Guía completa para digitalizar una empresa en 2022 [+ Ebook + Infografía + Vídeo]

El trabajo presencial cada vez se dificulta más con la creciente reducción de las oficinas debido a las restricciones sanitarias por la pandemia del covid-19. Horarios operativos que se modifican, nuevos protocolos de seguridad y el aforo limitado son algunos de los desafíos para miles de negocios.

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Aunque, naturalmente, algunas industrias están preparadas para este tipo de contingencias, hay algunas que no cuentan con armas para la batalla. Por eso preparamos esta guía para digitalizar una empresa de forma rápida, eficiente y segura.

¿Qué significa «digitalizar una empresa»?

En un principio puede resultar una tarea titánica solamente apta para gigantes de un sector determinado. Pero lo cierto es que, contrario a la creencia popular, la digitalización empresarial es mucho más sencilla de lo que parece.

Digitalizar una empresa significa migrar (dentro de la medida de las posibilidades) las operaciones que tradicionalmente se hacen en forma o mediante un soporte físico, a la virtualidad. Claramente el 100% de las tareas de una empresa determinada no podrán mutar al lenguaje digital, pero de lo que sí estamos seguros es de que al menos la mitad de sus procesos sí.

Además de implementar el uso de herramientas tecnológicas y digitales, digitalizar una empresa en casi la totalidad de los casos lleva a un replanteo general de otros aspectos como:

• El diseño del modelo de negocio.
• Estrategia de venta.
• Compra de insumos.
• Canales de comunicación con el consumidor final.
• Canales de comunicación interna.
• Gestión de recursos humanos.
• Métodos de cobro y pago a clientes y proveedores.
• Gestión contable.

En el contexto actual, se ha convertido en un aspecto clave, tanto que desde el gobierno y junto a la Unión Europea, ya existe un plan de ayudas a PyMEs llamado Kit Digital. Este facilita el acceso a fondos para financiar la adquisición de soluciones para la digitalización de operaciones en empresas.

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¿Por qué digitalizar una empresa?

Desde hace ya algunos años se habla de la omnipresente “revolución digital” que se creía y, a la vista está, se convertiría en una reedición de la revolución industrial.

Lo que en algún momento fue opcional y se pensaba como una tendencia en el mundo del trabajo, con la llegada de la crisis del coronavirus, se convirtió en una realidad que obliga a realizar cambios drásticos. Y de estos cambios dependerá en muchos casos, la supervivencia de sectores enteros.

Las razones por las cuales emprender el proceso de digitalización empresarial tienen que ver básicamente con la posibilidad de reconvertir un negocio para poder garantizar, no solamente dinamizar procesos ahorrando tiempo y dinero, sino en garantizar su supervivencia.

Ventajas de digitalizar una empresa

Además de que el proceso de migrar un negocio a la virtualidad obedece al contexto actual, independientemente de ellos, existen también otros beneficios que solo pueden obtenerse luego de darle rienda suelta a la digitalización.

A pesar de que en primera instancia se puede pensar en simplemente usar programas como Excel o Word para las funciones de un negocio, la digitalización es mucho más que eso. Se trata de “mudar” los procesos a “la nube”.

La nube es, nada más ni nada menos, que un sistema de servidores donde se alojan todas las herramientas asociadas con Internet que utilizamos en el día a día. Desde Spotify hasta nuestro home banking, todo “vive” en la nube. Algunas de las ventajas de este tipo de migración son:

• Colaborativo y cooperativo.
  Los programas y aplicaciones en la nube son los indicados para digitalizar un negocio, ya que permiten el acceso de todas las personas involucradas en el proceso para poder realizar sus tareas en forma conjunta y eficaz.
• Disponible 24/7.
  Contrariamente a lo que sucede con el software tradicional, el software basado en la nube prescinde de equipos específicos y casi en su totalidad, cuentan con una versión móvil. Esto permite poder acceder a funciones laborales desde cualquier lugar, a cualquier hora, siempre y cuando se tenga acceso a Internet.
• Más seguro.
  Con instrumentos como el reconocimiento facial, huella digital y verificación de dos pasos (todo desde el móvil), las posibilidades de pérdida de información o ataques de terceros, se reducen sensiblemente.
• Reduce costos.
  Los programas basados en la nube, aunque sean de pago, cuentan a menudo con opciones gratuitas en lo que se conoce como modalidad “freemium”. Sin costo alguno brindan soluciones útiles para empresas.
• Mejora la comunicación.
  Información centralizada, segura, accesible y con la posibilidad de trabajo colaborativo. Esta es una de las mayores ventajas de migrar los procesos de una empresa a la nube.

