En los últimos años hemos visto una automatización de los RR.HH. gracias al rápido avance de la digitalización, sobre todo después de la pandemia del COVID. Hoy en día, el mejor compañero a la hora de gestionar talento es la tecnología. Sobre todo, porque permite alejarnos de las tareas más repetitivas y manuales, y centrarnos en el bienestar de nuestros empleados.
En este artículo veremos cómo elaborar el plan de Recursos Humanos de una empresa para el 2024, sabiendo que al automatizar procesos de Recursos Humanos podemos reducir costes y tiempo, así como la reorganización de nuestros assets. De esta manera, podremos introducir nuevas dinámicas de team building o de gamificación.
Tabla de contenidos
Cómo hacer el cierre anual de 2023
Al hacer el cierre del año 2023, el departamento de Recursos Humanos debe tener en cuenta dos aspectos muy importantes: las vacaciones que han disfrutado los trabajadores y las horas que han trabajado.
Este es el momento de mirar a ver si hay algún trabajador que ha trabajado más horas y si todos los trabajadores han disfrutado las vacaciones que por ley les corresponden.
Las horas extra
Al hacer el balance para cerrar el año 2023, el departamento de Recursos Humanos puede descubrir que hay algún trabajador que ha realizado horas extra y estas no se hayan recompensado. En caso de que haya algún descuadre en las horas trabajadas de algún empleado, ahora es el momento de solucionarlo.
Generalmente cuando se hacen horas extra las empresas optan por pagarlas o bien por compensarlas con tiempo de descanso. Lo que la empresa haga debe estar escrito en el convenio colectivo.
Las vacaciones arrastradas
Otro tema que el departamento de Recursos Humanos ha de tener en cuenta son las vacaciones de los trabajadores.
Todos los trabajadores por cuenta ajena tienen que disfrutar 30 días naturales de vacaciones, o 22 días laborables. Estos días tienen que disfrutarse, lo que significa que las vacaciones no pueden pagarse.
Por tanto, desde Recursos Humanos tienen que ver en el mes de diciembre si todos los trabajadores han disfrutado o no sus vacaciones. Generalmente hay que disfrutar las vacaciones durante el año en curso.
Dependiendo de la empresa, puede haber excepciones es lo que se refiere a cuándo disfrutar las vacaciones. Por ejemplo, suele haber trabajadores que tienen días pendientes de vacaciones y la empresa les permite poder tomarlos el año siguiente.
Cuando tienes días pendientes de 2023 no puedes tomarlos cuando quieras en 2024. Aqui cada empresa ha de tener claro qué política aplica en cuanto a las vacaciones arrastradas. En esta política hay que incluir los siguientes puntos:
- Qué plazos se permiten para que las vacaciones arrastradas puedan disfrutarse.
- Cuidado con los días en que se quieren disfrutar las vacaciones arrastradas porque, si se juntan muchos trabajadores de vacaciones los mismos días, puede ser un problema para la empresa.
Por eso Recursos Humanos tiene que saber quién tiene vacaciones pendientes, cuándo puede disfrutarlas y el plazo para solicitarlas.
Cuestiones y objetivos a tener en cuenta antes de crear tu Plan de Trabajo Estratégico de RRHH para el 2024
Hay actividades que han tenido que pararse durante un tiempo y en otras se ha implantado el teletrabajo. En definitiva, el año 2023 ha tenido como protagonistas el teletrabajo y la situación de los trabajadores.
Teletrabajo
Aunque todo se haya trastocado es importante seguir haciendo evaluaciones de desempeño, con más razón si están los empleados trabajando desde sus casas. Y no es que se trate de medir la productividad solamente, sino de ver qué dificultades están teniendo y qué ventajas encuentran en esta nueva situación.
La Ley del Teletrabajo está en vigor. ¿Cómo está aplicándose? En esta ley se regulan los derechos y obligaciones de empresas y trabajadores y da margen para que todas las empresas que quieran implantar el teletrabajo puedan hacerlo más allá de la situación obligada por la COVID-19.
Si la empresa tiene muchos empleados teletrabajando, el final de 2023 es el momento para reflexionar cómo se ha desarrollado todo. Para esto hay que consultar a los trabajadores, ver cómo se sienten teletrabajando, detectar aspectos que no estén funcionando bien y darles solución.
La situación personal y profesional de los trabajadores
El año 2023 ha sido complicado para los trabajadores porque han tenido que cuidar a sus hijos, enseñarles, cuidar a sus familiares, trabajar desde casa y lidiar con la incertidumbre. Aquí las empresas han de plantearse si han sido flexibles con los trabajadores y han tenido en cuenta sus situaciones personales. La conciliación juega aquí un papel fundamental.
