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12 técnicas para aumentar la productividad laboral + Vídeo

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Es sabido que el tiempo es dinero y lo que se refiere a recursos humanos y gestión de talento, este concepto no hace distinciones. Es por eso que una de las mejores formas de elevar todos los indicadores internos es apostar a la productividad laboral.

Ya sea trabajando desde la oficina o en modalidad de teletrabajo, la productividad laboral es sin dudas el mayor aliado con el que cuenta cualquier empresa grande, PyME o startup para alcanzar sus objetivos al finalizar cada trimestre del año.

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Qué es la productividad laboral

Por regla general, la definición de productividad laboral es entendida como un indicador que hace referencia a la eficiencia con la cual un trabajador, equipo o empresa, genera bienes o servicios en una determinada cantidad de tiempo con un determinado volumen de recursos. Es decir, la productividad toma en consideración un coeficiente que surge de tres parámetros clave:

  • Tiempo
  • Recursos / insumos
  • Producto final

A grandes rasgos y con el fin de comprender el concepto de productividad laboral, podríamos establecer con un simple enunciado que:

A mayor cantidad de resultados completados en menor tiempo y demandando la menor cantidad de recursos, mayor será la productividad de un empleado, equipo u organización.

La productividad no solamente se remite a la forma de desempeño de los empleados, sino también al uso y tiempo de respuesta de equipos y maquinaria, e inclusive a la implementación de metodologías y procesos de trabajo.

A mayor eficiencia garantice una gestión determinada, más alto será el índice de productividad. Desde rrhh, naturalmente toda la atención se concentra en la forma en la que los trabajadores se desenvuelven en su puesto. La clave está siempre en el aprovechamiento de recursos, ya sean materiales o intangibles (como la hora trabajada)

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Mira este vídeo sobre productividad y teletrabajo

Cada semana subimos a YouTube la información más valiosa que necesitas para tu gestión de empresa. Esta vez, resumimos en algunos minutos todo lo que necesitas saber sobre productividad.

Para qué sirve la productividad laboral

En sí misma la productividad laboral es la forma más concreta que tanto supervisores, jefes, managers e incluso los propios trabajadores tienen para poder comprender en forma cabal sus propias tareas y lo que se espera en términos de desempeño dentro de una organización.

Más importante que el concepto de productividad laboral en sí, lo que realmente importa desde el área de recursos humanos, es lograr medir este aspecto en la forma más objetiva, simple y directa posible. Conocer a fondo cómo se manejan los tiempos, cómo se da la gestión horaria y distribución de tareas en nuestra empresa es un aspecto fundamental por múltiples razones:

  • Permite maximizar la utilización de recursos realizando una distribución concienzuda de los fondos destinados para cada área.
  • Facilita conocer a fondo aspectos de la cultura de la organización que pueden no estar explicitados a simple vista.
  • Da espacio y acceso a vislumbrar dinámicas de grupo que pueden estar entorpeciendo procesos internos para el crecimiento de la empresa.

Cómo medir la productividad laboral

En todo aquello que tiene que ver con productividad laboral, esta es la pregunta del millón. Lo cierto es que medir la productividad de los empleados tiene múltiples aristas a considerar.

En primer lugar dependerá del tipo de empresa, es decir de lo que se dedica a producir (no es lo mismo la venta de un producto material a la promoción de un servicio intangible) y en segundo de los estándares establecidos por la compañía. La productividad en el trabajo suele relegarse a la utilización de una fórmula básica para su cálculo:

Unidades producidas

                                                    _________________     =   productividad laboral

Horas hombre requeridas

Pero lo cierto es que esta ecuación simplista (aunque tentadora por su sencillez), deja de lado otras variables tanto cualitativas como cuantitativas que impactan directamente en la obtención de resultados por parte de las empresas.

