Diagnostica, mejora e implementa un plan de comunicaci贸n interna en tu empresa [+ plantilla gratis]

Divulgar noticias, dar a conocer fechas importantes e inclusive anunciar medidas o d铆as festivos. La comunicaci贸n interna en empresas es una herramienta tanto para cohesi贸n de equipos como para capitalizar el talento dentro de cualquier organizaci贸n.

Del mismo modo que es necesario mantenernos en contacto con los clientes externos, es fundamental tambi茅n vincularnos con los clientes internos. Estos son nada m谩s ni nada menos, que los propios trabajadores. Pero para que esto suceda debemos entender de qu茅 hablamos cuando hablamos de comunicaci贸n, diagnosticar el estado de nuestra compa帽铆a y, por 煤ltimo, corregir el rumbo e implementar un plan accionable.

 

Qu茅 es la comunicaci贸n interna para empresas聽

La comunicaci贸n interna no es m谩s que una de las caras de la comunicaci贸n corporativa. La comunicaci贸n corporativa o institucional, es una herramienta fundamental que se utiliza tanto en el 谩mbito p煤blico como privado y persigue no solamente el fin de informar a consumidores y empleados, sino tambi茅n el de fidelizarlos.

Com煤nmente existe la creencia de que enfocarse en la comunicaci贸n interna como un todo, es tarea casi exclusiva de las grandes empresas que pueden darse la libertad de destinar grandes presupuestos para esto. Pero lo cierto es que, como sucede con el employee experience, aunque no haya un plan espec铆fico de comunicaci贸n interna, esta existe. Es por eso que siempre es mejor tener este aspecto bajo control.

La comunicaci贸n interna en empresas, como sucede con la comunicaci贸n interpersonal, es todo aquello que se dice (y lo que no se dice tambi茅n). La forma en que damos a conocer cambios en las modalidades de trabajo, en la que se anuncian incorporaciones o despidos, pueden marcar la diferencia entre contar con equipos m谩s o menos involucrados.

En el mismo sentido tambi茅n existen diferentes formas en las que se puede llevar a cabo esto. Seg煤n la cultura y personalidad de la empresa, la comunicaci贸n interna puede ser formal e informal. Y partiendo de esta base es que existen diferentes din谩micas de circulaci贸n de informaci贸n dentro de una organizaci贸n.

Para qu茅 sirve la comunicaci贸n interna

Existen funciones propias de cada disciplina que no resultan intercambiables. La comunicaci贸n interna sirve fundamentalmente para lograr la alineaci贸n de las diferentes 谩reas de una empresa.

Independientemente de si se trata de una PyME o de una corporaci贸n con presencia en varios pa铆ses, lo cierto es que para sobrevivir en el competitivo mundo empresarial, los diferentes departamentos dentro de una compa帽铆a deben compartir el mismo 鈥渘orte鈥.

Es justamente en este sentido en el cual la comunicaci贸n interna para empresas se convierte en una herramienta indispensable para la gesti贸n de RRHH. Es vital para amalgamar equipos, tanto colegas como superiores, as铆 como para recolectar informaci贸n del estado general de la organizaci贸n e implementar pol铆ticas amigables con el capital humano.

Pero sin lugar a dudas, la principal funci贸n de la comunicaci贸n interna es la de resolver inconvenientes de todo tipo. Horarios de ingreso y egreso, fichajes, cambios en las n贸minas, incorporaciones, proceso de onboarding, uso de espacios comunes, normas de seguridad e higiene, etc.

Literalmente todo lo que sucede dentro del espacio de la empresa, ya sea f铆sico o virtual, est谩 atravesado por la comunicaci贸n interna.

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Tipos de comunicaci贸n interna en empresas

En l铆neas generales podemos reconocer tres esquemas de comunicaci贸n, teniendo en cuenta como punto clave qui茅n oficia de emisor y qui茅n de receptor. Respondiendo al esquema cl谩sico de comunicaci贸n, lo que se considera aqu铆 es de donde nace el flujo de informaci贸n y hacia qui茅n va dirigido. A saber:

Comunicaci贸n descendente.
Es el tipo m谩s tradicional, sobre todo en organizaciones con culturas de empresa m谩s bien verticales y r铆gidas. En este caso la comunicaci贸n fluye en forma unidireccional desde la gerencia hacia los empleados.
Una gran ventaja de esta metodolog铆a es que contribuye a mantener el orden y la disciplina. En el sentido contrario, puede resultar contraproducente al momento de generar espacios m谩s colaborativos y de mayor confianza tanto entre colegas como desde el trabajador hacia los superiores.

