¿Estás perdiendo dinero con el absentismo en tu empresa?

La gestión del absentismo laboral es una función básica del departamento de Recursos Humanos. Si se maneja correctamente, puede ayudar a las empresas a reducir el número de ausencias, aumentar la productividad y reducir los costos asociados.

En este artículo, hablaremos sobre los beneficios de gestionar efectivamente el absentismo en el lugar de trabajo. También analizaremos qué políticas y mejores prácticas ayudarán a controlar eficazmente a los empleados con baja médica. Por último, y lo más importante, examinaremos cuánto dinero podría estar perdiendo tu empresa al no utilizar un software de gestión de ausencias.

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Causas del absentismo laboral: ¿A qué se debe el absentismo de tus trabajadores?

Hay muchas razones por las cuales la gente falta a su trabajo. Mientras que es normal que un empleado se ausente ocasionalmente, los reincidentes pueden tener un efecto en la productividad y la moral.

Algunas de las causas por las cuales puede darse el absentismo son:

  • Enfermedades menores como resfriados o algún virus de leve cursada.
  • Condiciones médicas recurrentes como el asma.
  • Condiciones médicas agudas como el cáncer.
  • Dolor de espalda y lesiones por esfuerzos repetitivos.
  • Lesiones dentro y fuera del lugar de trabajo.
  • Problemas de salud mental como el estrés, la ansiedad y el agotamiento.
  • Estrés en el lugar de trabajo debido a las grandes cargas de trabajo.
  • Responsabilidades como el cuidado de los niños.
  • Acoso en el lugar de trabajo.
  • Falta de motivación.
  • Citas médicas.
  • Duelo.
  • Emergencias familiares.

Si bien los problemas menores son la razón más común de las faltas de trabajo, las ausencias continuas representan un gran volumen de trabajo perdido. Faltar al trabajo debido al estrés y a problemas de salud mental también es una gran preocupación. Por eso es importante utilizar estrategias de regreso al trabajo para apoyar a los empleados y ayudarles a volver a sus tareas lo antes posible.

Gestión del Absentismo: Qué significa

La gestión de permisos y ausencias implica el seguimiento y la medición del absentismo laboral. Por lo general se refiere a las ausencias no planificadas causadas por enfermedades, problemas de salud y circunstancias como el duelo. No cubre las ausencias planificadas como las vacaciones anuales o las vacaciones por maternidad o paternidad.

El objetivo es vigilar, reducir y responder al absentismo. Un sistema eficaz de gestión de las ausencias debe apoyar las necesidades de los empleados y proporcionar una orientación clara y coherente.

Hay varios métodos que permiten medir el índice y la frecuencia del absentismo en la empresa. La gestión eficaz de las ausencias laborales supone la aplicación de medidas proactivas como las siguientes:

  • Redactar una política de ausencias.
  • Analizar los datos del absentismo laboral para detectar patrones.
  • Solicitar notas del médico para las bajas por enfermedad de más de 5 días.
  • Permitir la autocertificación para las ausencias menores de 5 días.
  • Realizar entrevistas de “regreso al trabajo”.
  • Revisar las ausencias problemáticas o de largo plazo.
  • Tomar medidas disciplinarias cuando sea necesario.
  • Verificar la enfermedad después de un período de tiempo determinado.
  • Recompensar a los empleados con una excelente asistencia al trabajo.

Estas medidas pueden ayudar a entender el efecto que el absentismo tiene en el negocio. El costo financiero es el efecto más obvio, pero las ausencias mal gestionadas también pueden resultar en interrupciones, aumento de la carga de trabajo para otros empleados y disminución de la productividad. La gestión efectiva es vital para un negocio independientemente de cuál sea su tamaño.

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¿Qué es una política de ausencias?

Una política de ausencias es un conjunto de directrices claras para la gestión del tiempo libre. Informa a los empleados sobre los procedimientos de asistencia que deben cumplir. También detalla cómo se miden las ausencias y qué medidas disciplinarias se tomarán si no se cumplen las normas.

