Estas son las herramientas m谩s inusuales pero efectivas para el teletrabajo

Trabajar desde casa no siempre es f谩cil. S铆, evitamos los viajes diarios a la oficina y al no tener que almorzar fuera de casa, ahorramos una peque帽a fortuna. Pero al mismo tiempo, podemos llegar a sentirnos estresados y aislados.

Al momento de abordar las cuestiones que tienen que ver con la productividad laboral en el trabajo remoto, ya hemos dedicado una buena cantidad de tiempo a listar las mejores herramientas para mantenernos conectados, activos y en comunicaci贸n con nuestros colegas. Es por eso que en esta ocasi贸n, vamos a enfocarnos en plataformas un tanto m谩s diferentes dise帽adas resolver problemas diferentes que se dan durante el teletrabajo.

 

Desaf铆os del teletrabajo

El primer paso para coordinar un equipo de trabajo que sea productivo, es asegurarnos de que todos los integrantes tienen acceso al equipamiento adecuado. 驴Cuentan todos con monitores apropiados para pasar per铆odos de tiempo prolongados frente a la pantalla? 驴La conectividad a la red WiFi de los trabajadores es estable y de alta velocidad?

Algunas empresas dedican, y m谩s ahora con el recientemente sancionado decreto-ley de teletrabajo, un presupuesto espec铆fico a brindarle 鈥渁rmas鈥 a su escuadr贸n de empleados que trabajan en modalidad remota.

Escritorios ajustables, sillas de oficina, cojines, teclados ergon贸micos y tecnolog铆a wireless, son solamente algunos de los implementos f铆sicos preferidos para garantizar no solo la productividad, sino para cuidar del bienestar f铆sico de cada profesional.

Independientemente de las cuestiones propias del desempe帽o individual o grupal asociado con contar o no con con mobiliario y dispositivos para este fin, lo cierto es que el teletrabajo pas贸 de ser una opci贸n a una obligaci贸n y junto con esta nueva realidad, algunos desaf铆os y problemas propios de esta modalidad aparecen en el horizonte laboral.

Inclusive los trabajadores m谩s independientes, acostumbrados a trabajar con altos niveles de autogesti贸n y autonom铆a atraviesan un sentimiento casi universal y propio de esta forma de trabajo: el aislamiento.

Sin las interacciones propias que se dan en la oficina, la soledad de la casa propia puede sumar un peso extra a las tareas diarias. Sentir que se trabaja sin descanso y en el mismo espacio donde se supone debemos distendernos, logra borrar las fronteras que estructuran nuestro ritmo de vida. En pocas palabras, es f谩cil sentir que 鈥渧ivimos en la oficina鈥, porque de hecho en parte es verdad.聽

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La principal consecuencia de esto, son las repercusiones que tiene el estr茅s y la sensaci贸n de soledad sobre el estado an铆mico de los trabajadores. Todo esto termina m谩s tarde o m谩s temprano, por afectar la salud mental de los empleados.

Estr茅s y aislamiento, los fantasmas del trabajo remoto

A menudo es normal leer y asociar a la productividad laboral con la capacidad de realizar o completar actividades con 茅xito en un determinado per铆odo de tiempo. Si bien en una primera instancia esta noci贸n es atinada, son m煤ltiples los factores que influyen sobre este aspecto.

La productividad laboral va ligada estrechamente con el bienestar f铆sico y emocional de los empleados, es por eso que desde el 谩rea de recursos humanos es vital poner el foco en mejorar dentro de las posibilidades, este aspecto que por lo general queda relegado a un segundo plano.

