Las plantillas de control horario ¿por qué no son suficiente?

Una hoja en PDF impresa o un excel pueden ser de gran utilidad en determinados momentos de la vida de la empresa pero, para pasar a otro nivel, se necesita de una solución cloud que gestione las áreas del negocio. Sumar profesionalidad al día a día es la mejor forma de crecer. 

Una plantilla en PDF y/o excel tiene sus limitaciones tales como:

• No se puede compartir automáticamente con los empleados.
• Los cambios deben actualizarse de manera manual.
• Requiere que se tenga que hacer el recuento a mano.
• El soporte en papel se puede perder o estropear.
• El papel pasa por muchas manos y cada empleado no tiene su propia hoja.
• Permite e incluso propicia el error humano (ausencias que se solapen, mal recuento de las vacaciones).
• Puede no resultar un método válido a ojos de las Inspecciones de Trabajo.
• Etc.

Desde que el 12 de marzo del 2019 se publicase en el BOE la entrada en vigor de la Ley de Control Horario, es obligatorio para todas las empresas cumplir con la normativa que dispone: 

• Implementar un registro de horario para todos los empleados y sus jornadas.
• Señalar la hora de entrada y salida de los trabajadores, así como los descansos.
• Guardar este registro horario y ponerlo a disposición de los trabajadores.

La regularización de las horas extraordinarias es el principal objetivo de esta ley. Hasta el momento de la puesta en marcha de esta nueva normativa, en España no se realizaba ningún control de jornadas ni contabilización de las horas extraordinarias. Es el Real Decreto - Ley 8/2019 quien pretende luchar contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Una de las principales razones para empezar a utilizar un software de control horario es sin duda, evitar las sanciones - multas y facilitar la labor al equipo de trabajo. Las multas llegarán en caso de pérdidas de la hoja de registro o su modificación por parte de algún empleado o responsable. Con el software de gestión de control horario como Factorial, se evitarán estas situaciones incómodas. 

Los momentos clave que determinarán el cambio del uso de plantilla hacia un software de control horario son: 

• La plantilla crezce y más empleados tengan que hacer el registro horario.
• El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
• Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites digitalizar este proceso.
• El tiempo de gestión del control horario te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.

El no cumplimiento de la normativa del Control Horario así como cualquier error incurrirá en diferentes sanciones que se deben evitar. Estas pueden ser: 

• Infracciones leves con multas de 60 a 625 euros. Cuando, por ejemplo, la empresa no pone a disposición de los trabajadores estos registros horarios.
• Infracciones graves con multas de 625 a 6.250 euros. Cuando, por ejemplo, los trabajadores han realizado horas extras y estas no han sido remuneradas o hay irregularidades en el registro.
• Infracciones muy graves con multas de 6.250 a 187.515 euros. Cuando, por ejemplo, hay empleados menores de 18 años que han trabajado horas extra, haya impagos o retrasos repetidos en los pagos. 

Beneficios de un programa para el Control Horario

Los beneficios más habituales de un software de control horario como Factorial son: 

• Autonomía para el trabajador. Ellos mismos gestionan y rellenan sus turnos, y tú o su manager quienes los aprueben o rechacen. 
• Actualización automática. Los cambios serán visibles para todos, de manera inmediata.
• Ahorro de tiempo. Evitar cadenas eternas de correos electrónicos y fichas interminables.
• Ahorro de papel. Aumento de la sostenibilidad. Todo estaré guardado en la nube y se evita el uso excesivo de papel.
• Mayor seguridad. Los registros no se perderán, y solo podrán acceder a ellos los propios trabajadores y sus managers. 
• No más cálculos. El software los hará por ti, y esto también te ahorrará tiempo.
• No más error humano. Los errores se detectarán solos y tú recibirás un aviso cuando ocurran.
• Ayuda a la productividad. ¿Y si tus empleados tardaran dos segundos en fichar las entradas y salidar, en lugar de tener que pedir la hoja de registro, avisar a su manager, hacer los cálculos de las horas restantes y extras...?
• Mayor facilidad para fichar. Cuanto más fácil le pongas el registro horario a tus trabajadores, más lo llevarán a cabo.
• Análisis de los registros de jornada con informes. Con Factorial también podrás extraer los datos y crear informes, todo para tomar mejores decisiones en el futuro.

Cada empresa es diferente y tiene sus particularidades propias. Es fundamental que casa equipo cuente con su programa de RRHH que resuelva sus circunstancias personales. Una solución adaptable y personalizable.

Factorial cubre las necesidades básicas de cualquier software de gestión horario y además, es totalmente personalizable. La aplicación elegida debe incluir:

• Contar con una herramienta potente de base. Está bien que un software tenga de todo y pueda ofrecerte muchísimas funcionalidades, pero...¿las que más necesitas realmente solucionan tus problemas? Te recomendamos hacer una lista de prioridades, y centrarte en buscar un buen programa que te ayude con ellas.
• Ser sencilla e intuitiva. Si tus empleados y departamento de RRHH tienen que estudiar un Máster para entender un programa que se supone que tiene que "agilizar las cosas", algo está fallando. Está bien que sea práctico para los managers, pero los empleados tienen que saber utilizarlo; si no, lo pagarás y nadie conseguirá amortizarlo.
• Contar con un soporte técnico siempre accesible. Una solución tecnológica debe contar con un buen grupo de profesionales detrás, dispuestos a ayudarte de manera rápida en caso de cualquier incidencia.
• Eliminar pasos en la gestión de los Recursos Humanos. En el caso del Control Horario, utilizar el software debería llevarte menos tiempo que gestionar este proceso de manera manual.
• Incluir la firma digital. Si quieres digitarlo todo, no puedes dejarte este paso. Y menos si quieres ofrecer el teletrabajo como opción entre tu plantilla.
• Permitir el sistema de permisos. Para que los trabajadores que tengan que acceder a los registros de jornada puedan hacerlo.
• Ofrecer distintos modos de fichaje. O al menos el que a ti te interesa, en distintos momentos. Por App móvil, por ordenador, con código QR...