Lo ideal entonces, será establecer una guía específica para cada organización que ayude a entender primero que nada, qué es y qué no es la productividad laboral. Y para eso, la “hoja de ruta” deberá contemplar algunos parámetros básicos tales como:

  • Hora trabajada y esfuerzo.
    Independientemente de la cantidad de horas estipuladas por contrato o por convenio, lo cierto es que cada trabajador administra su tiempo en forma diferente. Es importante evaluar qué tareas se están ejecutando y cuáles no durante la jornada de cada empleado, cuáles son prioritarias y qué otras son secundarias. Todo esto con el fin de lograr un manejo eficiente de la gestión horaria sin afectar el bienestar de cada trabajador.
  • Obtención de objetivos.
    Otro elemento a tener en cuenta es cuántas tareas se completan en un determinado lapso de tiempo. Sin caer en la trampa de cronometrar cada momento del día del trabajador (cosa que está demostrado resulta contraproducente para su bienestar), la idea es que este cuenta con la suficiente independencia y autonomía para realizar un manejo del tiempo que le permita alcanzar las metas exigidas por su rol. Puede ser una determinada cantidad de llamados telefónicos al mes, generación de clientes o producción de algún tipo de material o contenido.
  • Contemplar el OLE.
    Overall Labor Efficiency o simplemente, eficiencia general del trabajo, es un indicador clave de rrhh enfocado en industrias, que mide el uso, desempeño y calidad de la fuerza laboral aplicada a una tarea específica y  su impacto en la productividad general. Esta forma de medición toma en consideración variables como disponibilidad (cantidad de tiempo que los trabajadores dedican a realizar sus actividades),  rendimiento (cuanto producto se obtiene de esa actividad), calidad (porcentaje de producto que efectivamente sirve para su venta).

Productividad, eficiencia y eficacia ¿son lo mismo?

A menudo estos conceptos son utilizados como sinónimos, pero la realidad es que aunque son francamente muy similares, estas definiciones no son intercambiables entre sí. Un empleado puede ser muy eficiente pero poco productivo, mientras que otro trabajador puede no ser eficiente pero sí eficaz.

¿Suena confuso, no? Todo esto se debe a que existen sutiles diferencias que deben ser tenidas en cuenta para poder entender tanto el significado de estos términos como su implicancia en recursos humanos.

La productividad, como ya lo hemos mencionado, se refiere a algo similar a una ecuación donde un parámetro se relaciona con otro (tiempo de ejecución) dando un resultado determinado.

La eficiencia, por su parte, lo que indica es qué tan bien se ejecutan determinadas tareas. Si un trabajador es capaz de generar más resultados de una misma tarea, entonces será más eficiente.

La eficacia, por último, escapa a los términos anteriores ya que independientemente del tiempo y la cantidad de acciones realizadas, se concentra en hacer las actividades adecuadas. Es decir que aquí se prioriza la calidad por sobre la calidad.

En resumidas cuentas podríamos decir que

  • Productividad: resultado de tareas en un periodo de tiempo.
  • Eficiencia: hacer las cosas de la forma más correcta posible.
  • Eficacia: hacer la cosa correcta.

Podcast: Claves para aumentar la productividad laboral

Productividad laboral y control horario

La gestión de tiempo es un elemento que, no cabe duda alguna, está íntimamente relacionado con la productividad en el trabajo. De hecho es un elemento indivisible de la fórmula que permite calcular y entender lo que sucede en nuestra empresa.

Es justamente por eso que es de vital importancia contar con las herramientas adecuadas para llevar adelante una efectiva gestión de control horario, ya se trate del fichaje de los trabajadores, el manejo de turnos o simplemente la asignación de vacaciones y días libres.

El control horario es además un aspecto relacionado con la obligación legal que cargan todas las organizaciones en general, que no puede replegarse a un segundo plano sino que debe optimizarse con herramientas digitales como apps de fichaje o software especializado.

