Control horario y gestión de turnos en empresas de restauración

Todo sector tiene sus necesidades específicas cuando se trata de procesos de Recursos Humanos, y el sector de la hostelería y la restauración no es una excepción. Hoteles, restaurantes y organizadores de eventos necesitan una manera de hacer un seguimiento de sus trabajadores y una buena gestión de turnos; ahora más que nunca.

El personal de este tipo de empresas ya suele trabajar por turnos, pero con la crisis del Coronavirus o Covid-19, tener un control exhaustivo de estos se ha vuelto vital tanto para la seguridad de los empleados como la supervivencia del negocio.

Los horarios en los que estas empresas están abiertas al público son más restrictivos, y un buen Plan de Continuidad de Negocio exige que los gestores de personas también tengan un control de estas sin errores. ¿Cómo puede conseguirse? Utilizando un sistema automatizado; una app para el control horario de tus empleados que, además, te permita llevar a cabo una gestión de turnos.

¿Todavía crees que no necesitas este tipo de solución? En este artículo te explicaremos cuáles son las distintas maneras de llevar un control del personal de tu restaurante u hotel y cuáles son los beneficios de hacerlo con aplicaciones específicas para RRHH.

El control horario sin una app para el registro de jornada

¿Te acuerdas de las tarjetas de fichar? Hace años, los superiores de cada trabajador llevaban el control de las horas trabajadas de estos simplemente utilizando esta máquina en la que se marcaba la tarjeta de dicho empleado. Todos lo hemos visto en películas antiguas, pero el mundo ha evolucionado, y tus sistemas también deberían hacerlo.

La nueva versión de ese control rudimentario de presencia son las hojas de excel. Sin embargo, la era digital nos ofrece soluciones mucho más sofisticadas que solucionan este problema o necesidad de manera mucho más eficiente (además de adaptarse mejor a la ley del control horario).

¿Quieres hacer el registro de jornada con una hoja con casillas? Descárgate gratis nuestra Plantilla para el Control Horario. 

Y es que, ¿has hecho el recuento de lo que tu negocio de hostelería y/o restauración necesita gestionar?

Todo esto podría llevarse a cabo con un software diseñado para ayudar a los departamentos de Recursos Humanos que, entre otras cosas, ofrezca la funcionalidad de hacer un registro horario.

Apps para el control horario en el trabajo

Hay aplicaciones que cuentan con herramientas y funcionalidades que pueden ayudar a los responsables de Recursos Humanos a llevar un mayor control de sus empleados, de las horas que estos trabajan y de quién tiene que trabajar en cada momento. Estas soluciones también suelen recopilar datos para poderlos analizar más tarde, y tomar mejores decisiones sobre la plantilla o los equipos. ¿El problema de las horas extraordinarias? Solucionado. ¿La cantidad de papeleo necesaria para hacer el control horario? Nula.

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¿Qué significa esto? Que no solo la gestión del personal de tu negocio sería mucho más sencilla y tendría menos margen de error, sino que tu departamento de Recursos Humanos gozaría de más tiempo para poner atención en todo lo que es importante ahora; los empleados, su seguridad y el negocio.

¿Quieres saberlo todo sobre el control horario durante el teletrabajo o fuera de él? Descárgate nuestra guía gratuita. 

¿Cómo pueden las aplicaciones de Recursos Humanos ayudar especialmente al sector de la hostelería?

Los gestores de equipos en este tipo de empresa suelen tener dificultades para encontrar el sistema de control horario que mejor se adapte a su manera de trabajar; y es que ahorrar tiempo y optimizar los procesos internos es clave en este sector. El hostelería y restauración, el tiempo es oro, y el personal tiene que priorizar la satisfacción del cliente, no el papeleo. Ahora, además, tiene que ser muy riguroso con la seguridad y la limpieza y desinfección. ¿No querrías que la gestión de turnos y el control horario dejasen de ser un quebradero de cabeza?

Una buena solución online permite calcular el número de empleados que se necesitará en cada puesto de trabajo, además de la rotación de estos. Para cumplir con la ley, para asegurarse de que el personal está disfrutando de los descansos necesarios, para designar equipos de trabajo y seguir los consejos de seguridad recomendados en cuanto a turnos.