Comunicaci贸n ascendente.
Como lo indica la palabra, este tipo de comportamiento se refiere al flujo de informaci贸n que parte desde los subordinados hacia la gerencia. Es poco com煤n y por lo general cuando sucede, no es en forma intencional.
La principal desventaja es que puede afectar la productividad e incentivar la aparici贸n de rumores entre empleados. Aun as铆, es considerada oportuna al momento de darle 鈥渧oz y voto鈥 a los trabajadores.

Comunicaci贸n horizontal.
Idealmente, toda organizaci贸n eficiente tendr铆a que tener este tipo de comunicaci贸n. La comunicaci贸n horizontal, es siempre rec铆proca y pondera la participaci贸n activa de superiores y subordinados. Aplicando protocolos que contemplen canales y formas de comunicaci贸n espec铆ficas, es la metodolog铆a m谩s beneficios para la gesti贸n de talento en una empresa.

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Comunicaci贸n interna, ejemplos y casos de 茅xito

De acuerdo a un ensayo publicado por el Centro Internacional de Estudios Superiores de Comunicaci贸n para Am茅rica Latina (CIESPAL), podemos mencionar al menos 3 casos de 茅xito empresarial en compa帽铆as internacionales. Estos est谩n en gran parte relacionado con la implementaci贸n de pol铆ticas de comunicaci贸n interna radicales.

Nestl茅.

El gigante de la industria alimenticia atribuye a la fusi贸n entre comunicaci贸n interna y gesti贸n de recursos humanos, dos de sus grandes ventajas competitivas. La primera siendo la retenci贸n de talento, con un promedio de permanencia del personal de 16 a帽os. Y la segunda su capacidad de crecimiento, con m谩s de cinco mil empleados solamente en Espa帽a.

Algunas de las implementaciones recientes de la compa帽铆a se centran en la elaboraci贸n de estrategias para la creaci贸n de programas de inclusi贸n de peque帽os productores, formaci贸n y promoci贸n. Su bolet铆n informativo interno fue inaugurado hace ya 50 a帽os y adem谩s, tambi茅n articula espacios como talleres, cursos de creatividad y programas de intercambio.

LG electr贸nics.

Es en la actualidad el segundo productos de tecnolog铆a hogare帽a, por debajo de Samsung. Tambi茅n con base en Corea del Sur, cuenta con 84 mil empleados en todo el mundo y 75 subsidiarias.

Desde la corporaci贸n atribuyen gran parte de su 茅xito a la implementaci贸n de pol铆ticas de comunicaci贸n interna que se enfocan en transmitir el principal valor de la empresa: humanidad. LG Live, Sustainability junto con Investor Relations, son tres pilares para acercar la organizaci贸n a sus empleados y comunidades.

Su programa 鈥淭odos aprendemos de todos鈥 hizo que la empresa fuera galardonada con un premio del Observatorio de la Comunicaci贸n Interna e Identidad Corporativa. Adem谩s de esto, LG se vale de revistas internas, el uso de mensajer铆a instant谩nea para comunicar noticias importantes a sus empleados y la coordinaci贸n de reuniones entre directivos y profesionales en formato informal (desayunos, almuerzos, etc).

General Motors.

Probablemente una de las empresas m谩s diversas en lo que refiere a comunicaci贸n. La organizaci贸n es due帽a de otras marcas como Buick, GMC, Chevrolet y Cadillac, al tiempo que tiene presencia en Estados Unidos, Am茅rica Latina, Asia y Europa.

En cada mercado debe enfrentar desaf铆os 煤nicos y desde la compa帽铆a aseguran que esto solo puede sortearse teniendo siempre en mira los valores de la empresa, los cu谩les se pueden transmitir en forma cohesiva gracias a las pol铆ticas de comunicaci贸n interna.

Para esto, GM se nutre de comunicaciones por escrito donde vuelcan novedades sobre proyectos a ejecutar y futuras inversiones, calidad de productos y cuidado del medio ambiente. Los tableros de equipo se emplean en cada 谩rea para poder rastrear el estado de las tareas.

Reuniones colectivas por 谩rea o por planta son tambi茅n frecuentes, as铆 como la disponibilidad de v铆as de comunicaci贸n gratuitas para casos de emergencia. Al mismo tiempo tambi茅n se educa a los trabajadores no solo para implementar las mejores pr谩cticas laborales sino para motivar a los dem谩s y reportar comportamientos contrarios a los valores de la empresa.

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C贸mo diagnosticar la comunicaci贸n interna de tu empresa

comunicaci贸n interna, es necesario conocer en qu茅 estado se encuentra esta pieza vital del funcionamiento de nuestra organizaci贸n. Utilizando el cuestionario de Factorial, podr谩s entender m谩s acerca del funcionamiento de tu compa帽铆a.

Descarga una plantilla para organizar la comunicaci贸n interna

Ahora que ya conoces c贸mo funciona tu organizaci贸n, tienes el conocimiento y las herramientas necesarias para implementar cambios y estrategias de gesti贸n de contenidos que te ayuden a dinamizar las diferentes 谩reas de trabajo.