12 técnicas para mejorar productividad laboral en rrhh

Al momento de implementar nuevas metodologías de trabajo apuntadas a optimizar el desempeño, no existen recetas mágicas. Pero afortunadamente sí hay una variedad de técnicas o mejor dicho hacks de productividad que son de gran ayuda para dinamizar las tareas diarias.

El método de Jerry Seinfeld

No es chiste, el comediante es famoso también es reconocido por haber creado esta forma de trabajo. Se llama “don’t break the chain” (no rompas la cadena) y principalmente se enfoca en tomar una sola tarea y realizarla sin parar de principio a fin. Esto puede significar marcar una fecha de inicio y otra de entrega en el calendario o simplemente marcar algunas horas del día. Es ideal para la construcción de hábitos.

Técnica pomodoro

La técnica pomodoro (o técnica del tomate) fue creada por Francesco Cirillo durante sus años de universidad. El italiano que logró convertirse en un gurú de la productividad, utilizaba los viejos conocidos timers de cocina que usualmente tienen forma de tomate, para trabajar durante periodos de tiempo de 25 minutos con descansos de 10.

Kanban o método Toyota

Fue desarrollada en la automotriz en sus plantas de Japón hace más de 20 años y lograron revolucionar no solo la industria pesada sino la forma en la que hasta hoy en día se entiende la productividad. Las kanban son tarjetas similares a los post-it que se utilizan para etiquetar procesos de una tarea que se divide por etapas. En su forma más básica, en un tablero deberían estructurarse tres columnas, una de tareas pendientes, otra en proceso y una última con tareas completadas. La tarjeta con la actividad en cuestión se moverá a medida que se completen los objetivos.

Time blocking

Es sencillo pero efectivo. Independientemente de que es lo que tengamos asignado para nuestro día, el time blocking consiste en reservar periodos de tiempo largos (más de una hora y media pero menos de 3) a trabajar en una o varias tareas determinadas sin interrupción.

Must, should, want

Esta técnica se basa en el establecimiento de prioridades y la forma en la que entendemos las actividades diarias para nuestra productividad laboral. Si lo traducimos seria algo asi como tengo que, deberia, quiero. Con estos tres parámetros podemos armar listas clasificadas de la siguiente manera:
Tengo que coordinar una reunión con proveedores.
Debería analizar el reporte de ventas.
Quiero decorar mi oficina.
Esto nos ayudará a visualizar aquello que verdaderamente importa, que es urgente o que nos reportará mayores beneficios.

Reloj biológico

Esta forma de trabajo prioriza no solamente la libertad sino también el bienestar propio de la salud física y emocional. Se trata básicamente de asignarnos tareas para los momentos del día donde nuestra energía es óptima. Si eres de los que prefiere dormirse tarde (y cuentas con esa posibilidad) entonces según esta técnica lo mejor será realizar tus actividades por la noche.

La regla del 80/20

Conocida también como “el principio de Pareto” es una regla que surge de una investigación del economista italiano Vilfredo Pareto en 1906. Allí el científico logró descubrir que el 80% de los resultados de una actividad provienen del 20% del esfuerzo que uno genera. De esta manera, esta regla nos ayudará a identificar cuales son las actividades clave que realizamos y se traducen en mayor margen de ganancia y eficiencia y en consecuencia, podremos optimizar estas tareas.

Comerse la rana

Afortunadamente no se trata de comer ningún animal. Eat the frog por su nombre original es una técnica de productividad que nace de una cita famosa del autor Mark Twain:

“Comete una rana a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá durante el resto del dia”

La frase parte de la premisa de que es preferible comenzar la jornada quitándonos de encima aquellos deberes que no sean tan placenteros para luego enfocar todas nuestras energías en tareas que nos agraden más.

