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Cinco principales plantillas de Excel para recursos humanos

plantillas excel vacaciones

Una de las actividades clave en toda empresa es la planificación. Esta permite, entre otras cosas, tomar las decisiones correctas para cumplir los objetivos de cada área. Pero para llegar a ese resultado, primero es necesario contar con la información precisa. Aunque parezca una cosa del pasado, las plantillas de Excel continúan vigentes para ciertos procesos clave en recursos humanos.

Por supuesto que en toda organización se manejan grandes volúmenes de datos. Continuamente estamos procesando información, sobre todo ahora que la digitalización se ha acelerado. Una de las maneras de recoger esos datos siempre ha sido a través de la creación de planillas de cálculo.

En los departamentos de gestión del talento, las plantillas de Excel recursos humanos son, desde hace tiempo, una de las herramientas básicas, ya que permiten reunir información clave de cada proceso dentro del área de rrhh. En este artículo hablaremos de las cinco principales planillas Excel recursos humanos, para que conozcas cuáles son y puedas crearlas.

Plantilla de gastos

Sin importar su tamaño, toda empresa debe afrontar una serie de gastos todos los meses. La mera existencia de la compañía ya supone cierta salida de dinero, lo que se conoce como costos operativos.

Esa suma que sale de la organización debe quedar registrada en algún sitio o, de lo contrario, esta corre el riesgo de ir a tientas, sin tener poder detectar, por ejemplo, un mal uso de los recursos.

Con el control de gastos también es posible identificar dónde hacer ajustes para reducir el egreso de dinero y mejorar el presupuesto de la empresa.

¿Para qué sirve?

La plantilla de gastos es claramente una herramienta para llevar un control sobre el dinero que sale de la compañía. Esta hoja de cálculo permite hacer un seguimiento de los distintos costos que produce la actividad de la organización. Básicamente, se trata de un documento digital en el que se reúnen todos los gastos de la empresa.

Por supuesto que hay distintos tipos de opciones, dependiendo el área de la compañía. La planilla de gastos es una de las alternativas Excel para rrhh más utilizadas, ya que en ella se ven reflejados los costos específicos que se generan en el departamento de recursos humanos.

Esta clase de documento les sirve a los responsables del área de recursos humanos para:

  • Llevar el recuento de los gastos mensuales de RR.HH.
  • Ver la tendencia de los gastos en el área mes a mes.
  • Categorizar y comparar los gastos.
  • Extraer conclusiones para tomar mejores decisiones en torno al presupuesto de recursos humanos.

¿Cómo hacerla?

¿Quieres crear tus propias plantillas de Excel gratis y comenzar por los gastos? Es muy simple, te lo explicamos a continuación.

  1. Lo primero que debes hacer es abrir el programa Excel y crear allí tu hoja con el nombre Control de gastos.
  2. Para aprovechar las fórmulas Excel gratis, divide las casillas en meses. Recuerda que, para ello, tendrás que usar 12 columnas.
  3. En uno de los laterales tienes que hacer la lista de gastos. Te recomendamos crear varias categorías, por ejemplo, transporte, comidas, comunicación, etc.
  4. Una vez creada tu plantilla, ahora solo tendrás que completarla. Asegúrate de incluir todos los gastos, incluso los pequeños. Ya que esos tickets pueden acumularse y representar una suma significativa para el negocio.
  5. Para terminar, tendrás que hacer la suma correspondiente. Puedes utilizar una de las fórmulas Excel rrhh gratis más conocidas: =SUMA (). Dentro de los paréntesis debes colocar el intervalo de líneas y columnas a sumar.

Al completar mes a mes esta plantilla Excel recursos humanos, podrás estudiar en detalle los gastos del área y analizar posibilidades de mejora.

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Plantilla para el control horario

¿Sabías que llevar un control de las horas que trabaja un empleado es una obligación legal? El control horario y fichaje es otra de las tareas clave del departamento de RR.HH. Consiste en contabilizar las horas que trabajan los empleados, y detallar cómo se reparten estas a lo largo de la jornada. Es decir, el conteo debe incluir las horas comprendidas entre la entrada y la salida y las horas extraordinarias.

