Guía para el control horario (con o sin teletrabajo)

Estas semanas el control horario cumple un año y, aunque parezca que ha pasado bastante tiempo, aún existen dudas acerca de su cumplimiento, y más en tiempos de Coronavirus. ¿Se está cumpliendo el control horario durante el teletrabajo o en aquellos trabajos presenciales?

Sin duda, durante la crisis del Coronavirus el teletrabajo está sirviendo como flotador para muchas empresas que de pronto se han visto obligadas a realizar las tareas en remoto y ahora las casas de sus empleados son sus oficinas particulares.

Sin embargo, las empresas deben seguir respetando el registro obligatorio de sus empleados durante el confinamiento, aunque los trabajadores no se encuentren de manera física en sus oficinas.

Vivimos momentos de incertidumbre, pero queremos hacer más fácil tu día a día en el departamento de Recursos Humanos con una guía completa para gestionar el control horario con éxito.

¡Allá vamos!

¿Cuál es el objetivo del control horario?

Si eres responsable del departamento de Recursos Humanos de tu empresa, seguro que el término “control horario” no te sonará a nuevo. Sin embargo, siempre está bien refrescar las medidas que afectan a nuestro día a día y que son relativamente “nuevas”.

El control horario, también llamado “control de presencia”, es la acción de contabilizar las horas que cada empleado ha realizado durante un día de trabajo. Aquí se tienen en cuenta todas las horas comprendidas entre el inicio y el fin de la jornada laboral, así como las horas extraordinarias y las que no se han trabajado, por el motivo que sea.

👉 El objetivo del control horario es evitar la realización de horas extras no retribuidas por las empresas. De esta manera, los empleados son completamente conscientes de todo el tiempo trabajado.

¿Qué novedades ha sufrido la Ley del Control horario?

Hasta hace un año, las empresas sólo estaban obligadas a registrar las horas de aquellos empleados con contratos de media jornada o a tiempo parcial. ¿Y qué sucedía con los trabajadores que realizaban 40 horas? Para ellos, el fichaje de jornada a tiempo completo era simplemente opcional. Si bien es cierto, las horas extraordinarias se debían registrar en ambos casos.

Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, todas las empresas están obligadas a realizar un registro de todos sus empleados, independientemente del tipo de contrato que tengan.

Con esta nueva normativa, han aparecido 2 novedades que afectan al control horario durante el teletrabajo:

  • #1 Los descansos deberán registrarse – Si los empleados paralizan su trabajo para fumar, desayunar o tomar un café deberán descontarlo como tiempo de su jornada laboral. Sin embargo, esto depende de cada empresa, quien deberá establecer límites de tiempo para estos casos.
  • #2 Las horas extras deberán realizarse con autorización – El control horario se ha implantado para regular todo el trabajo y multar a las empresas que obliguen a sus empleados a trabajar más, por ello, ahora si se necesita alargar la jornada, se deberá consultar primero con el responsable directo.

Para aquellos que no realicen teletrabajo, deberán saber que los desplazamientos de regreso después de una reunión de empresa, no se contabilizarán como trabajo. Con la nueva normativa, se cuenta como trabajo efectivo 7,45 horas.

¿Qué se entiende por horas extraordinarias, voluntarias u obligatorias?

En ocasiones nos pueden surgir dudas acerca de qué son y qué no son horas extraordinarias, voluntarias u obligatorias. Sin embargo, conocer sus diferencias será de vital importancia para controlar el volumen de trabajo de nuestros empleados y su remuneración.

A continuación, te explicamos en qué se diferencian cada una:

  • Horas extraordinarias: son todas aquellas horas que rebasen el tiempo límite de una jornada laboral pactada. Es decir, si según el contrato se especifica que el trabajador debe realizar 40 horas semanales, todas aquellas que se hagan de más serán contabilizadas como horas extraordinarias.
  • Horas voluntarias: son aquellas horas que se realizan en momentos puntuales, debido a picos de trabajo o para cubrir imprevistos. Igualmente, este tiempo no puede superar el límite de 80 horas anuales.
  • Horas obligatorias: estas son las horas que se llevan a cabo como fuerza mayor, para prevenir o reparar daños a la compañía. Este tipo de horas no se computan, pero no pueden superar las 80 horas anuales.

Además, debemos tener en cuenta que los menores de 18 años no pueden realizar horas extras, así como a los trabajadores con horarios nocturnos.

Con relación a su retribución, ésta deberá ser acorde a lo establecido por convenio o contrato, pero nunca podrá ser menor al valor de la hora ordinaria.