También el fin de año suele ser un momento en el que se habla de salarios. 2023 ha sido complicado y no todas las empresas pueden permitirse una subida salarial. Pero no ha sido mal momento para todos. Ha habido empresas que iban bien antes de la pandemia y han seguido yendo bien, por tanto no hay excusa para no recompensar el esfuerzo de los trabajadores.
¿Qué es un Plan anual de RRHH de una empresa y cómo hacerlo este 2024?
El plan de Recursos trata de reflejar la política de la empresa en todo lo referente a los trabajadores. En el plan hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Estructura de la plantilla.
- Tamaño de la plantilla.
- Capacidades de cada trabajador.
- Funciones que cada empleado puede desarrollar.
- Selección de personal.
- Contratación de personal.
- Formación continua de los trabajadores.
- Protocolo de resolución de conflictos.
Lo primero que hay que hacer para comenzar con este plan es analizar el entorno de la empresa.
Análisis del entorno de la empresa
A principios de año, la empresa creará un plan estratégico general en el que se establecerán unos objetivos clave de los que dependerá el plan de Recursos Humanos.
Para realizar bien el plan de Recursos Humanos se tiene que tener claro lo siguiente:
- Qué se debe mejorar con respecto al año anterior para no ir arrastrando errores.
- Qué retos nos esperan el presente año. De momento, la COVID-19 es todo un reto para ciertos sectores. En cualquier caso siempre hay cambios, eventos o actividades que influirán en la empresa y para los que hay que estar preparados.
- Los elementos dentro de la empresa que necesitan más atención. Esto requiere el estudio detallado de la empresa y su plantilla. En este punto son de gran ayuda los informes de Recursos Humanos que facilitan los softwares de rrhh, como el de Factorial.
Para obtener esta información es fundamental que Recursos Humanos se comunique con los directivos de la empresa y que estos sean transparentes y honestos con ellos.
Objetivos del plan anual de Recursos Humanos
Los objetivos del plan anual de Recursos Humanos se dividen en dos categorías:
- Objetivos explícitos: son los referidos a la atracción y retención de talento, motivación de los empleados y todo aquello que tenga en cuenta una mejora de su compromiso y experiencia en la compañía, como trazar planes de carrera, procesos de onboarding, etc.
- Objetivos implícitos: son los que vienen dados por la filosofía de la empresa, de tal forma que ayudan a la creación de la cultura de empresa. También entran en estos objetivos la mejora de la productividad y la calidad de vida de sus empleados, mientras se cumplen todas las normativas laborales y de seguridad.
Definición de responsabilidades
Una vez están definidos los objetivos de la empresa y los del departamento de Recursos Humanos llega el momento de establecer el plan de Recursos Humanos.
Lo que sucede es que no todas las empresas tienen un área de Recursos Humanos como tal. En las empresas pequeñas es el CEO quien se encarga de todo, incluída la parte de RRHH. En empresas medianas hay una persona o dos encargadas de la gestión de personal. En las empresas grandes sí hay departamento de RRHH con varias personas y distintos perfiles.
Lo que se suele hacer en este punto es realizar un organigrama de la empresa que mostrará:
- La estructura jerárquica de la empresa.
- Los departamentos existentes.
- Los puestos a cubrir.
El organigrama refleja qué tiene la empresa y qué hace falta para lograr los objetivos.
Identificación de los puestos necesarios
El organigrama nuestra qué puestos se deben cubrir para lograr los objetivos explícitos. En el plan de Recursos Humanos se especificará:
- La descripción de cada uno de los puestos: funciones, responsabilidades, departamento, lugar de trabajo, personas a su cargo, persona que le supervisa y volumen de trabajo.
- Tipo de perfil: formación, experiencia y habilidades. Así se sabe si este puesto puede cubrirlo alguien de la plantilla o mejor se contrata a alguien externo.
Todos estos pasos están sujetos a la política de Recursos Humanos de la empresa.
Definición de la política de Recursos Humanos
La política de recursos humanos marcará las directrices del departamento en su día a día y recogerá las pautas para la selección y contratación de personal, las pautas retributivas y las pautas para la formación y el desarrollo.
Selección y contratación de personal
En este punto se trata de especificar las funciones, el tipo de contrato y el salario por cada puesto a cubrir. Normalmente las empresas que no tienen departamento diferenciado de Recursos Humanos son las que recurren a otras empresas cuando necesitan seleccionar personal.
Los procesos de reclutamiento son una de las dinámicas que exigen horas de trabajo y recursos. A la hora de filtrar para llevar a cabo entrevistas, automatizando este proceso se crea un canal directo por donde pasen los candidatos que cumplan unos requisitos mínimos.
