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Mejora la comunicación interna de tu empresa [+ Plantilla]

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Divulgar noticias, dar a conocer fechas importantes e inclusive anunciar medidas o días festivos. La comunicación interna en empresas es una herramienta tanto para cohesión de equipos como para capitalizar el talento dentro de cualquier organización.

Del mismo modo que es necesario mantenernos en contacto con los clientes externos, es fundamental también vincularnos con los clientes internos. Estos son nada más ni nada menos, que los propios trabajadores. Pero para que esto suceda debemos entender de qué hablamos cuando hablamos de comunicación interna, diagnosticar el estado de nuestra compañía y, por último, corregir el rumbo e implementar un plan accionable.

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Qué es la comunicación interna para empresas 

La comunicación interna no es más que una de las caras de la comunicación corporativa. La comunicación corporativa o institucional, es una herramienta fundamental que se utiliza tanto en el ámbito público como privado y persigue no solamente el fin de informar a consumidores y empleados, sino también el de fidelizarlos.

Comúnmente existe la creencia de que enfocarse en la comunicación interna como un todo, es tarea casi exclusiva de las grandes empresas que pueden darse la libertad de destinar grandes presupuestos para esto. Pero lo cierto es que, como sucede con el employee experience, aunque no haya un plan específico de comunicación interna, esta existe. Es por eso que siempre es mejor tener este aspecto bajo control.

La comunicación interna en empresas, como sucede con la comunicación interpersonal, es todo aquello que se dice (y lo que no se dice también). La forma en que damos a conocer cambios en las modalidades de trabajo, en la que se anuncian incorporaciones o despidos, pueden marcar la diferencia entre contar con equipos más o menos involucrados.

En el mismo sentido también existen diferentes formas en las que se puede llevar a cabo esto. Según la cultura y personalidad de la empresa, la comunicación interna puede ser formal e informal. Y partiendo de esta base es que existen diferentes dinámicas de circulación de información dentro de una organización.

Para qué sirve la comunicación interna

Existen funciones propias de cada disciplina que no resultan intercambiables. La comunicación interna sirve fundamentalmente para lograr la alineación de las diferentes áreas de una empresa.

Independientemente de si se trata de una PyME o de una corporación con presencia en varios países, lo cierto es que para sobrevivir en el competitivo mundo empresarial, los diferentes departamentos dentro de una compañía deben compartir el mismo “norte”.

Es justamente en este sentido en el cual la comunicación interna para empresas se convierte en una herramienta indispensable para la gestión de RRHH. Es vital para amalgamar equipos, tanto colegas como superiores, así como para recolectar información del estado general de la organización e implementar políticas amigables con el capital humano.

Pero sin lugar a dudas, la principal función de la comunicación interna es la de resolver inconvenientes de todo tipo. Horarios de ingreso y egreso, fichajes, cambios en las nóminas, incorporaciones, proceso de onboarding, uso de espacios comunes, normas de seguridad e higiene, etc.

Literalmente todo lo que sucede dentro del espacio de la empresa, ya sea físico o virtual, está atravesado por la comunicación interna.

Tipos de comunicación interna en empresas

En líneas generales podemos reconocer tres esquemas de comunicación, teniendo en cuenta como punto clave quién oficia de emisor y quién de receptor. Respondiendo al esquema clásico de comunicación, lo que se considera aquí es de donde nace el flujo de información y hacia quién va dirigido. A saber:

Comunicación descendente.
Es el tipo más tradicional, sobre todo en organizaciones con culturas de empresa más bien verticales y rígidas. En este caso la comunicación fluye en forma unidireccional desde la gerencia hacia los empleados.
Una gran ventaja de esta metodología es que contribuye a mantener el orden y la disciplina. En el sentido contrario, puede resultar contraproducente al momento de generar espacios más colaborativos y de mayor confianza tanto entre colegas como desde el trabajador hacia los superiores.