Con la plantilla de comunicaci贸n interna de Factorial, podr谩s establecer fechas l铆mite para la coordinaci贸n de mensajes, canales de env铆o de informaci贸n, establecer el ownership de cada comunicado e inclusive a帽adir detalles y notas que te sean de utilidad.

Diez ideas para gestionar la comunicaci贸n interna

Al momento de desarrollar estrategias de comunicaci贸n para organizaciones, en la actualidad son pr谩cticamente infinitas las posibilidades. El 2020 trae bajo el brazo una cantidad de instrumentos inform谩ticos adaptables a las necesidades que hacen que el panorama sea muy nutrido para implementar soluciones creativas.

Sin embargo, existen 10 esenciales cl谩sicos para cualquier empresa que quiera implementar u optimizar su comunicaci贸n interna:

1. Tablones de anuncios
La t铆pica pizarra donde se ubican diferentes anuncios impresos en papel sigue siendo una buena forma de conectar con empleados. Aunque m谩s est谩tica, sin lugar al feedback y poco amigable con el ambiente, contin煤a siendo de utilidad para se帽alar cambios dr谩sticos o de 煤ltimo momento en forma efectiva.

2. Newsletter
Se trata del env铆o en forma peri贸dica, usualmente semanal, de reportes de noticias relevantes (pueden ser de la compa帽铆a o del sector). Se realiza v铆a correo electr贸nico y es 煤til para llegar a todos por igual.

3. Revistas internas
Las revistas internas cumplen mayormente prop贸sitos relacionados con el branding. Pueden ser quincenales o mensuales y all铆 se volcar谩n no solamente novedades corporativas sino tambi茅n reconocimientos a empleados quienes tambi茅n pueden funcionar como generadores de contenido.

4. Encuestas
Si son an贸nimas, todav铆a mejor. Los sondeos peri贸dicos de los trabajadores son grandes fuentes de informaci贸n para comprender el estado an铆mico general, puntos d茅biles en la organizaci贸n y reconocer qu茅 pol铆ticas se implementan con mayor 茅xito.

5. Manuales de empleado
Son vitales sobre todo en los procesos de onboarding. Los manuales de empleado sirven para reforzar las bienvenidas y todo el trayecto que hace al employee experience. Aqu铆 se pueden dar a conocer los valores, misi贸n y cultura de la empresa para garantizar que los trabajadores se integren correctamente a sus equipos.

6. Reuniones de trabajo
Pueden hacerse en forma remota, gracias al uso de videollamadas, o en forma personal. Independientemente de la modalidad, las reuniones de trabajo sirven para humanizar jefes y valorar empleados. El objetivo debe ser siempre el intercambio de ideas, sugerencias, sensaciones, siempre desde un marco de respeto y productividad.

7. Reuniones recreativas
Fuera de las horas de trabajo, una buena forma de reforzar o crear lazos comunitarios personales, es incentivar encuentros casuales. Un picnic entre colegas, o donde se pueda asistir con amigos y familiares, son grandes ideas para afianzar la pertenencia.

8. C铆rculos de calidad
Pueden hacerse en forma peri贸dica seleccionando no m谩s de 10 empleados voluntarios al azar. La diferencia con las reuniones tradicionales es que los c铆rculos de calidad responden al mandato de 鈥渕ejora continua鈥. T铆pico de la cultura oriental y vinculado al m茅todo Kaizen, busca que se dejen de lado las jerarqu铆as para encontrar soluciones a problemas concretos. Los resultados son recopilados por una persona que cumple la funci贸n de 鈥渇acilitador鈥.

9. Buz贸n de sugerencias
Puede implementarse tanto en papel como en soportes digitales siendo esta opci贸n la ideal. Se trata de un espacio abierto, sin normas estrictas, donde los trabajadores (en forma an贸nima, o no) pueden dirigirse hacia 谩reas superiores con ideas concretas que contribuyan al mejoramiento.

10. Redes internas
Las apps de comunicaci贸n interna y software de comunicaci贸n en general son ideales para lograr replicar espacios de convergencia en la virtualidad. Desde WhatsApp a Telegram, pasando por grupos cerrados en Facebook y Slack, las redes internas contribuyen a agilizar el d铆a y facilitar la conexi贸n entre las diferentes 谩reas.

 

 

La comunicaci贸n interna es, una vez m谩s, una pieza fundamental para garantizar la cohesi贸n, fluidez y optimizaci贸n en la gesti贸n de talento humano para cualquier empresa. Ya sea una PyME o una organizaci贸n con presencia en m煤ltiples mercados, este aspecto no debe ser descuidado. Implementar cambios es posible gracias a la variedad de herramientas de diagn贸stico e inform谩ticas que facilitan la conexi贸n.

 

 

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