¿Puede un software de Recursos Humanos optimizar el tiempo?

Hoy en día hacemos uso de la tecnología para prácticamente todo: comprar ropa, pedir comida a domicilio, comunicarnos a distancia, etc. Sin duda, la digitalización ha llegado a nuestras vidas para quedarse y también ha revolucionado el ámbito laboral. ¿Sabes lo que es un software para Recursos Humanos?

La tecnología nos ayuda en muchas tareas, por ejemplo, con actividades relacionadas con los Recursos Humanos, como la búsqueda de personal, la optimización del tiempo de los trabajadores y el almacenamiento de datos. Todo ello se puede conseguir con la digitalización, pero si además queremos mejorar todos nuestros procesos e ir un paso hacia adelante, lo óptimo es utilizar un software de recursos humanos.

¿Por qué es importante disponer de un programa para la gestión de Recursos Humanos?

Hasta ahora, al departamento de Recursos Humanos no se le había dado la importancia que se le está dando actualmente. Estos eran relegados a hacer las tareas más básicas relacionadas con las nóminas, las entrevistas y el papeleo en general. Sin embargo, poco a poco las empresas se han dado cuenta del potencial de este departamento y del valor que tiene la gestión de los empleados para mejorar la compañía.

Por ello, es muy importante agilizar este trabajo y digitalizar los procesos para poder dedicar más tiempo a lo verdaderamente importante para una empresa, la gestión del talento.

¿Cómo puede ayudar un software de Recursos Humanos a optimizar el tiempo?

Si formas parte de un equipo de Recursos Humanos seguro que te gustaría encontrar una fórmula mágica para olvidarte de Words, Excels, emails y bases de datos con miles de informaciones y datos de tus trabajadores repartidos.

El descontrol de la información lleva a una pérdida del tiempo. Quizá no nos fijemos en el día a día, pero si sumamos todos los minutos que perdemos en hacer tareas manuales, que podrían ser automatizadas, nos daremos cuenta de que estamos malgastando muchas horas a lo largo de nuestra semana.

software-recursos-humanos

Lo mejor para tener un control total de los datos de tus empleados, así como de toda su actividad laboral, es contar con un solo programa de administración de Recursos Humanos que aúne toda esta información. Y no solo hablamos de información y documentos; muchos softwares ofrecen soluciones para el fichaje o control horario y la gestión de ausencias. ¿Te imaginas no tener que revisar hojas de registro de jornada o excels para cuadrar las vacaciones de toda tu plantilla?

A continuación, te damos las claves para llevar una perfecta gestión del tiempo gracias a la ayuda de un software:

1. Minimiza los errores

Uno de los softwares de Recursos Humanos más valorados en España es Factorial; con él puedes centralizar toda la información relativa a tus empleados, como nóminas, contratos, documentos, fichaje, vacaciones, etc.

Además, te ayuda a minimizar errores y a saber detectarlos a tiempo. Si, por ejemplo, tienes que gestionar las vacaciones de un empleado, sabrás con total seguridad los días que le pertocan y no estarás sufriendo por la veracidad de un Excel.

2. Tus documentos siempre a mano

Imagina que un día haces teletrabajo o estás de viaje de negocios y necesitas acceder a los datos de tus trabajadores. Quizá pueda ser una tarea engorrosa acceder a los archivos y servidores de la compañía. Con un software de recursos humanos no tendrás ningún problema, ya que es un programa que almacena los datos en la nube. Por lo tanto, estarán siempre disponibles estés donde estés, a un solo clic.

sotware-recursos-humanos-tiempo

3. Ofrece transparencia

En algunos casos puede ocurrir que las empresas tienen la información en diferentes sitios y no se sabe con exactitud cuándo fueron añadidos o actualizados. Si tienes a mano un programa para la gestión de Recursos Humanos, no solo tendrás la tranquilidad de tenerlo todo bajo control, sino que además ofrecerás transparencia a tus empleados.

Además, ante una posible Inspección de Trabajo y Seguridad Social por control horario, tendrás la certeza de tener toda la información de tus empleados referente a sus entradas y salidas. ¡Asegúrate de que el software que eliges se adapta a la Ley en este sentido!

4. La información está actualizada

Si antes tenías que ir empleado por empleado para enviar las nóminas o papeles para firmar, ahora con esta plataforma podrás hacer los envíos mucho más rápido y ellos mismos podrán actualizar su información.

Con tan solo unos clics podrás conseguir lo que antes hacías durante horas y así podrás dedicarte a otras tareas más importantes.

4. Ofrece seguridad y privacidad

Cuando toda la información sensible está alojada en la nube, no corres el riesgo de que alguien abra el cajón equivocado…y pueda acceder a documentos clasificados o personales. Tanto la información como los datos estarán a buen recaudo. Además, teniendo un portal del empleado, este podrá acceder a todos sus documentos sin tener que pedírtelos a ti, lo que te ahorraría muchísimo tiempo.

Y ahora… escoge el software que mejor se adapte a tu empresa

Si buscas un programa para gestionar los Recursos Humanos de tu compañía, deberás tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de escoger el que mejor se adapte a tu empresa:

Define tus necesidades

Es esencial que se realice una investigación previa para confirmar si es necesario contar con un software o no. Para ello, puedes cronometrar tus tareas o poner en una lista todas las que se repiten cada día y se podrían agilizar.

Valora todo lo referente a temas legales

Si dispones de un departamento legal quizá ya estás al día del trato de los datos de los empleados o de las leyes referentes a los empleados. Si no es así, puedes ayudarte de un software con el que podrás estar tranquilo de tener todas las normativas relativas a los trabajadores al día.

Ten en cuenta el número de empleados

El volumen de trabajo del responsable de Recursos Humanos de una empresa que tenga 5 empleados será muy diferente del de una que tenga 30. La gran mayoría de softwares tienen un coste diferente dependiendo del número de trabajadores, por lo que también te puedes decidir en función de este.

Decide si quieres tener tu información de manera local o en la nube

Si hasta ahora tenías toda tu información en un ordenador, aunque hagas copias de seguridad frecuentes, no estará tan segura como si la tienes alojada en la nube con un software. Esta opción es muy interesante, puesto que algunas plataformas de almacenamiento en la nube, como Google Drive, tienen una capacidad limitada. Por lo tanto, si queremos más espacio, tendremos que pagar.

Piensa en todos tus perfiles de empleados

Si cuentas con trabajadores que están en continuo movimiento, el uso de un programa para la gestión de Recursos Humanos será de gran ayuda. Tus empleados podrán acceder a él para hacer el fichaje diario a través de una tableta o móvil, sin necesidad de un PC, y te podrás comunicar a través del sistema para pedirles cualquier información.

¿Estás intentando digitalizar tu departamento de Recursos Humanos y no sabes cómo hacerlo? En Factorial queremos ayudarte, y por eso estamos haciendo indefinido nuestro período de prueba gratuito hasta que la crisis generada por el COVID-19 termine. ¡Prueba Factorial y haz posible la gestión de tus trabajadores en estos tiempos más difíciles!

✅ Regístrate gratis en nuestro software de RRHH y olvídate del papeleo

This post is also available in: Italiano

Leave a Comment