Para lograrlo, es necesario entender c贸mo funciona el fen贸meno del teletrabajo asociado a la salud mental. De acuerdo a una encuesta publicada por Buffer, la plataforma de gesti贸n de redes sociales, sobre una muestra de 2.500 personas, los tres principales inconvenientes del trabajo remoto son:

  • La colaboraci贸n y comunicaci贸n 20%
  • La soledad el aislamiento 20%
  • No poder 鈥渄esconectarse鈥 del trabajo 18%

Disciplina y trabajo en equipo, diferenciadores clave para el 茅xito del teletrabajo

En concordancia con los datos del apartado anterior, existen factores fundamentales e indivisibles para lograr un desempe帽o 贸ptimo de los trabajadores en modalidad remota. As铆 lo especifica el 煤ltimo informe en este sentido de la consultora laboral Global Work Place Analytics.

La investigaci贸n fue llevada a cabo sobre una muestra de 2.865 personas, de diferentes edades, g茅nero y con diferentes niveles de responsabilidad, y enfocada espec铆ficamente en la migraci贸n de trabajo presencial a teletrabajo forzado por la pandemia del Covid-19.

En el informe, los indicadores siguen poniendo el foco en el aislamiento y el estr茅s como principales inconvenientes para el ejercicio de la productividad. Pero la contracara de este aspecto que al mismo tiempo, los principales impulsores del 茅xito cuando se trabaja desde casa son la disciplina, el trabajo en equipo de alta calidad y el bienestar psico-f铆sico.

Estos tres pilares son totalmente manejables desde el 谩rea de recursos humanos, ya que afortunadamente existe una multiplicidad de herramientas y metodolog铆as dise帽adas para administrar y mejorar estas condiciones.

Fuera de las aplicaciones para videollamadas, teleconferencias y administraci贸n de documentos, hay diferentes programas y software pensados para mejorar la productividad en el teletrabajo.

herramientas teletrabajo

Herramientas inusuales para la productividad en teletrabajo

Por supuesto que pensar en trabajar desde casa sin Zoom, WhatsApp, Google Drive o Slack suena imposible. Lo cierto es que estos viejos conocidos que son indispensables para mejorar la productividad, son solo instrumentos pensados para la realizaci贸n de tareas concretas dentro del trabajo.

Fuera de estos viejos conocidos, existen otro tipo de herramientas quiz谩s m谩s alternativas o pocas veces tenidas en cuenta, que cumplen con la funci贸n de gestionar los aspectos m谩s relegados por el trabajo tanto tradicional como remoto.

Herramientas de salud mental

Algunas de las herramientas m谩s importantes para los trabajadores remotos o teletrabajadores, son aquellas que ayudan a apoyar la salud mental en estos tiempos dif铆ciles de incertidumbre y estr茅s generalizado por la crisis.

La productividad laboral comienza 鈥渄e adentro hacia afuera鈥, por lo tanto es clave que cada trabajador pueda cuidarse a s铆 mismo. Las empresas pueden apoyar la salud mental de los empleados mediante la circulaci贸n de hojas de referencia de recursos, informando a los trabajadores qu茅 consejeros y terapeutas locales est谩n cubiertos por los beneficios de la empresa.

Tambi茅n es recomendable para las compa帽铆as poder subsidiar suscripciones a servicios de salud mental en l铆nea como TalkSpace o BetterHelp. Los servicios de telesalud ser谩n clave para el manejo del estr茅s. Tambi茅n es posible optar por aplicaciones de meditaci贸n como Headspace e InsightTimer. La meditaci贸n es una excelente manera de despejar la mente y concentrarse. Con diez minutos por la ma帽ana o por la noche, es posible mejorar exponencialmente el bienestar general.

Herramientas para deep work

El deep work o trabajo profundo es b谩sicamente una t茅cnica de productividad que en sencillas palabras, se utiliza para enfocarnos con toda la fuerza de nuestra concentraci贸n, en una sola tarea durante un bloque de tiempo.

