8 consejos para mejorar la productividad laboral en el teletrabajo

Con la crisis del coronavirus, la gradual vuelta a la normalidad y los potenciales rebrotes, el teletrabajo vuelve a ser la modalidad adoptada por muchas empresas, una realidad a la que se suma la necesidad de mantener y mejorar la productividad laboral estando en remoto.

Este concepto posee diferentes puntos susceptibles de análisis, como ser la forma en que se distribuyen las tareas a lo largo de la jornada, cómo gestionar un equipo que antes se veía todos los días, la flexibilidad horaria que se permita el estar fuera de la oficina, la motivación interna, entre otros.

Es que trabajar desde casa puede parecer simple y cómodo, pero tendremos que tener en cuenta que pueden existir más distracciones  que repercutan negativamente sobre el rendimiento laboral de los equipos.

En este artículo te proponemos 8 consejos para aplicar en vistas de mejorar la productividad laboral, a través de herramientas y acciones que se pueden poner en práctica y que ayudarán a disminuir la procrastinación a la vez que cumplir con todas las tareas que deben de realizarse.

1 Organiza tu espacio de trabajo y utiliza equipamiento adecuado

Aquí encontramos el punto de partida. Por más que pueda parecer de poca importancia, diseñar y delimitar con atención el lugar que destinaremos como nuestra oficina mientras trabajemos de forma remota, tendrá un gran impacto sobre la productividad laboral y nos permitirá separar trabajo de vida personal o familiar.

Con el anteproyecto de ley de regulación del trabajo a distancia ya ha quedado explicitada la obligación de las empresas de proveer a sus trabajadores con el equipamiento tecnológico necesario para el correcto desarrollo de sus tareas, pero claro, la disposición y el orden que apliquemos dependerá de cada uno.

Procura utilizar una silla ergonómica que de soporte a toda tu espalda y proporcione el apoyo necesario. Destina una mesa o espacio sólo para tus elementos de trabajo de modo que cuando te muevas de allí, puedas hacer un “corte mental” y no llevar el trabajo al resto de tu día y espacio personal.

Busca la luz natural y a ser posible agrega alguna planta. Esto influye directamente en la energía, la circulación del aire y la reducción de ansiedad o estrés.

Otro punto importante será el cambiar de ubicación de vez en cuando. Claro que esto será más fácil de aplicar si el tiempo, las condiciones sanitarias, la naturaleza de tu trabajo o la disposición de tu hogar, te lo permiten. Aún así, destina algún otro sitio para la desconexión y evita permanecer toda la jornada en el mismo lugar sin haberte movido.

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2 Haz lugar para tener conversaciones humanas con tu equipo

Son tiempos difíciles y la moral de tu equipo puede verse afectada. Preocupaciones, malestares, angustia, incertidumbre, son reacciones normales frente a los cambios que estamos experimentando.

Aquí me gustaría detenerme y resaltar la importancia de la calidad de las reuniones que se tengan, por sobre la cantidad. Tras la desaparición de las reuniones cara a cara, la mediación de los encuentros debe contemplar un espacio de reflexión y de preguntas humanas que hagan sentir a todos los trabajadores que se los entiende y acompaña.

Claro que se podrán dar situaciones donde un empleado tarda más de lo normal en responder, o tiene problemas de conectividad que hace que llegue tarde a alguna reunión o no participa tan activamente de las múltiples plataformas de comunicación.

Aquí también los jefes de equipo tendrán que estar listos para tener conversaciones difíciles sobre la baja productividad laboral, sin descuidar el indagar en cómo se siente ese trabajador. Algunas preguntas que se pueden plantear son: ¿Cómo te sientes con la situación actual?, ¿Podemos hacer algo para que te sientas más cómodo y motivado?, ¿Cómo estás organizando tu día?, ¿Qué podrías hacer mejor o diferente?

3 Considera la flexibilidad horaria para aumentar la productividad

Entre uno de los beneficios del teletrabajo, encontramos la flexibilidad horaria que junto al ahorro de tiempo en traslados y desplazamientos a la oficina pueden convertirse en factores de mejora de la productividad laboral.

La flexibilidad es de gran importancia para poder balancear el equilibrio entre trabajo y vida personal, más cuando estas dos se desarrollen transitoriamente en el mismo ámbito.

Utilizar una herramienta de control horario permitirá conocer la cantidad de tiempo que pasa cada empleado realizando sus tareas, ayudando a establecer la flexibilidad y facilitando la conciliación.

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4 No olvides los descansos y la desconexión

Respetar los momentos de descanso y de desconexión también ayudará a aumentar la productividad y el rendimiento. Si tenemos en cuenta que durante el teletrabajo es menos frecuente que nos interrumpan, puede suceder que en estado de concentración estemos mucho más tiempo trabajando.

Lo aconsejable sería que cada 2 horas hagamos una pausa de entre 10 o 15 minutos, entremos en movimiento y nos alejemos del ordenador (aquí la importancia de los espacios delimitados). Está probado que nuestro cerebro puede mantener un cierto tiempo de concentración, por lo que estos descansos deberían estar incluso programados dentro de la agenda del día para despejar la mente y mantener los niveles de rendimiento a lo largo de la jornada.

Por otra parte, debemos tener presente que al finalizar la jornada, los trabajadores tienen derecho a la desconexión laboral, por lo que todas las empresas deberían respetar y hacer cumplir el tiempo de descanso dentro de los límites legales.