¿Para qué sirve?

Antes, los empleados fichaban al entrar y salir de su puesto de trabajo. Esta práctica tan común implicaba apuntar de forma manual, con papel y bolígrafo, el horario de ingreso y de salida. Luego, los responsables de RR.HH. tenían que revisar esa planilla y contabilizar, también de forma manual, el total de las horas que cada trabajador había dedicado a su labor.

Afortunadamente, la tecnología vino a resolver esta cuestión. Entre las soluciones más utilizadas está la plantilla para el control horario. Es otra alternativa Excel para administración de personal.

Básicamente, esta clase de plantilla sirve para que los empleados puedan hacer un fichaje y registro de las horas trabajadas y el departamento de RR.HH. pueda llevar un mayor control sobre este aspecto, cumplir con la ley correspondiente y gestionar la productividad del equipo.

¿Cómo hacerla?

Antes de ir directamente al programa es necesario reunir la información a incluir en la plantilla Excel para rrhh. Los datos son:

  • Nombre del empleado.
  • Período de tiempo que cubre la planilla, semana o mes.
  • Nombre del departamento al que pertenece el trabajador.
  • Hora de entrada y hora de salida del trabajador.

Ahora sí, con estos datos, ya puedes dirigirte a Excel y crear tu plantilla para el control horario, tendrás que crear una por cada empleado. Recuerda que es fundamental reservar una celda, junto a las horas de entrada y salida, para que el trabajador pueda especificar la cantidad total de horas que trabajó en cada período.

Con esta información, luego utilizaremos las fórmulas Excel rrhh gratis que ya hemos visto, para sumar el total de horas de cada día y luego el total de horas trabajadas durante toda la semana.

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Plantilla para la gestión de vacaciones

Otra de las tareas principales dentro del departamento de recursos humanos es la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados. Llega un momento del año en el que los trabajadores deben ausentarse para gozar de su merecido descanso. Pero claro, esto representa más trabajo en el área de rrhh.

¿Para qué sirve?

La plantilla para la gestión de vacaciones es otra de las imprescindibles en el área de RR.HH. Se trata, básicamente, de un documento que sirve para poder contabilizar los días que estará fuera cada empleado y llevar un mayor control sobre las ausencias de todos los trabajadores en la empresa.

¿Cómo hacerla?

Dentro de las múltiples plantillas de Excel recursos humanos que puedes crear, la correspondiente a la gestión de vacaciones es probablemente de las más complejas de realizar.

Se trata de un documento en el que debes volcar toda la información que te hayan brindado los empleados en cuanto a los días que estarán ausentes. Pero, previamente, tendrás que comunicarte con cada uno de ellos para solicitar esta información.

Además, tendrás que llevar el cálculo de días, ajustar eso en el calendario para que, por ejemplo, la ausencia de un trabajador no coincida con la de otro empleado de la misma área y, por supuesto, para gestionar todo esto serán necesarias varias herramientas, no sólo Excel.

Si pese a esto todavía quieres aprender a crear la plantilla para la gestión de vacaciones, te explicamos cómo hacerlo paso a paso:

  1. Dirígete a Excel y crea un nuevo documento con el nombre Gestión de vacaciones.
  2. A continuación, debes inmovilizar 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Luego, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondrás el año en curso.
  4. En la segunda fila, haz divisiones del total de días para cada mes, 28, 30, 31, etc.
  5. En la parte izquierda de la pantalla, dirígete a la sección que inmovilizaste al principio y añade la siguiente información: Nombre del empleado, Total de días de vacaciones disponibles y Días restantes.

Si todas estas tareas te abruman, puedes optar por un sistema de gestión de vacaciones totalmente online, donde todo esto se simplifica en unos pocos pasos.

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Plantilla para calcular nómina de trabajadores

Una de las tareas más importantes del día a día en el departamento de RR.HH. es el momento de calcular la nómina de trabajadores. La adecuada ejecución de esta actividad es clave para el buen funcionamiento de la empresa y el bienestar de los empleados. De la misma forma lo es el uso de la herramienta adecuada para llevarla a cabo.

