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Kit Digital PyMEs: Guía sobre las ayudas a la digitalización de 2022

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Tras el paso del COVID-19, se ha hecho evidente la necesidad de recuperar la economía y fomentar el crecimiento del sector emprendedor. En gran parte para garantizar la madurez digital de los proyectos pequeños y medianos que representan el 95% del tejido empresarial español.

El Kit Digital es el nombre del plan del Gobierno de España. Consiste en una serie de ayudas a la digitalización creado en 2022 para promover la digitalización de las empresas del país, y entrar en una nueva era de gestión laboral. Gracias a él puedes digitalizar los RRHH de tu empresa con Factorial gratis.

La primera convocatoria del Kit Digital irá dirigida a Pymes, pero sobre todo centrada en pequeñas empresas y comienza el 15 de marzo de 2022. Durará seis meses o hasta que se acabe el presupuesto de la ayuda (500 millones de euros).

La segunda convocatoria comienza el 2 de septiembre de 2022, y durará 12 meses o hasta que se acabe el presupuesto de la ayuda (500 millones de euros).

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¿Qué es el programa Kit Digital 2022?

El programa o subvención Kit Digital es una ayuda estatal implementado por el Gobierno de España para la reconstrucción y recuperación del tejido empresarial tras el paso de la pandemia del COVID-19. La ayuda, que comienza en marzo de 2022, está dirigida a pequeñas y medianas empresas, así como trabajadores autónomos.

La primera convocatoria del Kit Digital comienza en marzo de 2022, y va destinada a Pymes, es decir, empresas que tengan entre 10 y 49 profesionales en su plantilla. Después, entre marzo y junio se lanzará la segunda convocatoria, con los 2.500 millones de euros restantes de presupuestos y destinada a microempresas y autónomos.

¿Para qué sirve el Kit Digital?

Con el inicio de la pandemia en 2020, millones de personas en el mundo entero se vieron forzadas a cumplir con las diferentes restricciones promovidas desde los gobiernos, para intentar frenar los contagios. Esto trajo consigo la necesidad de pensar en soluciones innovadoras para, de la manera más segura posible, continuar con las actividades diarias y laborales.

En términos de Recursos Humanos, se consolidaron tendencias como el teletrabajo y, más tarde, el trabajo híbrido. Pero a pesar de que fueron soluciones efectivas, lo cierto es que no todas las empresas se encontraron a la altura de las circunstancias.

Ayudas a la digitalización en 2022

Ya sea por falta de recursos, formación o competencias digitales básicas, el ritmo frenético de la digitalización de empresas ha perjudicado a no pocas organizaciones en el mundo y, más específicamente, esto sigue sucediendo a día de hoy en España. Sin contar a aquellas insertas en sectores sin posibilidad de migrar a la virtualidad (como la restauración y el turismo, por ejemplo).

Por este motivo, el programa Kit Digital aparece como la respuesta adecuada para lograr que todas las empresas del país, puedan hacerle frente a esta transición tan necesaria, minimizando riesgos y obteniendo fuentes de financiación con impacto directo en sus operaciones.

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Primera convocatoria para Kit Digital para Pymes

Las empresas tendrán seis meses para presentar sus solicitudes para obtener la ayuda de Kit Digital para Pymes. El trámite estará disponible desde el martes 15 de marzo de 2022, desde las 11.00 horas de la mañana, hasta el 15 de septiembre de 2022, a las 11.00 horas de la mañana. 

De todas maneras, el Gobierno avisa de que el plazo podría cerrarse antes de la fecha límite establecida, en caso de que el presupuesto de la ayuda quede agotado.

Plazo de formalización para el Bono digital

Una vez concedida la ayuda del Kit Digital, las empresas tendrán de nuevo seis meses para formalizar el acuerdo. Este margen de tiempo comienza desde el mismo día que se notifica la resolución de la prestación.

Este trámite se deberá realizar a través del formulario disponible en Red.es, siempre y cuando se cumplan los requisitos especificados. De las casi 87.000 pymes registradas en el programa, un total de 25.000 podrán verse beneficiadas en la primera convocatoria, según el director general de Red.es, Alberto Martínez Lacambra.