Una forma de entenderlo es pensar en nuestra capacidad de atenci贸n como un haz de luz. Mientras que durante el d铆a funciona como una linterna que ilumina varias cosas a su paso, durante el deep work esta se convierte en un l谩ser que apunta en una sola direcci贸n con toda intensidad.聽

Los supervisores que gestionan trabajadores remotos por primera vez pueden sentirse un poco inc贸modos. 驴C贸mo medir la productividad cuando los trabajadores est谩n fuera de la vista? En lugar de utilizar herramientas para monitorear a los trabajadores remotos, puede ser mejor que los gerentes creen una atm贸sfera de confianza.聽

Monitorear a los trabajadores remotos solo los mantendr谩 pegados al trabajo superficial que no arrojar谩 resultados. Cal Newport, el autor del libro y principal exponente del m茅todo Deep work, explica en su libro que los trabajadores necesitan la oportunidad de pensar profundamente sobre los problemas. Esto significa mantenerse alejado de su bandeja de entrada y concentrarse en la tarea en cuesti贸n.

Las herramientas de mapas mentales, como MindMeister, pueden ayudar con la lluvia de ideas virtual, ya sea que est茅 solo o trabajando en equipo. Visualiza ideas y luego convierte f谩cilmente pensamientos en acciones organizando listas de tareas pendientes directamente desde el mapa. Los sistemas de creaci贸n de listas como el viejo Workflowy favorito tambi茅n pueden ayudarlo a explorar pensamientos en profundidad y organizar su proceso.

Apps para la concentraci贸n

Cuando se trata de herramientas para trabajadores remotos, a muchos trabajadores les preocupa mantenerse enfocados. Una de las mejores herramientas de productividad para los trabajadores remotos que deseen aprender a mantener la atenci贸n, es Mindful Browsing.

Esta app que tambi茅n funciona como extensi贸n para navegadores, impedir谩 deambular por sitios que realmente no desea visitar y que operan como grandes fuentes de distracci贸n. Al navegar por uno de sus sitios bloqueados, como Facebook o Twitter, Mindful Browsing mostrar谩 una imagen pac铆fica como monta帽as o un lago. 芦驴Est谩 seguro de que desea dedicar tiempo a este sitio web?禄 Preguntar谩. 芦No禄, har谩 clic y volver谩 a las cosas serias.

Con una mec谩nica similar, la app Forest, permite cultivar 谩rboles virtuales adorables siempre que no toques tu tel茅fono. 隆Los hermosos gr谩ficos te mantendr谩n motivado! Despu茅s de todo, no quieres matar un 谩rbol … 驴verdad?

Herramientas de comunicaci贸n para teletrabajo

Una de las grandes desventajas que tiene el teletrabajo, es que al trasladar la oficina a nuestra sala, tambi茅n otras distracciones propias y ajenas comienzan a formar parte del d铆a a d铆a. Uno de esos protagonistas es el ruido intrusivo.

Todos hemos estado en una llamada donde el perro del vecino que ladra incesantemente fuera de c谩mara, termina formando parte de nuestras reuniones de trabajo. Con Krisp, el software de cancelaci贸n de ruido que funciona para todas las aplicaciones de comunicaci贸n, este problema se convierte en un tema del pasado.

Ya no ser谩 necesario tener que silenciarnos activamente si no es nuestro turno de hablar o silenciar a los miembros del equipo (o rogarles que se silencien ellos mismos). Tener una mejor calidad de audio permitir谩 concentrarnos en lo que se dice en lugar de tener que esforzarnos por escuchar.

Se dice a menudo que 鈥渆sta reuni贸n podr铆a haber sido un correo electr贸nico鈥.聽 Pero, 驴qu茅 pasa con el correo electr贸nico que podr铆a haber sido un mensaje de audio? A veces, escribir cada detalle de una idea compleja puede ser menos efectivo que explicarlo en voz alta. Pero, igualmente, programar una reuni贸n completa puede parecer demasiado.

