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Aprende la gestión de vacaciones de empleados con esta guía

gestión de vacaciones de equipos y empleados

La llegada de épocas festivas trae consigo la tarea de cuadrar turnos, organizar equipos, programar y adelantarse a las ausencias que se avecinan.

¿Tu departamento de Recursos Humanos tiene dificultades a la hora de hacer la gestión y organizar las vacaciones de sus empleados? Tenemos algo muy importante que decirte: no tiene por qué ser así.

Si se sigue una buena estrategia de planificación, se empieza a gestionar con antelación y se mejoran algunos procesos repetitivos, ¡llevar el control de las vacaciones de tus empleados será sencillísimo!

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Gestión de vacaciones de empleados: todo lo que debes saber

Cada empresa debe tener su política de vacaciones, pero esta siempre tiene que respetar el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y los pactos con Sindicatos y Patronal. Además de los Convenios Colectivos (ya que es el marco normativo que las regula).

Entonces, desde el departamento de Recursos Humanos se deberán tener claras cuestiones como cuándo puede el trabajador disfrutar de las vacaciones, cuántos días naturales se ofrecerán como vacaciones, etc.

El derecho a la desconexión laboral en vacaciones

Después de meses trabajados, tus empleados necesitan irse de vacaciones, para desconectar de verdad. Esto es lo que les puedes recomendar para que vuelvan con las pilas cargadas:

  1. Déjalo todo coordinado antes de irte: en caso de que tengan que hablar con sus compañeros, dejar algo en pausa o incluso terminarlo.
  2. Deja tu ordenador en la empresa. Que borre cualquier información personal para que otros puedan utilizarlo, en caso de necesidad.
  3. Limita el estar disponible.
  4. Apaga el teléfono de la empresa.
  5. Desinstala el slack o similares. Si no, tendrá la tentación de trabajar en pequeñas cosas, y no sentirá que ha dejado de trabajar durante su período de descanso.

Además debes tener en cuenta que este mismo concepto de «derecho a la desconexión», también se encuentra presenta en la nueva Ley de Teletrabajo que así lo establece para quienes se desempeñen en forma remota. Por lo que reforzar este tipo de políticas de empresa servirá también para reforzar la cultura independientemente de las vacaciones.

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Para que puedas tener un control de las fechas de salida y de regreso de los trabajadores de tu empresa a sus respectivos puestos, preparamos un archivo 100% personalizable para ti que podrás utilizar tanto desde Excel como Google Sheets.

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Gestión de vacaciones de empleados, ¿obligadas, ilimitadas o flexibles?

En España, la flexibilidad respecto a las vacaciones depende del sector en el que se sitúe la empresa.

Es cierto, si el empresario no quiere, no tiene la obligación de dejar a sus empleados elegir los días de vacaciones. Sin embargo, esta tendencia está cambiando; vamos hacia una mayor conciliación familiar y laboral.

¿La fórmula perfecta? La flexibilidad sin dejar de tener en cuenta que al final de cada proceso hay un cliente.

Cómo calcular los días cuando hacemos la gestión de vacaciones

Muchos departamentos de Recursos Humanos están teniendo problemas con el recuento de las vacaciones; durante el confinamiento por el Coronavirus algunos han perdido la cuenta de las horas trabajadas debido a los ERTE, las bolsas de horas y demás. La fórmula es así de sencilla:

Vacaciones en trabajadores a tiempo parcial

Para calcular las vacaciones de un trabajador con un contrato a tiempo parcial, la empresa debe tener en cuenta las jornadas que este ha trabajado. Es decir, que tendrá las mismas vacaciones que un empleado que trabaje a jornada completa.

Vacaciones en trabajadores de fin de semana

A la hora de ponernos con la gestión de vacaciones que cada empresa otorga a sus empleados, debemos tener en cuenta que son días naturales, es decir, se cuentan los fines de semana (a menos que el convenio colectivo diga lo contrario).

Y ¿qué pasa con los empleados que hayan trabajado los fines de semana? El cómputo de días deberá contar los laborales, se hayan trabajado o no.