Importes de las ayudas del kit de digitalización

Para esta ayuda estatal, el importe máximo según beneficiario será de 12.000 euros. Los sectores en los que se podrá integrar este bono van desde la gestión de clientes, a analítica empresarial y gestión de procesos.

De esta manera, el desglose de las cuantías monetarias según categorías es el siguiente:

  • Gestión de Clientes: 4.000€
  • Business Intelligence y Analítica: 4.000€
  • Gestión de Procesos: 6.000€
  • Factura Electrónica: 1.000€
  • Comunicaciones seguras: 125€ por usuario (hasta 48)
  • Ciberseguridad: 125€ por dispositivo (hasta 48)
  • Sitio Web y Presencia en Internet: 2.000€
  • Comercio Electrónico: 2.000€
  • Gestión de Redes Sociales: 2.500€
  • Servicios y Herramientas de Oficina Virtual: 250€ por usuario (hasta 48)

¿Cómo funciona el programa Kit Digital?

El programa Kit Digital se desprende del Plan de recuperación, Transformación y Resiliencia y que se describe en el Plan de Digitalización de PyME 2021-2025. A su vez, este contiene a la plataforma Acelera PyME que es de hecho, la que contiene las ayudas a la digitalización.

El Kit de digitalización se enmarca dentro de un programa todavía más grande: los Fondos Europeos Next Generation. Estos surgen dentro de la propia Unión Europea y, cada país que recibe las partidas asignadas, es libre de ejecutarlo en la forma más apropiada posible.

Y, al mismo tiempo, cuenta con una partida presupuestaria de 3.000 millones de euros, de los cuales 500 millones de euros van para la primera convocatorio de marzo y otros 500 millones a la segunda convocatoria de septiembre. El objetivo es fomentar la incorporación de soluciones y ayudas a la digitalización para optimizar gestiones para empresas pequeñas y medianas y autónomos.

Quiénes pueden solicitar el bono digital este 2022

El programa de Kit Digital se dirige a Pymes. En principio, distingue dos tipos de beneficiarios diferentes, según sus necesidades y “nivel de madurez”.

Por un lado, se contemplan subvenciones a la digitalización para, aproximadamente, 145.000 pequeñas empresas, 1.100.000 microempresas y 1.600.000 trabajadores autónomos. Las definiciones de cada categoría, varían según el tamaño de la plantilla.

Tipos de ayudas

El programa de ayudas a la digitalización de PyMEs, cuenta con tres grandes pilares de servicios a solicitar, bien diferentes entre sí. Entre los tres, la administración de empresa digital ofrece una serie de soluciones en cuanto a la gestión de personas, ciberseguridad y data analyisis.

Administración de empresa digital

Esta categoría pone énfasis en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP o basados en la nube), aplicaciones para la digitalización y automatización de procesos de negocios, factura electrónica, integración con firma electrónica y digital, puesto de trabajo digital, soluciones de movilidad, fichaje digital y teletrabajo, comunicación y videoconferencia, ofimática, almacenamiento y back-up, ciberseguridad, etc.

Plazos, pagos y ejecución

La forma de funcionamiento del Kit Digital, establece que una vez que una empresa o autónomo recibe una ayuda, cuenta de un tiempo estimado de seis meses para la utilización del dinero otorgado mediante la subvención.

En lo que respecta al pago de la ayuda, el Kit Digital cubrirá el 70% del servicio digitalizador en la compra de la herramienta digitalizadora. El 30% restante se abonará una vez se haya instalado y pasado el período de prueba.

Documentación a presentar para la subvención Kit Digital

Asimismo, el pago se realizará a los Agentes Digitalizadores que están adheridos al programa, a través de dos fases: la primera, consiste en una memoria que deberá ir en la misma línea que el formulario digital preestablecido y con la siguiente documentación:

  • Detalle técnico y funcional de las soluciones instaladas y prestadas y sus costes de conformidad con el Acuerdo de Prestación de las Soluciones de Digitalización.
  • Acreditación del cumplimiento de la actividad subvencionada, así como evidencias de que las categorías escogidas mejoran las soluciones previamente adoptadas por las empresas beneficiarias de la ayuda.
  • La factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.
  • Conformidad expresa del beneficiario de las soluciones instaladas y prestadas.
  • Declaración expresa del beneficiario de no haber recibido ninguna otra subvención, ayuda, ingreso o recurso, que cubra el mismo coste del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales.
  • Pruebas pertinentes acerca del cumplimiento de las obligaciones de publicidad.

