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Qué es y para qué sirve el benchmarking en rrhh

Observar, medir, analizar y tomar decisiones basadas en datos concretos. Comúnmente asociado a la gestión empresarial y al marketing, el benchmarking ofrece la flexibilidad suficiente como para también, aplicarlo a la política de recursos humanos de cualquier organización.

Qué es el benchmarking

El benchmarking o la “evaluación comparativa” es un proceso sistemático que utiliza datos cuantitativos o cualitativos para realizar comparaciones entre diferentes organizaciones o secciones de una organización.

Se trata de un procedimiento que se realiza dentro de las empresas en forma continua mediante el cual se lograr identificar, medir y, por lo tanto, mejorar prácticas para poder optimizarlas.

En la gran mayoría de los casos el benchmarking se utiliza tanto durante el nacimiento de empresas como en lanzamientos de nuevos productos o servicios. La finalidad es, en pocas palabras, conocer el mercado, las ofertas de la competencia y a partir de analizarlas, aprender y poner en marcha procesos que permitan mejorar determinados aspectos para lograr que nuestra empresa sea más competitiva.

A pesar de que usualmente se considera al benchmarking como simplemente “copiar” a otras empresas, lo cierto es que es una práctica no solamente usual sino recomendada para mejorar el estado del arte dentro de una industria y que obliga a usar la creatividad para mejorar las propuestas ya existentes en un mercado.

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Tipos de benchmarking

Dentro del benchmarking y las múltiples posibilidades que permite para mejorar procesos internos y externos, existen cuatro tipos de técnicas orientadas a esta medición:

  • Benchmarking de performance.
    Implica recopilar y comparar datos cuantitativos (medidas y KPI’s de desempeño). La evaluación comparativa del desempeño suele ser el primer paso que dan las organizaciones para identificar las brechas de performance.
  • Benchmarking de práctica.
    Se trata de recopilar y comparar información cualitativa sobre cómo se realiza una actividad a través de personas, procesos y tecnología. Es un tipo de benchmarking menos objetivo pero que reporta beneficios como por ejemplo, contar con un insight que no puede obtenerse en forma tradicional.
  • Benchmarking interno.
    Este tipo de benchmarking se centra en comparar métricas y prácticas de diferentes unidades, líneas de productos, departamentos, programas, dentro de una organización determinada.
  • Benchmarking externo.
    Similar al punto anterior, solo que en lugar de suceder como un proceso interno, lo que se hace es medir lo que sucede dentro de otras organizaciones. Para eso se necesita el consentimiento

Benchmarking vs KPI’s

A primera vista ambos pueden parecer conceptos intercambiables, sin embargo a pesar de que los dos están relacionados con métricas orientadas a la competitividad, existen grandes diferencias entre Benchmarking y KPI’s.

El benchmarking se centro en aportar puntos de referencia que se utilizan para comparar el desempeño de una empresa puertas adentro o en relación a sus competidores. Estos puntos de referencia pueden comparar procesos, productos u operaciones, y las comparaciones pueden realizarse con otras partes del negocio. La evaluación comparativa se usa, por ejemplo, para comparar la satisfacción del cliente, los costos y la calidad.

Los KPI’s o key performance indicators (indicadores clave de desempeño), son herramientas de toma de decisiones y monitoreo, que se cuyo uso se enfoca en rastrear el desempeño de un equipo, trabajador o empresa, en relación a objetivos estratégicos. Los KPI’s se pueden entender como un sistema de alerta temprana, que señalan dónde las cosas podrían desviarse y dónde podría ser necesario actuar para corregir el curso.

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Benchmarking en rrhh

Saber dónde se encuentra nuestra empresa en el mercado en comparación con otros pares es por supuesto fundamental para mantenernos a flote.

En lo que respecta a recursos humanos, si este aspecto se entiende como (lo que es) una ventaja competitiva, el benchmarking se convierte en un aliado indispensable. Si se usa de manera inteligente y correcta, el BM para rrhh puede transformar las estrategias de gestión humanos y de la fuerza laboral de una organización.

Aplicaciones del benchmarking en rrhh

Es fundamental elegir sabiamente aquello que se desea comparar, ya que medir y comparar todo en forma simultanea, puede terminar diluyendo el enfoque y objetivo principal del benchmarking.

Identificar los aspectos de las actividades y procesos del departamento de recursos humanos, puede parecer complejo pero en efecto, tiene un impacto directo desde los aspectos financieros y organizativos que son cruciales para garantizar el éxito de un negocio.

El benchmarking en recursos humanos se puede utilizar para comparar y medir aspectos tales como:

  • Compensación para trabajadores y/o retribución flexible.
  • Vacaciones pagadas
  • Procesos de contratación (por ejemplo, costos y tempos de headhunting y onboarding).
  • Capacitación (costes, tiempos y ROI).
  • Tasas de retención.
  • Absentismo laboral.