Alicia en el país de las maravillas

Si recuerdas la película (o la novela) recordarás que la protagonista que describe Lewis Carrol se pierde en un mundo de fantasía al caer por un agujero de conejo. Los rabbit holes en lo que se refiere a productividad laboral son aquellas trampas que nos hacen perder la noción del tiempo. Desde las redes sociales hasta las reuniones que no terminan en toma de decisiones, esta técnica es más que nada un mantra que nos ayuda a identificar esos momentos o actividades donde perdemos por completo el foco y nos desviamos de lo importante, con el fin de no incurrir en el mismo error.

The final countdown

Como la canción de la banda de los ‘80 Europe, the final countdown se centra en trabajar con un sistema de cuenta regresiva combinado con time blocking. Tomamos un cronómetro y marcamos un periodo de tiempo (idealmente 90 minutos) y a partir de ese momento hasta que suene nuestro temporizador, deberíamos terminar las tareas que tengamos asignadas para dar paso a un descanso de 15 minutos.

El método del colibrí

Así como los colibríes vuelan de flor en flor, con esta técnica de productividad deberíamos hacer algo similar. La idea es realizar tareas en un determinado espacio físico y luego de completarlas, pasar a la siguiente estación de trabajo. Esto es ideal en modalidad de teletrabajo o homeoffice si contamos con espacios aptos. Podemos tener una reunión virtual en la sala, luego enviar mails desde el balcón y finalmente generar reportes desde la cocina. La idea es dinamizar el día cambiando de ambientes.

Lista tus objetivos

Este último método se enfoca no tanto en tareas y deberes sino en resultado. Idealmente la noche anterior a cada jornada laboral, deberíamos volcar en un bloc de notas aquellas metas que queremos lograr ya sea para el final del día, semana o mes.

Consejos para mejorar la productividad laboral en el teletrabajo

Con la crisis del coronavirus, la gradual vuelta a la normalidad y los potenciales rebrotes, el teletrabajo vuelve a ser la modalidad adoptada por muchas empresas, una realidad a la que se suma la necesidad de mantener y mejorar la productividad laboral estando en remoto.

Este concepto posee diferentes puntos susceptibles de análisis, como ser la forma en que se distribuyen las tareas a lo largo de la jornada, cómo gestionar un equipo que antes se veía todos los días, la flexibilidad horaria que se permita el estar fuera de la oficina, la motivación interna, entre otros.

Organiza tu espacio de trabajo y utiliza equipamiento adecuado

Aquí encontramos el punto de partida. Por más que pueda parecer de poca importancia, diseñar y delimitar con atención el lugar que destinaremos como nuestra oficina mientras trabajemos de forma remota, tendrá un gran impacto sobre la productividad laboral y nos permitirá separar trabajo de vida personal o familiar.

Con el anteproyecto de ley de regulación del trabajo a distancia ya ha quedado explicitada la obligación de las empresas de proveer a sus trabajadores con el equipamiento tecnológico necesario para el correcto desarrollo de sus tareas, pero claro, la disposición y el orden que apliquemos dependerá de cada uno.

Procura utilizar una silla ergonómica que de soporte a toda tu espalda y proporcione el apoyo necesario. Destina una mesa o espacio sólo para tus elementos de trabajo de modo que cuando te muevas de allí, puedas hacer un “corte mental” y no llevar el trabajo al resto de tu día y espacio personal.

Busca la luz natural y a ser posible agrega alguna planta. Esto influye directamente en la energía, la circulación del aire y la reducción de ansiedad o estrés.

Otro punto importante será el cambiar de ubicación de vez en cuando. Claro que esto será más fácil de aplicar si el tiempo, las condiciones sanitarias, la naturaleza de tu trabajo o la disposición de tu hogar, te lo permiten. Aún así, destina algún otro sitio para la desconexión y evita permanecer toda la jornada en el mismo lugar sin haberte movido.

Haz lugar para tener conversaciones humanas con tu equipo

Son tiempos difíciles y la moral de tu equipo puede verse afectada. Preocupaciones, malestares, angustia, incertidumbre, son reacciones normales frente a los cambios que estamos experimentando.

