¿Tu departamento de Recursos Humanos utiliza la firma digital? Si tu respuesta es “sí”, seguro que ya conoces sus beneficios, tanto para empresas como para trabajadores. Y si aún no lo haces, ¿a qué esperas para empezar a usar la firma electrónica en tus contratos? Con la crisis del COVID-19 muchas empresas han implementado el teletrabajo y necesitan la firma electrónica para sobrevivir. ¿Eres una de ellas?
Debido al proceso de transformación digital que están llevando a cabo las empresas en la actualidad, la era del papel ya es agua pasada. Ahora, mediante Internet y los servicios en la nube, podemos agilizar, gestionar y asegurar mucho mejor nuestros documentos.
Si te gustaría implantar nuevas medidas para automatizar los procesos internos en el departamento de Recursos Humanos y no tienes muy claro de qué va eso de la firma electrónica, te invitamos a que te quedes a leer todo el artículo.
Tabla de contenidos
Firma digital: 7 ventajas principales
Agiliza el proceso de contratación
Algunas compañías tienen picos de contratación, por ejemplo, en periodos vacacionales. Por ello, contar con la firma digital puede facilitar todo el proceso.
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Optimiza la gestión de altas y bajas
Los trabajadores deben firmar tanto cuando empiezan en un nuevo trabajo como cuando deciden abandonarlo o son despedidos. En empresas donde se muevan muchos contratos, tener la firma electrónica puede significar un gran avance y optimización del tiempo.
Disponibilidad 24/7 en cualquier dispositivo
A diferencia de la firma en papel, donde necesitamos que la persona se presencie en nuestras oficinas, la firma electrónica nos permite disponer de ella 24 horas los 7 días de la semana. Lo mejor de todo es que al ser digital podemos utilizarla en ordenadores, móviles o tablets, sin ningún problema.
Ahorra papel
Con las nuevas tecnologías podemos hacer un favor al planeta y dejar de consumir tanto papel. Además, si tu empresa genera muchos contratos, haz tus cálculos y verás todo el dinero que te puedes ahorrar en cuanto a papel y tinta, así como mantenimiento de la impresora.
Ahorra tiempo
Muchas veces nos piden venir a firmar el contrato a la oficina antes del primer día, generando desplazamientos que se podrían evitar. Por lo tanto, si optamos por utilizar la firma electrónica estaremos evitando generar más emisiones de co2 al planeta. Esto es especialmente crucial ahora, que con la crisis del Coronavirus está completamente prohibido ir a los puestos de trabajo no considerados “de primera necesidad”.
Mejora la gestión documental
En el modelo tradicional, cada contrato significa un papel que guardar. ¡Imagínate no tener que preocuparte por archivar todos esos papeles y utilizar tu espacio para otros fines más interesantes!
Garantiza la contratación y la privacidad
La ley de firma digital aprobada en Diciembre de 2003 (Ley de Firma Electrónica 59/2003) nos asegura que tiene el mismo valor que la firma manuscrita y por lo tanto es válida para celebrar cualquier tipo de contrato. Además, con la firma electrónica garantizamos la privacidad de los trabajadores, ya que tenemos el control de quién puede acceder a los documentos.
¿Cómo ayuda en la práctica la firma digital en tus contratos?
La firma digital supone un avance para el departamento de Recursos Humanos de tu compañía, te ayudará a mejorar tu productividad y, como resultado, podrás dedicar más tiempo a labores que ofrezcan más valor a la empresa. Si ganas más tiempo, podrás invertir más horas a captar y retener a los mejores profesionales.
En estos tiempos en los que vivimos, donde todo va tan rápido, no te quedes atrás y empieza a sumar en tu empresa para diferenciarte de la competencia.
Si hasta ahora te han quedado claros los conceptos, pero no sabes cómo se llevan a la práctica, ¡sigue leyendo!
Proceso de recruting y onboarding (reclutamiento y bienvenida)
Tanto en el proceso de reclutamiento de personal, como al hacer el onboarding a un nuevo trabajador, recabaremos información y datos de personas. Además de utilizar la firma electrónica en contratos, también nos será útil cuando tengamos que gestionar otros documentos como acuerdos de confidencialidad u ofertas contractuales.
Si te decides por incorporar la firma digital, podrás tener estos documentos firmados en cuestión de horas, ya que agilizarás mucho todo el proceso. Además, la imagen que proyectarás hacia tus futuros trabajadores será muy positiva.
Proceso de offboarding (despido)
Uno de los errores del departamento de Recursos Humanos tiene que ver precisamente con no firmar nada cuando se comunica el despido de manera verbal.
Es decir, cuando nos reunimos con el empleado y le comunicamos que nuestra relación laboral ha finalizado, debemos formalizar esa reunión con un documento firmado que valide que el trabajador ha sido informado de esta situación. Si no lo hacemos así, podrían llegar reclamaciones por despido improcedente.
Para saber más, te dejamos los trámites y documentos para el cese de contrato.
¿Quieres saber cuáles son las fases al decir adiós a un empleado? Descárgate nuestra lista para el offboarding y no te dejes nada.
Cómo utilizar la firma digital en el software de Factorial
Al incorporar trabajadores en remoto en nuestra plantilla necesitamos la firma de diversos documentos como son los contratos, acuerdos de confidencialidad, entrega de materiales, consentimiento del uso de datos, entre otros. Entonces, ¿Cuáles son las complicaciones que se pueden presentar al solicitar la firma de trabajadores en remoto?
- Pérdida de tiempo al tener que solicitar a cada trabajador la firma de documentos físicos.
- Incumplimiento de la ley vigente al no contar con firmas que acrediten su autenticidad.
- Desorden al tener una gran cantidad de documentos por procesar.
- Pérdida de documentos a la hora de trasladarlos o hacer el envío por correo.
- El reclutador tendrá que gestionar e intentar preservar los contratos físicos de manera segura.
¿Cómo mejorar la gestión de documentos con Factorial?
El software de Factorial cuenta con un Gestor Documental con el que puedes gestionar el proceso de firma de manera digital, rápida, segura y 100% legal. Lo mejor es que podrás almacenar todos tus documentos firmados en la plataforma y disponer de ellos siempre que quieras desde cualquier dispositivo.
Asimismo, dentro de la plataforma cuentas con un portal del empleado donde tú y tus trabajadores tienen la posibilidad de acceder a su ficha personal y sus documentos de manera automática. Ahora bien, te mostraremos los pasos a seguir para conseguir todos tus documentos firmados de la manera más optimizada posible:
- Primer paso – Sube un archivo y selecciona las personas que quieres que lo firmen: los trabajadores recibirán al instante una notificación con el documento que deben firmar.
- Segundo paso – Recibe de manera totalmente válida y segura los documentos con todos los consentimientos marcados: En el momento que los trabajadores firmen lo pueden hacer mediante cualquier dispositivo y a ti te llegará una notificación por correo electrónico.
- Tercer paso– Revisa el documento cuando todos hayan firmado desde cualquier lugar: comprueba y haz el seguimiento del estado de los documentos con el software y garantiza la seguridad de tus datos.
Olvídate del papel y comienza a firmar tus documentos digitalmente garantizando la legalidad en tus procesos. Reserva una demo de Factorial gratis y te enseñamos la mejor manera de gestionar los documentos de tu empresa.
