¿Hay algún sistema de gestión documental…sin papeles?

La gestión documental puede generar muchos quebraderos de cabeza. Y si no, que te lo digan a ti, ¿verdad? Si tuviéramos que competir por el departamento que utiliza más papel en una empresa, RR.HH. definitivamente ganaría. ¿Es posible dar con un sistema de gestión documental que no dependa de papeles físicos? Si te interesa este tema, ¡sigue leyendo!

factorial programa recursos humanos

El departamento de recursos humanos de cualquier organización genera diariamente un gran volumen de documentos. Estos incluyen:

  • Formularios de incorporación.
  • Currículums vitae/solicitudes.
  • Formularios de seguro.
  • Registros de entrevistas.
  • Formularios de impuestos.
  • Revisiones de talento y desempeño de empleados, certificados y capacitación.
  • Formularios gubernamentales.
  • Registros de litigios.
  • Formularios de beneficios, etc.

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Todo esto puede, potencialmente, obstaculizar el funcionamiento del departamento e incluso crear grandes peligros cuando un documento importante se pierde. Hoy en día, muchos departamentos de recursos humanos en todo el mundo están considerando la transición de documentos físicos a un sistema de gestión documental electrónico, para ahorrar tiempo y recursos involucrados en barajar papeles en toda la oficina. Y no sólo eso, también llevan a cabo una serie de prácticas que reducen la gestión documental, que puedes empezar a implementar desde ya. ¿Quieres saber cuáles son?

Consejos para una gestión documental eficiente

El cambio nunca es fácil para nadie. Pero dejar de usar papel es una forma de sobrevivir y prosperar en los escenarios de reclutamiento competitivos actuales y futuros. Usar papel no solo es perjudicial para el medio ambiente, sino que también es costoso y requiere mucho tiempo. ¡Pero no tiene por qué ser así! Aquí te ofrecemos unos excelentes consejos para que, como responsable de Recursos Humanos, puedas crear un departamento sin papel que sea más eficiente y fácil de controlar.

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1. Pásate a las firmas electrónicas

Todos hemos pasado por el loco procedimiento de completar un formulario en el ordenador para descubrir que necesitamos imprimirlo, firmarlo y luego escanearlo y cargarlo nuevamente. En una empresa hay una enorme cantidad de documentación que debe ser firmada por varias personas; desde el contrato de trabajo a las evaluaciones de desempeño e incluso las nóminas. Hay muchos documentos involucrados que deben firmarse en papel y tinta convencionales, pero la realidad es que es un proceso que consume mucho tiempo y genera demoras.

Es por eso que las firmas electrónicas son la nueva y avanzada forma de no solo ahorrar mucho tiempo y dinero que se gasta en el procedimiento de firma convencional, sino que también mejorar la seguridad de la información.

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2. Enseña a tu personal cómo ser ecológicos

Dado que el departamento de Recursos Humanos es el departamento donde más papel se usa, una buena gestión documental marcará la diferencia y creará ejemplo al resto de la empresa. Y esto también tiene que ver con la filosofía de dicha empresa, su marca y su imagen tanto ante clientes como trabajadores. Está demostrado; tener unos valores de empresa positivos (como es el ser más ecológicos), mejorará el employer branding y la cultura de esta, haciendo que los empleados quieran formar parte de ella y se sientan identificados y comprometidos.

Comparte la importancia de la sostenibilidad y la ausencia de papel en cada departamento. Para hacerlo más interesante, todo este proceso puede convertirse en un juego en el que la tasa de impresión per cápita más baja obtendrá algún tipo de premio.

3. Reemplaza el papel con herramientas de automatización

Sin lugar a dudas, los documentos en papel son una parte integral de una empresa. Pero para dejar de usar este sistema cada vez más obsoleto, los documentos importantes deben convertirse a su forma digital.

Todos los formularios, como evaluaciones, solicitudes, reembolsos…se pueden digitalizar. Hay herramientas para crear formularios online, como por ejemplo Google Forms, y los documentos en papel más largos se pueden digitalizar mediante en uso de archivos PDF.

Luego, todo el papeleo que incluye el almacenamiento de información sobre los empleados, proyectos o cualquier otro asunto se puede almacenar en la nube. DropBox pueden ser realmente útiles para mantener tus datos de almacenamiento seguros y protegidos.

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Utiliza un software gestión documental jurídica y empresarial

Se puede reducir el papeleo sin un software de gestión documental, pero este logrará eliminar el papel y, además, automatizar completamente los procesos derivados de este. Algunas de las ventajas de cambiar a un sistema de gestión documental electrónica incluyen:

1. Automatización

Las aplicaciones digitales automatizan y agilizan la recopilación de datos de posibles solicitantes de empleo. Una solicitud de empleo online permite al departamento de recursos humanos recopilar de manera fácil y rápida información y documentos relevantes; incluidos currículums y cartas de presentación de cualquier número de candidatos de una fuente centralizada.

2. Flexibilidad

La incorporación sin papel permite a los nuevos empleados revisar los documentos requeridos y completar formularios electrónicamente a su propio tiempo y ritmo. La integración de un software de gestión documental permite a los empleados actualizar y sincronizar su información personal desde sus propios dispositivos. O incluso firmar contratos y otros documentos obligatorios a través de la firma electrónica.

3. Ahorro de tiempo

Los procesos de nómina digital ayudan a ahorrar horas de trabajo para el departamento de finanzas. La racionalización del sistema de pago con soluciones digitales permite que la administración de la nómina sea más rentable, ahorre tiempo, garantice el cumplimiento y sea segura.

4. Mayor seguridad

Tanto para los documentos propiamente dichos como por el contenido e información sensible que puede haber en estos. Si un documento importante solo existe en versión física, puede perderse o estropearse. Además ¿cómo controlar quién tiene acceso a los ficheros, si están en una simple carpeta? Cuando tu información está en la nube, puedes dar permiso solo a aquellas personas que realmente necesiten consultarla.

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Encuentra la plataforma de gestión de documentos ideal para tu departamento

Es esencial encontrar el sistema de gestión de documentos adecuado, y por eso es importante investigar y comparar tus opciones antes de tomar una decisión. ¿Cómo? Sigue los pasos que te aconsejamos a continuación:

  • Crea una lista de las cosas que necesitas en tu sistema de gestión documental.
  • Calcula tu presupuesto para el nuevo software.
  • Empieza a comparar distintas soluciones. Intenta encontrar un software que satisfaga todas tus necesidades y se adapte a tu empresa y sus trabajadores.
  • Para ver cómo funciona el software, intenta obtener tantas demostraciones y pruebas como sea posible.
  • Permite que otros empleados prueben el software para asegurarte de que sea útil y fácil de aprender.

Ya has visto que la gestión documental sin papeles es posible. Ahora sólo depende de ti y de tus ganas de ahorrar tiempo, dinero y ser un ejemplo medioambiental para el resto de departamentos. ¿Papeles? ¡No, gracias!

Prueba el software de Factorial y su gestor documental.

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