Aquí me gustaría detenerme y resaltar la importancia de la calidad de las reuniones que se tengan, por sobre la cantidad. Tras la desaparición de las reuniones cara a cara, la mediación de los encuentros debe contemplar un espacio de reflexión y de preguntas humanas que hagan sentir a todos los trabajadores que se los entiende y acompaña.

Claro que se podrán dar situaciones donde un empleado tarda más de lo normal en responder, o tiene problemas de conectividad que hace que llegue tarde a alguna reunión o no participa tan activamente de las múltiples plataformas de comunicación.

Aquí también los jefes de equipo tendrán que estar listos para tener conversaciones difíciles sobre la baja productividad laboral, sin descuidar el indagar en cómo se siente ese trabajador. Algunas preguntas que se pueden plantear son: ¿Cómo te sientes con la situación actual?, ¿Podemos hacer algo para que te sientas más cómodo y motivado?, ¿Cómo estás organizando tu día?, ¿Qué podrías hacer mejor o diferente?

Considera la flexibilidad horaria para aumentar la productividad

Entre uno de los beneficios del teletrabajo, encontramos la flexibilidad horaria que junto al ahorro de tiempo en traslados y desplazamientos a la oficina pueden convertirse en factores de mejora de la productividad laboral.

La flexibilidad es de gran importancia para poder balancear el equilibrio entre trabajo y vida personal, más cuando estas dos se desarrollen transitoriamente en el mismo ámbito.

Utilizar una herramienta de control horario permitirá conocer la cantidad de tiempo que pasa cada empleado realizando sus tareas, ayudando a establecer la flexibilidad y facilitando la conciliación.

No olvides los descansos y la desconexión

Respetar los momentos de descanso y de desconexión también ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento. Si tenemos en cuenta que durante el teletrabajo es menos frecuente que nos interrumpan, puede suceder que en estado de concentración estemos mucho más tiempo trabajando.

Lo aconsejable sería que cada 2 horas hagamos una pausa de entre 10 o 15 minutos, entremos en movimiento y nos alejemos del ordenador (aquí la importancia de los espacios delimitados). Está probado que nuestro cerebro puede mantener un cierto tiempo de concentración, por lo que estos descansos deberían estar incluso programados dentro de la agenda del día para despejar la mente y mantener los niveles de rendimiento a lo largo de la jornada.

Por otra parte, debemos tener presente que al finalizar la jornada, los trabajadores tienen derecho a la desconexión laboral, por lo que todas las empresas deberían respetar y hacer cumplir el tiempo de descanso dentro de los límites legales.

Planifica tu jornada y evita las distracciones

Revisa tu agenda del día, consulta tu bandeja de correo y busca aquellos que son urgentes. Un buen ejercicio es el definir las dos o tres tareas de mayor importancia o que más tiempo llevarán antes de comenzar el día. A medida que las finalicemos podremos agregar otras secundarias.

Tener una planificación de cómo será el día evitará la procrastinación y la pérdida de visión sobre lo que es  importante y urgente, haciendo que la productividad laboral descienda.

Por otra parte encontramos a las distracciones, grandes ladrones de tiempo que pueden manifestarse de diversas formas si pensamos en la multiplicidad de estímulos que nos rodean en nuestro hogar. Seguramente los móviles y otros dispositivos tecnológicos se llevarán gran parte de nuestra concentración y capacidad de atención. Debemos aprender a gestionar su uso, incluso reservarlos para los momentos de ocio y descanso que hemos planificado.

De igual forma, las redes sociales que pueden interrumpir con constantes notificaciones, las compras online o las plataformas de vídeo como youtube o netflix también deberían reservarse para cuando hayamos acabado las tareas asignadas.

Prepárate para tu día laboral

Aunque no tengas que levantarte y prepararte para ir a la oficina, no significa que la nueva norma sea quedarse en pijama y desprogramar todos los hábitos que tenías.

