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Plantilla Excel gesti贸n de vacaciones de empleados gratis

10 minutos de lectura
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Gestionar las ausencias y vacaciones de los empleados de una empresa utilizando una plantilla de Excel es una de las pr谩cticas m谩s comunes en el departamento de Recursos Humanos.

Y es por eso te explicaremos como realizar un cuadrante de vacaciones desde cero y tambi茅n tendr谩s la posibilidad de descargar una plantilla ya elaborada por nosotros. Recuerda que luego t煤 decides si est谩 es una opci贸n m谩s o menos efectiva que un software de gesti贸n de ausencias.

Plantilla de vacaciones y ausencias
驴Est谩s buscando un m茅todo para gestionar las ausencias y las vacaciones de tus empleados?
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Las vacaciones seg煤n el Estatuto de los Trabajadores

Cuando se dise帽a una pol铆tica de vacaciones es importante saber qu茅 dice acerca de este tema el Estatuto de los Trabajadores, ya que este regula toda relaci贸n entre empresa y trabajador. Entre las secciones m谩s consultadas del Estatuto de los trabajadores, est谩n las referentes al descanso y las vacaciones. Sobre esta 煤ltima, que se encuentra en el art铆culo 38, se establece que las vacaciones no pueden ser intercambiadas por compensaci贸n econ贸mica y tienen que estar establecidas en el contrato o pactadas previamente por el Convenio Colectivo. En todo caso, es un derecho obligatorio.

Derecho de los trabajadores a elegir las vacaciones

Elegir los d铆as en los que se van a disfrutar estas vacaciones tambi茅n es un derecho de los trabajadores, si es que se ha pactado as铆 previamente, por Convenio Colectivo o por contrato individual.

Vacaciones impuestas por la empresa

Como ya hemos dicho, que las vacaciones vengan impuestas por la empresa o no, depende de cada pol铆tica de vacaciones y cada empresa. Durante el Estado de Alarma, se especific贸 que esta norma no pod铆a cambiarse si es que se hab铆a llevado de un modo durante muchos a帽os. Es decir, que si la empresa siempre hab铆a dejado a los trabajadores elegir sus d铆as de vacaciones, no pod铆a obligarlos a coger unos concretos durante ese per铆odo.

Sistemas de gesti贸n y control de vacaciones de personal para empresas

Para un responsable de Recursos Humanos, esta es una de las tareas m谩s complicadas del a帽o. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa depender谩 que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la organizaci贸n se vea resentida.

A medida que el equipo humano crece, esta tarea se vuelve m谩s y m谩s complicada, y las negociaciones con cada empleado pueden afectar a todo un departamento. Adem谩s del Excel, existen otros sistemas de gesti贸n de ausencias que pueden ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como por ejemplo, el software de gesti贸n de vacaciones de Factorial.

驴Qu茅 es un software para el control de ausencias y vacaciones de los empleados?

Con un software de control de ausencias y vacaciones los empleados las empresas podr谩n notificar los d铆as de vacaciones a trav茅s de este sin necesidad de intercambiar engorrosas cadenas de correos electr贸nicos. Como responsable de Recursos Humanos, podr谩s aceptar o denegar f谩cilmente todas estas peticiones y ver en tiempo real si se solapan con las vacaciones de alg煤n otro empleado.

Y, que no se nos olvide, uno de los principales beneficios de contar con una soluci贸n como esta es que es el propio trabajador quien se puede gestionar sus vacaciones; el manager o responsable de Recursos Humanos solo tiene que definir una pol铆tica de vacaciones, revisar, aprobar y/o denegar. Por esto mismo es importante elegir un software o programa que sea sencillo e intuitivo para los empleados. Si decides probar suerte y estrenarte con Factorial, podr谩s tambi茅n acceder al programa directamente desde tu navegador sin necesidad de descargar ning煤n programa o plugin. 隆Lo mejor para adaptar este proceso al teletrabajo!