De la misma manera, la segunda fase consta de 12 meses, donde la documentación a presentar debe ser exactamente la misma que la de la fase 1. Sin embargo, en esta no será necesaria incluir la factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.

Publicidad y comunicaciones del Kit Digital

Tal y como indican las bases de la convocatoria, tanto las empresas beneficiarias como los Agentes Digitalizadores deberán comunicar el origen de la financiación, por ejemplo, a través del emblema de la Unión Europa y que se puede encontrar aquí.

De la misma manera, este logo debe ir acompañado con la declaración «financiado por la Unión Europea-NExt Generation EU», y del logo del Plan de Recuperación.

¿Cómo acceder a las ayudas para la digitalización de 2022?

Una vez dentro del programa mediante la web Acelera PyME, se debe completar un formulario que sirve para realizar un diagnóstico y análisis del nivel de Madurez Digital. El test se conforma de 13 preguntas y se realiza en unos 10 minutos, aproximadamente

Requisitos a cumplir

A pesar de que el kit de digitalización abarca una parte importante del tejido empresarial del país, lo cierto es que existen ciertas limitaciones o filtros que es necesario atravesar, para poder de hecho, convertirse en beneficiarios del programa:

  • Disponer de la evaluación de Nivel de Madurez Digital
  • Ser pequeña empresa, microempresa o autónomo.
  • No tener la consideración de empresa en crisis
  • Estar al corriente de pagos de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
  • Estar inscrito en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores
  • Mantenerse al día con las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
  • No estar sujeta a orden de recuperación de la Comisión Europea que haya declarado una ayuda ilegal e incompatible con el mercado común.
  • No superar el límite de ayudas de mínimas, es decir, no contar con otras ayudas, préstamos y/o deducciones por importes inferiores a 200.000 euros en un período de tres años.

Pasos a seguir para optar al Kit Digital

Para poder ser beneficiaros de las ayudas del programa Kit Digital, las empresas interesadas deberán:

  1. Darse de alta en la web Acelera PyME
  2. Completar el test de Madurez Digital
  3. Consultar el catálogo de soluciones donde forma parte Factorial HR
  4. Elegir el agente digital de acorde con las necesidades del proyecto
  5. Solicitar la ayuda desde Red.es
  6. Recibir el bono digital e integrar el servicio dentro de la empresa

El bono digital

Otro concepto importante a considerar del programa de ayudas a la digitalización es que el presupuesto no se facilita de manera directa. Las organizaciones aptas para recibir el beneficio podrán contratar los servicios de una empresa.

La empresa a contratar, será incorporada al negocio como Agente Digital, es decir, proveedor de las diferentes soluciones que admite el programa. Para utilizarlo, solo es necesario conectar con un agente digital y acogerse al acuerdo de prestación de soluciones digitales.

Las cantidades a recibir van desde los 2.000 y 12.000 euros por empresa, dependiendo de su tamaño. Para las empresas entre 10 y 50 empleados, la ayuda del bono digital podrá llegar hasta los 12.000 euros; para las empresas entre nueve y tres empleados, será hasta 6.000 euros y, para las empresas de menos de tres trabajadores, el bono cubrirá hasta 2.000 euros.

Subvención de digitalización de 2022: segunda convocatoria

A partir del 2 de septiembre de 2022, las empresas y autónomos que tengan entre 3 y 10 empleados ya podrán solicitar el bono del Kit Digital, así como los autónomos de España. Si bien el presupuesto total para la segunda partida será de 500 millones de euros, el importe para estas empresas podrá llegar hasta los 6.000 euros.

El plazo de la convocatoria estará abierto durante 12 meses y se podrá solicitar desde la sede electrónica de Red.es.