Una política estándar detalla lo que los empleados deben hacer si no pueden trabajar. Confirma a quién deben informar y en qué plazo, y proporciona orientación para regresar al trabajo después de un largo período de tiempo. También incluye incentivos para reducir el absentismo, como puede ser el trabajo flexible. Las políticas deben ser justas y claras y deben ser comunicadas a todos los empleados y directivos.

En la política de gestión de absentismo de los RR.HH. se debe incluir lo siguiente:

  • Procedimientos para notificar a los gerentes sobre cualquier ausencia laboral.
  • Tipo de subsidio por enfermedad (reglamentario o aumentado) que proveerá la empresa.
  • Orientación para la autocertificación y las notas de aptitud.
  • Entrevistas que se realizarán tras la reincorporación laboral.
  • Forma en que la empresa apoya a los empleados (modificación de las obligaciones, cambio de horario, adaptaciones del lugar de trabajo, etc.)
  • Herramientas para medir el absentismo (como el factor Bradford).
  • Incentivos para fomentar la asistencia.
  • Medidas disciplinarias que se tomarán si los empleados no cumplen con dicha política.

¿Qué leyes deben tomarse en consideración?

Hay varias consideraciones legales que debe tener en cuenta al momento de redactar esta política. Las leyes de cumplimiento ayudarán a evitar cualquier posible disputa de los empleados.

El Factor Bradford

El Factor Bradford se utiliza para analizar la asistencia laboral. Se trata de una fórmula que tiene en cuenta tanto la frecuencia como la duración de las ausencias. Se considera una forma mucho más justa de medir la asistencia y detectar ausencias repetidas. Los datos pueden utilizarse para detectar tendencias internas, como por ejemplo la tasa más altas de bajas por enfermedad en departamentos específicos. También pueden utilizarse como referencia para comparar los niveles de asistencia con otras empresas del sector.

Medir el tiempo perdido con ecuaciones como el Factor Bradford ayudará a comprender cualquier problema de asistencia en la empresa. Otras medidas como la tasa de tiempo perdido (porcentaje del posible tiempo de trabajo perdido por el absentismo) y la tasa de frecuencia (número medio de períodos de absentismo por empleado) también son muy útiles.

La Fórmula Bradford:

S² x D = B.

S es el número total de “situaciones de absentismo” de una persona, multiplicado por sí mismo.

D es el número total de días que un empleado ha estado ausente.

B es la puntuación del Factor Bradford.

Los resultados pueden ser comparados con una serie de puntos de referencia creados internamente, tales como:

0 puntos = no hay preocupación

51 puntos = advertencia verbal informal

201 puntos = advertencia por escrito

401 puntos = advertencia final por escrito

601 puntos = causa razonable de despido

Consecuencias del absentismo laboral: ¿Por qué es tan importante una política de gestión de ausencias?

Una política clara y concisa ayuda a los empleados a entender sus derechos y responsabilidades. También ayuda a cumplir con las obligaciones legales. Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos, se facilita la aplicación de medidas disciplinarias en caso de ser necesario.

Si las ausencias no son rastreadas y controladas pueden tener una serie de efectos negativos en una empresa:

  • Las ausencias repetidas pueden afectar a la productividad.
  • Las bajas tasas de asistencia tienen un costo financiero para la empresa.
  • Cuando alguien está ausente, alguien más debe coger el relevo. Esto puede dejar a los miembros del equipo sobrecargados de trabajo y provocar estrés si las ausencias son frecuentes.
  • Los empleados con exceso de trabajo también pueden afectar a la moral y la motivación.
  • Las ausencias pueden llevar a la interrupción de procesos.
  • Un alto absentismo puede afectar a la calidad de los productos o servicios ofrecidos a los clientes.