Vacaciones en empleados públicos

Este tipo de trabajador tiene, en general, un mes natural o veintidós días hábiles de vacaciones al año.

¿Qué pasa si un trabajador no gasta sus vacaciones? ¿Se pueden acumular?

Otra de las preguntas del millón es si los trabajadores pueden acumular vacaciones para otro momento, y no gastarlas ahora.

En principio, todas las vacaciones de un año deberán ser disfrutadas ese mismo año. Sin embargo, si al trabajador estas vacaciones le han coincidido con una incapacidad, baja médica o embarazo, tiene la posibilidad de usarlas al año siguiente.

¿No tienes tiempo para leer este artículo? Lo leemos por ti. ¡Haz clic en el play!

En empresas pequeñas, ponerse de acuerdo en cuanto a los días libres de cada empleado puede resultar sencillo. Sin embargo cuando se llega a un determinado número de empleados, cuadrar las vacaciones puede llegar a convertirse en un verdadero juego de estrategia cual tetris.

Cómo cuadrar las vacaciones de tu equipo de manera efectiva

Conocer el orden de prioridad

En las empresas suele existir cierto sistema de prioridad o criterio por los cuales unos empleados pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Aunque también puede servir para que la empresa pueda tomar una decisión en una situación de conflicto.

Estos criterios pueden basarse, por ejemplo, en:

  • Empleados con hijos. Muchas empresas, para favorecer la conciliación familiar de sus empleados, favorecerán a esos trabajadores con hijos en edad escolar a la hora de pedir sus días libres para que puedan acomodarlas a las vacaciones escolares.
  • Antigüedad en la empresa. Aquellos trabajadores que más tiempo llevan en la empresa son los primeros en escoger, una manera de compensar la fidelidad del trabajador.
  • Sistema rotativo. Uno de los sistemas más justos, ya que los empleados siempre tendrán la oportunidad de ser los primeros en elegir.

Los empleados deben conocer este funcionamiento para que puedan adaptarse y organizarse, y evitar así malos entendidos posteriores y ambientes de trabajo tensos.

Conocer lo que establece cada convenio y contrato.

Al igual que cada convenio especifica los días mínimos de vacaciones del empleado adherido, también pueden especificarse, de ser necesario, fechas en las que un empleado no podrá pedir vacaciones. De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que sea necesario que los empleados se encuentren en sus puestos de trabajo.

Esto puede ser por previsión de un alto volumen de trabajo. Al contrario, a veces y por cierre de la empresa, será obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas. Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato y el empleado debe conocerla.

Usar un software para la gestión de las vacaciones y ausencias

Ningún consejo nos resultará realmente útil si a la hora de organizar las vacaciones de nuestros empleados, su gestión no la hacemos con una herramienta adecuada.

Muchas empresas se valen de complicadas hojas de excel para planificar los días libres de sus empleados. A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible.

Para empezar el calendario debe ser creado desde cero para que se adapte a las necesidades propias de cada empresa, lo que conlleva una gran cantidad de tiempo y recursos.

Luego, este tipo de plantillas pueden quedar obsoletas rápidamente si no se actualizan con una alta periodicidad y, si existe más de una, pueden surgir problemas fácilmente.

Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de vacaciones es contar con un software que permita la automatización del proceso tanto para los empleados como para el responsable de RRHH.

Herramientas para la gestión de vacaciones de tus trabajadores

¿Sabes cuáles son los mejores métodos para gestionar las ausencias y las vacaciones de tu plantilla? Los repasamos:

Gestión de vacaciones de empleados con Excel

Gestionar las vacaciones de los empleados con una hoja de Excel es muy común entre los recursos humanos. ¿Quieres saber cómo hacerlo? Solo tienes que crear un archivo, dedicar las distintas columnas a meses y días, y rellenar las filas con los nombres de los trabajadores. En Excel también puedes utilizar fórmulas para sumar los días de vacaciones.

