Obligaciones legales de un proceso de selección: La nueva LOPD

Las empresas reciben constantemente muchos curriculum vitae aunque no tengan abierto ningún proceso de selección. En ellos existe mucha información de carácter personal, y las empresas tienen que saber cómo tratarla. Los datos personales son datos de alto riesgo, y las empresas tienen que tener mucho cuidado en su tratamiento si no quieren tener problemas legales. Pero en estos procesos existen otras fases en las que también se obtienen estos datos de carácter sensible, en concreto, en la publicación de la oferta del puesto de trabajo y en las entrevistas a los candidatos.

¡Conoce bien la nueva normativa!

La nueva Ley Orgánica 3/2018, de 5 de Diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales amplía las obligaciones que tienen las empresas a la hora de recoger los datos personales de sus candidatos y en su posterior tratamiento. En definitiva, esta ley vela por los derechos de los candidatos y obliga a las empresas a garantizar la privacidad de sus datos personales.

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¿Aún no conoces las nuevas obligaciones que tienen las empresas en el tratamiento de los datos personales en un proceso de selección de personal?

Si trabajas en el Departamento de Recursos Humanos y realizas la selección de candidatos para los puestos vacantes de tu empresa, te interesa conocer la nueva LOPD en materia de selección. Así que no desperdicies la oportunidad de conocerla en este post. Si sigues leyendo descubrirás cómo tratar y conservar estos datos para que ningún trabajador pueda reclamar a tu empresa.

¡Lee atentamente! 😉

¿Qué cambios introduce la nueva normativa en un proceso de selección de personal?

El nuevo Reglamento general de protección de datos (RGPD) empezó a aplicarse el 25 de mayo de 2018. Esta nueva normativa pretende unificar a nivel europeo los criterios de obtención, tratamiento y conservación de los datos personales en un proceso de selección. Por tanto, sustituirá a las antiguas legislaciones nacionales en esta materia.

En España, el nuevo RGPD sustituye a la antigua Ley Orgánica de Protección de Datos, y el 6 de diciembre de 2018 se publicó la nueva LOPD. Entre una ley y otra existen bastantes diferencias, es necesario que las conozcas para que realices correctamente el proceso de reclutamiento y selección.

👉 Lo que hace la nueva normativa es aumentar los derechos de los candidatos en cuanto a la protección de sus datos personales, y por tanto las obligaciones que tiene la empresa en estos procesos de reclutamiento y selección. Hay que destacar el incremento de las obligaciones de información, sobre todo, en la recogida del consentimiento de los candidatos.

Obligaciones de las empresas en el tratamiento de los datos personales

Con la nueva LOPD debes de tener especial cuidado y no meter la pata cuando recojas los datos de los candidatos y en su posterior tratamiento. Así que a continuación, voy a explicarte las novedades que debes de tener en cuenta en cada una de las distintas fases de un proceso de selección.

✔ En la recogida de curriculum vitae

Tanto si te llega un curriculum vitae en mano como por correo electrónico, debes solicitar al trabajador autorización expresa para su tratamiento y posterior conservación. Sin este consentimiento expreso no puedes quedarte sus datos. Además, deberás avisarle de que lo destruirás o lo eliminarás de tu base de datos si no da su permiso.

Si el trabajador da su consentimiento, el artículo 5 de la nueva ley establece que la empresa dispone de un tiempo máximo para conservarlo, y éste es de 24 meses. Pasado este periodo de tiempo, tendrá que eliminar o destruir la información a no ser que vuelva a pedir permiso al trabajador para que pueda seguir utilizando sus datos.

Puede darse la situación en la que se ofrece un servicio de selección de personal para distintas empresas que pertenecen a un mismo centro de trabajo. Para este caso concreto, tanto si es un grupo de empresas como si no lo son, el trabajador tiene que dar su autorización expresa para que puedan utilizar sus datos distintas empresas, no puedes ceder libremente estos datos a terceros sin su consentimiento expreso.