Si, la tentación puede ser grande si además estamos en la comodidad de nuestro hogar, pero puede convertirse en un mal hábito muy rápidamente.

Vístete con ropa cómoda, siéntate en tu espacio de trabajo y organiza tu día. Continuar con los mismos rituales que tienes al momento de ir a la oficina evitará que la pereza le gane a la productividad.

Establece cuáles serán los horarios para comer y descansar, y sobre todo, evita realizar tareas que no serían las propias de tu lugar de trabajo como “escaparse” a hacer las compras, limpiar, ordenar la habitación o ponerse a lavar ropa.

Utiliza herramientas que te ayuden durante el teletrabajo

Existen múltiples herramientas que ayudan a mejorar la productividad y efectividad durante el teletrabajo. Además de ser fáciles de utilizar, permiten una comunicación fluida entre los miembros de los equipos.

Por ejemplo, en el terreno de la mensajería, aplicaciones como Slack o Teams permiten una gran integración generando grupos o chats personalizados. En lo que a videollamadas se refiere, encontramos al ya conocido Zoom y a Google Meet como gran alternativa.

El intercambio de documentos de todo tipo puede hacerse de forma segura y gratuita con plataformas como Google Drive o WeTransfer que permiten compartir archivos entre distintos usuarios y se pueden integrar fácilmente.

Un software de Recursos Humanos también puede ser el gran aliado al momento de organizar y gestionar equipos a distancia. Entre alguna de las funcionalidades encontramos la asignación de tareas, control horario y las evaluaciones de desempeño.

Cómo medir la productividad laboral en teletrabajo

Como hemos establecido, existen tantas formas de ser eficientes, eficaces y productivos en el trabajo como personas. Cada quien conoce mejor que métodos son más aplicables a la propia experiencia y afortunadamente y como dice el dicho, “para gustos hay colores.” Y en modalidad de teletrabajo sucede lo mismo.

Algo similar sucede cuando el objetivo es tener un control o al menos un rastreo de esa productividad por parte del área de recursos humanos. Es decir, cuando la gestión de capital humano se centra en medir el desempeño:

Utiliza un software de rrhh para medir la performance

Sin papeles ni la necesidad de descargar ningún programa, contar con un software de rrhh es una herramienta ideal no solamente para dinamizar los procesos y tareas cotidianas de cada área sino para poder generar informes de empleados y llevar adelante una evaluación de desempeño en forma precisa y segura.

Implementa el uso de KPIs

Los indicadores clave (key performance indicators) son medidas que se utilizan para poder tener control tanto de las actividades realizadas por los empleados como de los objetivos obtenidos. Es clave para medir el desempeño laboral y son personalizables según el tipo de industria, área y actividad a realizar. Estos se integran obligadamente con la evaluación de desempeño.

Adopta la tecnica de BARS

Behaviorally Anchored Rating Scales en inglés o escalas basadas en el comportamiento se basa justamente en medir el comportamiento de los trabajadores. Básicamente se establecen una serie de objetivos (puntualidad, generación de incidentes, etc) y se evalúan estos aspectos con puntajes en escalas del 1 al 10. Este es uno de los tantos indicadores a no perder de vista en la gestión humana.

 

Aunque pueda parecer de a ratos una tarea titánica, lo cierto es que aumentar la productividad laboral y motivar a nuestra plantilla de empleados es más sencillo de lo que suena. Existen herramientas, técnicas y métodos destinados a este fin cuyos resultados están debidamente demostrados.

 

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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2 Comments

  • Unos consejos muy útiles para poder mejorar nuestra rutina y afrontarla siendo productivos tanto en el puesto de trabajo como en casa con el teletrabajo. Lo ideal es probar cada técnica y descubrir cuál es la mejor para cada persona y sus necesidades.

    ¡Gracias por compartir!

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