Método Kaizen: la clave para la mejora continua de tu empresa

¿Cuántas veces hemos salido de una reunión con algunas ideas o tareas que siempre hemos ido posponiendo por falta de tiempo o interés? El método Kaizen viene a revolucionar la dinámica de trabajo para que, además de realizar todas las tareas que te propongas, mejores el proceso continuamente.

¿Te interesa? Pues sigue leyendo para conocer más acerca de este método y comenzar a lograr tus metas, realizar cambios significativos en tu empresa o mejorar tu productividad.

El método Kaizen: qué es y cuál es su filosofía

El método Kaizen es un sistema de gestión de calidad desarrollado en la década de 1980 y que siguen utilizando hoy en día empresas como Toyota, Honda o Starbucks, con el que consiguen ganar más en productividad sin explotar a sus trabajadores.

Qué significa «Kaizen»

El término Kaizen se compone por dos palabras japonesas: “kai”, cambio, y “zen”, mejor. Por ello, el método Kaizen significa mejora continua.

Esta palabra la acuñó Masaaki Imai a mediados de los ochenta en su libro Kaizen, The Key to Japan’s Competitive Success.

👉La filosofía que hay detrás de este método radica en su lema: “hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy”.

La estrategia del método Kaizen se basa en proponerte hacer una tarea durante un corto tiempo y hacerla todos los días. De esta manera, se convierte en hábito y, además, conseguimos mejorar continuamente.

Origen del método Kaizen

Su origen se remonta tras la II Guerra Mundial donde Japón perdió gran parte de su industria. Para promoverla, el gobierno nipón impulsó las medidas que promovían William Edwards Deming y Joseph Juran, que se basaban en utilizar la estadística para controlar la calidad de los procesos.

Tras la puesta en marcha de su metodología, en pocas décadas, las empresas japonesas se convirtieron en líderes del mercado mundial y en grandes competidores.

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Las 5 “S” de Toyota

Un ejemplo de metodología Kaizen es el que emplea Toyota en sus fábricas y que Occidente ha adaptado con el término Lean Manufacturing o Just In Time (JIM).

Veamos en qué se basa el método Toyota y cómo se organizan para mejorar la calidad en su producción:

Clasificación – Seiri

El primer paso que se debe hacer es desprendernos de aquello que no es necesario en nuestro espacio de trabajo. Sólo tendríamos que dejar aquello que es útil y, para ello, vamos a clasificar todos los objetos.

Esta parte es importante para asegurar el control, la limpieza y la agilidad desde cada puesto de trabajo.

Orden – Seiton

Después de clasificar, toca ordenar. De esta manera, sabremos dónde está cada cosa y seremos más productivos, ya que sabremos dónde tenemos que acudir para encontrar las herramientas necesarias.

Limpieza – Seisō

La limpieza es clave y, por ello, es tan importante disponer sólo de aquello necesario en nuestros puestos de trabajo. Cuanto más acumulemos, más suciedad habrá.

Además, mejorando los niveles de limpieza ayudamos a reducir posibles accidentes laborales y aumentaremos la calidad de nuestros productos.

Estandarización – Seiketsu

Después de haber finalizado los pasos anteriores, es momento de establecer normas y procedimientos para que todos los empleados vayan en la misma dirección.

Este proceso de estandarización facilitará el trabajo, mantendrá el orden y limpieza, y, además, favorecerá la velocidad en la toma de decisiones. Este paso lo que busca es que los procesos del día a día se transformen en hábitos, para que no cueste seguir las normas.

Autodisciplina – Shitsuke

El último paso hace referencia a fomentar la autodisciplina, para que los empleados incorporen la metodología de las 5 “S” tanto en el trabajo como en su vida cotidiana.

La metodología Kaizen con ejemplos

El método Kaizen puede transformar la vida de nuestros empleados y también el futuro de nuestra empresa. Una compañía que no avanza o que sigue los mismos patrones que desde un inicio puede quedarse estancada y no conseguir sus objetivos.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos para aplicar el método Kaizen en tu empresa:

Fijar reuniones

En ocasiones, la falta de previsión y la carga de trabajo del día a día hacen que no podamos realizar todas las reuniones que nos gustaría.

Para ello, establece reuniones semanales, mensuales o trimestrales, en las que puedas hablar con tu equipo y donde se puedan resolver problemáticas o dar ideas para que la empresa mejore.

Además de reunirte en grupo, también puedes utilizar el método Kaizen como estrategia de coaching y analizar cómo se encuentran los empleados en la empresa.

Ordenar el puesto de trabajo

Una de las novedades que puedes implantar desde Recursos Humanos puede ser implantar una norma que favorezca la limpieza y orden en la empresa. Para ello, puedes pedir a los empleados que, una vez finalice la jornada laboral, recojan y limpien sus espacios de trabajo.

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Seguir activos en redes sociales

Otro ejemplo que podríamos poner en práctica sería no olvidar las redes sociales y dedicar unos minutos al día para seguir activos.

Si trabajas en una empresa donde hay un equipo que se dedica a las redes sociales de la empresa no tendrás problema, pero si estás en una pyme o una compañía que no tenga este departamento, tendrás que promover su uso.

Establecer objetivos

El éxito sólo se puede medir a partir de objetivos. Por ello, puedes establecer unos objetivos con tu plantilla, así con la fuerza y la unión de todos los trabajadores podréis conseguirlos.

