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Cinco plantillas de Excel imprescindibles para recursos humanos

Una de las actividades clave en toda empresa es la planificaci贸n. Esta permite, entre otras cosas, tomar las decisiones correctas para cumplir los objetivos de cada 谩rea. Pero para llegar a ese resultado, primero es necesario contar con la informaci贸n precisa. Aunque parezca una cosa del pasado, las plantillas de Excel contin煤an vigentes para ciertos procesos clave en recursos humanos.

Por supuesto que en toda organizaci贸n se manejan grandes vol煤menes de datos. Continuamente estamos procesando informaci贸n, sobre todo ahora que la digitalizaci贸n se ha acelerado. Una de las maneras de recoger esos datos siempre ha sido a trav茅s de la creaci贸n de planillas de c谩lculo.

En los departamentos de gesti贸n del talento, las plantillas de Excel recursos humanos son, desde hace tiempo, una de las herramientas b谩sicas, ya que permiten reunir informaci贸n clave de cada proceso dentro del 谩rea de rrhh. En este art铆culo hablaremos de las cinco principales planillas Excel recursos humanos, para que conozcas cu谩les son y puedas crearlas.

Plantilla de gastos

Sin importar su tama帽o, toda empresa debe afrontar una serie de gastos todos los meses. La mera existencia de la compa帽铆a ya supone cierta salida de dinero, lo que se conoce como costos operativos.

Esa suma que sale de la organizaci贸n debe quedar registrada en alg煤n sitio o, de lo contrario, esta corre el riesgo de ir a tientas, sin tener poder detectar, por ejemplo, un mal uso de los recursos.

Con el control de gastos tambi茅n es posible identificar d贸nde hacer ajustes para reducir el egreso de dinero y mejorar el presupuesto de la empresa.

software-control-gastos

Para qu茅 sirve una plantilla de gastos

La plantilla de gastos es claramente una herramienta para llevar un control sobre el dinero que sale de la compa帽铆a. Esta hoja de c谩lculo permite hacer un seguimiento de los distintos costos que produce la actividad de la organizaci贸n. B谩sicamente, se trata de un documento digital en el que se re煤nen todos los gastos de la empresa.

Por supuesto que hay distintos tipos de opciones, dependiendo el 谩rea de la compa帽铆a. La planilla de gastos es una de las alternativas Excel para rrhh m谩s utilizadas, ya que en ella se ven reflejados los costos espec铆ficos que se generan en el departamento de recursos humanos.

Esta clase de documento les sirve a los responsables del 谩rea de recursos humanos para:

  • Llevar el recuento de los gastos mensuales de RR.HH.
  • Ver la tendencia de los gastos en el 谩rea mes a mes.
  • Categorizar y comparar los gastos.
  • Extraer conclusiones para tomar mejores decisiones en torno al presupuesto de recursos humanos.

C贸mo hacer una plantilla de gastos en Excel

驴Quieres crear tus propias plantillas de Excel gratis y comenzar por los gastos? Es muy simple, te lo explicamos a continuaci贸n.

  1. Lo primero que debes hacer es abrir el programa Excel y crear all铆 tu hoja con el nombre Control de gastos.
  2. Para aprovechar las f贸rmulas Excel gratis, divide las casillas en meses. Recuerda que, para ello, tendr谩s que usar 12 columnas.
  3. En uno de los laterales tienes que hacer la lista de gastos. Te recomendamos crear varias categor铆as, por ejemplo, transporte, comidas, comunicaci贸n, etc.
  4. Una vez creada tu plantilla, ahora solo tendr谩s que completarla. Aseg煤rate de incluir todos los gastos, incluso los peque帽os. Ya que esos tickets pueden acumularse y representar una suma significativa para el negocio.
  5. Para terminar, tendr谩s que hacer la suma correspondiente. Puedes utilizar una de las f贸rmulas Excel rrhh gratis m谩s conocidas: =SUMA (). Dentro de los par茅ntesis debes colocar el intervalo de l铆neas y columnas a sumar.

Al completar mes a mes esta plantilla Excel recursos humanos, podr谩s estudiar en detalle los gastos del 谩rea y analizar posibilidades de mejora.

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Plantilla para el control horario

驴Sab铆as que llevar un control de las horas que trabaja un empleado es una obligaci贸n legal? El control horario y fichaje es otra de las tareas clave del departamento de RR.HH. Consiste en contabilizar las horas que trabajan los empleados, y detallar c贸mo se reparten estas a lo largo de la jornada. Es decir, el conteo debe incluir las horas comprendidas entre la entrada y la salida y las horas extraordinarias.