Cómo digitalizar una empresa en 5 pasos

Sabemos que para aquellas empresas insertas en industrias convencionales o tradicionales, la idea de la digitalización puede parecer como una tarea titánica, difícil, costosa e interminable. Pero afortunadamente este no es el caso.

Si bien pueden desarrollarse tantos planes de contingencia según las necesidades y objetivos de un negocio, a grandes rasgos los siguientes cinco elementos resultarán indispensables para poder migrar una empresa a la nube (parcial o totalmente).

1. Identifica, conoce y haz que tus clientes formen parte
   

   De nada sirve lanzar un nuevo de canal de comunicación o de ventas si tu público objetivo no conoce esa herramienta. Todas las empresas, de cualquier tipo y tamaño saben quiénes son sus compradores, lo mejor es enfocarse en interactuar con ellos, saber cuáles son sus preferencias fuera del consumo estricto e incluso incentivarlos a que propongan ideas, cosa que puede hacerse desde las redes sociales.

2. Concéntrate en buscar soluciones inmediatas para problemas de fondo

   Digitalizar una empresa en momentos de crisis tiene muchas aristas, y seguramente haya más de un “fuego” que apagar. Pero para garantizar la supervivencia de una empresa es necesario atacar el problema más grande primero. ¿Son las ventas, los envíos de producto, o la contratación de personal lo que genera mayores obstáculos hoy en día?

3. Haz un nuevo estudio de mercado
   

   Nuevas realidades impulsan nuevos hábitos de consumo y muy probablemente tu empresa pueda aplicar cambios que respondan a estas nuevas demandas. Si además de fabricar muebles puedes enviarlos y entregarlos sin contacto, ya tienes un punto a favor.

4. Piensa en respuestas creativas
   

   Las herramientas digitales tienen como principal “mantra” su flexibilidad y posibilidades de uso casi ilimitadas. Teniendo esto en cuenta es fácil “pensar fuera de la caja” y reconvertir una empresa desde la digitalización ya sea brindando productos o servicios únicos, o bien, una forma de comunicación fresca y disruptiva.

5. Destácate de la competencia
   

   Nunca como antes se celebró tanto la individualidad como en nuestros tiempos. Para que la digitalización de una empresa sea exitosa esta tiene que colaborar a que la experiencia de usuarios/clientes como de empleados sea no solamente intuitiva y fácil de usar, sino diferente y placentera.

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La utilización de la modalidad de trabajo remota y trabajo híbrido, sin dudas ha sido la gran sorpresa del 2020 que llegó para consolidar una tendencia en recursos humanos que había comenzado hace ya varios años. Independientemente de lo que suceda en los próximos meses, todo indica que el teletrabajo ha llegado y permanecerá entre nosotros y con esto, las empresas se ven obligadas a migrar sus operaciones de RR.HH. a un entorno 100% virtual.

Es por eso que preparamos para ti una guía extensiva donde podrás aprender todo lo que necesitas saber acerca de cómo digitalizar una empresa desde recursos humanos. Desde el proceso de búsqueda hasta la contratación y las evaluaciones de desempeño, descúbrelo todo en un mismo lugar.

Herramientas para digitalizar una empresa

Virtualmente, podemos afirmar sin miedo, que existen tantas herramientas digitales como personas en el mundo (o bueno, ¡quizás no tanto). Teniendo tanta variedad para elegir y asumiendo que este proceso es una novedad para una determinada empresa, es fácil marearse y no saber exactamente qué se necesita.