Qué debes tener en cuenta antes de aplicar el método Kaizen

Todo método se rige por unos principios que debemos tener en cuenta antes de aplicar. Su puesta en marcha pretende reducir gastos de tiempo y energía, mejorar las condiciones de trabajo y asegurar la seguridad en el trabajo.

Veamos cuáles son sus principios y qué factores son determinantes para que el método Kaizen funcione:

Principios del método Kaizen

  • Siempre se puede mejorar, el progreso es constante y no tiene fin.
  • No dar nada por sentado ni aceptar las ideas preconcebidas.
  • En vez de detallar cómo no hacer una tarea, evalúa cómo desarrollarla y establece unos pasos.
  • Priorizar las ideas que promuevan la mejora de la compañía.
  • Lo importante es trabajar para hacer que las cosas funcionen, la mejora se hace poco a poco, pero no es necesario hacerlo perfecto, ya que perfecto no es nada.
  • No posponer la corrección de errores.
  • Hallar la solución a los problemas y ponerles remedio.
  • Buscar ideas para hacer frente a la dificultad. Un ejemplo es hacerlo de manera conjunta mediante un brainstorming.
  • Validar después de testear.
  • Todos los trabajadores pueden proponer o sugerir ideas de mejora.

Qué impedimentos existen para poner en práctica el método Kaizen

Para establecer el método Kaizen y poder ver los frutos de una dinámica de trabajo donde se busca la mejora continua, nuestra plantilla tiene que ir encaminada hacia la misma dirección.

A continuación, te mostramos algunos obstáculos que podrían impedir que el método Kaizen tenga éxito en la empresa:

La urgencia

Las prisas pueden jugarnos una mala pasada y en entornos de mucha competitividad la urgencia está al orden del día. Por ello, no podemos dejar pasar nada por alto y siempre pensar en cómo mejorar, no sólo en producir rápido.

La pasividad

La pasividad de los altos directivos o líderes de grupo puede desencadenar en fallos o pérdidas a la empresa.

El egocentrismo

Aquellos jefes que piensan que su empresa es la mejor y que no hay nada que mejorar podrían estar haciendo un flaco favor a su negocio.

El clima laboral

Tener un buen ambiente de trabajo es muy importante para que todo el trabajo se realice de la mejor manera y para que las ideas de mejora fluyan entre todo el equipo.

El método Kaizen propone que la comunicación entre empleados sea más fluida, para ello puedes crear eventos afterwork para hacer team building.

La confianza

Entre toda la plantilla debe reinar la confianza, para que cualquier tema pueda ser tratado y se busquen las maneras para mejorar entre todos.

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Cómo implantar el método Kaizen o la mejora continua en tu empresa

El método Kaizen puede aplicarse perfectamente en la estrategia de RRHH de tu empresa para optimizar la gestión de tus empleados.

Si bien es verdad que el método Kaizen no es nuevo, sigue siendo una de las tendencias de Recursos Humanos más utilizadas sobre todo para mejorar los procesos de producción.

A continuación, explicamos cómo puedes aplicar el método Kaizen y mejorar la gestión de los trabajadores:

Simplifica las tareas

Lo importante es realizar las tareas y, para ello, lo mejor será hacerlas más pequeñas para que podamos alcanzarlas diariamente.

El método Kaizen también te ayuda en la gestión documental, ya que te ayuda a establecer un orden de la información de tus empleados. En este caso, es interesante optimizar las tareas de RRHH y plantearse el uso de algún software de Recursos Humanos.

Invierte un tiempo cada día

Como ya hemos comentado anteriormente, el éxito del método Kaizen es convertir una tarea recurrente en un hábito. Para ello, dedica un tiempo de tu día en realizar una tarea y repítelo todos los días.

Un ejemplo aplicado a nuestra vida personal sería leer un poco cada día para conseguir leer todo un libro. El mismo caso aplicado a la empresa sería, por ejemplo, dedicar unos minutos al día para captar clientes, mediante llamadas o mails.

Todo método necesita de sus herramientas, para ello vamos a ver las tres imprescindibles: diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawa e histograma.

Pon en marcha el diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto, término que recibe su nombre en honor a Vilfredo Pareto, pretende analizar los fallos que tiene la empresa a través de los datos.

Este diagrama se presenta en forma de gráfica y representa la regla 80/20 que se basa en que el 80% de las consecuencias se deben al 20% de las acciones. Por ejemplo, en una empresa el 80% del éxito proviene del 20% de sus empleados.

Crea un histograma

Un histograma es la representación gráfica de las variables que estamos utilizando. Por ejemplo, la productividad.

La distribución de los datos puede presentarse en forma de gráfico, donde el eje de las abscisas (horizontal) están los valores de las variables que vamos a analizar y en el de ordenadas (vertical), los datos numéricos.

Utiliza el diagrama de Ishikawa

La tercera herramienta que nos servirá para aplicar el método Kaizen es el diagrama de Ishikawa. También se le conoce como Diagrama de Causa y Efecto, Diagrama de Espina de Pescado o Diagrama de los 6Ms.

Esta herramienta, creada por Kaoru Ishikawa, permite identificar las causas de un problema, por ejemplo, de unos productos defectuosos. Gracias al diagrama de Ishikawa podrás analizar los factores que generan el problema.

Seguro que después de haber leído este artículo tienes más ganas de optimizar tus procesos y de mejorar la gestión de tus empleados. Y ¿qué mejor que con un software de Recursos Humanos como el de Factorial?

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