Comunicación ascendente.
Como lo indica la palabra, este tipo de comportamiento se refiere al flujo de información que parte desde los subordinados hacia la gerencia. Es poco común y por lo general cuando sucede, no es en forma intencional.
La principal desventaja es que puede afectar la productividad e incentivar la aparición de rumores entre empleados. Aun así, es considerada oportuna al momento de darle “voz y voto” a los trabajadores.

Comunicación horizontal.
Idealmente, toda organización eficiente tendría que tener este tipo de comunicación. La comunicación horizontal, es siempre recíproca y pondera la participación activa de superiores y subordinados. Aplicando protocolos que contemplen canales y formas de comunicación específicas, es la metodología más beneficios para la gestión de talento en una empresa.

¿Cómo gestionar la comunicación virtual?

Han pasado ya más de dos años de la pandemia y la mayoría de equipos han tenido que adaptarse a esta nueva normalidad que prevé la existencia de los denominados “equipos virtuales”, que cambian el paradigma de la comunicación en la empresa.

Existen buenas prácticas que al día de hoy pueden ayudarnos a gestionar nuestros equipos de forma eficiente y eficaz en el teletrabajo. La distancia entre compañeros puede hacer que estos se sientan aislados, desmotivados y que su sentimiento de pertenencia a la empresa disminuya.

¿Qué son los equipos virtuales?

El término “equipos virtuales” hace referencia a grupos de personas que trabajan juntas en proyectos y tienen, por regla general, objetivos y propósitos comunes, pero lo hacen desde diferentes zonas geográficas gracias al uso de tecnologías y softwares. La existencia de equipos virtuales es posible gracias a los avances tecnológicos y la difusión que estos han tenido dentro de las empresas.

De hecho, casi todas las empresas cuentan con plataformas, canales y herramientas de comunicación interna para que con un solo mensaje se puedan dar a conocer eventos, anuncios y comunicaciones importantes. La comunicación a distancia es tan común y generalizada que es posible que los miembros de estos equipos virtuales nunca se hayan conocido en persona. 

Consejos para una comunicación virtual efectiva

El éxito de una empresa depende del éxito de sus empleados, y el éxito de los empleados depende de su productividad y capacidad para lograr objetivos que a su vez depende de su felicidad y satisfacción en la empresa. 

Este es un círculo que se retroalimenta y permite a las empresas ser competitivas incluso en tiempos difíciles como los que estamos viviendo. Además de conseguir que los empleados se sigan sintiendo involucrados incluso de forma remota.

A continuación, analizamos 5 consejos fundamentales según la revista Entrepreneur para gestionar equipos virtuales:

Elige a las personas adecuadas

Cada uno tiene sus propios gustos y preferencias, y el trabajo a distancia, muy elogiado por algunos, sigue siendo más una carga que una ventaja para otros. Y es que algunas personas trabajan mejor en la comodidad de su hogar, mientras que otras son más productivas trabajando en la oficina.

Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir personas para crear equipos virtuales son las habilidades comunicativas de estas, así como la capacidad de trabajar en equipo y las habilidades tecnológicas.

Adopta la tecnología adecuada

Es cierto que el sector de la tecnología en la actualidad está experimentando una velocidad de desarrollo e innovación sin precedentes, pero no todas las tecnologías son adecuadas o adaptables a nuestra cultura empresarial o corporativa.

Entre los más buscados por las empresas en este momento para adaptarse a la situación actual, encontramos los softwares para el control horario, para la gestión documental, la evaluación del desempeño, reclutamiento y selección de personal. En definitiva, todas aquellas tareas que nos facilitan el día a día y nos permiten enfocarnos más en los objetivos estratégicos de la empresa. 

Por ello, no optes por aquellas soluciones que están parcialmente automatizadas o que cubren solamente algunas de las necesidades requeridas. Adopta una solución completa como es el software de RRHH todo en uno de Factorial, que con todas sus características te permite facilitar el trabajo de los empleados en 360 grados.