¿Para qué sirve?

La plantilla para calcular nómina es una de las opciones Excel para administración de personal y debemos decir, una de las más relevantes.

Al final del mes, todos los empleados esperan el recibo donde se detalla la cantidad total de dinero que percibirán por el trabajo que realizaron para la empresa. Ese recibo contiene información que previamente el responsable de recursos humanos calculó en un documento o lo que es igual, en la plantilla de nóminas. Esta hoja de cálculo sirve, entonces, para crear las nóminas, calcularlas y obtener la información que luego se le entregará a cada empleado

¿Cómo hacerla?

La información que debes incluir para calcular nómina en una plantilla Excel para rrhh es la siguiente:

  • Total devengado: esta celda corresponde a la suma de todas las celdas relacionadas con los ingresos.
  • Total a deducir: esta celda reúne la suma de todas las celdas en las que hayas introducido gastos a la Seguridad Social y retenciones del IRPF.
  • Contingencias comunes: aquí debes multiplicar el salario base por el tipo de cotización correspondiente.
  • IRPF: en esta casilla tendrás que tomar el total devengado y multiplicarlo por el porcentaje aplicable a cada caso.
  • Líquido a percibir: en esta celda debe aparecer el salario neto que cobrará el empleado. Este resultado se obtiene de restar el Total a deducir del Total devengado.

Hay muchas formas de crear plantillas de Excel recursos humanos para calcular nómina, lo importante es que aparezcan los datos anteriores y hacer el cálculo correspondiente de manera correcta.

Si quieres agilizar esta tarea y llevar un control integral sobre la gestión de nóminas, necesitas un software rrhh para mejorar tu día a día, evitando, entre otras cosas, que te pases horas y horas completando hojas de cálculo.banner-generar-nominas

Plantilla de reclutamiento de personal

El reclutamiento y la selección de personal es un proceso que consta de diversas etapas. En principio, se identifica la necesidad de cubrir un puesto de trabajo. Luego, se definen los requisitos de esa vacante y del candidato ideal para cubrirla. Después, se da a conocer el puesto. Hasta que, finalmente, se elige a la persona adecuada para este.

Todo este proceso debe quedar documentado y una de las formas de hacerlo es a través de la plantilla de reclutamiento de personal.

¿Para qué sirve?

Un documento Excel recursos humanos para reclutamiento de personal es una de las maneras de reflejar el estado de todas las tareas relacionadas con la contratación de un nuevo empleado.

Como ya hemos visto, la selección de un nuevo trabajador consta de diversas etapas y con utilizando plantillas de Excel podrás llevar un registro más claro del grado de avance en cada una de estas. Además, este Excel para rrhh es clave para organizar en detalle toda la información vinculada al proceso de reclutamiento.

¿Cómo hacerla?

La plantilla de reclutamiento de personal puede completarse de diversas maneras. Una de ellas consiste en crear una lista de tareas correspondiente a cada etapa del proceso e ir completándola en función del avance que se vaya realizando en cada una de ellas.

Te damos un ejemplo para que puedas orientarte mejor:

  • En una hoja de Excel crea el documento Plan de reclutamiento.
  • Crea un apartado para cada etapa del proceso, por ejemplo: anuncio del puesto vacante, búsqueda de candidatos, selección de candidatos, entrevistas, elección del nuevo empleado.
  • Haz una lista de tareas para cada una de esas etapas.
  • Puedes definir los siguientes parámetros: fuentes de reclutamiento, presupuesto asignado a la tarea, grado de progreso, comentarios, etc.

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¿Las plantillas Excel de recursos humanos no son lo tuyo?

Si crear plantillas de cálculo no se te da bien, puedes optar por el software de recursos humanos de Factorial. Con este podrás calcular gastos, controlar horarios, gestionar vacaciones, calcular nómina u organizar el reclutamiento de personal y mucho más, todas las funcionalidades en un mismo lugar.

Sin perder tiempo y sin necesidad de aprender complejas formulas. Además, podrás evitar los errores humanos comunes y las fallas frecuentes a las que este sistema está sometido.

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Este artículo también está disponible en: Italiano

Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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