Cómo NO hacer el control horario: primeras multas

La Ley del Control Horario fue una novedad del pasado 2019, y ahora, recién estrenado el año, ya empezamos a ver cómo se está actuando con las sanciones, qué está más allá del límite legal y cómo se están gestionando aquellos ámbitos que en la ley se consideraban ambiguos hasta la fecha (como por ejemplo, cómo se aplicaría el control horario en empresas con un horario flexible con el que se da más importancia a la productividad que a las horas trabajadas).

¿Quieres saber qué está haciendo el Ministerio de Trabajo a través de las inspecciones para asegurar el correcto cumplimiento de esta normativa? La revisión de estos tres elementos: la existencia de un registro de jornada, la validez del sistema utilizado para hacer el fichaje y la validez del registro propiamente dicho.

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¿Qué significa esto para ti? Asegúrate de que tu empresa no va a pasar por lo que ya han pasado otras…

Más de 980 empresas sancionadas

Solo a unos meses de la aplicación de la nueva normativa del control horario, empezaron a sucederse las inspecciones de trabajo en las empresas, para ver si estas cumplían con sus obligaciones. Sin embargo, se ha comentado que la administración solo podría dar aviso de posibles sanciones a las empresas que no seguían todos los requisitos, pues no podía multar por incumplimiento hasta final de año, ya que las empresas podían compensar los horarios hasta ese momento. Ahora que ya hemos estrenado el 2020, no tenemos por qué especular, ya que a estas alturas conocemos la actuación del Ministerio de Trabajo.

Durante los primeros meses después de la entrada en vigor de la Ley del control horario, se llevaron a cabo 189 avisos de multa, y más tarde 980 empresas terminaron con un informe sancionador. En total, de abril a octubre se registraron 5.363 expedientes debido a incumplimientos. ¿Y el promedio de multa? Ronda los 1.057,76 euros. A partir de septiembre, la administración afirmó que endurecería las medidas, y que el período de adaptación a la normativa ya había terminado. Los seis primeros meses después de la implantación de la Ley de control horario, el total de sanciones sumaba 113.000 euros por el control horario y 1,15 millones por expedientes por tiempo de trabajo. En 2020 se quieren poner en marcha campañas de control horario en las diferentes comunidades autónomas.

¿Qué significan todas estas cifras? Que el 20% de las empresas inspeccionadas ha sido multada por la administración. Y es que las empresas pequeñas son las que menos han implementado este requisito, además de las que han intentado modificar de manera fraudulenta los registros.

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Repasemos lo que dice la Ley

El 12 de marzo se publicó en el BOE lo que se tendría que cumplir el siguiente 12 de mayo; la Ley del control horario. Esta nueva normativa hacía obligatorio llevar un registro horario de los empleados y sus jornadas, guardar este registro horario y ponerlo a disposición de los trabajadores, entre otras cosas. También se le dio importancia al método de recopilación de este registro, pues no se permiten aquellos que dejen que alguien que no sea el propio trabajador modifique dicho registro. ¡Pero, cuidado! Si la empresa decide implementar una herramienta para el registro horario digital, esta deberá respetar la Ley de Protección de Datos Personales.

El registro horario debe incluir la hora de inicio y de finalización de cada jornada, ya sea esta flexible o no, o el empleado trabaje desde la oficina o en remoto. Y todas las empresas y trabajadores deben cumplir con esta normativa, a menos que estén exentas de la misma.

¿Tu empresa tiene que cumplir con la Ley de Control Horario?

Solo los profesionales que enumeraremos a continuación están exentos de hacer un registro de la jornada, según el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores:

  • Las altas direcciones
  • Los trabajadores domésticos
  • Los penados en instituciones penitenciarias
  • Los deportistas profesionales
  • Los artistas en espectáculos públicos
  • Los trabajadores con diversidad funcional de centros especiales de empleo
  • Los abogados empleados en despachos de abogados, individuales o colectivos
  • Cualquier otro tipo de trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial.