5 Planifica tu jornada y evita las distracciones

Revisa tu agenda del día, consulta tu bandeja de correo y busca aquellos que son urgentes. Un buen ejercicio es el definir las dos o tres tareas de mayor importancia o que más tiempo llevarán antes de comenzar el día. A medida que las finalicemos podremos agregar otras secundarias.

Tener una planificación de cómo será el día evitará la procrastinación y la pérdida de visión sobre lo que es  importante y urgente, haciendo que la productividad laboral descienda.

Por otra parte encontramos a las distracciones, grandes ladrones de tiempo que pueden manifestarse de diversas formas si pensamos en la multiplicidad de estímulos que nos rodean en nuestro hogar. Seguramente los móviles y otros dispositivos tecnológicos se llevarán gran parte de nuestra concentración y capacidad de atención. Debemos aprender a gestionar su uso, incluso reservarlos para los momentos de ocio y descanso que hemos planificado.

De igual forma, las redes sociales que pueden interrumpir con constantes notificaciones, las compras online o las plataformas de vídeo como youtube o netflix también deberían reservarse para cuando hayamos acabado las tareas asignadas.

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6 Prepárate para tu día laboral

Aunque no tengas que levantarte y prepararte para ir a la oficina, no significa que la nueva norma sea quedarse en pijama y desprogramar todos los hábitos que tenías.

Si, la tentación puede ser grande si además estamos en la comodidad de nuestro hogar, pero puede convertirse en un mal hábito muy rápidamente.

Vístete con ropa cómoda, siéntate en tu espacio de trabajo y organiza tu día. Continuar con los mismos rituales que tienes al momento de ir a la oficina evitará que la pereza le gane a la productividad.

Establece cuáles serán los horarios para comer y descansar, y sobre todo, evita realizar tareas que no serían las propias de tu lugar de trabajo como “escaparse” a hacer las compras, limpiar, ordenar la habitación o ponerse a lavar ropa.

7 Aplica técnicas de productividad laboral

Hay una gran variedad de prácticas que se pueden aplicar durante las jornadas de teletrabajo y que tienen como objetivo el gestionar el tiempo fuera de la oficina, manteniendo la productividad y consiguiendo que realicemos un gran número de tareas.

Claro que no todas las técnicas de productividad funcionarán para todas las personas, pero es importante probar y reconocer cuál se aplica mejor a la naturaleza del trabajo. Aquí compartimos 5 ejemplos de las más conocidas:

Smart working

El Smart Working es una metodología de trabajo basada en la confianza en el trabajador, aunque también resulta de gran transcendencia que la plantilla conozca a la perfección cuáles son sus objetivos.

Así, lo que pretende el Smart Working no es que el trabajador trabaje un número determinado de horas, sino que este cumpla con ciertos objetivos y utilicen la tecnología para ello.

Comerse la rana

Creada por Brian Tracy y basada en una famosa cita de Mark Twain (“cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día”), la técnica de busca distribuir las tareas en el tiempo según su orden de importancia, realizando las más complicadas en primer lugar.

Generalmente tendemos a dejar para lo último aquellas tareas más complejas y menos agradables, pero con el cansancio del fin del día, por regla general se terminan dejando para otro momento. Por eso, si utilizamos los momentos de mayor energía de la mañana para estas tareas, el resto nos parecerán más sencillas.

Pomodoro

Desarrollada por Francesco Cirillo, esta técnica ayuda a gestionar el tiempo a lo largo de la jornada, dividiéndola en intervalos de 25 minutos o “pomodoros” con una pausa de 5 minutos entre sí.

En esos fragmentos de tiempo se propone que el trabajador se dedique a una sola tarea, con máxima concentración y sin distracciones. Cada cuatro bloques o intervalos, se realizará un descanso más largo (aproximadamente unos 15 a 20 minutos). De esta forma se puede llegar a mejorar el rendimiento y agilidad mental.

Kanban

Esta técnica que reconoce la calidad por sobre la rapidez, propone dividir o fragmentar cada proceso en fases o sub tareas definidas que deben terminarse antes de comenzar la próxima.

Creada en Toyota, se utiliza para controlar el avance del trabajo, visualizando todo el proceso, determinando el trabajo en curso y midiendo el tiempo que se tarda en completar una tarea.

Getting Things Done

Ideado por David Allen, este método propone dejar de pensar y apuntar las tareas que se deben hacer y sencillamente realizarlas. Se basa en el principio de que “una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en su realización”.

No se centra en establecer prioridades, sino que propone la creación de listas contextuales en donde las tareas se agruparán según su tipología. A la vez, sugiere que aquellas tareas que no lleven potencialmente más de 2 minutos deberían realizarse de inmediato.

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8 Utiliza herramientas que te ayuden durante el teletrabajo

Existen múltiples herramientas que ayudan a mejorar la productividad y efectividad durante el teletrabajo. Además de ser fáciles de utilizar, permiten una comunicación fluida entre los miembros de los equipos.

Por ejemplo, en el terreno de la mensajería, aplicaciones como Slack o Teams permiten una gran integración generando grupos o chats personalizados. En lo que a videollamadas se refiere, encontramos al ya conocido Zoom y a Google Meet como gran alternativa.

El intercambio de documentos de todo tipo puede hacerse de forma segura y gratuita con plataformas como Google Drive o WeTransfer que permiten compartir archivos entre distintos usuarios y se pueden integrar fácilmente.

Un software de Recursos Humanos también puede ser el gran aliado al momento de organizar y gestionar equipos a distancia. Entre alguna de las funcionalidades encontramos la asignación de tareas, control horario y las evaluaciones de desempeño.

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Escrito y editado por Francisco Donegani

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