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Software de control horario Vs. fichaje en Excel

Las dos maneras más comunes para realizar el control horario de los trabajadores es mediante una plantilla que nosotros mismos podemos crear, por ejemplo, en Excel o en un spreedsheet de Google Drive, o bien optar por un software de control horario como el de Factorial.

Podemos hacer el ejercicio de pensar en nuestro método de fichaje, ¿qué fallos tiene? ¿Cómo me gustaría que fuera? Muchas empresas optan por la digitalización y modifican toda la gestión horaria con un software de RRHH que les facilite el día a día.

Aquí te damos algunos motivos para dar el paso y despedirte de las hojas de cálculo manuales:

  • Ofreces transparencia, tanto a tus empleados como ante una posible inspección de trabajo.
  • Logras mayor eficiencia que con una tabla de Excel, ya que se calcula que el departamento de Recursos Humanos puede ahorrar hasta un 70% el tiempo que dedica en revisar un control horario manual.
  • Evitas errores humanos, no es de extrañar que un Excel que pase por muchas manos se pueda desconfigurar, con un software para el control horario de empleados tendrías el control total.
  • Te aseguras de cumplir con la Ley. Cuando las Inspecciones de Trabajo empezaron a revisar los métodos de fichaje, estas instaron a las empresas a utilizar metodologías en las que preferiblemente el empleado fuera el único que pudiera modificar su registro horario.

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¿Cómo funciona el control horario durante el teletrabajo?

El mundo laboral ha cambiado y, ahora que no trabajamos en el entorno de trabajo habitual a causa del Coronavirus, es más indispensable que nunca llevar un buen control horario.

Como responsables de Recursos Humanos debemos transmitir a nuestros empleados que deben seguir con el hábito de registrar sus horas, no sólo por un tema legal, sino que de alguna forma es también su manera de justificar las horas teletrabajadas ahora que nadie los controla.

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Pero ¿cómo se ficha ahora desde casa? Aquellas empresas que están más puestas a nivel de tecnología quizá estén utilizando algún software de Recursos Humanos o realicen el control horario mediante una app.

Pero en aquellos casos en los que las compañías no tengan instauradas estas facilidades tecnológicas, la ley permite que el control horario, en los casos en los que no sea teletrabajo, se pueda hacer en papel cuando no se dispone de ordenador. Para estos casos, se deberá enviar el papel escaneado al departamento de Recursos Humanos o un superior, dependiendo del caso.

Siempre que se pueda, desde Recursos Humanos se debe facilitar el fichaje de nuestros empleados y para ello, instaurar las mejores herramientas para poder llevarlo a cabo.

¿Qué dice la ley sobre el control horario en tiempos de Coronavirus?

Con la llegada del Coronavirus, es posible que algunas empresas hayan bajado la guardia respecto al fichaje de sus empleados, pero desde el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social han advertido que no se paralizarán las inspecciones y el control horario debe seguir cumpliéndose durante el teletrabajo.

«Los inspectores no se van a relajar, vamos a seguir controlando el registro horario y velando por los derechos de los trabajadores, porque hoy más que nunca la Inspección tiene que estar ahí», ha asegurado la presidenta del sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, Ana Ercoreca.

¿Qué multas deberán pagar las empresas que no cumplan con el control horario en la era COVID-19?

Aunque vivamos en una situación de excepcionalidad a causa de la pandemia del COVID-19 debemos seguir manteniendo el fichaje, ya sea mediante un software de Recursos Humanos o alguna plantilla para el control horario.

Desde mayo del 2019, las empresas pueden ser multadas si no aplican el control horario debidamente. Estas son las sanciones a las que se pueden enfrentar:

  • Multas en su grado mínimo, de 626€ – 1.250€
  • Multas en su grado medio, de 1.251€ – 3.125€
  • Multas en su grado máximo, de 3.126€ – 6.250€

Consejos para aplicar un mejor control horario de tus empleados

Aunque ya tengas implantado el control horario en tu compañía, siempre va bien seguir recordando su importancia y motivarles para que sigan con esta práctica.

1. Ofrece incentivos o aplica la gamificación

De manera divertida, puedes premiar a aquellos trabajadores que cumplan cada mes con el control horario. Para ello, puedes obsequiarles con algún pequeño gesto, como un mail de agradecimiento, o detalle, como algún dulce.

También puedes plantear implementar proyectos de gamificación, con los que podrás transformar tareas aburridas en divertidas.

2. Crea recordatorios para minimizar los descuidos

Hay diferentes teorías que aseguran que se necesitan ciertos días para crear un hábito, pero sin perseverancia es difícil conseguirlo. Por ello, si queremos recordar algo tan importante como el registro horario, podemos optar por crear alarmas o recordatorios automáticos.