Si bien existen portales destinados a este tipo de acción, no es lo mismo trabajar con información repartida en varias páginas que con una plataforma que lo recoja todo. Así, por ejemplo, si necesitamos un perfil con una titulación específica, podremos hacer que su CV nos llegue directamente si cumple los requisitos, gracias al uso de un ATS para la criba curricular.
Al automatizar este proceso, veremos también que todo el proceso de contratación se traslada a un único espacio digital. Allí podremos consultar cualquier tipo de información que necesitemos de cualquiera de las etapas de esta dinámica.
Retribución
En tema de salarios la empresa tendrá que cumplir el convenio colectivo correspondiente, pero es libre si quiere mejorar las condiciones de dicho convenio. Se pueden mejorar las condiciones del convenio en incentivos, complementos, pagas extra, etc.
Todas estas condiciones tienen que quedar claras para la persona a la que se va a contratar.
Formación y desarrollo
El plan de Recursos Humanos no puede olvidar el crecimiento personal y profesional de los trabajadores para que puedan lograr su plan de carrera. Dentro de la política de Recursos Humanos también se deben incluir la visión y misión de la empresa, las buenas prácticas, la disciplina y resolución de conflictos.
Uno de los aspectos que más se está demandando es la posibilidad de crecimiento en un puesto de trabajo. Por lo tanto, garantizar una formación constante y que no requiera traslados o trámites complicados puede ser decisivo para retener el talento o aumentar el compromiso de tu equipo.
¿Qué procesos puedo automatizar al momento de crear mi Plan de Recursos Humanos?
La automatización consiste en comprimir procesos y gestiones que, si bien son clave, se pueden llevar a cabo sin destinar tantos recursos. Estos pueden ser procesos de reclutamiento y onboarding, gestión de documentos, formaciones, control de fichajes, turnos y horarios, así como de vacaciones y ausencias.
En la actualidad, existen numerosas herramientas y software que podemos utilizar para implementar la transformación digital de nuestra organización. Pero si no sabes todavía por dónde empezar, a continuación te damos algunas ideas para que comiences a digitalizar tus procesos de RR.HH.
Control horario
Con la implementación del teletrabajo, la gestión del capital humano se ha complicado. Si la manera de trabajar el control horario y las ausencias se hace de manera manual, la comunicación y la gestión de documentos puede ser más tediosa.
Si se traslada el reloj de fichaje a una plataforma digital, se facilita el control de horarios. La información de entradas y salidas se resume en un mismo lugar y se pasa de trabajar con cientos de papeles o requerir decenas de firmas, a una dinámica más accesible y fácil de interpretar.
Ausencias y vacaciones
Si automatizamos ciertos procesos no solo conseguimos ahorrar en tiempo y recursos, también potenciamos el sentido de responsabilidad de nuestros compañeros y empleados. Por ejemplo, al confiar en una plataforma que se encargue de estas tareas, se traslada la responsabilidad a los empleados.
De esta manera, serán ellos quienes gestionen sus ausencias y vacaciones de manera directa, sin tener que recurrir a formularios, solicitudes y reuniones. Así, el líder del equipo podrá revisarlas de manera rápida y concentrada, aceptándolas o no, integrándolas automáticamente en los calendarios.
Gestión de nóminas
La gestión de nóminas es una de los procesos principales de los Recursos Humanos y de las más delicados. Sin embargo, la creación de estos documentos es solo uno de los pasos que conlleva su gestión. No solo basta con eso, también se deben validar y compartir a cada uno de nuestros profesionales y adaptarlos al caso de cada uno en particular.
Un software de automatización permitiría, por ejemplo, recoger la información de cada empleado. Si utilizamos la misma plataforma, tendremos la información de fichajes y salidas y las nóminas en el mismo lugar. De esta manera, cualquier cambio realizado en nóminas se verá reflejado fácilmente y de manera rápida.
Firmas y organización de documentos
Si bien el teletrabajo ha hecho que predominen las distancias, la tecnología puede hacer que esta no se note. Al automatizar los procesos de gestión de documentos, permitiremos que los empleados puedan acceder fácilmente a sus documentos. Incluso, podrán disponer de ellos y firmarlos en la misma plataforma.
De esta manera, los líderes de equipo podrán contar con toda la información necesaria y actualizada de manera automática. Al necesitar estos documentos, no tendremos que comunicarnos con un sinfín de correos electrónicos o visitas presenciales.
Con la automatización, podremos subirlos a una nube y recibir una notificación cuando estén firmados por parte de nuestros trabajadores gracias a las numerosas plataformas que existen para la gestión documental.
