Muchos conocen la forma tradicional de control horario de los trabajadores: el fichaje a la hora de entrar y salir del trabajo. Pero esto solo es un modo superficial de definir el control horario, ya que implica mucho más. Además, hay varias maneras de llevar a cabo este registro. Veamos qué es el control horario de los trabajadores y en qué consiste.
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¿Qué significa “control horario”?
El control horario, llamado también control de presencia, en una empresa es la acción de contabilizar las horas que ha trabajado cada uno de sus empleados, y cómo han sido estas repartidas a lo largo de su jornada.
En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado, por el motivo que sea.
La mejor manera de llevar un control horario
Aunque el concepto de control horario suene al fichaje de toda la vida, no significa que la manera de llevarlo a cabo no se haya modernizado. Anteriormente, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo.
Aunque hay empresas que todavía lo hacen así, este sistema no deja de producir una sobrecarga de trabajo que no es para nada necesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría si estamos hablando de una empresa más o menos grande, con una plantilla más o menos extensa. A eso súmale los informes posteriores y la tarea de organizar los protocolos de dicho control horario.
Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automático, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida.
Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles, que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina.
Otras funcionalidades también incluyen la detección de huellas dactilares (procedimiento que, además, mejora la seguridad de la empresa y asegura que no haya personal no autorizado dentro de la oficina), códigos personales e intransferibles, la biometría o los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras.
De este modo, la empresa puede llevar una mejor gestión del tiempo de sus trabajadores sin tener que emplear más horas en el proceso. Además, muchos de los sistemas de gestión que permiten llevar un control horario ofrecen otros servicios como el de integrarse con otros programas de administración de nóminas o la posibilidad de solucionar incidencias con mayor rapidez.
En definitiva, es la mejor manera de ahorrar trabajo al departamento de recursos humanos, porque todo empresario tiene el objetivo de optimizar el tiempo empleado en procesos como la gestión de nóminas.
¿Para qué sirve el control horario?
El control horario sirve para eso mismo; tener un control de las horas trabajadas por cada empleado. Esto es beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa. Con el control horario, el empleado podrá tener la seguridad de no trabajar horas extraordinarias que no van a ser remuneradas, y la empresa podrá controlar el problema del absentismo laboral y ahorrar tiempo en la gestión de horarios, entre otras cosas.
Con el sistema de control horario, además, el trabajador deberá marcar todas sus salidas y entradas de la oficina, incluso las que se dan en los descansos obligatorios. Esto es especialmente útil para ver las horas que el empleado pasa realmente trabajando y desarrollando sus tareas, con el objetivo de medir la productividad y tomar decisiones como las de aumentar o reducir el personal necesario para el desarrollo de proyectos concretos.
El control horario también sirve como herramienta de gestión de nóminas y salarios, al ser este una fuente de información tan importante. Con este sistema, se puede mejorar la organización de una empresa y, al mismo tiempo, mejorar la productividad de tu oficina.
Ventajas de tener control horario en una empresa
Además de todos los beneficios de los que ya hemos hablado, implantar el control horario en una empresa supondría poder saber qué trabajador está en su puesto de trabajo en qué momento.
Esto es útil, por ejemplo, si se produce una situación de emergencia. También se podrá realizar horarios flexibles con más facilidad, así como gestionar turnos con solo echar un vistazo al esquema que incluye los horarios de todos los trabajadores, y esto es especialmente útil si tu empresa tiene una alta rotación de personal.
Finalmente, también es una buena manera de tener un recuento de las horas que debe la empresa al empleado, o las que el empleado debe a la empresa. En muchos lugares alrededor del mundo, incluyendo en España, es obligatorio el fichaje en las empresas.
Otra ventaja de contar con el Control Horario de los trabajadores es el poder controlar quién está en la oficina y quién no, asegurar la identidad de cada empleado y todo para ajustarse a las nuevas normas de higiene y la limitación de aforo a causa de la crisis del Covid-19.
Esto lo conseguirás eligiendo un programa que permita a tus trabajadores realizar el fichaje con un código QR o con el Reconocimiento Facial.
Posibles desventajas de tener control horario en una empresa
La mayor desventaja es el rechazo que puede sentir el trabajador de cara a esta medida de control, al suponer una mayor vigilancia de su actividad en el puesto. Si se lleva a cabo este cambio en tu empresa, deberás asegurar que la manera en que lo comuniques internamente sea la correcta, siempre recalcando los beneficios que este sistema tiene para los trabajadores.
Si no lo comunicas debidamente, tus empleados pueden sentir una falta de confianza por tu parte y eso puede llegar a desmotivarlos en sus puestos de trabajo.
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