6 soluciones para hacer el registro horario y fichar en el trabajo

Fichar en el trabajo se ha convertido en una necesidad. El control horario es una obligación que también puede ser una causa de estrés para tus trabajadores, así como para el departamento de Recursos Humanos. Y es que la ley del control horario ha pasado a ser no solo una realidad, sino un posible motivo de multa a las empresas que no cumplan con la normativa.

Por esta razón, es importante que conozcas todos los aspectos clave sobre la ley de Control horario y su funcionamiento. Además, en este artículo te explicamos seis diferentes soluciones para el fichaje en el trabajo.

Control horario la normativa para fichar en el trabajo

En el año 2019 el BOE introdujo la ley del control horario de los trabajadores en donde se estipula que todas las empresas deben registrar la jornada laboral de su plantilla. Además, las mismas deben garantizar el registro horario de la jornada laboral que incluya inicio y fin del horario laboral de cada trabajador.

Algunos puntos importantes que se establecen dentro de la Ley de Control Horario es que el método de recopilación del fichaje debe permitir que solo el propio trabajador sea la única persona capaz de modificar el registro. Por su parte la empresa se encuentra obligada a resguardar los registros por un periodo mínimo de cuatro años así como respetar la Ley de Protección de Datos Personales. 

El incumplimiento de la Ley supone incurrir en una infracción grave para la empresa con multas que ascienden hasta los 6.250 euros. Por ello, es fundamental asegurar el correcto cumplimiento de la norma implementando una herramienta que respete la legalidad y se adapte a los requerimientos del control horario.

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Las mejores maneras de fichar en el trabajo

Es muy importante elegir un sistema eficiente de seguimiento de asistencia que no sea lento y engorroso para los empleados. De lo contrario, los datos se vuelven poco confiables para registros laborales, informes y otras tareas que dependen de precisión.

La clave es revisar lo que hay en el mercado y elegir la solución correcta. Aquí vamos a ver varias maneras de fichar en el trabajo, que pueden ayudar a que tu departamento de Recursos Humanos se adapte a la ley del control horario y sus cambios constantes.

Hay muchas formas de conseguir que fichar en el trabajo sea un proceso eficiente, y aquí te vamos a mostrar algunas. Eso sí, la primera pregunta que hay que hacerse será: ¿es esto aplicable a tu negocio? De esta manera, podrás descartar y quedarte con la solución correcta.

Después, al implementar un nuevo sistema, brinda a los empleados un período de transición, dándoles tiempo para integrarse completamente con la herramienta que hayan elegido. Monitorea su uso y describe los límites que puedas observar al usar la nueva máquina para fichar en el trabajo. Ahora sí, ¿cuáles son esas formas de llevar a cabo un registro horario?

1. Controla a los trabajadores en remoto con una app de fichaje en el móvil

El seguimiento de las horas de los empleados cuando trabajan fuera de la oficina o instalación es difícil sin un sistema de asistencia móvil.

El satélite de posicionamiento global, comúnmente llamado GPS, funciona en teléfonos móviles. Los empleadores confirman las horas a partir de los datos recopilados a través de un teléfono de empresa con GPS para que los movimientos sean rastreados legalmente.

👉¿Quieres conocer más sobre el control horario en el teletrabajo?

2. Usa tarjetas deslizantes para montaje en pared

Los deslizadores de tarjeta en la pared representan la versión actualizada del sistema de tarjeta perforada. En lugar de una tarjeta de tiempo, los empleados usan su identificación para entrar y salir. Los datos se transfieren automáticamente a un ordenador donde se calculan las horas trabajadas.

¿Quieres conocer la versión de la típica máquina para fichar en el trabajo utilizando la última tecnología? Bienvenidas, pantallas para escanear códigos QR. Algunos sistemas de fichaje consisten en un código QR que el trabajador tiene en su dispositivo móvil, y este es escaneado por pantallas situadas en la entrada de esta oficina. De este modo, la entrada y salida del puesto de trabajo es perfectamente registrada.