👉 En un curriculum vitae, los candidatos pueden reflejar la información que consideren oportuna incluso datos de edad, sexo, creencias religiosas, etnia o ideologías políticas. Las empresas están obligadas a pedir el consentimiento global de los datos del curriculum vitae independientemente del carácter que éstos tengan.

✔ En la publicación de la oferta del puesto de trabajo

Antes de la recogida de la información personal de un candidato, la empresa está obligada a informarle de forma clara y entendible de que se va a proceder a la recogida y almacenamiento de sus datos personales. Sin información no puede haber consentimiento.

Así pues, en un proceso de selección, es conveniente que cuando vayas a publicar la oferta del puesto de trabajo incluyas, junto al formulario de inscripción, la información que se establece en el artículo 5 de la nueva LOPD y una cláusula en la que nos pueda dar autorización expresa para el tratamiento de sus datos. De esta manera, estás informando al trabajador y cumples así con la legislación.

Las ofertas de trabajo deben estar escritas en términos neutros, es decir, no debes de pedir requisitos de edad, sexo, raza, creencias religiosas o políticas. Y si necesitas solicitar un determinado perfil de candidato, como por ejemplo una persona mayor de 45 años o un discapacitado, no podrás poner estos requisitos dentro de la descripción del perfil del puesto de trabajo porque eso se consideraría discriminatorio. Lo mejor que puedes hacer es hacerlo disimuladamente, por ejemplo para solicitar un candidato mayor de 45 años deberías establecer en la oferta que se requiere muchos años de experiencia.

En todo proceso de selección de personal debes de tener cuidado con la descripción de las funciones del puesto que se oferta, ya que éstas deben corresponder al puesto de trabajo ofertado. Antes de publicar una oferta de trabajo debes conocer bien las necesidades que tiene la empresa y publicar la oferta del puesto de trabajo que se necesite. Si las funciones que describas en la oferta no se corresponden con el puesto de trabajo ofertado, el trabajador puede reclamar a la empresa.

Si se da el caso de que después de publicar una oferta para un puesto de trabajo concreto le cambias el puesto al candidato justo antes de contratarle, debes avisarle de esta circunstancia porque las funciones que se especifican en una oferta de empleo son vinculantes .

Si en la oferta publicada aparece la palabra teletrabajo, tienes que ejecutarlo después porque tiene plenos derechos.

Si quieres hacer una oferta de trabajo atractiva no debes especificar los beneficios sociales que ofreces. Nómbralo en términos generales, y después ya lo matizarás en la entrevista de trabajo.

✔ En la entrevista al candidato durante el proceso de selección

Durante una entrevista de trabajo sólo debes recoger los datos que sean necesarios para el proceso de selección. Si necesitas obtener más datos debes pedir al candidato su permiso por escrito.

Evita hacerle preguntas con las que puedas obtener datos personales concernientes a su estado de salud, su vida sexual, su ideología, su religión y su origen racial, porque de lo contrario tendrás que tomar medidas adicionales.

Durante la entrevista debes informarle de las condiciones del puesto de trabajo, si se han producido cambios respecto a la oferta inicial debes comunicárselo.

Es fundamental que evites anotar juicios de valor personales y ofensivos, tampoco guardes datos sobre su salario actual sin informarle de que lo vas a hacer. Sin embargo, sí puedes preguntar y anotar sus expectativas salariales. Si le realizas algún test o cualquier tipo de prueba en el que hay información peligrosa debes solicitar su permiso para almacenar los resultados.

La protección de los datos personales en las redes sociales

Ahora están muy de moda las redes sociales, Linkedin es una red de ámbito profesional en la que las personas registran su perfil profesional. Debes saber que existen una serie de limitaciones en el uso de estos datos en un proceso de selección.