Beneficios del benchmarking en rrhh

Las evaluaciones comparativas o benchmarking, sirven para empodera a las organizaciones. Se trata de una práctica que debe realizarse con cautela y sabiduría, sin hacer suposiciones previas y prestando atención a las estadísticas.

Saber cómo los competidores de un mismo nicho implementan ciertas políticas, resulta altamente ventajoso para las organizaciones ya que:

  • Permite identificar áreas de debilidad y ayudar a mejorarlas.
  • Contribuye a identificar áreas de fortaleza y mantenerlas.
  • Se utiliza para poder crear estrategias de mejora.
  • Es fundamental para crear formas nuevas o alternativas de realizar actividades.

El benchmarking le aporta a las empresas innumerables beneficios, incluida la reducción de los costos laborales, cosa que ayuda a las empresas a ahorrar dinero, que luego se puede reinvertir o utilizar para otros fines que hagan crecer las oportunidades de negocio.

La evaluación comparativa es también una forma eficaz de aumentar las ventas y los beneficios. Cuando una empresa aprovecha la evaluación comparativa para mejorar sus operaciones, productos y servicios, a menudo encontrará que el proceso mejora su capacidad para generar ventas.

Combinar esto con esto con la capacidad de reducir los costos laborales y las empresas pueden ver un aumento importante en las ganancias. La evaluación comparativa puede ser muy útil en todos los departamentos de una empresa y puede fomentar un cambio positivo.

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Cómo hacer benchmarking en recursos humanos

Todos los esfuerzos de mejora de procesos requieren una metodología e implementación sólidas y congruentes, y esto se aplica especialmente a la evaluación comparativa. Aunque no existen recetas mágicas para hacer benchmarking en recursos humanos, hay al menos nueve pasos esenciales que no se deben perder de vista:

  1. Establecer objetivos y definir el alcance de los esfuerzos.
  2. Involucrar y obtener apoyo de toda la empresa.
  3. Seleccionar un enfoque de evaluación comparativa.
  4. Identificar socios de evaluación comparativa.
  5. Recopilar información (investigaciones, encuestas, visitas de evaluación comparativa).
  6. Analizar los resultados.
  7. Seleccionar ideas para implementar.
  8. Generar una prueba piloto.
  9. Implementar cambios.

Tres pasos para una evaluación comparativa exitosa

Otro aspecto dentro del benchmarking que no puede ser relegado, es el de lograr obtener una visión completa y general de todos los aspectos a considerar con el fin de obtener ventajas competitivas desde lo organizacional.

Para eso se debe estudiar y analizar en profundidad el impacto de los diferentes roles, personas en la empresa, estructura interna y cultura, entre otras cosas.

La estrategia de negocio de una empresa, su propósito, misiones y objetivos impactan directamente sobre su plantilla de empleados, más precisamente, desde lo cuantitativo. Las actividades, costos, habilidades y actitudes de los empleados, tendrá por su parte un correlato desde los indicadores específicos de rrhh.

Los costes, roles y procesos, quedará finalmente a cargo de la o el manager de recursos humanos, con el fin de tomar decisiones que se traduzcan en una optimización y mejoría general del capital y talento humano en la compañía.

Es por eso que en este sentido hay tres pasos compuestos de ciertas preguntas claves que serán de ayuda para orientar el benchmarking:

  1. Sobre la organización.

¿Qué tipo de estructura tiene, es más bien burocrática y jerárquica u orgánica y plana? ¿Qué hay de la cultura de la organización? ¿Qué tan fácil es cambiar actitudes y alterar la forma en que se hacen las cosas? ¿Qué tan receptiva es la organización a la información y en qué forma debe presentarse la información para que tenga un impacto?

  1. Sobre los empleados.

¿Qué tipo de personas debería emplear la organización? ¿Cuántas personas se necesitan? ¿De dónde vienen? ¿Qué hacen realmente las personas que trabajan para la organización? ¿Qué actitudes y comportamientos se esperan de ellos? ¿Cómo se mueven por la organización? ¿Cuánto cuestan?

  1. Sobre el área de rrhh.

¿Cuál es el papel de rrhh cuando se habla de por ejemplo, atraer personas a la organización, desarrollar sus habilidades y capacidades? ¿Cómo logra rrhh Inculcar la cultura y ajustar actitudes o comportamientos?

A pesar de que pueda parecer un concepto ajeno a recursos humanos, el benchmarking es un punto clave al momento de optimizar el funcionamiento interno de una empresa con la finalidad última de obtener mayor competitividad, retorno de inversión y en definitiva, hacer crecer un negocio.

 

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Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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