Gestión de vacaciones de empleados con Factorial

Con Factorial, cada trabajador puede acceder a su Portal del Empleado y seleccionar en el calendario fácil y rápidamente los días de vacaciones o ausencias que quiera. Su supervisor recibirá el aviso y podrá aceptarla o rechazarla al momento consultando ese mismo calendario y las ausencias de sus compañeros.

Al aceptarla, se creará una actualización automática en el calendario de la empresa para que todo el mundo esté informado y pueda adaptarse en consecuencia. Además, el calendario de Factorial se adapta según la ciudad en la que esté ubicada cada sede de la empresa, con sus festivos locales actualizados cada año y permite al administrador crear una política de vacaciones completamente personalizada.

Así mismo, como el software está sincronizado con la información laboral del empleado, calcula los días proporcionales de vacaciones de los que dispone cada uno según su tipo y fecha de contrato así como los días libres que se han podido acumular de un año a otro, siempre y cuando la empresa lo permita.

5 motivos para hacer la gestión de las vacaciones de tus empleados con Factorial

El software de Factorial puede ser la solución que estás buscando, por estas 5 razones:

  1. Automatiza el 90% del trabajo.
  2. Actualiza la información como por arte de magia.
  3. Hace el recuento de los días de ausencia por ti.
  4. Delega el trabajo a los empleados (y también se lo pone más fácil a ellos).
  5. Tiene un período de prueba gratis.

Vacaciones de verano: todo bajo control sin sudar la gota gorda

El verano es la época de mayor demanda de vacaciones, y por eso suele ser la más ajetreada para muchos Recursos Humanos (sobre todo los que no han digitalizado su departamento).

¿Tu política de vacaciones define bien cómo tienen que ser estas en verano? En qué período deben solicitarse o con cuánta antelación, si alguien tiene prioridad por motivos de conciliación familiar, si hay alguna semana en la que la oficina esté cerrada y los trabajadores están obligados a hacer vacaciones… ¡Tienes que pensar en todo esto!

Cómo gestionar las vacaciones de Navidad

Ser previsor nunca está de más, y a pesar de que ahora las vacaciones que están más cerca son las de verano, puedes empezar a pensar en cómo gestionar las vacaciones de Navidad, este año puede que haya más movimiento en esa época que en la de más calor.

Lo especial de gestionar las vacaciones en diciembre, es que tienes que tener muy en cuenta qué día es festivo y qué día es laboral pero el empleado estará ausente.

Estudio sobre la gestión de vacaciones en las pymes españolas

Factorial realizó un estudio con datos anónimos de más de 1.000 empresas españolas para conocer el estado de la gestión de las vacaciones en España.

¿Sabías que España no está entre los países con más vacaciones de Europa? ¿Y que la desconexión total es muy difícil a causa de los smartphones y los correos electrónicos? También ha habido un cambio en los días favoritos para tener vacaciones; los baby boomers prefieren las fechas señaladas, mientras que los millennials repartirlas por todo el año.

El sueño de todo trabajador: vacaciones ilimitadas

La cuestión de las vacaciones es algo cultural, que varía enormemente de país en país. Por ejemplo, en Estados Unidos, las vacaciones no son algo amparado por la ley, sino que están completamente determinadas por el acuerdos entre las empresas y sus trabajadores. Un dato sorprendente, considerando lo sagradas que son las vacaciones en Europa, es que cuatro de cada diez norteamericanos no tiene vacaciones remuneradas.

Es por esto que en los últimos años cada vez más compañías norteamericanas ofrecen vacaciones ilimitadas. Sí, lo que has leído, tantas como el trabajador quiera. Es el caso de Netflix y LinkedIn, cuyas políticas ya están siendo copiadas por mega corporaciones como General Electric.

Más responsabilidad y mejor gestión del tiempo

La razón de este tipo de decisiones tiene que ver con dar más flexibilidad a los trabajadores, dejarlos que asuman mayor responsabilidad en la gestión de su tiempo libre y sus responsabilidades profesionales, y atraer talento. Suena genial, ¿verdad?