Para qu茅 sirve una plantilla de control horario

Antes, los empleados fichaban al entrar y salir de su puesto de trabajo. Esta pr谩ctica tan com煤n implicaba apuntar de forma manual, con papel y bol铆grafo, el horario de ingreso y de salida. Luego, los responsables de RR.HH. ten铆an que revisar esa planilla y contabilizar, tambi茅n de forma manual, el total de las horas que cada trabajador hab铆a dedicado a su labor.

Afortunadamente, la tecnolog铆a vino a resolver esta cuesti贸n. Entre las soluciones m谩s utilizadas est谩 la plantilla para el control horario. Es otra alternativa Excel para administraci贸n de personal.

B谩sicamente, esta clase de plantilla sirve para que los empleados puedan hacer un fichaje y registro de las horas trabajadas y el departamento de RR.HH. pueda llevar un mayor control sobre este aspecto, cumplir con la ley correspondiente y gestionar la productividad del equipo.

C贸mo hacer una plantilla de Excel para control horario

Antes de ir directamente al programa es necesario reunir la informaci贸n a incluir en la plantilla Excel para rrhh. Los datos son:

  • Nombre del empleado.
  • Per铆odo de tiempo que cubre la planilla, semana o mes.
  • Nombre del departamento al que pertenece el trabajador.
  • Hora de entrada y hora de salida del trabajador.

Ahora s铆, con estos datos, ya puedes dirigirte a Excel y crear tu plantilla para el control horario, tendr谩s que crear una por cada empleado. Recuerda que es fundamental reservar una celda, junto a las horas de entrada y salida, para que el trabajador pueda especificar la cantidad total de horas que trabaj贸 en cada per铆odo.

Con esta informaci贸n, luego utilizaremos las f贸rmulas Excel rrhh gratis que ya hemos visto, para sumar el total de horas de cada d铆a y luego el total de horas trabajadas durante toda la semana.

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Plantilla para la gesti贸n de vacaciones

Otra de las tareas principales dentro del departamento de recursos humanos es la gesti贸n de vacaciones y ausencias de los empleados. Llega un momento del a帽o en el que los trabajadores deben ausentarse para gozar de su merecido descanso. Pero claro, esto representa m谩s trabajo en el 谩rea de rrhh.

Para qu茅 sirve una plantilla de vacaciones

La plantilla para la gesti贸n de vacaciones es otra de las imprescindibles en el 谩rea de RR.HH. Se trata, b谩sicamente, de un documento que sirve para poder contabilizar los d铆as que estar谩 fuera cada empleado y llevar un mayor control sobre las ausencias de todos los trabajadores en la empresa.

C贸mo hacer una plantilla de Excel para vacaciones

Dentro de las m煤ltiples plantillas de Excel recursos humanos que puedes crear, la correspondiente a la gesti贸n de vacaciones es probablemente de las m谩s complejas de realizar.

Se trata de un documento en el que debes volcar toda la informaci贸n que te hayan brindado los empleados en cuanto a los d铆as que estar谩n ausentes. Pero, previamente, tendr谩s que comunicarte con cada uno de ellos para solicitar esta informaci贸n.

Adem谩s, tendr谩s que llevar el c谩lculo de d铆as, ajustar eso en el calendario para que, por ejemplo, la ausencia de un trabajador no coincida con la de otro empleado de la misma 谩rea y, por supuesto, para gestionar todo esto ser谩n necesarias varias herramientas, no s贸lo Excel.

Si pese a esto todav铆a quieres aprender a crear la plantilla para la gesti贸n de vacaciones, te explicamos c贸mo hacerlo paso a paso:

  1. Dir铆gete a Excel y crea un nuevo documento con el nombre Gesti贸n de vacaciones.
  2. A continuaci贸n, debes inmovilizar 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Luego, combina las celdas de la primera fila. Aqu铆 pondr谩s el a帽o en curso.
  4. En la segunda fila, haz divisiones del total de d铆as para cada mes, 28, 30, 31, etc.
  5. En la parte izquierda de la pantalla, dir铆gete a la secci贸n que inmovilizaste al principio y a帽ade la siguiente informaci贸n: Nombre del empleado, Total de d铆as de vacaciones disponibles y D铆as restantes.

Si todas estas tareas te abruman, puedes optar por un sistema de gesti贸n de vacaciones totalmente online, donde todo esto se simplifica en unos pocos pasos.

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Plantilla para calcular n贸mina de trabajadores

Una de las tareas m谩s importantes del d铆a a d铆a en el departamento de RR.HH. es el momento de calcular la n贸mina de trabajadores. La adecuada ejecuci贸n de esta actividad es clave para el buen funcionamiento de la empresa y el bienestar de los empleados. De la misma forma lo es el uso de la herramienta adecuada para llevarla a cabo.

