Control horario en teletrabajo, cómo ejecutarlo

A menos que en los próximos meses se desarrolle una vacuna plenamente apta para el uso humano, todo indica que las medidas de seguridad e higiene impuestas por la pandemia, llegaron para quedarse. Una de las tantas modificaciones que sufrimos, especialmente en el ámbito de las oficinas, es el cambio en la modalidad de control horario laboral.

Por las altas chances de contagios de Covid-19, la normativa impuesta en mayo último descarta por completo la implementación de la huella dactilar como forma de fichaje para los trabajadores. Ante este contexto, afortunadamente existen métodos alternativos, eficaces y seguros de mantener el control sobre este aspecto clave para cualquier empresa.

Control horario laboral ¿Qué dice la ley actual?

En principio, es siempre válido recordar que el control horario es una obligación legal que toda empresa con sede en España debe implementar. Esto gracias al Decreto Real 2019 que establece que los horarios de ingreso, egreso y las horas extras trabajadas por los empleados deben estar siempre registradas en forma correcta. Aunque esto último es una práctica que se desaconseja y desalienta.

En caso de no cumplimentar con las obligaciones que impone la norma, esto implicará el pago de multas que oscilan entre los 600-6000€ en caso de recibir una inspección de trabajo. Los montos más bajos, están a menudo asociados con fallos menores en el registro. En definitiva el objetivo de la regulación es tener mayor transparencia sobre las actividades de las empresas y no dar espacio a la explotación laboral.

En segundo lugar, hay que considerar que las últimas normas introducidas durante el confinamiento, limitan sensiblemente las metodologías de control horario. Esto, por supuesto, debido a los riesgos que conlleva la utilización de la huella dactilar. Tanto así que la orden del Ministerio de Sanidad (Orden SND/414/2020) establece:

El fichaje con huella dactilar será sustituido por cualquier otro sistema de control horario, al menos, durante el estado de alarma y sus posibles prórrogas.

Ventajas del control horario en empresas

Independientemente de la obligatoriedad de medir este aspecto en la vida profesional de los trabajadores dentro de una compañía, también es necesario que hay otras bondades que se dan por añadidura al momento de ejecutar el control horario.

Principalmente, esto ayuda a medir el desempeño de los empleados así como su productividad, conocer exactamente cuántas personas componen un área. Junto a esto, la disminución de faltas (sobre todo las no justificadas) se reduce sensiblemente. Esto se traduce en una reducción importante del absentismo.

Por otra parte la automatización de este tipo de tareas que pueden resultar tediosas y demandar mucho del área de rrhh ya que se trata de información sensible, contribuye a agilizar tareas administrativas. Esto significa que la gestión de capital humano puede entonces enfocarse en otros aspectos de la cultura de la empresa que son todavía más importantes, como el de crear lazos que fortalezcan la comunidad y enfocarse en el bienestar de los trabajadores.

Por último y no por eso menos importante, al contar con información clave en forma centralizada y perfectamente clasificada sin margen de error, se facilita la toma de decisiones por parte de la gerencia. Ya sea trate de implementar rotaciones por turnos o simplemente aportar mayor flexibilidad en el rango horario trabajado, todo esto es posible gracias al control horario laboral.

control horario rrhh-min

Tres alternativas al control horario laboral tradicional

A pesar de las limitaciones legales impuestas sobre el control horario laboral tradicional debido a la crisis sanitaria, es posible implementar formas diferentes de llevarlo a cabo. Cada una posee ventajas y desventajas únicas, propias de cada opción a considerar.

Apps y software de control horario laboral

Sin lugar a dudas esta es por lejos la mejor alternativa al control horario laboral tradicional. En principio porque elimina por completo la necesidad de que el trabajador interactúe con superficies. En segunda instancia, su implementación es inmediata y a menudo su costo es mínimo.

Esto último se debe a que a menudo el software de gestión de RRHH incluye el control horario laboral dentro de sus funcionalidades. Para habilitar esta metodología solamente es necesario dar de alta al empleado en el sistema de la empresa mediante el software elegido y que este descargue en su teléfono la versión móvil.

Esto permite no solamente controlar ingresos y egresos, sino también organizar en manera eficiente diferentes turnos de trabajo así como absencias por vacaciones y días libres.

Reconocimiento facial para fichaje

El reconocimiento facial aplicado al control de horario laboral utiliza exactamente la misma tecnología que los equipos de telefonía móvil actuales. Una vez registrados los datos biométricos de los trabajadores, estos son guardados por una base de datos que servirá para permitir su ingreso y salida de las oficinas como sucede con la huella dactilar.

Aunque es cierto que disminuye el contacto con superficies sensiblemente, lo cierto es que este tipo de sistemas implica una inversión inicial importante. Tanto en lo que refiere al equipo físico como al sistema propiamente dicho para operarlo.

En ocasiones, junto con el reconocimiento facial, el empleado deberá además interactuar con un teclado táctil para confirmar ciertas operaciones. Esto último, muy poco recomendable.

Terminales de control con tarjetas

Si se tienen las precauciones necesarias, el control de horario laboral con tarjeta disminuye casi a la mínima expresión la interacción de la planta de empleados con superficies.

Similar a como funcionan las tarjetas de débito y crédito contactless, el fichaje con este tipo de máquinas implica la compra de equipos específicos (a menudo a precios elevados) junto con plásticos especiales los cuales poseen identificadores únicos (microchips) asignados a cada trabajador.

