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Estas son las herramientas más inusuales pero efectivas para el teletrabajo

Trabajar desde casa no siempre es fácil. Sí, evitamos los viajes diarios a la oficina y al no tener que almorzar fuera de casa, ahorramos una pequeña fortuna. Pero al mismo tiempo, podemos llegar a sentirnos estresados y aislados.

Al momento de abordar las cuestiones que tienen que ver con la productividad laboral en el trabajo remoto, ya hemos dedicado una buena cantidad de tiempo a listar las mejores herramientas para mantenernos conectados, activos y en comunicación con nuestros colegas. Es por eso que en esta ocasión, vamos a enfocarnos en plataformas un tanto más diferentes diseñadas resolver problemas diferentes que se dan durante el teletrabajo.

 

Desafíos del teletrabajo

El primer paso para coordinar un equipo de trabajo que sea productivo, es asegurarnos de que todos los integrantes tienen acceso al equipamiento adecuado. ¿Cuentan todos con monitores apropiados para pasar períodos de tiempo prolongados frente a la pantalla? ¿La conectividad a la red WiFi de los trabajadores es estable y de alta velocidad?

Algunas empresas dedican, y más ahora con el recientemente sancionado decreto-ley de teletrabajo, un presupuesto específico a brindarle “armas” a su escuadrón de empleados que trabajan en modalidad remota.

Escritorios ajustables, sillas de oficina, cojines, teclados ergonómicos y tecnología wireless, son solamente algunos de los implementos físicos preferidos para garantizar no solo la productividad, sino para cuidar del bienestar físico de cada profesional.

Independientemente de las cuestiones propias del desempeño individual o grupal asociado con contar o no con con mobiliario y dispositivos para este fin, lo cierto es que el teletrabajo pasó de ser una opción a una obligación y junto con esta nueva realidad, algunos desafíos y problemas propios de esta modalidad aparecen en el horizonte laboral.

Inclusive los trabajadores más independientes, acostumbrados a trabajar con altos niveles de autogestión y autonomía atraviesan un sentimiento casi universal y propio de esta forma de trabajo: el aislamiento.

Sin las interacciones propias que se dan en la oficina, la soledad de la casa propia puede sumar un peso extra a las tareas diarias. Sentir que se trabaja sin descanso y en el mismo espacio donde se supone debemos distendernos, logra borrar las fronteras que estructuran nuestro ritmo de vida. En pocas palabras, es fácil sentir que “vivimos en la oficina”, porque de hecho en parte es verdad. 

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La principal consecuencia de esto, son las repercusiones que tiene el estrés y la sensación de soledad sobre el estado anímico de los trabajadores. Todo esto termina más tarde o más temprano, por afectar la salud mental de los empleados.

Estrés y aislamiento, los fantasmas del trabajo remoto

A menudo es normal leer y asociar a la productividad laboral con la capacidad de realizar o completar actividades con éxito en un determinado período de tiempo. Si bien en una primera instancia esta noción es atinada, son múltiples los factores que influyen sobre este aspecto.

La productividad laboral va ligada estrechamente con el bienestar físico y emocional de los empleados, es por eso que desde el área de recursos humanos es vital poner el foco en mejorar dentro de las posibilidades, este aspecto que por lo general queda relegado a un segundo plano.

Para lograrlo, es necesario entender cómo funciona el fenómeno del teletrabajo asociado a la salud mental. De acuerdo a una encuesta publicada por Buffer, la plataforma de gestión de redes sociales, sobre una muestra de 2.500 personas, los tres principales inconvenientes del trabajo remoto son:

  • La colaboración y comunicación 20%
  • La soledad el aislamiento 20%
  • No poder “desconectarse” del trabajo 18%

Disciplina y trabajo en equipo, diferenciadores clave para el éxito del teletrabajo

En concordancia con los datos del apartado anterior, existen factores fundamentales e indivisibles para lograr un desempeño óptimo de los trabajadores en modalidad remota. Así lo especifica el último informe en este sentido de la consultora laboral Global Work Place Analytics.

La investigación fue llevada a cabo sobre una muestra de 2.865 personas, de diferentes edades, género y con diferentes niveles de responsabilidad, y enfocada específicamente en la migración de trabajo presencial a teletrabajo forzado por la pandemia del Covid-19.

En el informe, los indicadores siguen poniendo el foco en el aislamiento y el estrés como principales inconvenientes para el ejercicio de la productividad. Pero la contracara de este aspecto que al mismo tiempo, los principales impulsores del éxito cuando se trabaja desde casa son la disciplina, el trabajo en equipo de alta calidad y el bienestar psico-físico.