Onboarding y offboarding de empleados
Podemos optimizar los procesos de bienvenida a nuestros empleados, por ejemplo, con un software de Recursos Humanos. De esta manera, conseguimos que nuestros empleados tengan la información que necesitan al momento de entrar. Así, el funcionamiento de la oficina o de la empresa en general.
Por lo tanto, ganamos en horas y recursos para destinar a trabajar aspectos más personales o que requieren un toque más humano. Lo mismo ocurrirá si tenemos que dejar marchar a trabajadores, ya que a veces será necesario que devuelvan equipo o eliminen credenciales.
Evaluaciones de rendimiento y desempeño
Trabajar con personas significa tener que realizar un seguimiento de su evolución. Sobre todo, para ver si encajan o no en el puesto de trabajo. Por ello, los responsables de RR.HH. deben medir su rendimiento laboral, para detectar posibles puntos de mejora.
Al automatizar encuestas y pruebas de evaluación, se puede recibir la información directamente sin tener que realizar gestiones diarias. Con un software de Recursos Humanos podemos recopilar la información obtenida, junto a otro tipo de datos igual de valiosos. De esta manera, complementamos información de desempeño con su actividad laboral.
Informes e indicadores de RR.HH.
De la misma manera que utilizamos procesos de Recursos Humanos para recopilar datos sobre nuestros trabajadores, esta se tiene que transformar en información. Por lo tanto, a la hora de preparar un análisis de todos los datos recogidos, debemos plantearnos la cantidad de horas y recursos que podemos destinar.
El trabajo de un responsable de Recursos Humanos es global, y no se limita solo a un aspecto de la vida laboral de una empresa. Por ello, se necesita tener a disposición toda la información posible. Que sea de fácil acceso también será fundamental a la hora de trabajar.
Comunicación interna y eventos
Al igual que los responsables de un equipo deben tener acceso rápido y fácil a cierto tipo de información, también lo deben poder hacer los trabajadores. Por ejemplo, si nuestro equipo ve que es muy tedioso comunicarse con sus superiores para resolver dudas, disminuirán sus ganas de participar dentro de la empresa.
Por eso, facilitar el contacto entre compañeros debe ser primordial. Sobre todo si queremos conseguir que nuestro equipo vea fácil comunicarnos cualquier tema. Esto se puede conseguir a través de programas informáticos que integren esta funcionalidad.
Ejemplos y casos prácticos de Plan de Recursos Humanos de una empresa
El plan de Recursos Humanos de todas las empresas se basa en lo mismo. No obstante, siempre hay matices que cambian de una empresa a otra. Para verlo vamos a estudiar 3 ejemplos: una empresa constructora, una empresa textil y una empresa tecnológica.
Plan de Recursos Humanos de una empresa constructora
Las empresas constructoras tienen dos peculiaridades. Una de ellas es la subcontratación y la otra el alto índice de siniestralidad.
En cuanto a la siniestralidad, la empresa tiene que tener muy bien definida su política de prevención de riesgos laborales. Aquí debe cumplir las normas que le vienen de fuera y que debe tratar incluso de mejorar.
En la subcontratación todas las empresas constructoras debe cumplir la ley 32/2006 que regula los trabajos subcontratados en el sector de la construcción.
Plan de Recursos Humanos de una empresa textil
Las empresas textiles han sufrido mucho con la pandemia. Por un lado ha caído la demanda, aunque se espera recuperación. Y por otra parte están todas las medidas de seguridad que tienen que implantar para hacer de las empresas textiles lugares seguros.
Dentro de su plan de Recursos Humanos tienen que recogerse las medidas de seguridad que incluyen mascarilla obligatoria y distancia de seguridad. Si no se puede guardar la distancia habrá que colocar pantallas protectoras.
Plan de Recursos Humanos de una empresa tecnológica
Las empresas tecnológicas suelen ser oficinas tradicionales, por tanto en el año 2023 han estado funcionando con teletrabajo. De hecho, durante gran parte del año no había otra forma.
Por tanto, para el año 2023 deben plantearse lo siguiente:
- Si van a el teletrabajo va a continuar.
- Si van a dejar flexibilidad para que quien quiera teletrabaje y quien quiera pueda volver a la oficina.
- Deben también escuchar a los trabajadores para saber qué puntos positivos y negativos ven en el teletrabajo. En cuanto a los puntos menos positivos, la empresa debe poner todo su empeño en solucionarlos.
Además, en las empresas tecnológicas es fundamental la formación porque la tecnología avanza a pasos agigantados. Por esto es tan importante elaborar planes de formación continua para que la empresa no se quede atrás y sea siempre competitiva.
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Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.
