Tras el paso del COVID-19, se ha hecho evidente la necesidad de recuperar la economía y fomentar el crecimiento del sector emprendedor. En gran parte para garantizar la madurez digital de los proyectos pequeños y medianos que representan el 95% del tejido empresarial español.
El Kit Digital es el nombre del plan del Gobierno de España. Consiste en una serie de ayudas a la digitalización creado en 2022 para promover la digitalización de las empresas del país, y entrar en una nueva era de gestión laboral. Gracias a él puedes digitalizar los RRHH de tu empresa con Factorial gratis.
Con la ayuda del Kit Digital las empresas pueden conseguir desde 2.000 hasta 12.000 euros para destinar a la digitalización de sus procesos, dependiendo del tamaño de la organización. La convocatoria para esta ayuda está abierta hasta el 31 de diciembre de 2024, para empresas de hasta 50 empleados y autónomos.
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Tabla de contenidos
¿Qué es el programa Kit Digital?
El programa o subvención Kit Digital es una ayuda estatal implementado por el Gobierno de España para la reconstrucción y recuperación del tejido empresarial tras el paso de la pandemia del COVID-19. La ayuda, que comenzó el 15 de marzo de 2022, está dirigida a pequeñas y medianas empresas, así como trabajadores autónomos.
Actualmente continúa abierto el plazo para solicitar la ayuda del programa Kit Digital hasta el 31 de diciembre de 2024.
¿Para qué sirve el Kit Digital?
Con el inicio de la pandemia en 2020, millones de personas en el mundo entero se vieron forzadas a cumplir con las diferentes restricciones promovidas desde los gobiernos, para intentar frenar los contagios. Esto trajo consigo la necesidad de pensar en soluciones innovadoras y digitalizadoras para continuar con las actividades diarias y laborales.
En el sector de la gestión de personas, se consolidaron tendencias como el teletrabajo y, más tarde, el trabajo híbrido. Pero a pesar de que fueron soluciones efectivas, lo cierto es que no todas las empresas se encontraron a la altura de las circunstancias.
Evolución del Kit Digital hasta el 2024
Ya sea por falta de recursos, formación o competencias digitales básicas, el ritmo frenético de la digitalización de empresas ha perjudicado a no pocas organizaciones en el mundo y, más específicamente, esto sigue sucediendo a día de hoy en España. Sin contar a aquellas insertas en sectores sin posibilidad de migrar a la virtualidad (como la restauración y el turismo, por ejemplo).
Por este motivo, el programa Kit Digital apareció como la respuesta adecuada para lograr que todas las empresas del país, puedan hacerle frente a esta transición tan necesaria, minimizando riesgos y obteniendo fuentes de financiación con impacto directo en sus operaciones.
¿Cómo funciona el programa Kit Digital?
El programa Kit Digital se desprende del Plan de recuperación, Transformación y Resiliencia y que se describe en el Plan de Digitalización de PyME 2021-2025. A su vez, este contiene a la plataforma Acelera PyME que es de hecho, la que contiene las ayudas a la digitalización.
El Kit de digitalización se enmarca dentro de un programa todavía más grande: los Fondos Europeos Next Generation. Estos surgen dentro de la propia Unión Europea y, cada país que recibe las partidas asignadas, es libre de ejecutarlo en la forma más apropiada posible.
Y, al mismo tiempo, cuenta con una partida presupuestaria de 3.000 millones de euros, de los cuales 500 millones de euros van para la primera convocatorio de marzo y otros 500 millones a la segunda convocatoria de septiembre. El objetivo es fomentar la incorporación de soluciones y ayudas a la digitalización para optimizar gestiones para empresas pequeñas y medianas y autónomos.
¿Quiénes pueden solicitar el bono digital este 2024?
El programa de Kit Digital se dirige a Pymes. En principio, distingue dos tipos de beneficiarios diferentes, según sus necesidades y “nivel de madurez”.
¿Qué cubre el Kit Digital?
Los ámbitos o servicios que se pueden cumplir con el bono del Kit Digital en España son los siguientes:
- Mejora de la página web y posicionamiento en Internet
- Gestión de redes sociales
- Refuerzo de los sistemas de ciberseguridad
- Comunicación interna segura y protegida
- Aumentar y mejorar la gestión de clientes
- Analítica y usos de datos para el crecimiento empresarial
- Herramientas a necesitar en una oficina virtual
- Implantación de la factura electrónica
- Creación de un Marketplace o catálogo de productos/servicios
Tipos de ayudas
El programa de ayudas a la digitalización de PyMEs, cuenta con tres grandes pilares de servicios a solicitar, bien diferentes entre sí. Entre los tres, la administración de empresa digital ofrece una serie de soluciones en cuanto a la gestión de personas, ciberseguridad y data analyisis.