Estos tres pilares son totalmente manejables desde el área de recursos humanos, ya que afortunadamente existe una multiplicidad de herramientas y metodologías diseñadas para administrar y mejorar estas condiciones.

Fuera de las aplicaciones para videollamadas, teleconferencias y administración de documentos, hay diferentes programas y software pensados para mejorar la productividad en el teletrabajo.

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Herramientas inusuales para la productividad en teletrabajo

Por supuesto que pensar en trabajar desde casa sin Zoom, WhatsApp, Google Drive o Slack suena imposible. Lo cierto es que estos viejos conocidos que son indispensables para mejorar la productividad, son solo instrumentos pensados para la realización de tareas concretas dentro del trabajo.

Fuera de estos viejos conocidos, existen otro tipo de herramientas quizás más alternativas o pocas veces tenidas en cuenta, que cumplen con la función de gestionar los aspectos más relegados por el trabajo tanto tradicional como remoto.

Herramientas de salud mental

Algunas de las herramientas más importantes para los trabajadores remotos o teletrabajadores, son aquellas que ayudan a apoyar la salud mental en estos tiempos difíciles de incertidumbre y estrés generalizado por la crisis.

La productividad laboral comienza “de adentro hacia afuera”, por lo tanto es clave que cada trabajador pueda cuidarse a sí mismo. Las empresas pueden apoyar la salud mental de los empleados mediante la circulación de hojas de referencia de recursos, informando a los trabajadores qué consejeros y terapeutas locales están cubiertos por los beneficios de la empresa.

También es recomendable para las compañías poder subsidiar suscripciones a servicios de salud mental en línea como TalkSpace o BetterHelp. Los servicios de telesalud serán clave para el manejo del estrés. También es posible optar por aplicaciones de meditación como Headspace e InsightTimer. La meditación es una excelente manera de despejar la mente y concentrarse. Con diez minutos por la mañana o por la noche, es posible mejorar exponencialmente el bienestar general.

Herramientas para deep work

El deep work o trabajo profundo es básicamente una técnica de productividad que en sencillas palabras, se utiliza para enfocarnos con toda la fuerza de nuestra concentración, en una sola tarea durante un bloque de tiempo.

Una forma de entenderlo es pensar en nuestra capacidad de atención como un haz de luz. Mientras que durante el día funciona como una linterna que ilumina varias cosas a su paso, durante el deep work esta se convierte en un láser que apunta en una sola dirección con toda intensidad. 

Los supervisores que gestionan trabajadores remotos por primera vez pueden sentirse un poco incómodos. ¿Cómo medir la productividad cuando los trabajadores están fuera de la vista? En lugar de utilizar herramientas para monitorear a los trabajadores remotos, puede ser mejor que los gerentes creen una atmósfera de confianza. 

Monitorear a los trabajadores remotos solo los mantendrá pegados al trabajo superficial que no arrojará resultados. Cal Newport, el autor del libro y principal exponente del método Deep work, explica en su libro que los trabajadores necesitan la oportunidad de pensar profundamente sobre los problemas. Esto significa mantenerse alejado de su bandeja de entrada y concentrarse en la tarea en cuestión.

Las herramientas de mapas mentales, como MindMeister, pueden ayudar con la lluvia de ideas virtual, ya sea que esté solo o trabajando en equipo. Visualiza ideas y luego convierte fácilmente pensamientos en acciones organizando listas de tareas pendientes directamente desde el mapa. Los sistemas de creación de listas como el viejo Workflowy favorito también pueden ayudarlo a explorar pensamientos en profundidad y organizar su proceso.

Apps para la concentración

Cuando se trata de herramientas para trabajadores remotos, a muchos trabajadores les preocupa mantenerse enfocados. Una de las mejores herramientas de productividad para los trabajadores remotos que deseen aprender a mantener la atención, es Mindful Browsing.

Esta app que también funciona como extensión para navegadores, impedirá deambular por sitios que realmente no desea visitar y que operan como grandes fuentes de distracción. Al navegar por uno de sus sitios bloqueados, como Facebook o Twitter, Mindful Browsing mostrará una imagen pacífica como montañas o un lago. «¿Está seguro de que desea dedicar tiempo a este sitio web?» Preguntará. «No», hará clic y volverá a las cosas serias.

Con una mecánica similar, la app Forest, permite cultivar árboles virtuales adorables siempre que no toques tu teléfono. ¡Los hermosos gráficos te mantendrán motivado! Después de todo, no quieres matar un árbol … ¿verdad?

Herramientas de comunicación para teletrabajo

Una de las grandes desventajas que tiene el teletrabajo, es que al trasladar la oficina a nuestra sala, también otras distracciones propias y ajenas comienzan a formar parte del día a día. Uno de esos protagonistas es el ruido intrusivo.