El mayor inconveniente de este tipo de sistemas no solamente es el presupuesto que implica el despliegue de esta tecnología sino los inconvenientes que conlleva depender de una tercera parte para gestionar detalles y resolver potenciales problemas técnicos. Estos pueden ser la pérdida o falta de tarjetas como la desconfiguración de los equipos de lectura.

control horario software-min

Control horario laboral y teletrabajo

El teletrabajo es por lejos una de las mejores aliadas al momento de enfrentarnos como organización a la nueva normalidad. No solamente aporta a los empleados mayor libertad y comodidad (y en consecuencia mejora la productividad) sino que restringe el margen de riesgo de contagio al evitar que el trabajador se desplace hacia la oficina.

Pero independientemente de todas estas comodidades, la realidad indica que esta metodología de empleo no está eximida del control horario laboral. De hecho es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad.

En este caso, y como siempre, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de rrhh y su versión móvil. Sin embargo también pueden tener en cuenta otras posibilidades:

  • Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.
  • Fichar desde el smartphone utilizando apps de geolocalización es también una posibilidad, aunque se dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.
  • Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. Como también hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.

Sin embargo esto muy probablemente no esté contemplado por la ley de teletrabajo que debería sancionarse dentro de poco. Además, afecta sensiblemente la productividad del empleado por generar demasiado estrés.

Control horario en teletrabajo con planillas de Excel

Una forma interesante de realizar un control de ingresos y egresos de los empleados de nuestra empresa, es mediante una planilla de cálculo. Se trata de un viejo conocido que puede utilizarse tanto desde la suite de Office como desde las funcionalidad que ofrece Google Drive.

En este caso lo recomendable es, en principio, descargar un modelo de plantilla de control de horario laboral, y este editable completarlo con campos clave para la recolección de datos (nombre completo del trabajador, área, supervisor directo y por supuesto, horario de entrada y salida).

Aunque este es un método clásico relativamente fácil de usar, lo cierto es que al momento de manejar grandes volúmenes de datos puede complejizar las tareas. Y cabe recordar una vez más, que tanto la pérdida como la alteración del control horario será siempre entendido por la ley como un intento de la empresa de operar en pos del propio beneficio. En caso de una inspección laboral esto puede significar la imposición de sanciones monetarias importantes.

control horario ventajas-min

Cuatro beneficios del control horario laboral con software y apps

Definitivamente y obedeciendo a las tendencias generales, todo indica que más tarde o más temprano, paulatinamente las organizaciones medianas y grandes se volcarán a elegir una plataforma específica para operar desde la nube.

Los motivos para optar por esta metodología de control horario, ya sea en modalidad de teletrabajo, semipresencial o presencial, son múltiples pero desde Factorial hemos elegido destacar las cinco mejores ventajas de optar un por un software de gestión de rrhh para el fichaje en nuestra empresa.

  1. Ahorra tiempo y espacioNo se requiere la instalación de recursos físicos, ni ordenadores especiales, maquinarias accesorias o si quiera servidores dedicados a recolectar datos. La gestión de capital humano desde software y apps permite un control horario laboral que no necesita de una gran inversión inicial.Al mismo tiempo y como sucede con todo aquello que funciona desde la virtualidad, prescinde por completo del soporte físico en papel. Esto no solamente agiliza las tareas de recolección, administración y envío de información, sino que colabora con la preservación del medioambiente.
  2. No requiere conocimiento previoNo es necesario tener conocimientos ni matemáticos ni algebraicos. El uso de fórmulas, como sucede al utilizar planillas de cálculo para el control de fichajes, queda totalmente descargado. Esto debido a que cuando se utilizan apps y software para control horario, es la misma inteligencia artificial la que se encarga de realizar el trabajo duro.La interfaz de usuario, es decir lo que vemos al abrir una app, es amigable, intuitiva y fácil de comprender al momento de ponerla en funcionamiento. Esto contribuye no solamente a agilizar tareas de rrhh por parte del área a cargo sino que incentiva el uso por parte de los empleados.
  3. Se puede utilizar sin descargarComo sucede con todas las plataformas que basan su funcionamiento en la nube, para la gestión de capital humano en una empresa utilizando aplicaciones, no es necesario descargar ningún programa a los ordenadores de la plantilla de empleados.El software basado en la nube no solo facilita sino que garantiza el acceso remoto y trabajo colaborativo utilizando cualquier dispositivo que cuente con conexión a Internet. Y en el cargo de los dispositivos móviles, la versión en app específicamente adaptada para el control horario laboral, se encargará de esto en la forma más dinámica posible.
  4. Tiene validez 100% legalAsí como sucede con la gestión documental o la firma electrónica, el control horario laboral que se ejecuta a través de software y aplicaciones de gestión de recursos humanos, tiene la misma validez ante la ley que cualquier método tradicional.Además, en caso de que fuera necesario, al encontrarse la información centralizada en un mismo lugar, es posible realizar ajustes, revisiones y modificaciones necesarias. Esto tanto desde el mismo departamento de rrhh como por parte del trabajador o terceros que tengan la debida autorización y acceso para este fin.

El control horario es una herramienta fundamental, tanto para el departamento de recursos humanos de cualquier empresa, como para trabajadores y empleados. Aunque tradicionalmente se lo asocia con una tarea demasiado exigente y tediosa, cuya mala administración puede acarrear graves consecuencias, afortunadamente las tecnologías del presente dan espacio a poder implementar políticas de control de plantilla y fichajes que sean amigables, dinámicas, eficientes y seguras.

 

Actualiza los procesos de tu empresa y adapta la gestión de recursos humanos para optimizar el control horario laboral. ¡Prueba hoy mismo el software de Factorial gratis durante 15 días y lleva a tu compañía al próximo nivel!

 

 

¡Adapta los proceso de rrhh con el software de gestión de Factorial!

 

Leave a Comment