Cómo gestionar la bolsa de horas en empresas [+Modelo de contrato]

Muchas empresas utilizan el sistema de la bolsa de horas para ser más productivos, ya que establecen el horario de sus trabajadores conforme a sus necesidades.

Además, en España también se estableció la bolsa de horas el pasado mes de marzo, como ayuda a aquellas personas cuyo trabajo se vio paralizado durante el confinamiento a causa del COVID-19.

Si eres responsable del departamento de Recursos Humanos, seguro que te interesa saber más acerca de la bolsa de horas y cómo funciona.

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¿Qué es la bolsa de horas (en inglés “Bank of Hours”)?

👉 La bolsa de horas, en inglés “bank of hours”, es el reparto irregular del tiempo que un trabajador le dedica a una empresa. Es decir, se trata de una jornada laboral flexible que se adapta a los momentos de mayor actividad de una empresa.

¿Y cuáles son los beneficios para el trabajador? Además de ser una medida que beneficia a la empresa, en muchos casos puede ser el flotador salvavidas para que una empresa no tenga que realizar un Expediente de Regulación Temporal de Empleo (ERTE) o despidos.

¿Qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre la bolsa de horas?

La bolsa de horas se recoge dentro del Estatuto de los Trabajadores y sostiene que el número de horas ordinarias de trabajo al día, a la semana, al mes o al año deben aparecer en el contrato, así como su distribución según lo previsto en el convenio colectivo.

Por lo tanto, tanto la jornada de trabajo como la distribución de las horas debe quedar por escrito en el contrato y ambas partes deben ser conocedoras de dicho acuerdo.

Cómo funciona la bolsa de horas de trabajo

El sistema de distribución irregular de la jornada de trabajo empezó a aplicarse tras el Real Decreto-ley 3/2012, de febrero, de medidas urgente para la reforma del mercado laboral.

Debemos entender que esta manera de trabajar no pretende cuestionar el concepto de jornada laboral, sino la distribución de horas en las que trabaja un empleado.

Este sistema está pensado para aquellos casos en los que, por ejemplo, tenemos un empleado con 40 horas semanales, pero en estos momentos no tenemos suficiente trabajo para él. Entonces la empresa reduce su jornada durante un tiempo y más adelante trabajará las horas que le quedan cuando exista mayor fluctuación de producción.

Cabe decir también que la bolsa de horas ayuda también a la conciliación familiar, ya que cuando el trabajador ha acumulado horas extra, puede utilizarlas para pasar tiempo con los suyos.

La bolsa de horas durante el ERTE y la crisis del Coronavirus

El pasado mes de marzo se aplicó el confinamiento en España, como medida para frenar la expansión del COVID-19 y se estableció la bolsa de horas o permiso retributivo recuperable.

Según el Ministerio de Trabajo consistía en “una medida de flexibilidad laboral que trata de mantener y salvaguardar el empleo mientras dure la crisis sanitaria del COVID-19, de evitar situaciones de desprotección y de garantizar el restablecimiento posterior de la actividad económica”.

Dentro de las medidas para la gestión de la bolsa de horas, lo más importante es lo siguiente:

  • La recuperación de las horas se podrá hacer hasta el 31 de diciembre de 2020.
  • La bolsa de horas no se aplicará en aquellos trabajadores con ERTE, los que se encuentren con una baja por incapacidad temporal, maternidad o paternidad, ni a los que teletrabajen.
  • Aunque se establezca el confinamiento, todas las personas afectadas por un parón en su empresa deberán ser exoneradas de realizar su trabajo, pero seguirán cobrando la totalidad de su jornada laboral y todos los conceptos retributivos.

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¿Qué es legal y que es ilegal en cuanto a la bolsa de horas?

¿Cuándo una bolsa de horas es legal y cuándo ilegal? Para entender un poco mejor cómo funciona la bolsa de horas en el trabajo, aquí te destacamos los aspectos más importantes:

  • No se pueden sobrepasar las horas laborables.
  • Se puede redistribuir un 10% de la jornada laboral anual del trabajador.
  • Las horas solo se pueden distribuir dentro de los días laborables. Por lo tanto, no aplica en los fines de semana y festivos.
  • El horario flexible no se puede aplicar a los trabajadores que tienen reducción de jornada.
  • La empresa debe avisar con 5 días de antelación de la nueva distribución de la jornada.
  • La distribución horaria debe respetar la jornada máxima de horas diarias.

En cambio, hablaremos de ilegalidad cuando no se cumpla con las medidas expuestas anteriormente, ya que estará yendo en contra de lo que establece el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cómo gestionar la bolsa de horas en una empresa?

Si tu compañía da luz verde para instaurar el nuevo sistema de distribución horaria, te tocará saber cómo gestionar la bolsa de horas de la empresa.

Para ello, únicamente deberás llevar el registro de horas de los trabajadores, haciendo uso del control horario, obligatorio desde el pasado 12 de marzo de 2019.

Para poder llevar una buena gestión, deberemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Crear cuadrantes de trabajo teniendo en cuenta las vacaciones. Además, las horas que se tengan que recuperar, nunca podrán ser a costa de las vacaciones del empleado.
  • No sobrepasar la distribución del 10% de la jornada laboral anual sobre todo en las épocas con mayor producción.
  • Compensar el saldo negativo antes de finalizar el año para que el trabajador pueda realizar todas las horas que le quedan.
  • Si necesitas hacer alguna variación del horario, recuerda avisar con 5 días de antelación.
  • Los propios empleados pueden gestionar sus horas con el sistema que haya implantado la empresa, como un software de control horario o una hoja de Excel.
  • A la hora de plantear los horarios, tener en cuenta los periodos con más carga laboral.
  • La distribución irregular de la jornada laboral de los trabajadores debe tener justificación y será susceptible de control judicial.
  • Entre una jornada diaria y otra, deberán existir como mínimo 12 horas de descanso.
  • Cuando el trabajador esté haciendo una jornada intensiva, la jornada semanal no podrá sobrepasar las 36 horas. De esta manera, se respeta los derechos de conciliación de la vida personal, laboral y familiar.