Todos hemos estado en una llamada donde el perro del vecino que ladra incesantemente fuera de cámara, termina formando parte de nuestras reuniones de trabajo. Con Krisp, el software de cancelación de ruido que funciona para todas las aplicaciones de comunicación, este problema se convierte en un tema del pasado.

Ya no será necesario tener que silenciarnos activamente si no es nuestro turno de hablar o silenciar a los miembros del equipo (o rogarles que se silencien ellos mismos). Tener una mejor calidad de audio permitirá concentrarnos en lo que se dice en lugar de tener que esforzarnos por escuchar.

Se dice a menudo que “esta reunión podría haber sido un correo electrónico”.  Pero, ¿qué pasa con el correo electrónico que podría haber sido un mensaje de audio? A veces, escribir cada detalle de una idea compleja puede ser menos efectivo que explicarlo en voz alta. Pero, igualmente, programar una reunión completa puede parecer demasiado.

Cuando se trata de herramientas de colaboración, Yac presenta un medio feliz, permitiendo a los usuarios enviarse notas de voz entre sí con el fin de dinamizar el teletrabajo ahorrándonos valiosos minutos.

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Plataformas para seguridad para teletrabajo

Las herramientas más importantes para el trabajo remoto son posiblemente aquellas que protegen la seguridad de la empresa. Con los trabajadores remotos, las empresas enfrentan más oportunidades de violaciones de seguridad sensibles.

Un aspecto fundamental a tener en cuenta es el de centralizar los accesos de los trabajadores a documentación sensible. Y para eso una recomendación vital es la de contar con un administrador de contraseñas, como 1password. 

Esta útil aplicación evita uno de los problemas de seguridad más comunes: utilizar la misma contraseña en varios sitios. Con 1 contraseña, se le dará una contraseña única e imposible de descifrar para cada sitio que use, pero todo lo que tendrá que recordar es la contraseña maestra.

Es usual para quienes se desempeñan en modalidad de teletrabajo, eventualmente trasladarse a lugares públicos como una biblioteca o un café. Para evitar la vulnerabilidad propia de conectarse desde una red WiFi pública, optar por una Red Privada Virtual (VPN) es indispensable.

Las VPN sirven para proteger y resguardar nuestra información de terceros que podrían recogerla de servidores extranjeros. The New York Times recomienda Mullvad, que cumple con los más altos estándares de seguridad y protegerá todos sus datos.

Plataformas de capacitación

Se han producido cambios masivos desde el inicio de la pandemia. Las empresas que se administraban completamente fuera de línea hace un año ahora son totalmente digitales. A medida que la situación continúa evolucionando, las demandas del mercado están cambiando rápidamente.

Según McKinsey, ahora es un momento vital para volver a capacitar a la fuerza laboral, preparando a los empleados para asumir nuevos roles y responsabilidades. Los empleadores deberían invertir en la formación de los empleados, dondequiera que vean lagunas de habilidades. 

¿Qué habilidades serán relevantes en la economía a distancia? Esto puede comenzar con conversaciones y revisiones de rendimiento más completas. ¿Qué habilidades quieren aprender los empleados? Ayudar a los empleados con el desarrollo profesional también les ayudará a sentirse más comprometidos con su trabajo diario.

Los programas de aprendizaje dirigidos por empleadores pueden ser los más específicos para las necesidades de su empresa, pero existen muchas herramientas que ofrecen oportunidades de capacitación y desarrollo.

Coursera toma clases de las mejores universidades del mundo para ayudar con el aprendizaje de tecnologías de la información, mientras que Linkedin Learning puede ayudar a desarrollar las habilidades que necesita para avanzar en su carrera.

Software de gestión de recursos humanos

Contar con una plataforma de recursos humanos, es un paso indispensable al momento de migrar la modalidad de trabajo tradicional al espacio virtual. Esto debido a que un software de rrhh permite delegar a la inteligencia artificial las tareas mundanas, para que los hr managers puedan enfocarse en mejorar lo que de verdad importa.

En la actualidad, existe una multiplicidad de opciones a tener en cuenta para elegir un software de este tipo, pero sin lugar a dudas el programa que elijamos para nuestra empresa debe adaptarse a los desafíos del 2020 y contar con, al menos, estos 10 elementos claves para el teletrabajo:

 

A medida que cambia el panorama empresarial, el teletrabajo puede seguir siendo la norma para muchos. Las herramientas para trabajadores remotos seguirán avanzando. Pero con estas herramientas para el trabajo remoto en sus kits de herramientas, muchos trabajadores tendrán un gran comienzo.

 

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