Guía para la gestión de las vacaciones de tus empleados

Se acercan las vacaciones de verano, y es hora de cuadrar turnos, organizar equipos, programar y adelantarse a las ausencias que se avecinan. ¿Tu departamento de Recursos Humanos tiene dificultades a la hora de hacer la gestión y organizar las vacaciones de sus empleados? Tenemos algo muy importante que decirte: no tiene por qué ser así.

Si se sigue una buena estrategia de planificación, se empieza a gestionar con tiempo y, sobre todo, se mejoran algunos procesos repetitivos que dan margen a error y conflictos, ¡llevar el control de las vacaciones de tus empleados será sencillísimo!

A continuación te desglosamos todos los consejos, información útil, recursos y plantillas que necesitas.

Políticas de vacaciones: todo lo que debes saber

Cada empresa debe tener su política de vacaciones, pero esta siempre tiene que respetar el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y los pactos con Sindicatos y Patronal, además de los Convenios Colectivos (ya que es el marco normativo que las regula).

Entonces, desde el departamento de Recursos Humanos se deberán tener claras cuestiones como cuándo puede el trabajador disfrutar de las vacaciones, cuántos días naturales se ofrecerán como vacaciones, etc.

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Tu derecho a la desconexión laboral en vacaciones

Después de los meses trabajados, tus empleados necesitan irse de vacaciones…para desconectar de verdad. Esto es lo que les puedes recomendar para que vuelvan con las pilas cargadas:

  1. Déjalo todo coordinado antes de irte. Si tiene que hablar con sus compañeros, dejar algo en pausa o terminarlo.
  2. Deja tu ordenador en la empresa. Que borre cualquier información personal para que otros puedan utilizarlo.
  3. Limita el estar disponible.
  4. Apaga el teléfono de la empresa.
  5. Desinstala el slack o similares. Si no, tendrá la tentación de trabajar en pequeñas cosas, y no sentirá que ha dejado de trabajar durante su período de descanso.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la desconexión laboral en vacaciones

Calendarios laborales y festivos para empresas en España

¿Quieres saber qué días son fiesta en tu región? Hemos preparado los calendarios laborales y festivos de varios lugares de España; en ellos encontrarás los días festivos nacionales, los autonómicos y los locales.

👉Haz clic aquí si quieres acceder al Calendario Laboral y Festivo España 2020

Vacaciones, ¿obligadas, ilimitadas o flexibles?

En España, la flexibilidad respecto a las vacaciones depende del sector en el que se sitúe la empresa.

Es cierto, si el empresario no quiere, no tiene la obligación de dejar a sus empleados elegir los días de vacaciones. Sin embargo, esta tendencia está cambiando; vamos hacia una mayor conciliación familiar y laboral.

¿La fórmula perfecta? La flexibilidad sin dejar de tener en cuenta que al final de cada proceso hay un cliente.

👉Haz clic aquí si quieres saber más sobre la naturaleza de las vacaciones en las empresas

Cómo calcular los días de vacaciones por mes trabajado

Muchos departamentos de Recursos Humanos están teniendo problemas con el recuento de las vacaciones; durante el confinamiento por el Coronavirus algunos han perdido la cuenta de las horas trabajadas debido a los ERTE, las bolsas de horas y demás.

La fórmula es así de sencilla:

👉Haz clic aquí para saber más sobre cómo calcular los días de vacaciones

Vacaciones en trabajadores a tiempo parcial

Para calcular las vacaciones de un trabajador con un contrato a tiempo parcial, la empresa debe tener en cuenta las jornadas que este ha trabajado. Es decir, que tendrá las mismas vacaciones que un empleado que trabaje a jornada completa.

Vacaciones en trabajadores de fin de semana

Los días de vacaciones que cada empresa otorga a sus empleados son días naturales, es decir, que se cuentan los fines de semana (a menos que el convenio colectivo diga lo contrario).

Y ¿qué pasa con los empleados que hayan trabajado los fines de semana? El cómputo de días deberá contar los laborales, se hayan trabajado o no.

Vacaciones en empleados públicos

Este tipo de trabajador tiene, en general, un mes natural o veintidós días hábiles de vacaciones al año.

¿Qué pasa si un trabajador no gasta sus vacaciones? ¿Se pueden acumular?

Otra de las preguntas del millón para el verano de 2020 es si los trabajadores pueden acumular vacaciones para otro momento, y no gastarlas ahora; con las restricciones en vuelos y países, la incertidumbre…los empleados prefieren disfrutar de unas vacaciones como las de antes del Covid-19, y prefieren esperar a que la situación se normalice.

En principio, todas las vacaciones de un año deberán ser disfrutadas ese mismo año. Sin embargo, si al trabajador estas vacaciones le han coincidido con una incapacidad, baja o embarazo, tiene la posibilidad de usarlas al año siguiente.