Puedes acceder y disponer de los datos que existen en las redes sociales a modo particular, pero nunca usarlos para crear una bolsa de trabajo, ni en un proceso de reclutamiento y selección, ni cederlos libremente a terceros. Puedes como empresa consultar su perfil, pero nunca intentes suplantar una identidad para conseguir su amistad.

👉 Lo que sí puedes hacer en las redes sociales como empresa es :

• Publicar ofertas de trabajo
• Comprobar la información obtenida en una entrevista de trabajo
• Recoger opiniones de profesionales que sean contactos de esa persona
• Localizar profesionales en una área concreta

En definitiva, el hecho de que los datos estén disponibles en las redes sociales no implica que nos de derecho a utilizarlos como queramos, sólo podemos emplearlos con el mismo objetivo que tenga el candidato. Está totalmente prohibido recoger y almacenar datos de carácter personal a través de las redes sociales sin el consentimiento del candidato.

Sanciones por incumplimiento de la nueva LOPD

Si incumples la nueva LOPD en un proceso de selección de personal pueden sancionar a la empresa.

Existen dos tipos de sanciones:

• Acciones correctivas: la empresa puede recibir advertencias, apercibimientos, limitaciones temporales o definitivas, e incluso pueden ordenarle la adaptación de ciertos tratamientos.

• Multas económicas: serán proporcionadas y efectivas, porque en la nueva ley se establece un sistema dual para fijar la cuantía de las multas.

• • Multa de hasta 10 millones de euros o un 2% del volumen del negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, por infracciones como no adoptar medidas de seguridad apropiadas o no nombrar a un delegado de protección de datos cuando sea obligatorio.

• • Multa de hasta 20 millones de euros o un 4% del volumen del negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, por infracciones como vulnerar los derechos de los afectados o el incumplimiento de los principios básicos del tratamiento.

En cada uno de los casos la multa será la que represente la cuantía más alta.

Resumen Final de las obligaciones legales de un proceso de selección: La nueva LOPD

En un proceso de selección, las empresas obtienen muchos datos de carácter personal de sus candidatos, y deben saber cómo tratarlos porque deben garantizar su confidencialidad. El nuevo Reglamento General de Protección de Datos, que empezó a aplicarse en mayo de 2018, sustituye a la antigua LOPD y amplía las obligaciones que tiene la empresa en la obtención, tratamiento y conservación de la información personal.

Las principales novedades que introduce son: el trabajador debe dar su consentimiento expresamente para que las empresas puedan conservar su curriculum vitae, pero lo podrán hacer como máximo durante 24 meses. En la publicación de la oferta de trabajo no se debe exigir requisitos de carácter personal como edad, sexo, ideologías o raza, y las funciones descritas en dicha oferta deben corresponder con el puesto ofertado porque son vinculantes.

En la entrevista, durante un proceso de selección, se deben evitar anotar juicios de valor personales o despectivos y la cantidad actual del salario del candidato. Además, si se le realizan pruebas cuyo contenido es de carácter sensible, se debe pedir autorización al candidato para almacenar los resultados.

Los datos públicos que existen en las redes sociales no pueden ser utilizados libremente por la empresa. Si pueden acceder y consultarlos, pero no recogerlos y almacenarlos sin el consentimiento expreso del candidato. El incumplimiento de la nueva LOPD conlleva la posibilidad de que sancionen a la empresa. Le pueden hacer advertencias, limitaciones temporales ó sancionarla económicamente con multas hasta de 20 millones de euros o hasta el 4% del volumen del negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, siendo la cantidad más alta la cantidad de la sanción.

Si has leído con atención este post, ahora ya sabes cuales son las principales novedades que introduce la nueva LOPD, y las sanciones que pueden recaer en la empresa si incumples con la nueva normativa. Con la información que te he proporcionado, ya sabes cómo debes realizar correctamente la recogida, el tratamiento y la conservación de los datos de carácter personal en un proceso de selección. Hazlo así y evitarás que sancionen a tu empresa.

¡Respeta la privacidad de los datos personales de los candidatos! 😊