Proporciona capacitación

El hecho de que los equipos trabajen en línea y no compartan los mismos espacios físicos no significa que no necesiten capacitación sobre cómo gestionarse a sí mismos. Sobre todo, es importante no asumir que todos los empleados saben cómo utilizar determinadas herramientas y plataformas.

Además, precisamente porque los equipos virtuales incluyen personas de diferentes países, es posible que se requiera capacitación para formar a los empleados en prácticas laborales interculturales. Optimizando la formación de la empresa, sabrás en todo momento cuáles son los puntos a mejorar y eso asegurará el éxito de tus equipos.

Construye una cultura de equipos virtuales

Fomentar una cultura virtual va a permitir la confianza dentro de la empresa y la colaboración dentro de los equipos virtuales. Y será más fácil que las herramientas que hemos proporcionado se utilicen con éxito.

En este caso, podría ser útil invertir en actividades de formación de equipos virtuales. ¿Cuáles son las preferencias de los empleados? Deberemos asegurarnos de que propongamos actividades que sean realmente efectivas. 

Mantente firme pero flexible

La flexibilidad es la clave cuando se teletrabaja, trabajar desde casa no significa simplemente mover el trabajo de la oficina al hogar. El teletrabajo y el smart working no son lo mismo y ya deberíamos saberlo.

Entre las principales ventajas de los equipos virtuales encontramos la flexibilidad que permite tener horarios de trabajo que se adapten mejor a las necesidades personales de cada uno. Sin embargo, para que los equipos virtuales funcionen bien, sigue siendo importante establecer algunas reglas, como las horas básicas en las que todos los empleados tendrán que estar online y disponibles.

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La comunicación interna de la empresa en el teletrabajo

Para mantener cohesionados a los equipos virtuales dentro de la empresa, es necesario adoptar diferentes estrategias que tengan el objetivo de mantener intacto el sentido de comunidad corporativa. Así como, asegurarse de que todos los miembros estén alineados y los esfuerzos individuales se dirijan hacia el mismo objetivo. 

Por este motivo, a continuación, proponemos algunas prácticas para crear y mantener un sentido de comunidad incluso a distancia:

Relacionarse más

Para fomentar la formación de equipos y la creación de relaciones laborales, incluso de forma remota, es fundamental que los empleados puedan conocerse entre sí. Así que asegúrate de que las nuevas incorporaciones siempre tienen la oportunidad de presentarse.

Para las primeras semanas también sería útil organizar reuniones online en las que los managers dejen que los empleados hablen un poco de sí mismos. Además de poner en práctica programas con los que a los nuevos empleados se les asignen “buddies” que les expliquen el funcionamiento de la empresa. ¡Así se sentirán mucho más integrados y bienvenidos!

Organizar actividades basadas en intereses comunes

Crea encuestas de empresa, pregunta a tus empleados qué les gusta hacer y organiza actividades en función de sus intereses. Descansos interactivos para hacer yoga todos juntos de manera online, juegos de empresa para cerrar la semana, clubs de cocina en el que cada uno prepara un plato desde su propia casa; estos son solo ejemplos de actividades que se pueden realizar para crear sentido de comunidad.

En Factorial hemos creado comunidades reales dentro de nuestro software para mejorar la comunicación interna de la empresa y hacer que los empleados estén más conectados. Hemos investigado y creado la forma más sencilla de informar a los empleados si hay nuevos compañeros, cumpleaños, aniversarios de empresa y mucho más. 

Expresar gratitud

El agradecimiento y el apoyo entre compañeros hace que el trabajo no solo sea más fácil, sino también más agradable. Asegúrate de crear momentos u organizar programas especiales donde los empleados puedan recompensar a quiénes los ayudaron durante la semana o hicieron algo especial por ellos.

Cómo diagnosticar la comunicación interna de tu empresa

comunicación interna, es necesario conocer en qué estado se encuentra esta pieza vital del funcionamiento de nuestra organización. Utilizando el cuestionario de Factorial, podrás entender más acerca del funcionamiento de tu compañía.