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Buenas prácticas para reducir el absentismo laboral

Además de diseñar una política integral y analizar los datos con métodos como el Factor Bradford, hay una serie de buenas prácticas que se pueden incluir en los programas de gestión de ausencias:

  • Establecer expectativas claras. Asegurarse de que los empleados conozcan todas las políticas y entiendan lo que se espera de ellos.
  • Recompensar la buena asistencia. Animar a los empleados a reducir las ausencias innecesarias con recompensas como días de vacaciones adicionales. Esto generará motivación para mantener un buen registro de asistencia.
  • Apoyar a los empleados que estén experimentando problemas que puedan afectar su asistencia.
  • Considerar la posibilidad de implementar una política de trabajo flexible.
  • Ofrecer capacitación para hacer frente al estrés y a los problemas de salud mental.
  • Promover estilos de vida saludables. Ofrecer beneficios como la membresía gratuita al gimnasio o clases de yoga.
  • Implementar un programa de asistencia al empleado. Esto podría incluir servicios de asesoramiento para el manejo del estrés.
  • Fomentar las vacaciones planificadas para que los empleados recarguen sus baterías y eviten el agotamiento.
  • Comunicarse regularmente con los empleados con licencia por enfermedad de larga duración, trabajar con ellos para planificar su regreso y ofrecerles orientación y apoyo.  En este punto, se recomienda hacer ajustes a las condiciones de trabajo donde sea necesario.

¿Cómo capacitar al Departamento de Recursos Humanos para gestionar las ausencias?

Si quieres que tus empleados comprendan los estándares de asistencia en tu empresa, el departamento de RRHH debe estar bien entrenado e informado. En otras palabras, debemos proporcionar todas las herramientas y el apoyo adecuados para que puedan gestionar eficazmente las ausencias.

Esto podría incluir:

  • Definir claramente los roles de los empleados, los gerentes, RRHH y la salud laboral.
  • Capacitar a RRHH en el manejo sensible de los temas de salud de los empleados. Enséñales a ser discretos y a usar su propio juicio.
  • Proporcionar orientación sobre el apoyo a los empleados que regresan al trabajo.
  • Aclarar cuándo se llevarán a cabo las medidas disciplinarias.
  • Establecer qué herramientas utilizará el Departamento de RRHH para medir el absentismo.
  • Poner en práctica un sistema de seguimiento de las ausencias y proporcionar capacitación periódica.

Gestión de absentismo: ¿Cuál es el costo para tu empresa?

Si un empleado está ausente, alguien más tiene que hacer el trabajo. Estas tareas adicionales pueden dejar a un empleado estresado y sobrecargado de trabajo. Aquí es donde entra en juego un software de gestión de ausencias. Las ausencias tienen un efecto obvio en la moral, la productividad y la calidad. Un empleado sobrecargado de trabajo, después de todo, tiene mayor probabilidad de cometer errores.

Además del impacto en la moral y la carga de trabajo de los empleados, las ausencias cuestan dinero a la empresa. Los empleadores a menudo pasan por alto esto ya que, con demasiada frecuencia, consideran las ausencias como un gasto necesario de la nómina. Sin embargo, el impacto financiero no se detiene allí, ya que se generará un impacto directo e indirecto en el costo total.

Aquí se incluyen los salarios del empleado ausente, el costo de los trabajadores de reemplazo, las horas extras y los gastos administrativos.

Beneficios del uso de un Software de gestión de ausencias 

El manejo de las licencias, ausencias y permisos puede ser complicado. Necesitas datos fiables y la capacidad de rastrearlos regularmente. Las herramientas de RRHH adecuadas pueden ayudarte a dar el siguiente paso. En resumen, si todavía usas Excel, podrías estar perdiendo mucho tiempo y dinero.

Un software de gestión de ausencias puede ayudarte a:

  • Simplificar tus procesos.
  • Disminuir las ausencias.
  • Minimizar los errores.
  • Seguir de cerca y  visualizar las ausencias en un calendario.
  • Identificar a los reincidentes.
  • Reconocer los diversos tipos de ausencia.
  • Fomentar las entrevistas de regreso al trabajo.
  • Proporcionar al personal de recursos humanos un fácil acceso a los datos.
  • Reducir el costo de la gestión de las ausencias.
  • Dar a los empleados acceso a sus días de enfermedad y a sus derechos de licencia.
  • Identificar las tendencias de ausencia.
  • Calcular y reducir el verdadero costo de las ausencias en tu empresa.

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Escrito por Cat Symonds y adaptado por Francisco Donegani.

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