Cuando se trata de herramientas de colaboraci贸n, Yac presenta un medio feliz, permitiendo a los usuarios enviarse notas de voz entre s铆 con el fin de dinamizar el teletrabajo ahorr谩ndonos valiosos minutos.

herramientas para home office y teletrabajo

Plataformas para seguridad para teletrabajo

Las herramientas m谩s importantes para el trabajo remoto son posiblemente aquellas que protegen la seguridad de la empresa. Con los trabajadores remotos, las empresas enfrentan m谩s oportunidades de violaciones de seguridad sensibles.

Un aspecto fundamental a tener en cuenta es el de centralizar los accesos de los trabajadores a documentaci贸n sensible. Y para eso una recomendaci贸n vital es la de contar con un administrador de contrase帽as, como 1password.聽

Esta 煤til aplicaci贸n evita uno de los problemas de seguridad m谩s comunes: utilizar la misma contrase帽a en varios sitios. Con 1 contrase帽a, se le dar谩 una contrase帽a 煤nica e imposible de descifrar para cada sitio que use, pero todo lo que tendr谩 que recordar es la contrase帽a maestra.

Es usual para quienes se desempe帽an en modalidad de teletrabajo, eventualmente trasladarse a lugares p煤blicos como una biblioteca o un caf茅. Para evitar la vulnerabilidad propia de conectarse desde una red WiFi p煤blica, optar por una Red Privada Virtual (VPN) es indispensable.

Las VPN sirven para proteger y resguardar nuestra informaci贸n de terceros que podr铆an recogerla de servidores extranjeros. The New York Times recomienda Mullvad, que cumple con los m谩s altos est谩ndares de seguridad y proteger谩 todos sus datos.

Plataformas de capacitaci贸n

Se han producido cambios masivos desde el inicio de la pandemia. Las empresas que se administraban completamente fuera de l铆nea hace un a帽o ahora son totalmente digitales. A medida que la situaci贸n contin煤a evolucionando, las demandas del mercado est谩n cambiando r谩pidamente.

Seg煤n McKinsey, ahora es un momento vital para volver a capacitar a la fuerza laboral, preparando a los empleados para asumir nuevos roles y responsabilidades. Los empleadores deber铆an invertir en la formaci贸n de los empleados, dondequiera que vean lagunas de habilidades.聽

驴Qu茅 habilidades ser谩n relevantes en la econom铆a a distancia? Esto puede comenzar con conversaciones y revisiones de rendimiento m谩s completas. 驴Qu茅 habilidades quieren aprender los empleados? Ayudar a los empleados con el desarrollo profesional tambi茅n les ayudar谩 a sentirse m谩s comprometidos con su trabajo diario.

Los programas de aprendizaje dirigidos por empleadores pueden ser los m谩s espec铆ficos para las necesidades de su empresa, pero existen muchas herramientas que ofrecen oportunidades de capacitaci贸n y desarrollo.

Coursera toma clases de las mejores universidades del mundo para ayudar con el aprendizaje de tecnolog铆as de la informaci贸n, mientras que Linkedin Learning puede ayudar a desarrollar las habilidades que necesita para avanzar en su carrera.

Software de gesti贸n de recursos humanos

Contar con una plataforma de recursos humanos, es un paso indispensable al momento de migrar la modalidad de trabajo tradicional al espacio virtual. Esto debido a que un software de rrhh permite delegar a la inteligencia artificial las tareas mundanas, para que los hr managers puedan enfocarse en mejorar lo que de verdad importa.

En la actualidad, existe una multiplicidad de opciones a tener en cuenta para elegir un software de este tipo, pero sin lugar a dudas el programa que elijamos para nuestra empresa debe adaptarse a los desaf铆os del 2020 y contar con, al menos, estos 10 elementos claves para el teletrabajo:

 

A medida que cambia el panorama empresarial, el teletrabajo puede seguir siendo la norma para muchos. Las herramientas para trabajadores remotos seguir谩n avanzando. Pero con estas herramientas para el trabajo remoto en sus kits de herramientas, muchos trabajadores tendr谩n un gran comienzo.

 

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