• Software de recursos humanos.
  Gestionar nóminas, realizar el control horario y solicitar y autorizar vacaciones son solamente algunas de las funcionalidades con las que cuenta un software de recursos humanos basado en la nube, para digitalizar una empresa. Esto permitirá no solo prescindir del papel y programas tradicionales, sino disminuir tiempos en procesos de RR.HH.
• Gestor de documentos.
  Si la empresa trabaja con creación colaborativa de reportes, informes o piezas gráficas, un gestor gratuito de documentos es una opción indispensable a tener en cuenta. Google Drive o Dropbox, son los más conocidos.
• Plataformas de comunicación.
  Whatsapp es demasiado invasivo y complejo para rastrear tareas. El correo electrónico es anticuado y poco intuitivo. Por eso plataformas como Slack contribuyen a centralizar en un solo canal, toda la comunicación de una empresa. De hecho pueden crearse sub tópicos según el área o proyecto.
• Redes sociales.
  Puede parecer una obviedad pero no lo es. Aun en pleno 2021 hay empresas que no cuentan con una sólida presencia digital. Esto no significa solamente tener un perfil en Facebook o LinkedIn, sino poder transmitir un mensaje contundente, crear identidad de marca y fidelizar clientes.
• E-commerce
  El último eslabón de la cadena hasta que llegamos al consumidor final. Puede tratarse de uno propio o bien de una plataforma adaptable como Shopify o market places como Amazon. Lo cierto es que contar con una vidriera digital es fundamental para migrar una empresa a los espacios 3.0.
• CRM
  Una herramienta clave a la hora de agilizar procesos es un CRM o Customer Relationship Management en inglés. Este tipo de programas se centran en prácticas o estrategias para mejorar la calidad de cualquier actividad o proceso que tenga relación con clientes. Este tipo de herramientas ofrecen servicios 360º ya que van desde la captación de nuevos leads, su seguimiento y transformación a clientes, hasta procesos donde prime el cuidado de cuentas ya adquiridas. Todo enfocado en marketing y, sobre todo, atención al cliente o CX.

Cómo digitalizar una pyme

Claramente y, al contar con menos recursos que las grandes empresas, las pymes se enfrentan a un auténtico desafío al momento de migrar sus operaciones a la nube. Pero lo bueno, es que las limitaciones fuerzan a la creatividad. Y es aquí y en la adaptabilidad, donde las pymes pueden salir airosas.

Con las restricciones impuestas por la crisis sanitaria del coronavirus, hay sectores muy puntuales que han sufrido y de hecho peligran en su continuidad, por eso la digitalización empresarial es fundamental porque permite al menos la existencia de una ventana de oportunidad para mantenerse a flote.

Digitalización empresarial en restaurantes

Sin la posibilidad de recibir comensales, los restaurantes y bares pueden optar por las opciones de take away y delivery. Para esto, plataformas como Just Eat o Glovo son grandes aliadas al momento de volcarse a la virtualidad. Pensar en menues específicos y apoyar esto desde redes sociales, contribuye a destacarse del resto con un mensaje único.

Digitalizar un gimnasio

Ciertamente los equipos e instalaciones, no pueden digitalizarse. Aun así y, mientras se pueda circular en forma diurna por las ciudades del país, la actividad física sigue en demanda y de hecho, es de probada eficiencia para mantener una buena salud.

Instructores y personal trainers pueden optar por plataformas como MeetUp o EventBrite para gestionar encuentros y clases en modalidad outdoors, con medidas de seguridad.

Digitalizar una tienda de retail

Como lo mencionamos anteriormente, es imposible pensar en digitalización sin un e-commerce. Contar con uno propio, es verdaderamente costos para una pyme, pero existen plataformas sociales como Wallapop, Vinted o Woocommerce que permiten conectar con clientes sin contacto.

Mira este vídeo acerca de cómo digitalizar el área de RR.HH. en las empresas

La digitalización de empresas que no pueden optar por el teletrabajo, es un paso no solo necesario y vital sino obligatorio para poder sobrevivir al contexto desfavorable que trajo consigo la crisis económica y sanitaria del covid-19.

Las herramientas de software en la nube son sin dudas, grandes aliados para llevar a cabo esta reconversión.

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