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Software para el control horario: qué es y para qué sirve

Como ya dijimos en uno de nuestros artículos, el control horario de una empresa a sus trabajadores es la acción de contabilizar las horas que estos han trabajado, así como el repartimiento de estas a lo largo de su jornada y otras cuestiones relacionadas con el tiempo que los empleados pasan en las oficinas.

El control horario, a pesar de que de buenas a primeras puede tener un efecto de rechazo (sobre todo para los trabajadores), es beneficioso para mejorar la productividad de la empresa y para que tanto empresario como trabajador puedan tener un recuento real de las horas que este último pasa trabajando. Esto es crucial para evitar el impago de las horas extraordinarias, por ejemplo.

Software para el control horario, qué es

Tradicionalmente, el control horario comportaba a la empresa una acumulación de documentos y ficheros llevados a cabo por procesos lentos y farragosos que, en la actualidad, no son para nada necesarios.

Los software para el control horario son una de las múltiples herramientas que sustituyen a las antiguas tarjetas para fichar y documentos de Excel interminables. Sí, has leído bien; no es la única solución, pero sí la que mayor flexibilidad ofrece, además de conseguir la aceptación de los trabajadores.

¿Por qué? Por la transparencia de su propio funcionamiento y el hecho de no ser tan rígida con las medidas de control de los empleados. Este tipo de programa de control horario, frece muchísimas posibilidades a la hora de visualizar las horas dedicadas al trabajo, y la mayoría se adaptan a la flexibilidad laboral y a los nuevos modelos de trabajo (una de las preocupaciones de algunos colectivos contrarios a la reforma para el control horario) dejando que el trabajador “fiche” sin necesidad de estar físicamente en la oficina.

Al ser el control horario de carácter obligatorio (en el futuro próximo) para las empresas, los software diseñados para esta tarea evitarán que estas reciban sanciones por no abordar su obligación, y lo harán sin suponer una sobrecarga de trabajo para el departamento de Recursos Humanos. Además, este tipo de aplicaciones también ayudan al control de los contratos a tiempo parcial, sobre todo en aquellas empresas con una alta rotación de personal.

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Beneficios de usar un software para el control horario

Además de ser totalmente compatible con los requisitos de la ley de trabajo y la reforma laboral que se aprobará en un futuro, contar con un software para el control horario tiene muchas otras ventajas.

Para empezar, podrás registrar la totalidad de la jornada de tus trabajadores y crear las plantillas que quieras para incluir las horas de entrada y salida, además de las extraordinarias. Gracias a la rápida gestión de horarios que va a suponer, se podrán simplificar las tareas de Recursos Humanos y obtener más flexibilidad horaria.

También será una herramienta que te permitirá gestionar con rapidez cualquier incidencia y saber, al momento, qué trabajador está disponible y en la oficina en qué momento. Todo pasará a estar automatizado, y el empresario tendrá acceso directo e inmediato a todos los datos que dicho software vaya registrando a lo largo de las horas, los días, los meses y los años.

  • Optimiza la gestión de tiempo.

Conocer los horarios de ingreso, descanso, salida y lo que demanda la ejecución de proyectos en tu empresa, es posible gracias a un programa de control horario. Esto te dará acceso, no solamente a poder generar tus nóminas sin margen de error, sino además, a poder conocer más acerca del funcionamiento interno y desempeño laboral de trabajadores y equipos.

  • Disminuye el estrés.

Cuando tienes acceso a datos precisos acerca de quién o quiénes pasan más tiempo dedicados a sus funciones, es más sencillo detectar no solo la productividad (que no implica generar horas extraordinarias) y más importante aún, problemas con la distribución de las tareas. Corregir estas pérdidas de equilibrio ayudan a que puedas mejorar la conciliación laboral y familiar de tus trabajadores para que no padezcan estrés.

  • Mejora la gestión de equipos.

Cuando debas realizar evaluaciones de desempeño, podrás además comparar esta información con los datos que hayas extraído de tu software de control horario y mejorar cualquier aspecto que necesite ser corregido. En el mismo sentido, cuando descubras que una persona o equipos se destacan y son más eficientes de lo esperado, podrás implementar un interesante plan de reconocimiento laboral.

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Software para el control horario, características

Al momento de elegir la plataforma ideal para la gestión del control horario, de ausencias, vacaciones y fichaje de nuestra empresa, hay algunas funcionalidades que tenemos que exigir para que la inversión que hagamos, sea lo más efectiva posible.

Fácil instalación y configuración intuitiva

Como estos software están pensados para empresarios de todo tipo (y no necesariamente solo aquellos con conocimientos de programación), el funcionamiento de este debería ser intuitivo.