Modelo de contrato con bolsa de horas

Como ya hemos explicado anteriormente, el sistema de bolsa de horas debe constar por escrito en el contrato que firmen la empresa y el trabajador.

Antes de firmar, explica detalladamente en qué consiste este sistema, para que sea plenamente conocedor de este.

👉 Descárgate la plantilla con el modelo de contrato con bolsa de horas.

Ejemplo de convenio con bolsa de horas: El sector del metal

El sistema de distribución irregular de la jornada de trabajo debe constar en el acuerdo entre empresa y trabajador, o bien mediante convenio colectivo.

Para entender un poco mejor cómo funciona este sistema, analicemos qué pasaría, por ejemplo, con la bolsa de horas en una empresa adherida al convenio del metal.

Jaime trabaja en una fábrica que se dedica a la fabricación de piezas de metal. Debido al confinamiento que se realizó en marzo a causa del Coronavirus, su empresa no pudo ofrecerle trabajo para las 8 horas que tenían estipuladas por contrato.

En este caso, antes de aplicar un ERTE, la empresa implantó el sistema de distribución irregular de la jornada laboral para ese periodo. De este modo, Jaime volvió a trabajar una vez finalizado el confinamiento y las horas que no hizo las tendrá que ir realizando antes de acabar el año.

¿Qué es la bolsa de horas sindicales?

Las horas sindicales hacen referencia a las horas que les corresponden a los miembros del comité de empresa y los delegados de personal, como representantes legales de los trabajadores.

Según el artículo 68 del Estatuto de los Trabajadores, estos disponen de las siguientes horas:

  • 1.º Hasta cien trabajadores, quince horas.
  • 2.º De ciento uno a doscientos cincuenta trabajadores, veinte horas.
  • 3.º De doscientos cincuenta y uno a quinientos trabajadores, treinta horas.
  • 4.º De quinientos uno a setecientos cincuenta trabajadores, treinta y cinco horas.
  • 5.º De setecientos cincuenta y uno en adelante, cuarenta horas.

Además, añade “Podrá pactarse en convenio colectivo la acumulación de horas de los distintos miembros del comité de empresa y, en su caso, de los delegados de personal, en uno o varios de sus componentes, sin rebasar el máximo total, pudiendo quedar relevado o relevados del trabajo, sin perjuicio de su remuneración”.

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Automatiza el control horario con un software de RRHH

Gestionar las horas de trabajo es mucho más fácil con un software para el control horario de tus empleados, ya que se realiza todo de manera digital.

Ventajas de utilizar un software para gestionar las horas

¿Sabes todo lo que puedes conseguir con un software de RRHH como el de Factorial?

  • #1 – Revisa las horas trabajadas de tus empleados: compara las horas de trabajo previstas con las que se han realizado. Añade observaciones y selecciona el sistema de fichaje para cada empleado.
  • #2 – Mejora la productividad: revisa las horas trabajadas de tus empleados, así como las horas extras que han hecho, para poder compensarlas con la bolsa de trabajo.
  • #3 – Reduce el absentismo laboral: a través del software, puedes controlar quien está trabajando en este momento. Además, como el programa está en la nube, se puede acceder a él sin estar en la oficina, por lo que te llegará una notificación cuando el trabajador fiche fuera de la empresa.
  • #4 – Realiza el fichaje en la entrada de la oficina: haz que tus empleados realicen el fichaje una vez lleguen a la oficina escaneando un código QR desde sus dispositivos móviles. Además, también puedes hacerlo desde Slack, la herramienta que muchas empresas utilizan para comunicarse, de esta forma el fichaje aun es más sencillo.
  • #5 – Asigna la revisión de fichaje a los managers de cada equipo: los responsables pueden aprobar o no el control de jornada de sus empleados.
  • #6 – Verifica las horas trabajadas mediante la firma digital de los empleados: la firma electrónica será la que garantice las horas realizadas y de esta manera consigues reducir el absentismo laboral.
  • #7 – Gestiona el control horario desde la app móvil: toda la empresa puede acceder a la app y realizar el control horario. Además, gracias a la geolocalización puedes saber dónde se encuentra cada empleado y el fichaje se realiza de manera muy práctica a través del QR directamente desde la app.
  • #8 – Crea informes personalizados sobre el fichaje: analiza, extrae datos y compara. El programa crea informes automáticos que pueden ser de gran ayuda para la gestión de la bolsa de horas.
  • #9 – Cumple con la ley de control horario en España: el registro de las horas es obligatorio desde el 2019, por lo tanto, gestionar y controlar las horas trabajadas de manera digital, te dará seguridad y tranquilidad.
  • #10 – Gestiona los turnos de tus trabajadores: desde el software es muy fácil crear turnos de trabajo, especificando las horas que deben trabajar, y asignar a los trabajadores.

¿Necesitas un método más efectivo que el Excel para el control horario? Regístrate y prueba el software de RRHH que te facilitará la gestión de las horas y, así, podrás centrarte en aquellas tareas que aportan más valor a tu empresa.

 

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

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