Descarga una plantilla para organizar la comunicación interna

Ahora que ya conoces cómo funciona tu organización, tienes el conocimiento y las herramientas necesarias para implementar cambios y estrategias de gestión de contenidos que te ayuden a dinamizar las diferentes áreas de trabajo.

Con la plantilla de comunicación interna de Factorial, podrás establecer fechas límite para la coordinación de mensajes, canales de envío de información, establecer el ownership de cada comunicado e inclusive añadir detalles y notas que te sean de utilidad.

Diez ideas para gestionar la comunicación interna

Al momento de desarrollar estrategias de comunicación para organizaciones, en la actualidad son prácticamente infinitas las posibilidades. Después de la pandemia se crearon una cantidad de instrumentos informáticos adaptables a las necesidades que hacen que el panorama sea muy nutrido para implementar soluciones creativas.

Sin embargo, existen 10 esenciales clásicos para cualquier empresa que quiera implementar u optimizar su comunicación interna:

1. Tablones de anuncios
La típica pizarra donde se ubican diferentes anuncios impresos en papel sigue siendo una buena forma de conectar con empleados. Aunque más estática, sin lugar al feedback y poco amigable con el ambiente, continúa siendo de utilidad para señalar cambios drásticos o de último momento en forma efectiva.

2. Newsletter
Se trata del envío en forma periódica, usualmente semanal, de reportes de noticias relevantes (pueden ser de la compañía o del sector). Se realiza vía correo electrónico y es útil para llegar a todos por igual.

3. Revistas internas
Las revistas internas cumplen mayormente propósitos relacionados con el branding. Pueden ser quincenales o mensuales y allí se volcarán no solamente novedades corporativas sino también reconocimientos a empleados quienes también pueden funcionar como generadores de contenido.

4. Encuestas
Si son anónimas, todavía mejor. Los sondeos periódicos de los trabajadores son grandes fuentes de información para comprender el estado anímico general, puntos débiles en la organización y reconocer qué políticas se implementan con mayor éxito.

5. Manuales de empleado
Son vitales sobre todo en los procesos de onboarding. Los manuales de empleado sirven para reforzar las bienvenidas y todo el trayecto que hace al employee experience. Aquí se pueden dar a conocer los valores, misión y cultura de la empresa para garantizar que los trabajadores se integren correctamente a sus equipos.

6. Reuniones de trabajo
Pueden hacerse en forma remota, gracias al uso de videollamadas, o en forma personal. Independientemente de la modalidad, las reuniones de trabajo sirven para humanizar jefes y valorar empleados. El objetivo debe ser siempre el intercambio de ideas, sugerencias, sensaciones, siempre desde un marco de respeto y productividad.

7. Reuniones recreativas
Fuera de las horas de trabajo, una buena forma de reforzar o crear lazos comunitarios personales, es incentivar encuentros casuales. Un picnic entre colegas, o donde se pueda asistir con amigos y familiares, son grandes ideas para afianzar la pertenencia.

8. Círculos de calidad
Pueden hacerse en forma periódica seleccionando no más de 10 empleados voluntarios al azar. La diferencia con las reuniones tradicionales es que los círculos de calidad responden al mandato de “mejora continua”. Típico de la cultura oriental y vinculado al método Kaizen, busca que se dejen de lado las jerarquías para encontrar soluciones a problemas concretos. Los resultados son recopilados por una persona que cumple la función de “facilitador”.

9. Buzón de sugerencias
Puede implementarse tanto en papel como en soportes digitales siendo esta opción la ideal. Se trata de un espacio abierto, sin normas estrictas, donde los trabajadores (en forma anónima, o no) pueden dirigirse hacia áreas superiores con ideas concretas que contribuyan al mejoramiento.