Rápida monitorización de los horarios

Este tipo de software te pueden proporcionar la posibilidad de visualizar todos los horarios y calendarios de la plantilla completa en tu empresa. Así, con un solo vistazo podrás consultar las jornadas y cómo se están desenvolviendo los equipos que hayas designado.

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Plantillas e informes descargables

Como ya hemos comentado, el funcionamiento intuitivo de este tipo de programas de control horario, facilita la creación de documentos e informes a partir de las plantillas descargables. La realización de estos informes es una de las características más importantes en cualquier herramienta de control horario, pues será la que te permitirá presentar resultados al trabajador y a la Inspección de Trabajo, así como analizarlos para el propio beneficio de tu empresa.

Seguimiento y planificación de jornadas, ausencias y vacaciones

Para mejorar la planificación de trabajo y tener controlados todos los horarios de los empleados, junto con su disponibilidad y sus días de vacaciones. Así, calcular los días de vacaciones o las horas que el empleado debe a la empresa (o viceversa) será mucho más sencillo. Si tienes una plantilla de tamaño medio, esta herramienta te irá de maravilla. Si tienes una plantilla más o menos grande, este tipo de solución puede ahorrarte muchísimo tiempo y dolores de cabeza.

Opción de aprobar los registros horarios

Esto aportará la transparencia de la que hablamos cuando resaltamos las ventajas de usar un software para el control horario. Porque puede que quieras revisar, aprobar y/o bloquear cualquier jornada.

Compatibilidad con gestión de nóminas

Como la gestión de las nóminas de los trabajadores se lleva a cabo con un programa de gestión de nóminas propiamente dicho y totalmente diferente, que este se pueda integrar con el software para el control horario es clave. Si lo haces, podrás transferir de manera automática hojas de tiempo y registros de jornadas para confeccionar posteriormente informes para el pago de dichas nóminas.

Fichajes geolocalizados

¿Quién ha dicho que todos tus trabajadores tengan que estar en la oficina para trabajar? Tener empleados que desarrollan sus tareas en remoto no tiene por qué ser incompatible con este tipo de soluciones. Con este tipo de solución para el control horario, podrás gestionar todos los empleados en remoto de tu empresa.

Posibilidad de programar recordatorios

Algunas de estas soluciones también ofrecen al empresario la posibilidad de configurar recordatorios para equipos de trabajo o empleados determinados. Estos pueden ser programados para aparecer diaria, semanal o mensualmente. Además, junto con esta genial herramienta suele ser posible crear sistemas de recompensas, ¡una buena manera de motivar a los empleados y hacer que el control horario no tenga un efecto negativo!

Versión móvil

De nada sirve que tengamos un software de control horario que podamos utilizar solamente en un tipo de terminal. Un programa de control horario, ideal para nuestra empresa debe obligadamente ofrecer la posibilidad de realizar el fichaje y acceder a la información del portal de empleado desde cualquier tipo de smartphone que funcione con Android y iOS.

Seguridad

Un software de control horario tiene que, además, resguardar los datos de los usuarios y de las compañías ya que estos son de vital importancia. Una característica de una plataforma segura es que debe permitir a los trabajadores hacer el proceso de fichaje con tecnología de reconocimiento facial para evitar cualquier tipo de fraude.

Cómo evitar multas con un software de control horario

Con la entrada en vigencia de la nueva ley de control horario, uno de los requisitos que se le solicitan a las empresas es la conservación de registros de ingresos y egresos de personal, así como de horas extras, durante un prolongado período de tiempo de hasta 4 años.

A menudo cuando no se cuentan con sistema de registro que sean lo suficientemente sofisticados, es fácil incurrir en errores humanos que puedan afectar las incidencias en nóminas y, al mismo tiempo, es muy posible que exista una pérdida de datos que pueda significar sanciones en caso de una inspección de trabajo o inclusive, demandas laborales.

Un software de control horario justamente evita todo este tipo de inconvenientes ya que, no solo es fácil de usar y no requiere de instalación, sino que se articula con sistemas de gestión documental que conservan información sensible con tecnología de encriptación.

Mira este vídeo acerca el software de control horario de Factorial

 

Ahora que ya sabes todo lo que debe proporcionar un buen software para el control horario, ¡es momento de encontrar el que más se ajuste a tu negocio! Y recuerda; este tipo de programas suelen tener un coste mensual o anual, pero con la cantidad de tiempo que te van a ahorrar, habrá merecido la pena.

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Este artículo también está disponible en: Italiano, Portugal, Brasil

Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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