Dicho esto, si tus trabajadores son trabajadores por cuenta ajena contratados por otras personas físicas o jurídicas, tendrán que hacer un registro de su jornada que se adapte a esta ley. En caso de que procedan de una ETT (Empresa Temporal de Trabajo), serás tú, como responsable del departamento de Recursos Humanos, quien se encargue de hacer el control de jornada, y lo mismo sucede si se subcontrata una actividad.

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Estas son las multas que las empresas reciben por incumplimiento

No cumplir con la normativa del control horario supone incurrir en una infracción grave, que en su grado mínimo puede obtener una sanción de 626 euros, y de 6.250 en su grado máximo. Sin embargo, hay sanciones más o menos graves, que tienen que ver con el incumplimiento de uno o más requisitos relacionados con el control horario, a pesar de que este se cumpla por parte de la empresa y sus trabajadores. Veámoslas.

  • Infracciones leves. Tienen una multa que puede ir de los 60 a los 625 euros, y suceden cuando la empresa no informa a sus trabajadores sobre las condiciones laborales o no pone a disposición de estos los informes de su registro horario.
  • Infracciones graves. Tienen una multa que puede ir de los 625 a los 6.250 euros, y suceden cuando los trabajadores han realizado horas extra y la empresa no las ha pagado, o cuando hay irregularidades en el mismo control horario.
  • Infracciones muy graves. Tienen una multa que puede ir de los 6.250 a los 187.515 euros, y suceden cuando las horas extra han sido trabajadas por empleados menores de 18 años, haya impago o se repitan retrasos en los pagos.

El futuro de la ley del control horario

El Ministerio de Trabajo aseguraba que a partir de enero, después de aclarar algunos vacíos legales de la normativa, el control horario pasaría a ser una de sus principales prioridades en 2020.

Esto es porque se quiere terminar con las horas extraordinarias no pagadas, y regularlas. Es decir, que el control horario, aunque restrictivo, es beneficioso para el empleado; es una protección en contra de las condiciones abusivas que algunas empresas exigen a sus trabajadores. Y es que nada más y nada menos que el 48% de los trabajadores aseguraban hacer horas extra y no cobrarlas, antes de la aplicación del control horario.

Entonces, la preocupación de las empresas muchas veces no es si deberían hacer el registro del control horario o no, sino si lo están realizando correctamente y dentro de la legalidad.

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¿Cómo puedes asegurar de estar cumpliendo con los requisitos legales de la normativa del control horario?

Elige una herramienta que se adapte a la regulación

Hay muchos sistemas de registro y fichaje digitales, pero ¿son todos correctos bajo los ojos de la Ley del Control Horario y la Ley de Protección de Datos? Si bien la empresa puede elegir el método de registro que se adapte a sus necesidades, este también tiene que cumplir los requisitos de la normativa.

Deberá ser capaz de almacenar todos los datos durante 4 años, y poder incluir la hora de inicio y final de la jornada, descansos, datos del trabajador, etc.

¿Quieres hacerlo en una página de Excel? Descárgate nuestra plantilla gratuita para el control horario.

Asegúrate de que tus trabajadores cumplen con la normativa

Si un trabajador no hace su registro horario, la responsabilidad ante una inspección será de la empresa. Además, estos fichajes tiene que ser correctos. Pero ¿y si nuestros empleados se olvidan de rellenar algunos turno? ¿Y si no lo hacen porque no empiezan su jornada de trabajo en una oficina? Si tu empresa tiene estos problemas, puede solucionarlos muy fácilmente. En caso de los empleados olvidadizos, es cuestión de automatizar avisos cada vez que un trabajador no haga algún registro durante una semana. En el supuesto de trabajadores en remoto, es mejor contar con un sistema de registro que cuente con una app desde la cual el empleado pueda fichar fácilmente y en cualquier lugar.

Todas estas funcionalidades las podrás disfrutar si cuentas con el software de Factorial, por ejemplo, que es específico para los Recursos Humanos de las empresas. ¿Quieres realizar una prueba gratuita de 14 días para ver si se adapta a las necesidades de tu empresa?

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