Administración de empresa digital
Esta categoría pone énfasis en los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP o basados en la nube), aplicaciones para la digitalización y automatización de procesos de negocios, factura electrónica, integración con firma electrónica y digital, puesto de trabajo digital, soluciones de movilidad, fichaje digital y teletrabajo, comunicación y videoconferencia, ofimática, almacenamiento y back-up, ciberseguridad, etc.
Importes de las ayudas del kit de digitalización
Para esta ayuda estatal, el importe máximo según beneficiario será de 12.000 euros. Los sectores en los que se podrá integrar este bono van desde la gestión de clientes, a analítica empresarial y gestión de procesos.
De esta manera, el desglose de las cuantías monetarias según categorías es el siguiente:
- Gestión de Clientes: 4.000€
- Business Intelligence y Analítica: 4.000€
- Gestión de Procesos: 6.000€
- Factura Electrónica: 1.000€
- Comunicaciones seguras: 125€ por usuario (hasta 48)
- Ciberseguridad: 125€ por dispositivo (hasta 48)
- Sitio Web y Presencia en Internet: 2.000€
- Comercio Electrónico: 2.000€
- Gestión de Redes Sociales: 2.500€
- Servicios y Herramientas de Oficina Virtual: 250€ por usuario (hasta 48)
Plazos, pagos y ejecución
La forma de funcionamiento del Kit Digital, establece que una vez que una empresa o autónomo recibe una ayuda, cuenta de un tiempo estimado de seis meses para la utilización del dinero otorgado mediante la subvención.
En lo que respecta al pago de la ayuda, el Kit Digital cubrirá el 70% del servicio digitalizador en la compra de la herramienta digitalizadora. El 30% restante se abonará una vez se haya instalado y pasado el período de prueba.
Documentación a presentar para la subvención Kit Digital
Asimismo, el pago se realizará a los Agentes Digitalizadores que están adheridos al programa, a través de dos fases: la primera, consiste en una memoria que deberá ir en la misma línea que el formulario digital preestablecido y con la siguiente documentación:
- Detalle técnico y funcional de las soluciones instaladas y prestadas y sus costes de conformidad con el Acuerdo de Prestación de las Soluciones de Digitalización.
- Acreditación del cumplimiento de la actividad subvencionada, así como evidencias de que las categorías escogidas mejoran las soluciones previamente adoptadas por las empresas beneficiarias de la ayuda.
- La factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.
- Conformidad expresa del beneficiario de las soluciones instaladas y prestadas.
- Declaración expresa del beneficiario de no haber recibido ninguna otra subvención, ayuda, ingreso o recurso, que cubra el mismo coste del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales.
- Pruebas pertinentes acerca del cumplimiento de las obligaciones de publicidad.
De la misma manera, la segunda fase consta de 12 meses, donde la documentación a presentar debe ser exactamente la misma que la de la fase 1. Sin embargo, en esta no será necesaria incluir la factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.
Publicidad y comunicaciones del Kit Digital
Tal y como indican las bases de la convocatoria, tanto las empresas beneficiarias como los Agentes Digitalizadores deberán comunicar el origen de la financiación, por ejemplo, a través del emblema de la Unión Europa y que se puede encontrar aquí.
De la misma manera, este logo debe ir acompañado con la declaración «financiado por la Unión Europea-NExt Generation EU», y del logo del Plan de Recuperación.
¿Cómo solicitar el Kit Digital en el 2024?
Las empresas que quieran optar al Kit Digital tienen hasta el 31 de diciembre de 2024, a las 11 horas de la mañana, para realizar la solicitud. Este trámite se deberá realizar a través del formulario disponible en Red.es, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos.
Requisitos a cumplir
A pesar de que el kit de digitalización abarca una parte importante del tejido empresarial del país, lo cierto es que existen ciertas limitaciones o filtros que es necesario atravesar, para poder de hecho, convertirse en beneficiarios del programa:
- Disponer de la evaluación de Nivel de Madurez Digital
- Ser pequeña empresa, microempresa o autónomo.
- No tener la consideración de empresa en crisis
- Estar al corriente de pagos de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
- Estar inscrito en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores
- Mantenerse al día con las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- No estar sujeta a orden de recuperación de la Comisión Europea que haya declarado una ayuda ilegal e incompatible con el mercado común.
