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Cómo gestionar y hacer el seguimiento de la formación de una empresa [+ Vídeo]

Aunque demos con el candidato ideal durante el proceso de selección y este cuente con los años de experiencia y habilidades fundamentales, aún así siempre habrá algunos aspectos a reforzar para garantizarnos una integración exitosa en su puesto.

Y es aquí donde entra en juego la formación de empresa o, dicho en otras palabras, la posibilidad de entrenar a los empleados para darle las herramientas y el conocimiento necesarios para hacer un mejor trabajo.

Los planes de formación no solamente son altamente beneficiosos para las compañías sino que, además, contribuyen en una gran medida a disminuir la tasa de rotación ya que son grande agentes de motivación laboral que incentivan y nutren la productividad.

Mira este vídeo acerca de los Planes de Formación

En un nuevo Hr pill logramos condensar en apenas unos minutos, todo lo que necesitas saber acerca de este tema.

 

¿Qué es la formación para empresas o formación empresarial?

La formación para empresas puede tomar la forma de un programa o sistema que desarrolla una organización y que se articula desde recursos humanos, con la finalidad de fomentar activamente la adquisición y desarrollo de competencias propias para el correcto desempeño laboral de un nuevo trabajador.

La formación empresarial es un aspecto fundamental que impacta directamente en nuestro plan de negocios, ya que (ejecutada correctamente) se constituye como un instrumento vital que fortalece el capital humano. Logra alinear a los empleados con los valores y la cultura de la empresa, al tiempo que los convierte en agentes transformadores que trabajan en pos de su evolución personal y la de la compañía.

Beneficios de la formación para empresas

Como siempre mencionamos, la mayor ventaja competitiva en términos de negocio en una empresa es su gente, la cual siempre podremos entender (como mencionamos anteriormente) como el “capital humano”.

Pero además de los beneficios en términos operativos, la formación o capacitación de los trabajadores también reporta otros aspectos altamente positivos.

  • Mejora el employee experience
    Los programas de capacitación facilitan que las personas se sientan apreciados, valorados y además, desafiados a alcanzar nuevas metas y destrezas profesionales que repercuten, naturalmente, en su vida personal. Además facilita la socialización y creación de lazos con otros colegas.
  • Fortalece el desempeño
    Cuando los empleados son formados en la empresa, esto permite que puedan comprender en la práctica el alcance de sus funciones, responsabilidades y obligaciones. Esto crea empleados competentes que ayudan a su empresa a mantenerse y crecer dentro de su industria.
  • Disminuye la tasa de rotación
    A menudo se dice que las personas no renuncian a sus trabajos sino a sus jefes e incluso a sus compañeros de trabajo. Los planes de formación permiten una ventana de tiempo ideal no solo para aprender habilidades sino para lograr integrarse a los grupos ya establecidos y adaptarse a las dinámicas pre-existentes. Los trabajadores que se sienten contenidos y acompañados en sus primeras semanas, usualmente permanecen por más tiempo.
  • Beneficia el employee branding
    Las compañías que cuentan con planes de carrera o formación, suelen ser una primera opción para profesionales altamente calificados que buscan insertarse en el mercado laboral. Esto permite dar con trabajadores destacados y además, fomenta el inbound recruiting.

¿Qué es el permiso individual de formación?

Aunque usualmente los períodos de formación se dan al inicio del trayecto profesional del trabajador, esto no tiene porqué ser siempre así. De hecho, una opción que es más que interesante para fortalecer a nuestra plantilla, es aquella que consiste en hacernos cargo de la formación profesional de un empleado independientemente de su relación con su rol y de la instancia que esté transitando dentro de la organización.

Los permisos individuales de formación o PIF son esenciales para la formación en empresas, ya que no solamente beneficia lógicamente al empleado sino que las compañías están eximidas de hacer cualquier tipo de inversión, por lo cual no las afecta económicamente.

Cualquier empleado en cualquier instancia puede solicitar un PIF y la empresa puede concederlo o no, dependiendo de cómo la afecte en términos organizativos ya que bajo este régimen, el trabajador toma horas del trabajo que dedicará a su formación.