¡Pero no todo lo que reluce es oro! Primero, porque este tipo de política mide el desempeño en base a resultados. Por lo que la duración de la jornada laboral dejan de ser relevantes. O sea que, ¡olvídate de salir del trabajo a las seis! O lo que es peor, siempre encontrarás motivos para NO cogerte vacaciones: que nadie te puede reemplazar, tus responsabilidades te lo impiden… Las excusas pueden ser muchas.

Project: TimeOff ha identificado una tendencia alarmante: de 1978 a 2015, el número de días de vacaciones anuales disfrutadas por empleado medio ha bajado de 20 a 16.

Existen varios motivos que influyen en esta tendencia. Quizás el más importante es la aparición de la tecnología, que permite a los empleados estar disponibles y conectados anytime, anywhere. Este fenómeno al final lo que provoca es que la frontera entre la vida profesional y privada esté cada vez más diluida, y que hoy para muchos sea prácticamente imposible desconectar del trabajo.

Las empresas españolas están cambiando

La pregunta del millón es, ¿es viable la política de vacaciones ilimitadas en España? Para eso, tenemos que considerar que en la Unión Europea, a diferencia de Estados Unidos, las vacaciones remuneradas son un derecho amparado por la ley. Forman parte de un conjunto más amplio de iniciativas englobadas en lo que llamamos conciliación laboral y familiar.

Esta abarca aspectos como el apoyo a la maternidad y la lactancia, el permiso de paternidad, el teletrabajo, la jornada reducida, las excedencias, y las vacaciones pagas, claro. Por eso es difícil hablar de vacaciones de forma aislada.

En España, si bien se valoran positivamente iniciativas para dar mayor flexibilidad a los empleados como la de General Electric, esta depende del sector. En empresas de desarrollo de software, por ejemplo, cosas como el trabajo remoto y la flexibilidad horaria son viables, porque básicamente trabajas con tu portátil y aplicaciones en la nube. En sectores industriales, o de manufactura, la cosa se complica.

Es evidente que muchas empresas españolas están atravesando cambios culturales en su forma de gestionar a las personas. Para entender mejor cómo lidian con el tema de las vacaciones, hablamos con Michelle Donzalisky Fonseca, Head of Talent en Camaloon, una start-up barcelonesa dedicada a la impresión y personalización de chapas, imanes, camisetas, y más. Fundada en 2010, actualmente cuenta con noventa empleados entre la fábrica y la oficina.

Tenemos una política que intenta al máximo ser flexible, pero sin olvidar que tenemos un cliente al final del proceso, y cualquier definición interna no puede impactar en el servicio que prestamos, cuenta Michelle. Así que dentro de unos parámetros globales, dejamos muy en la mano de los managers la gestión de vacaciones de su equipo.

Según Michelle, se busca un equilibrio entre dar la mayor flexibilidad posible a los empleados, y las necesidades del negocio. Intentamos concentrar los períodos largos en las épocas de menos trabajo, y que siempre haya alguien disponible de los equipos. Cumpliendo con estos requisitos, los Camalooners gestionan directamente con su manager el tiempo que están fuera.

El beneficio de esta política es que los responsables de equipo pueden organizar las vacaciones basándose en la necesidad de trabajo de cada área, teniendo parte activa en la gestión de su personal y tomando la responsabilidad en estas definiciones. Para los empleados, crea un ambiente de flexibilidad, aunque con cierto control.

En resumen, el modelo de vacaciones flexibles puede que no sirva para todo tipo de empresas o equipos, igual que pasa con el modelo «tradicional» de vacaciones. Lo mejor que puedes hacer es pensar en los puntos fuertes y débiles de cada modelo.

Apostar por uno e ir puliendo los imprevistos que surjan. Camaloon y muchas otras empresas ya usan Factorial para la organización y solicitud de las vacaciones de sus empleados. En una única plataforma, los empleados pueden solicitar sus días de vacaciones y el manager del equipo puede revisar y aceptar todas las solicitudes.

Además dispone de un calendario en tiempo real que le permite ver qué personas están ausentes durante ese día, mes o año!

 

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