su deber. Si que es cierto que para determinadas actividades es obligatorio realizar este reconocimiento (suelen ser aquellas que tienen un ambiente peligroso para la salud, es el caso de trabajar con ciertos productos químicos).

Registro del control horario:

Cuando diseñes un plan de onboarding en empleados, ten en cuenta que desde mayo de este año es de obligado cumplimiento que los trabajadores registren cuando empieza y cuando acaba su jornada laboral. Así que, cuando entre a la empresa el nuevo trabajador, hay que informarle sobre cuál es el sistema que tiene que utilizar para registrar su jornada laboral.

👉 Hay que tener especial cuidado si existe videovigilancia en alguno de estos sistemas por los derechos de imagen del trabajador. Si es el caso de nuestra empresa, hay que pedirle que firme un permiso para cedernos sus derechos de imagen.

Ley de secreto empresarial:

Hace referencia a la responsabilidad del trabajador cuando revela ciertos datos de valor de una empresa. Puede darse el caso de que un trabajador revele cómo crean un determinado producto en una empresa o la manera que tiene de captar a muchos clientes. Para evitar esta desagradable sorpresa, la empresa tiene que identificar, detallar, y proteger sus datos más importantes. A tal efecto ya salió una ley en marzo de este mismo año que regula este tema.

Todos estos aspectos puedes añadirlos en un anexo al contrato inicial, o bien realizar varios anexos específicos en el que cada uno tratará un tema diferente.

Como ves, el primer dia de trabajo para cualquier empleado es realmente complicado, y por eso es necesario que la empresa le ayude en todo lo que pueda para facilitar su adaptación.

📌A partir de la primera semana

Una vez superado el primer día, hay que hacer un seguimiento del trabajador para ayudarle en aquellas cosas que le están resultando más complicadas y saber si está contento.

Asignación de un mentor:

Puedes asignar al nuevo trabajador otro profesional con más experiencia para que le dé la formación necesaria hasta pueda desarrollar bien sus tareas él mismo.

Reuniones periódicas:

Cita al trabajador cada quince o veinte días para preguntarle cómo se está adaptando y si necesita que le ayuden en algo.

📌 Finalización del plan de onboarding

El plan de onboarding en empleados finaliza cuando el trabajador ya se ha adaptado perfectamente a su puesto de trabajo y a la filosofía de trabajo de la empresa. Es conveniente que le preguntes acerca de su experiencia durante el proceso de su adaptación para sacar conclusiones positivas y negativas que te servirán para mejorar futuros planes de onboarding.

En definitiva, el onboarding en empleados tiene muchos beneficios tanto para la empresa como para el trabajador, puesto que consigue que la relación entre ambos sea mejor y más duradera. Para que un trabajador con talento sea un buen fichaje para la empresa no basta con darle la bienvenida y terminar el proceso ahí; procurar que se adapte progresivamente y establezca unos buenos cimientos para trabajar en su puesto es esencial para su productividad y la de la empresa.

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