3. Alienta a apoyarse mutuamente

En ocasiones un grupo puede hacer más fuerza que un individuo solo. Por ello, puedes alentar a que los trabajadores se cuiden entre ellos y, de esta manera, puedan acabar la jornada a tiempo. Si entre ellos se recuerdan la tarea de registrar sus horas, todos ganarán.

Para recordar a los demás la tarea de apuntar las horas, puedes crear mensajes automáticos en alguna herramienta de comunicación interna como Slack.

4. Vuelve a recordar los beneficios, ¡también para ellos!

Para poder concienciar de la importancia de realizar el control horario, tendremos que volver a hablar de él y de sus beneficios, tanto para la empresa como para ellos.

¿Sabes cuáles son estos beneficios?

  • Realizar el fichaje es bueno para la empresa, ya que sino ésta se enfrentará a una multa en caso de inspección.
  • El control horario nos da una visión de quién está disponible en cada momento. Teniendo un registro de entrada y salida nos ayudará a poder pasar tareas a aquellos empleados que sepamos que aún están trabajando.
  • Si tenemos un control sobre las horas que trabajamos también podemos mover las tareas, organizándonos para hacer aquellas que necesitan más concentración en las horas más productivas.
  • El control horario nos ayuda a transmitir transparencia y confianza. Además, si se realizan horas extras, ahora sí podrán llevar ellos el control y revisar si se las pagan debidamente.

5. Detecta posibles dificultades a la hora de fichar

Demuestra que te importa tu equipo y averigua por qué en algunos casos tus empleados se olvidan de hacer el registro de las horas. En algunos casos podrán ser simples descuidos, pero quizá hay algo que se te escapa.

Habla con tus empleados, pregúntales cuándo hacen el fichaje o si les gusta el método que utiliza la empresa. Siempre es mejor detectar a tiempo el problema para resolverlo cuanto antes.

6. Crea una política para tu manual del empleado

Para poder llevar el control total y olvidarte de “los fichajes perdidos”, redacta una política para tu manual del empleado haciendo énfasis en lo siguiente:

  • Dónde, cuándo y cómo los trabajadores deben registrar la entrada/salida
  • El protocolo para informar y corregir las faltas
  • Cómo responderás a los errores repetidos

7. Toma medidas disciplinarias

Algunos responsables de Recursos Humanos podrán pensar ¿y qué hago con esos empleados que siempre se olvidan de hacer el registro de su jornada laboral? En primer lugar, será recomendable llegar al fondo de la causa, es decir saber el motivo por el cual no se está realizando.

Si el problema radica en la herramienta, deberías considerar cambiarla. En los casos en los que se trate de un problema individual, deberás tomar otras acciones.

Si el problema va a más, comienza con una advertencia verbal y después una por escrito. Si persiste el problema, considera la suspensión y la terminación, en aquellos casos más extremos.

Olvídate del papeleo con un software de Recursos Humanos

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Sabemos lo difícil que es llevar el control de tus empleados en remoto, por eso, qué mejor que un software de Recursos Humanos que nos agilice las tareas más manuales de nuestro día a día.

Estos son los motivos por los que deberías decantarte por un software de RRHH:

  • #1 Mayor seguridad – Si tu empresa cuenta con un software de Recursos Humanos podrás tener la tranquilidad de tener todos los datos e información de tus empleados bajo control. ¡Incluso los relacionados con el control horario!
  •  #2 Información siempre actualizada – Tus empleados pueden modificar cualquier dato, como, por ejemplo, su nuevo domicilio.
  • #3 Gestión de documentos y firma digital – Puedes almacenar todos los documentos de manera segura e incluso decidir quién tiene acceso a ellos. Tener una buena gestión documental de manera digital es importante sobre todo en la situación actual con el teletrabajo. Además, con un software de Recursos Humanos podrás utilizar la firma electrónica que agilizará cualquier gestión, como los contratos.
  • #4 Disponibilidad inmediata de cualquier documento – Cuando te encuentres fuera de la oficina, como en la actualidad debido al COVID-19, será de mucha ayuda contar con una plataforma a la que puedas acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Olvídate de tener que guardar miles de hojas de excel con el registro de jornada de cada empleado…con la posibilidad de que estos se pierdan.
  • #5 Monitorización y seguimiento de procesos – Imagina tener toda la información de tus empleados: horas trabajadas, vacaciones, bajas médicas, etc. A partir de aquí podrías detectar posibles fallos o implementar mejoras en cuanto a productividad.

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

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