👉Haz clic aquí para saber más sobre las vacaciones acumuladas

3 consejos para una buena gestión de las vacaciones

Con la llegada del verano, la gestión de las vacaciones de los trabajadores tiene que llevarse lo más eficientemente posible para que la actividad del negocio no sufra. ¿Qué puedes hacer para conseguirlo?

  1. Establecer prioridad entre los empleados. Por ejemplo, los que tengan hijos, a continuación los que cuenten con más antigüedad en la empresa, etc. También se puede hacer de forma rotativa.
  2. Tener el contrato y el convenio presentes.
  3. Utilizar un programa para gestionar las ausencias. Si las ausencias se gestionan de manera automática, el margen de error será mucho menor.

👉Haz clic aquí para saber más sobre la perfecta gestión de las vacaciones

Herramientas para la gestión de las vacaciones de tus trabajadores

¿Sabes cuáles son los mejores métodos para gestionar las ausencias y las vacaciones de tu plantilla? Los repasamos.

Gestión de vacaciones de empleados con Excel (plantilla 2020)

Gestionar las vacaciones de los empleados con una hoja de Excel es muy común entre los recursos humanos.

¿Quieres saber cómo hacerlo? Solo tienes que crear un archivo, dedicar las distintas columnas a meses y días, y rellenar las filas con los nombres de los trabajadores. En Excel también puedes utilizar fórmulas para sumar los días de vacaciones.

👉Haz clic aquí para gestionar las vacaciones con Excel (y acceder a nuestra plantilla de 2020)

Necesitas un software para gestionar las vacaciones de tus empleados

La gestión de las vacaciones en Excel está bien…hasta que no lo está. Es muy importante cuadrar las ausencias en la empresa para que nunca haya clientes sin atender y tareas sin terminar. Las hojas de Excel se pueden traspapelar si están impresas o perder en la inmensidad de los archivos del ordenador.

Los softwares para gestionar vacaciones solucionan ese problema y además facilitan las solicitudes de ausencia, la aprobación de estas y los cambios se publican automáticamente. ¡Y si está alojado en la nube nunca perderás esa información!

👉Haz clic aquí para saber más sobre los softwares de gestión de vacaciones y ausencias

5 motivos para hacer la gestión de las vacaciones de tus empleados con Factorial

El software de Factorial puede ser la solución que estás buscando, por estas 5 razones:

  1. Automatiza el 90% del trabajo.
  2. Actualiza la información como por arte de magia.
  3. Hace el recuento de los días de ausencia por ti.
  4. Delega el trabajo a los empleados (y también se lo pone más fácil a ellos).
  5. Tiene un período de prueba gratis.

👉Haz clic aquí para saber más sobre por qué Factorial puede ser tu solución

Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda

El verano es la época de mayor demanda de vacaciones, y por eso suele ser la más ajetreada para muchos Recursos Humanos (sobre todo los que no han digitalizado su departamento).

¿Tu política de vacaciones define bien cómo tienen que ser estas en verano? En qué período deben solicitarse o con cuánta antelación, si alguien tiene prioridad por motivos de conciliación familiar, si hay alguna semana en la que la oficina esté cerrada y los trabajadores están obligados a hacer vacaciones… ¡Tienes que pensar en todo esto!

👉Haz clic aquí para saber más sobre las vacaciones de verano

Prepárate: Las vacaciones de Navidad

Ser previsor nunca está de más, y a pesar de que ahora las vacaciones que están más cerca son las de verano, puedes empezar a pensar en cómo gestionar las de Navidad; este año puede que haya más movimiento en esa época que en la de más calor.

Lo especial de gestionar las vacaciones de Navidad es que tienes que tener muy en cuenta qué día es festivo y qué día es laboral pero el empleado estará ausente.

👉Haz clic aquí para saber más sobre las vacaciones de Navidad

Estudio sobre las vacaciones en la pyme española

Factorial realizó un estudio con datos anónimos de más de 1.000 empresas españolas para conocer el estado de la gestión de las vacaciones en España.

¿Sabías que España no está entre los países con más vacaciones de Europa? ¿Y que la desconexión total es muy difícil a causa de los smartphones y los correos electrónicos? También ha habido un cambio en los días favoritos para tener vacaciones; los baby boomers prefieren las fechas señaladas, mientras que los millennials repartirlas por todo el año.

👉Haz clic aquí para leer el estudio completo sobre las vacaciones de Factorial

¿Quieres gestionar las próximas vacaciones de tus empleados sin errores, conflictos ni pérdidas de tiempo innecesarias? Creemos que Factorial puede ser tu herramienta, y por eso queremos darte un período de prueba gratuito, para que lo compruebes.

 

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