Tipos de formación en empresa

Por una cuestión natural, existen una gran variedad de posibilidades formativas sobre las cuales optar al momento de querer incluir este tipo de estrategias de capacitación en nuestra compañía. Sin embargo, no todas serán del todo aptas según los objetivos o el estado en el cual se encuentre la organización. Es por eso que decidimos agrupar a modo de ejemplo, las tres tipologías de formación de empresa más comunes a continuación.

Formación continua

Como lo indica la palabra, la formación continua puede entenderse como una metodología de enseñanza en términos de formación de empresa, apuntada a la mejoría constante de la plantilla de empelados durante toda la duración de su trayecto profesional.

Naturalmente, obedece a las exigencias laborales propias de cada industria y contribuye a contar con personal que no solamente está altamente calificado sino altamente actualizado acerca de cuáles son las últimas tendencias y mejores prácticas en su nicho.

Usualmente las industrias más emparentadas con la tecnología son las que experimentan mayor demanda de formación continua, debido al ritmo vertiginoso con el que cambia su ecosistema profesional.

Formación bonificada para empresas

Todas las empresas que cotizan en la Seguridad Social se encuentran en condiciones de ofrecer este tipo de formación. Básicamente las organizaciones cuentan con un determinado número de créditos según el tamaño de su plantilla, los cuáles pueden utilizar en ofrecer dicha formación.

La bonificación en la cotización de la Seguridad Social permite que las compañías puedan incluir este tipo de planes en forma gratuita. Son los empleadores quienes eligen tanto la institución como la modalidad formativa, la cual es coordinada mediante la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE).

Formación para empresas fuera del horario laboral

A pesar de que no son la práctica más habitual, hay numerosas organización que ofrecen este tipo de formación de empresa. Sin embargo, es importante siempre recordar una simple regla: si la formación no es obligatoria para el desarrollo del puesto de trabajo, se realizará fuera de horario. Cuando sucede lo contrario, desde recursos humanos se debe fomentar el uso del tiempo de la jornada en el aspecto educativo.

En caso de que esto no sea posible y la formación sea obligatoria y solo sea posible en un horario fuera del establecido por contrato laboral, entonces la empresa deberá encargarse de compensar ese desbalance para evitar inconvenientes.

Todo lo que quieres saber sobre los planes de formación

Ahora que ya sabes lo importante que es la formación para los profesionales que configuran tu empresa, así como medir el ROI de esta formación, veamos qué conceptos tenemos que conocer como la palma de nuestra mano para desarrollarlo.

En este apartado, resolveremos todas las dudas que muchos managers de Recursos Humanos tienen cuando quieren implementar un plan de formación en su empresa.

¿Qué es y en qué consiste un plan de formación profesional?

Un plan de formación es aquel en el que se definen las necesidades de formación de cada trabajador o equipo de trabajo, y se planifica qué hacer para conseguir que estos las mejoren. Este tipo de plan no solo tiene el objetivo de mejorar alguna competencia o desarrollar otras nuevas que la empresa vaya a necesitar, sino que también sirve para actualizar a los trabajadores y sus conocimientos.

Es importante no confundir los planes de formación con los planes de capacitación, ya que estos últimos son más específicos y más prácticos, y suelen estar relacionados con el puesto de trabajo y no con el trabajador como persona y profesional.

Ejemplo de plan de formación continua de una empresa en 2020

Que no se te haga todo esto una montaña, el plan de formación es simplemente el conjunto de datos e información que necesitas para decidir qué cursos y aprendizajes van a llevar a cabo tus trabajadores.

Dicho esto, pongamos el ejemplo de una empresa que quiere diseñar un plan de formación continua, con la que sus trabajadores vayan a formarse y aprender de manera continuada (esta podría ser, por ejemplo, una empresa tecnológica, que suele ser el tipo de organización que necesita aprendizaje constante).

¿Qué aspectos deberán incluirse en el plan de formación?

  • Un análisis de los cursos que quieres que tus empleados lleven a cabo, o los formadores que van a impartir estos cursos.
  • El presupuesto que la empresa tiene para esta formación y el precio de los cursos, juntamente con las horas que los empleados le dedicarán.
  • Personalización de la información o, dicho de otra manera, definición de las necesidades de los equipos, departamentos o individuos que van a formar parte de la formación.
  • Planificación de esta formación a lo largo de las semanas, meses, o años, puestos de trabajo y trabajadores.
  • Lugar y momento en los que se realizarán los cursos.