Y te estarás preguntando ¿no puedo hacer esto de manera manual? La verdad es que sí, aunque el proceso supondrá más horas de trabajo por parte de los gestores de personas, habrá margen de error (que ahora mismo puede costar muy caro) y, además, los procesos serán más complicados y menos transparentes. Entonces, la pregunta de “si se puede hacer de manera manual” es algo que tienes que preguntarte tú, teniendo en cuenta tu empresa.

Gestión de turnos en la era post Covid-19

Muchas empresas tienen un gran problema para seguir funcionando, y es que los trabajadores tengan que asistir a sus puestos haciendo turnos; uno de los sectores más afectados por esta nueva necesidad es el de la hostelería.

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¿Cómo planificar un calendario con turnos rotativos para cumplir con las exigencias de la nueva crisis? Con aplicaciones específicas podrás hacerlo en menor tiempo y con una mayor precisión. ¿Y si ese programa puede ser visualizado por los empleados desde cualquier sitio? Busca una aplicación que esté disponible en móviles.

¿Cómo hacer una gestión de turnos con un software o aplicación?

A continuación te damos algunos consejos sobre cómo aprovechar las soluciones digitales para hacer una mejor gestión de turnos:

  • #1 – Planifica con antelación. Con una solución para ello, podrás visualizar los turnos en un calendario semanal o mensual, y eso te permitirá estar preparado para los momentos de mayor afluencia, además de anticipar posibles problemas y evitar el desgaste del personal.
  • #2 – Asigna la misma cantidad de turnos a todos. Y hablando de desgaste del personal, si tienes mayor visibilidad de los turnos de tus trabajadores, podrás asegurarte de que estás repartiendo las horas de trabajo de manera equitativa.
  • #3 – Comunica los turnos a tu equipo. Con un programa designado para ello, cada vez que publiques, modifiques o elimines un turno tu empleado lo podrá ver desde la misma aplicación.
  • #4 – Asegura que tu personal tiene los descansos suficientes. Es especialmente importante que tu personal esté en condiciones óptimas, descansado y se pueda concentrar en hacer su trabajo y seguir las nuevas normas.
  • #5 – Evita que los turnos se solapen. Que dos empleados se encuentren en el mismo puesto de trabajo cuando deberían haberse evitado, es un error fatal. Una aplicación para la gestión de turnos te avisará de este tipo de error para que puedas evitarlo.

Facilita a tus empleados hacer el control horario y gestiona sus turnos

¿Cómo puedes encontrar la mejor aplicación para el control horario y la gestión de turnos?

Puede que te interese una solución que permita el fichaje a través de un código QR que se leería al entrar al puesto de trabajo; la aplicación de Factorial lo ofrece, además de proporcionar información sobre la localización en la que se lleva a cabo el inicio y el final del turno. Los empleados podrán gestionar el registro de jornada fácilmente, y sus managers podrán ver todos estos cambios de manera inmediata en la plataforma.

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Es cuestión de analizar tus necesidades y ver si la herramienta que te interesa las soluciona todas. Nosotros te recomendamos que encuentres una aplicación o software que sea intuitiva tanto para el departamento de Recursos Humanos como para los propios trabajadores; lo que quieres es ahorrar tiempo y facilitar procesos, así que todos tienen que entender cómo funciona.

Estas soluciones, además de gestionar turnos y llevar el control horario, suelen incluir más funcionalidades; estamos hablando de un software especializado para los departamentos de RRHH.

Beneficios de utilizar un software de Recursos Humanos en el sector de hostelería:

  • Monitorización del tiempo de trabajo de tu plantilla
  • Ahorro de tiempo en la gestión documental y otros procesos
  • Cumplimentación segura de la ley
  • Mejora en la experiencia del empleado
  • Incremento de la productividad
  • Mejora de la comunicación entre empleados
  • Simplificación de procesos de gestión
  • Mayor transparencia tanto para empleado como para empleador
  • Control de las horas extraordinarias
  • Mayor información para mejor toma de decisiones
  • ¡Y mucho más!

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