Para qu茅 sirve una plantilla de n贸mina

La plantilla para calcular n贸mina es una de las opciones Excel para administraci贸n de personal y debemos decir, una de las m谩s relevantes.

Al final del mes, todos los empleados esperan el recibo donde se detalla la cantidad total de dinero que percibir谩n por el trabajo que realizaron para la empresa. Ese recibo contiene informaci贸n que previamente el responsable de recursos humanos calcul贸 en un documento o lo que es igual, en la plantilla de n贸minas. Esta hoja de c谩lculo sirve, entonces, para crear las n贸minas, calcularlas y obtener la informaci贸n que luego se le entregar谩 a cada empleado

C贸mo hacer una plantilla de Excel para n贸minas

La informaci贸n que debes incluir para calcular n贸mina en una plantilla Excel para rrhh es la siguiente:

  • Total devengado: esta celda corresponde a la suma de todas las celdas relacionadas con los ingresos.
  • Total a deducir: esta celda re煤ne la suma de todas las celdas en las que hayas introducido gastos a la Seguridad Social y retenciones del IRPF.
  • Contingencias comunes: aqu铆 debes multiplicar el salario base por el tipo de cotizaci贸n correspondiente.
  • IRPF: en esta casilla tendr谩s que tomar el total devengado y multiplicarlo por el porcentaje aplicable a cada caso.
  • L铆quido a percibir: en esta celda debe aparecer el salario neto que cobrar谩 el empleado. Este resultado se obtiene de restar el Total a deducir del Total devengado.

Hay muchas formas de crear plantillas de Excel recursos humanos para calcular n贸mina, lo importante es que aparezcan los datos anteriores y hacer el c谩lculo correspondiente de manera correcta.

Si quieres agilizar esta tarea y llevar un control integral sobre la gesti贸n de n贸minas, necesitas un software rrhh para mejorar tu d铆a a d铆a, evitando, entre otras cosas, que te pases horas y horas completando hojas de c谩lculo.

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Plantilla de reclutamiento de personal

El reclutamiento y la selecci贸n de personal es un proceso que consta de diversas etapas. En principio, se identifica la necesidad de cubrir un puesto de trabajo. Luego, se definen los requisitos de esa vacante y del candidato ideal para cubrirla. Despu茅s, se da a conocer el puesto. Hasta que, finalmente, se elige a la persona adecuada para este.

Todo este proceso debe quedar documentado y una de las formas de hacerlo es a trav茅s de la plantilla de reclutamiento de personal.

Para qu茅 sirve una plantilla de reclutamiento

Un documento Excel recursos humanos para reclutamiento de personal es una de las maneras de reflejar el estado de todas las tareas relacionadas con la contrataci贸n de un nuevo empleado.

Como ya hemos visto, la selecci贸n de un nuevo trabajador consta de diversas etapas y con utilizando plantillas de Excel podr谩s llevar un registro m谩s claro del grado de avance en cada una de estas. Adem谩s, este Excel para rrhh es clave para organizar en detalle toda la informaci贸n vinculada al proceso de reclutamiento.

C贸mo hacer una plantilla de reclutamiento en Excel

La plantilla de reclutamiento de personal puede completarse de diversas maneras. Una de ellas consiste en crear una lista de tareas correspondiente a cada etapa del proceso e ir complet谩ndola en funci贸n del avance que se vaya realizando en cada una de ellas.

Te damos un ejemplo para que puedas orientarte mejor:

  • En una hoja de Excel crea el documento Plan de reclutamiento.
  • Crea un apartado para cada etapa del proceso, por ejemplo: anuncio del puesto vacante, b煤squeda de candidatos, selecci贸n de candidatos, entrevistas, elecci贸n del nuevo empleado.
  • Haz una lista de tareas para cada una de esas etapas.
  • Puedes definir los siguientes par谩metros: fuentes de reclutamiento, presupuesto asignado a la tarea, grado de progreso, comentarios, etc.

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Si crear plantillas de c谩lculo no se te da bien, puedes optar por el software de recursos humanos de Factorial. Con este podr谩s calcular gastos, controlar horarios, gestionar vacaciones, calcular n贸mina u organizar el reclutamiento de personal y mucho m谩s, todas las funcionalidades en un mismo lugar.

Sin perder tiempo y sin necesidad de aprender complejas formulas. Adem谩s, podr谩s evitar los errores humanos comunes y las fallas frecuentes a las que este sistema est谩 sometido.

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