Por último, también se deberá decidir con qué sistema se van a evaluar los resultados de estos cursos, y la manera más sencilla de hacerlo es a través de un software de Recursos Humanos que permita hacer un seguimiento de la formación y una evaluación de esta, mediante objetivos medibles numéricos o no numéricos, como Factorial.

En 2020, con la explosión de la pandemia, muchas de las formaciones que se llevaron a cabo pasaron a ser online, debido a la transformación digital que tuvo lugar en las organizaciones. Existen convenios de prácticas online con universidades, nunca antes han habido tantos cursos online y webinars impartidos por los mejores profesionales y expertos…así que no dejes de contemplar esta opción, que puede adaptarse mejor a la flexibilidad de tus empleados o a los teletrabajadores.

Cómo hacer un plan de formación en empresa

Si estás contemplando la posibilidad de efectivamente llevar a cabo un plan de formación en tu empresa, estas son las tres etapas fundamentales que deberás considerar para lograr una estrategia de capacitación imbatible para tu compañía. 

Primer paso: el contrato para la formación

Similar al contrato en prácticas pero diferente. El contrato de formación está especialmente dedicada para profesionales que requieran de cierto tipo de cualificaciones específicas para poder, de hecho, desempeñarse en el mundo laboral.

El trabajador en cuestión deberá tener entre 16 y 25 años y, luego de finalizada la etapa formativa, recibirá las certificaciones correspondientes ya sea por parte de una institución donde se haga este trayecto o por parte de la misma empresa.

Además, son las propias organizaciones quienes deberán encargarse de compaginar la vida laboral con la instancia formativa. Por lo cual, durante el primer año de contrato un 75% del tiempo debe ser dedicado a la actividad laboral y un 25% a la educativa, pasando a ser una relación de 85% – 15% durante el segundo y tercer año.

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Segundo paso: el plan de formación

Desarrollar un plan de formación en empresa es muy similar a crear planes de carrera. A pesar de que la finalidad es diferente así como el tipo de recursos implicados, hay ciertas similitudes que se deben considerar.

Lo primero es ejecutar un análisis de la empresa, evaluar en qué áreas y qué roles es más necesario contar con personal capacitado por nosotros mismos. Una buena iniciativa es hacer un estudio de las últimas evaluaciones de desempeño y detectar si hay errores comunes que se reiteren a lo largo de la plantilla y tengan que ver justamente, con la falta de comprensión o comunicación sobre procedimientos específicos.

Una vez hecho esto, debemos plantearnos objetivos en términos de formación de empresa, en el corto, mediano y largo plazo. En consecuencia, desarrollar un plan de acción que apoye tales fines, es decir:

  • Contemplar qué materiales didácticos se utilizar.
  • En qué formato (presencial, remoto o mixto).
  • Quiénes serán los o las capacitadoras.
  • Cuáles serán las instancias evaluativas y el sistema a emplear.
  • Cuál será la duración y carga horaria del programa.

Tercer paso: la ejecución, gestión y seguimiento de la formación

Por último, y no por eso menos importante, debemos llevar nuestra planificación al plano de la realidad y dar rienda suelta al plan de formación en empresa. Una excelente manera de hacerlo es utilizando un software especialmente desarrollado para tal fin.

Una plataforma de recursos humanos nos permitirá recopilar toda la información de nuestra plantilla en un solo lugar, dándonos la posibilidad de hacer un seguimiento exhaustivo de sus etapas formativas.

Esto implica poder conocer quiénes se encuentran transitando una determinada etapa de la formación, obtener informes individuales o grupales y realizar encuestas o evaluaciones para conocer el grado de satisfacción de los empleados.

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La formación en empresa es un instrumento fundamental para mejorar el bienestar laboral, la productividad y alcanzar objetivos de negocios. Afortunadamente son cada vez más las organizaciones que confían en este tipo de políticas para mantenerse a flote y crecer cada día más.

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Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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