Tal y como indica el portal, el Kit Digital se otorgará a Pymes y autónomos por orden de llegada, y de forma directa. Siempre y cuando cumplan los requisitos que se especifican en la convocatoria.

 Requisitos para la segunda convocatoria del Kit Digital para autónomos

Estos son los requisitos especificados en el Boletín Oficial del Estado, que el pasado 2 de agosto ya publicó los detalles para la segunda convocatoria del Kit Digital, dirigida a autónomos y empresas de menos de 10 empleados.

  • No tener la consideración de empresa en crisis, especificado en el segundo anexo de las bases de convocatoria.
    • Cuando la deducción de las pérdidas acumuladas conduce a un resultado negativo, superior a la mitad del capital social suscrito.
    • Cuando al empresa esté en un procedimiento de concurso para acreedores o por insolvencia, o si reúne los criterios para ser sometida a este procedimiento.
    • Cuando la empresa haya recibido ayuda por motivo de salvamento, y todavía no haya reembolsado el préstamo o puesto fin a la garantía, o sí aún está sujeta a un plan de reestructuración.
    • Cuando la sociedad tenga algunos de sus socios con responsabilidad ilimtada sobre la deuda de esta.
  • Estar al corriente de las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social
  • No estar sujeto a una orden de recuperación pendiente, después de que la Comisión Europea haya declarada una ayuda ilegal o incompatible con el mercado común.
  • No cumplir ninguna de las prohibiciones previstas en el artículo 12.3 de la Ley 38/2003, del 17 de noviembre.
  • No superar el límite de ayudas de minimis.
  • Tener la evaluación de Nivel de Madurez Digital, que se puede realizar en la web de Acelera Pyme.

¿Cuándo puedo solicitar el Bono Digital de la segunda convocatoria?

Tal y como especifica el anuncio en el Boletín Oficial del Estado, la presentación de solicitudes tendrá una duración de 12 meses desde su apertura. Por lo tanto, se podrá realizar la solicitud desde el día 2 de septiembre de 2022, a partir de las 11 horas, hasta el 2 de septiembre de 2023 a la misma hora.

Sin embargo, el Gobierno avisa de que este plazo podría cerrarse antes si se agota el crédito establecido (500 millones de euros).

Formalización y puesta en marcha de la subvención a la digitalización de 2022

Una vez concedida la subvención del Kit Digital, la empresa solicitante deberá seleccionar las soluciones de digitalización que elija adoptar. Tras este proceso, se establece un plazo máximo de seis meses para la formalización del acuerdo.

A partir de aqui se ponen en marcha dos fases para la ejecución de la ayuda:

  • La primera fase dura tres meses y en este período se deberá llevar a cabo la instalación y desarrollo de la solución digital. En esta fase, el Agente Digitalizador Adherido deberá emitir la Factura de sus servicios.
  • La segunda fase dura doce meses, a partir del envío de la factura por parte del Agente Digitalizador, y en este período se deberá realizar el mantenimiento de la solución de digitalización, así como el soporte del servicio. La empresa deberá contar con la información necesaria para poder gestionar de manera correcta el servicio otorgado.

¿Qué es un Agente Digitalizador Adherido?

Dentro del marco del DTK, los agentes digitalizadores son, nada más ni nada menos, que los proveedores externos capaces de garantizar a las empresas, el acceso a las diferentes soluciones que establece el programa.

Las ayudas del Kit Digital para Pymes ofrecen algo similar a un “market place” en el que cada empresa beneficiaria podrá encontrar a la solución que más se ajuste a sus necesidades. Estos serán los responsables de proveer asistencia y facilitar la implementación de las herramientas necesarias para la digitalización.

Es importante también tener en cuenta, que solo puede elegirse un solo proveedor o agente digital, para ejecutar el bono digital y que los agentes no quedan exentos de la posibilidad de inscribirse al programa de ayudas.

Estes ayudas a la digitalización de 2022 se presentan como subvenciones transformacionales de manera digital, y son una buena oportunidad para mejorar procesos y ahorrar recursos. Sobre todo para empresas de pequeño y mediano tamaño que disponen de recursos y personal limitado.

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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