10. Redes internas
Las apps de comunicación interna y software de comunicación en general son ideales para lograr replicar espacios de convergencia en la virtualidad. Desde WhatsApp a Telegram, pasando por grupos cerrados en Facebook y Slack, las redes internas contribuyen a agilizar el día y facilitar la conexión entre las diferentes áreas.

Comunicación interna, ejemplos y casos de éxito

De acuerdo a un ensayo publicado por el Centro Internacional de Estudios Superiores de Comunicación para América Latina (CIESPAL), podemos mencionar al menos 3 casos de éxito empresarial en compañías internacionales. Estos están en gran parte relacionado con la implementación de políticas de comunicación interna radicales.

Nestlé.

El gigante de la industria alimenticia atribuye a la fusión entre comunicación interna y gestión de recursos humanos, dos de sus grandes ventajas competitivas. La primera siendo la retención de talento, con un promedio de permanencia del personal de 16 años. Y la segunda su capacidad de crecimiento, con más de cinco mil empleados solamente en España.

Algunas de las implementaciones recientes de la compañía se centran en la elaboración de estrategias para la creación de programas de inclusión de pequeños productores, formación y promoción. Su boletín informativo interno fue inaugurado hace ya 50 años y además, también articula espacios como talleres, cursos de creatividad y programas de intercambio.

LG electrónics.

Es en la actualidad el segundo productos de tecnología hogareña, por debajo de Samsung. También con base en Corea del Sur, cuenta con 84 mil empleados en todo el mundo y 75 subsidiarias.

Desde la corporación atribuyen gran parte de su éxito a la implementación de políticas de comunicación interna que se enfocan en transmitir el principal valor de la empresa: humanidad. LG Live, Sustainability junto con Investor Relations, son tres pilares para acercar la organización a sus empleados y comunidades.

Su programa “Todos aprendemos de todos” hizo que la empresa fuera galardonada con un premio del Observatorio de la Comunicación Interna e Identidad Corporativa. Además de esto, LG se vale de revistas internas, el uso de mensajería instantánea para comunicar noticias importantes a sus empleados y la coordinación de reuniones entre directivos y profesionales en formato informal (desayunos, almuerzos, etc).

General Motors.

Probablemente una de las empresas más diversas en lo que refiere a comunicación. La organización es dueña de otras marcas como Buick, GMC, Chevrolet y Cadillac, al tiempo que tiene presencia en Estados Unidos, América Latina, Asia y Europa.

En cada mercado debe enfrentar desafíos únicos y desde la compañía aseguran que esto solo puede sortearse teniendo siempre en mira los valores de la empresa, los cuáles se pueden transmitir en forma cohesiva gracias a las políticas de comunicación interna.

Para esto, GM se nutre de comunicaciones por escrito donde vuelcan novedades sobre proyectos a ejecutar y futuras inversiones, calidad de productos y cuidado del medio ambiente. Los tableros de equipo se emplean en cada área para poder rastrear el estado de las tareas.

Reuniones colectivas por área o por planta son también frecuentes, así como la disponibilidad de vías de comunicación gratuitas para casos de emergencia. Al mismo tiempo también se educa a los trabajadores no solo para implementar las mejores prácticas laborales sino para motivar a los demás y reportar comportamientos contrarios a los valores de la empresa.

 

La comunicación interna es, una vez más, una pieza fundamental para garantizar la cohesión, fluidez y optimización en la gestión de talento humano para cualquier empresa. Ya sea una PyME o una organización con presencia en múltiples mercados, este aspecto no debe ser descuidado. Implementar cambios es posible gracias a la variedad de herramientas de diagnóstico e informáticas que facilitan la conexión.

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Este artículo también está disponible en: Italiano, Mexican

¡Hola! Soy Greta Gamarra y trabajo como Content Marketing para el mercado español en Factorial HR. Vine a Barcelona a estudiar un Máster en Marketing Digital el cual me permitió ampliar más mis conocimientos dentro de este entorno. Desde el 2019 empecé a crear contenido y campañas para diferentes plataformas.

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