3. Ingresa manualmente las horas de los empleados en una hoja de cálculo

Es posible que algunas empresas con poco personal no quieran utilizar un software en la nube o un sistema más completo tan rápido, ni quieran una máquina para fichar en el trabajo de modo obligatorio.

Continuar ingresando horas en una hoja de cálculo puede funcionar a primeras, pero también requerirá soluciones alternativas para interactuar con las autoridades gubernamentales u otras empresas. La nueva ley vigente no obliga a utilizar determinado método para el control de asistencia pero sí establece que los trabajadores sean capaces de acceder abiertamente a su registro de horas trabajadas.

4. Instala un software para registrar el fichaje desde ordenador

Hay muchos softwares de control horario disponibles, por lo que vale la pena echar un vistazo a algunas opciones antes de decidir cuál es la mejor para tu negocio. Estos métodos suelen ser intuitivos, lo que significa que tus empleados no necesitarán ningún tipo de formación para utilizarlos en su día a día. 

Aparte de fichar en el trabajo, con el software, los empleados pueden revisar sus horas trabajadas, así como el tiempo acumulado y la licencia por enfermedad disponible. Estas características contribuyen a que los trabajadores se adapten fácilmente a la herramienta.

La lucha para la mayoría de las empresas es usar un software fácil de manejar y que no implique un gran gasto para la compañía. Lo bueno es que la mayoría de los sistemas vienen con una demostración gratuita, que brinda a las empresas la oportunidad de probar diferentes funciones.

5. Ve más allá: obtén un software alojado en la nube

Los registros de asistencia precisos contribuyen a los costes de mano de obra, pero las empresas aún necesitan tener el mejor sistema sin comprar software caro. Así, el costoso hardware interno se está volviendo obsoleto a medida que más empresas buscan una solución más barata. Lo que funciona en esta capacidad es alojar un sistema de seguimiento de tiempo en la nube.

Los software alojados ​​en la nube, es decir, a los que puedes acceder desde cualquier lugar de manera online, ofrecen soluciones fáciles para fichar. Los resultados cubren todos los aspectos de las horas de los empleados: pago fácil, oportuno y preciso, y se resuelven los problemas regulatorios.

Además, el personal puede acceder a ellos a través de su teléfono, portátil, tablet u ordenador de mesa. Mucho más accesible que un programa que todo trabajador tendrá que descargar en sus dispositivos. Entra en la página web de la herramienta, escribe tus credenciales, ¡y listo!

Hasta aquí las alternativas para fichar en el trabajo. Algunos de estos métodos para fichar en el trabajo como sistemas centralizados para el seguimiento de datos hacen que sea más fácil para los trabajadores y la administración mantenerse al día con las horas de trabajo. Al elegir la solución adecuada, las empresas pueden tener un tiempo y asistencia rápida, simple y sin complicaciones.

6. Anímate con tecnologías avanzadas que utilizan huellas digitales u otros

Si quieres ir un paso más allá (y quieres que tu oficina sea de alta tecnología), puedes obtener un reloj biométrico.

Este método utiliza huellas dactilares o de manos para permitir que el empleado entre y salga. También hay métodos que utilizan reconocimiento de voz o escaneos de retina, si ese tipo de método te atrae. Otro ejemplo podría ser los sistemas de acceso biométrico o reconocimiento facial.

Los relojes biométricos brindan mayor seguridad, ya que es imposible replicar la huella digital de un compañero de trabajo (aunque ya hay mucha tecnología no tan refinada que soluciona este problema). La desventaja de este método son las implicaciones de privacidad, ya que requerirá que los empleados proporcionen información personal altamente confidencial, de la cual tú serás responsable.

¿Qué dice la AEPD sobre los datos biométricos para control de acceso?

A finales del 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó una Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso. La nueva guía considera que el tratamiento de datos biométricos se considera de alto riesgo y requiere que las organizaciones analicen que exención del art. 9.2. RGPD debe ser aplicable.

