La gestión documental en los departamentos de Recursos Humanos en las empresas

Grandes o pequeñas, todas las empresas procesan grandísimas cantidades de documentos; contratos, nóminas, bajas, altas, calendarios, hojas de registros horarios, cuadrantes de turnos, cuadrículas con vacaciones…y podríamos estar enumerando ejemplos hasta la saciedad. Pero ¿es la gestión documental de las empresas la única función de los departamentos de Recursos Humanos? Definitivamente, no. Es por eso que los profesionales de este sector tienen que convertirse en expertos de la gestión documental, para optimizarla y poder dedicar tiempo a lo más importante; las personas que forman parte de los equipos de las empresas.

En este artículo veremos de qué trata la gestión documental, cómo se puede gestionar, qué tipo de contratos existen y cómo deben llevarse a cabo, qué bajas puede pedir el trabajador y, en definitiva, todo lo que tiene que ver con esta responsabilidad del departamento.

Gestión documental en Recursos Humanos para Pymes

La cantidad de papeleo que gestiona una Pyme cada día es muy extensa, y por eso los departamentos de Recursos Humanos tienen dificultades para almacenarla de manera ordenada, segura y actualizada.

¿Cómo solucionan las empresas el problema de la gestión documental? Con herramientas que se ajusten a sus necesidades.

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Sistema de gestión documental…¿sin papeles?

¿Cuánto papel utilizas con la gestión documental tradicional en empresas, que depende de este soporte físico? Este método arcaico no sólo es ineficiente sino que también daña al medioambiente.

Con la digitalización de los documentos, además, añadirás más seguridad a información sensible, y mayor agilidad con las firmas electrónicas o digitales.

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La firma digital en la gestión de contratos de trabajo

Supongo que quieres que tus empleados puedan hacer cualquier trámite sin salir de sus casas, o sin tener que imprimir y escanear perdiendo así el tiempo.

Hay varios tipos de firma electrónica, así que lo más seguro es que uno de ellos se adapte a las necesidades de tu empresa y te ayude a agilizar procesos.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la firma digital y los contratos de trabajo

 

¿Qué es un software para la gestión documental para empresas?

¿Sabes lo que es un software para la gestión documental HRIS? Se trata de un programa o sistema para administrar los Recursos Humanos mediante la digitalización de todos los documentos.

Este tipo de soluciones hace que la información está más segura, sea más accesible para los empleados y la empresa y esté mejor organizada sin ocupar espacio físico. ¡Sin olvidar el tiempo que ahorra a los departamentos de RRHH!

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Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos

Cuando ya sabes que quieres un software de gestión documental, el siguiente paso es saber cómo elegir el mejor.

Primer consejo: conocer las necesidades de la empresa y el departamento de Recursos Humanos. Segundo consejo: que cumpla requisitos tales como que sea intuitivo, que esté al día con la legislación vigente y que ofrezca una sincronización de la información automática.

👉Haz clic aquí para saber cómo elegir el mejor programa de gestión documental

 

El mejor programa para la gestión documental de las empresas

En Factorial trabajamos cada día para proporcionar el mejor gestor documental del mercado, y por eso somos muy cuidadosos a la hora de cumplir todos los requisitos y amoldarnos a todas las necesidades de la empresa.

Con el software de Factorial empoderaremos a tu departamento de Recursos Humanos, y así lo aseguran nuestros clientes.

👉Haz clic aquí para saber por qué Factorial es el mejor gestor documental

 

Todo sobre los contratos laborales

La creación, gestión y cese de los contratos de los trabajadores es una parte muy importante de la gestión documental de una empresa. Desde los tipos de contratos laborales a sus claves numéricas, pasando por cómo crear un precontrato de trabajo, en qué momento se puede hacer una novación de contrato y cuándo una concatenación de contratos no incurre en fraude de ley.

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Cómo contratar a extranjeros: Requisitos y trámites

Como ya hemos dicho otras veces en el blog de Factorial, cuando la plantilla de tu empresa se internacionaliza, el departamento de Recursos Humanos tiene que reunir una documentación específica y cumplir con otros requisitos.

Para empezar, deberemos diferenciar entre extranjeros con permiso de residencia, extranjeros que viven en España sin permiso de trabajo y extranjeros que viven en España con permiso de trabajo.

👉Haz clic aquí para saber más sobre cómo contratar a extranjeros en España

 

Altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores

Puede que no sea tan divertido como la creación de estrategias de motivación de equipos o de retención de talento, pero es tan esencial como pagar la factura de la luz.

Cuando alguien inicia o finaliza la prestación de servicios de una empresa, se debe dar de alta y/o de baja en la Seguridad Social. ¿Sabes quién tiene que hacerlo, cómo y qué es una situación asimilada de alta?

👉Haz clic aquí para saber más sobre las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores

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¿Qué es la baja laboral y cómo gestionarla?

La baja laboral o Incapacidad Temporal (IT) sucede cuando un empleado no puede realizar su actividad durante un tiempo por motivos de salud. Las bajas pueden ser por accidentes ocurridos fuera o dentro del centro y las horas de trabajo, y cuando es por enfermedad, esta también puede ser común o profesional.

En España, hay que cumplir unos requisitos determinados para pedir una baja, y hay un procedimiento específico que las empresas deben seguir.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la baja laboral

 

¿Qué es la derogación del despido objetivo por baja médica?

En 2020 han cambiado ciertos aspectos de la ley sobre el despido objetivo por baja médica, más específicamente el artículo 52.d) del Estatuto de los Trabajadores.

Esta derogación significa que las empresas ya no podrán despedir a un trabajador mientras éste esté de baja.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la derogación del despido objetivo por baja médica

 

Bajas derivadas del Covid-19

El Coronavirus ha revolucionado los departamentos de Recursos Humanos en muchos sentidos, y uno de ellos son las bajas médicas a causa de esta enfermedad.

¿Son distintas? ¿Hay algún aspecto que no tengan las demás bajas médicas? ¿Y cómo se gestionan las bajas preventivas? Como responsable de Recursos Humanos, deberás tener la respuesta a todas estas preguntas.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la baja médica derivada del Coronavirus

 

Baja de maternidad y paternidad en 2020

Este tipo de baja está regulada en el artículo 48 del Estatuto de los Trabajadores, y desde abril de 2019 pasa a llamarse “permiso por nacimiento y cuidado de menor”, con el cambio principal de querer igualar el trato entre hombres y mujeres.

El objetivo de esta normativa es que en 2021 la antigua baja por maternidad y la baja por paternidad tengan la misma duración.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la nueva baja de maternidad y paternidad 

 

Gestión de las nóminas de los trabajadores

Una de las principales partes de la gestión documental es la gestión de las nóminas de tus trabajadores, y es que hay muchos aspectos a considerar y dominar.

Además de crear nóminas, estas tienen incidencias que tendrán que gestionarse y información que deberá ser actualizada. Se deberán hacer cálculos y hacer gestiones con la Seguridad Social y los modelos a rellenar. ¿Lo sabes todo de este mundo?

👉Haz clic aquí para acceder a nuestra guía completa sobre la gestión de nóminas

 

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