- No superar el límite de ayudas de mínimas, es decir, no contar con otras ayudas, préstamos y/o deducciones por importes inferiores a 200.000 euros en un período de tres años.
Una vez dentro del programa mediante la web Acelera PyME, se debe completar un formulario que sirve para realizar un diagnóstico y análisis del nivel de Madurez Digital. El test se conforma de 13 preguntas y se realiza en unos 10 minutos, aproximadamente
Pasos a seguir para optar al Kit Digital
Para poder ser beneficiaros de las ayudas del programa Kit Digital, las empresas interesadas deberán:
- Darse de alta en la web Acelera PyME
- Completar el test de Madurez Digital
- Consultar el catálogo de soluciones donde forma parte Factorial HR
- Elegir el agente digital de acorde con las necesidades del proyecto
- Solicitar la ayuda desde Red.es
- Recibir el bono digital e integrar el servicio dentro de la empresa
El bono digital
Otro concepto importante a considerar del programa de ayudas a la digitalización es que el presupuesto no se facilita de manera directa. Las organizaciones aptas para recibir el beneficio podrán contratar los servicios de una empresa.
La empresa a contratar, será incorporada al negocio como Agente Digital, es decir, proveedor de las diferentes soluciones que admite el programa. Para utilizarlo, solo es necesario conectar con un agente digital y acogerse al acuerdo de prestación de soluciones digitales.
Las cantidades a recibir van desde los 2.000 y 12.000 euros por empresa, dependiendo de su tamaño. Para las empresas entre 10 y 50 empleados, la ayuda del bono digital podrá llegar hasta los 12.000 euros; para las empresas entre nueve y tres empleados, será hasta 6.000 euros y, para las empresas de menos de tres trabajadores, el bono cubrirá hasta 2.000 euros.
Formalización y puesta en marcha de la subvención a la digitalización
Una vez concedida la subvención del Kit Digital, la empresa solicitante deberá seleccionar las soluciones de digitalización que elija adoptar. Tras este proceso, se establece un plazo máximo de seis meses para la formalización del acuerdo.
A partir de aqui se ponen en marcha dos fases para la ejecución de la ayuda:
- La primera fase dura tres meses y en este período se deberá llevar a cabo la instalación y desarrollo de la solución digital. En esta fase, el Agente Digitalizador Adherido deberá emitir la Factura de sus servicios.
- La segunda fase dura doce meses, a partir del envío de la factura por parte del Agente Digitalizador, y en este período se deberá realizar el mantenimiento de la solución de digitalización, así como el soporte del servicio. La empresa deberá contar con la información necesaria para poder gestionar de manera correcta el servicio otorgado.
Mira nuestro vídeo sobre los puntos claves del Kit Digital
¿Qué es un Agente Digitalizador Adherido?
Dentro del marco del DTK, los agentes digitalizadores son, nada más ni nada menos, que los proveedores externos capaces de garantizar a las empresas, el acceso a las diferentes soluciones que establece el programa.
Las ayudas del Kit Digital para Pymes ofrecen algo similar a un “market place” en el que cada empresa beneficiaria podrá encontrar a la solución que más se ajuste a sus necesidades. Estos serán los responsables de proveer asistencia y facilitar la implementación de las herramientas necesarias para la digitalización.
Es importante también tener en cuenta, que solo puede elegirse un solo proveedor o agente digital, para ejecutar el bono digital y que los agentes no quedan exentos de la posibilidad de inscribirse al programa de ayudas.
Estas ayudas a la digitalización se presentan como subvenciones transformacionales de manera digital, y son una buena oportunidad para mejorar procesos y ahorrar recursos. Sobre todo para empresas de pequeño y mediano tamaño que disponen de recursos y personal limitado.
Kit Digital para PYMES de más de 50 trabajadores
Se espera que a partir del 2024, las ayudas del Kit Digital se extiendan a empresas de más de 50 trabajadores. Según, Nadia Calviño, ministra de Asuntos Económicos, ha anunciado que el gobierno podría ampliar estas subvenciones con bonos de entre 25.000 y 29.000 euros para incorporar en sus procesos algunas de las soluciones digitales este año.
Si bien es cierto no se conoce una fecha específica de apertura para esta nueva convocatoria, el lanzamiento ha quedado previsto para este 2024. Además, este cambio se destinará a empresas medianas, de más de 50 y hasta 250 personas trabajadoras.
Por su parte, el ministro para la Transformación Digital, José Luis Escrivá, indicó que se permitirá financiar proyectos ligados a Inteligencia Artificial con el fin de mejorar las operaciones y procesos internos en las empresas.
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