Así mismo, la AEPD destaca que se debe cumplir los principios de minimización y protección de datos desde el diseño, utilizando medidas alternativas menos intrusivas y que traten la menor cantidad de datos posible.

Por otro lado, la AEPD si considera adecuado el tratamiento de los datos biométricos basado en el consentimiento de los interesados siempre que se justificase que el medio alternativo ofrecido no es equivalente al del control biométrico, es decir, que la finalidad principal (control de acceso) no se cumple del mismo modo o con la misma seguridad.

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Ventajas de tener un sistema de fichaje

Contar con un sistema de registro de las horas trabajadas, control sobre el inicio y fin de las jornadas laborales brindan múltiples beneficios. La principal de ellas es evitar problemas legales mediante el cumplimiento de la ley de control horario. Pero existen ciertas ventajas más como:

Mayor seguridad y transparencia entre el trabajador y la empresa

El trabajador a través de un sistema de fichaje tendrá fácil acceso a la información registrada respecto a las horas trabajadas, la posibilidad de modificar el registro de horas o capacidad de fichar desde cualquier dispositivo de manera rápida y segura.

De esta manera, se creará un flujo de trabajo en donde tanto el trabajador como la empresa tendrán pleno conocimiento sobre el fichaje facilitando una comunicación interna efectiva. Además de generar un ambiente de trabajo colaborativo y participativo.

Mejora la monitorización y el seguimiento de las horas trabajadas

Según un informe publicado por Randstad en el año 2022, más de 1,2 millones de españoles no acuden a trabajar a diario y el 22% no lo justifica. El absentismo laboral ha presentado una tasa de crecimiento en los últimos años y se considera uno de los problemas más frecuentes en las empresas.

Este problema se puede revertir con un sistema de fichaje, donde la empresa tenga un mayor control del cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores. Los líderes de equipo podrán detectar el momento y el motivo de las inasistencias de los miembros, esto es clave para saber si esconden un inconveniente mayor como puede ser una falta de motivación o mala gestión del clima laboral. Y de esta forma, encontrar las medidas necesarias para corregirlo. 

Incrementa la productividad laboral

Gracias a un sistema de control horario, los managers serán capaces de medir la productividad de los equipos ya que conocerán de primera mano y en tiempo real la cantidad de horas trabajadas e incluso las ausencias o bajas por cada trabajador. Con ello se facilita el proceso de implementar estrategias específicas que ayuden al desempeño de los trabajadores.  

Ayuda a la gestión de nóminas

Los datos de registro de asistencia ayudan a conocer con precisión la cantidad de horas trabajadas haciendo que el cálculo del salario se genere de forma justa y exacta para el trabajador. Además, si el registro se realiza con un software de control horario la gestión de las nóminas se puede llevar como un proceso automatizado.   

Factorial la solución ideal para el fichaje en el trabajo

Ahora que ya conoces 6 soluciones para poder cumplir con la normativa del control horario de tus trabajadores, quizás te estés preguntando ¿Qué herramienta elegir para cumplir correctamente con el fichaje en el trabajo?

• Para empezar es encontrar una herramienta que te ayude a cumplir con los aspectos claves de la ley de control horario.
• En segundo lugar, una plataforma que te brinde transparencia con el fichaje de tus trabajadores, realizando una correcta recolección y almacenamiento de los datos.
• Tercero, la herramienta debe ofrecer un registro rápido y accesible para el trabajador evitando errores que puedan afectar la productividad.
• Por último, tener un control completo que incluya no solo el registro de las horas trabajadas u horas extras sino que también puedas realizar el cálculo de la compensación salarial de cada trabajador.

Sabemos que uno de los principales problemas a los que te puedes enfrentar es el no tener un registro de las horas trabajadas de tu equipo. Con Factorial tu equipo tendrá la posibilidad de realizar el registro dentro de un software todo en uno, lo que te permite contrastar la información entre las horas trabajadas y los salarios de tus trabajadores.

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