Este tipo de software, normalmente puede incluir otras funcionalidades que optimizar otros procesos del departamento de Recursos Humanos como el Control Horario, el Reclutamiento, la Gesti贸n Documental. 隆Incluso podr铆as ofrecer el registro de jornada con c贸digo QR y Reconocimiento Facial! Todo esto te permitir谩 ahorrar mucho m谩s tiempo y esfuerzos, y te permitir谩 centrarte en la gesti贸n del talento y mejorar su satisfacci贸n, su motivaci贸n, la retenci贸n del talento, etc.

C贸mo gestionar las vacaciones de tu equipo en 5 minutos usando Factorial

Problemas que te encuentras en la gesti贸n de las vacaciones

Pongamos el caso de una oficina como ejemplo. Estamos a principios de a帽o y, por temas de organizaci贸n, es hora de comenzar a pedir las vacaciones de verano. Pero, 驴cu谩les suelen ser los factores m谩s conflictivos de este proceso?

  • Encargarse de que las vacaciones no se solapen entre ellas.
  • Vigilar de que haya suficiente mano de obra disponible para atender a los clientes.
  • Tener a mano todos los trabajadores actuales, con cada uno de sus tipos de contrato.
  • Los d铆as generados, disponibles y usados de cada trabajador.

C贸mo mejorar la solicitud de permisos y ausencias en Factorial

Para poner un poco de orden, tambi茅n ha adjuntado una lista donde especifica los turnos que deber谩n seguir los diferentes equipos a la hora de pedir sus vacaciones. De esta manera, el equipo A podr谩 pedirlas la semana que viene, el B la siguiente y el equipo C podr谩 hacerlo la tercera de este mes.

Tambi茅n ha se帽alado que no podr谩n coincidir m谩s de tres personas en el mismo per铆odo de tiempo. Con esta informaci贸n, la gesti贸n de vacaciones se vuelve sencilla ya que:

  • Cada trabajador podr谩 solicitar sus vacaciones de manera aut贸noma.
  • Con Factorial puedes crear diferentes tipos de vacaciones seg煤n sus contratos y asignarlos a cada trabajador.
  • Los empleados podr谩n ver a la vez los d铆as generados, las ausencias utilizadas y los d铆as libres disponibles en el momento con el calendario global
  • Factorial avisar谩 a cada trabajador cuando el per铆odo que tienen seleccionado se solape con el de m谩s de personas, evitando que coincidan m谩s de tres personas al mismo tiempo.

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Beneficios de agilizar la gesti贸n de vacaciones

As铆 el manager se ahorra el sobreesfuerzo de revisar cada solicitud y comprobar que no coincidan m谩s de tres. Ya sea desde la aplicaci贸n m贸vil o desde el ordenador, 煤nicamente tendr谩 que mirar las solicitudes de sus equipos, y aprobarlas en minutos.

Sin depender de hojas de papel o bases de datos con solicitudes y ausencias aceptadas. Con Factorial se convierte un tr谩mite delicado en un proceso mucho m谩s completo, y mucho m谩s sencillo.

鉁 驴Quieres agilizar la gesti贸n de vacaciones de tus equipos? Prueba Factorial durante 14 d铆as

C贸mo controlar las ausencias de los empleados con una plantilla de excel

Las plantillas de vacaciones Excel como sistema de control de ausencias siguen siendo el m茅todo m谩s utilizado por los departamentos de Recursos Humanos. Si bien es cierto necesitar谩s de un conocimiento medio o alto de Excel para desarrollar un cuadrante de vacaciones que sea funcional para tu empresa y te permita contabilizar los d铆as que estar谩 fuera cada empleado de manera eficiente.

Eso s铆, si utilizas Excel como sistema de gesti贸n de ausencias necesitar谩s complementarlo con tu correo electr贸nico para comunicarte manualmente con cada empleado. Una de las tareas m谩s complicadas para el responsable de RR.HH. es hablar con cada empleado y trasladar la petici贸n a su archivo de Excel, evitar que esa ausencia se solape con otras ausencias y llevar el c谩lculo total de d铆as restantes de vacaciones que el empleado todav铆a puede solicitar.

隆Adem谩s de evitar otros muchos errores comunes que cometemos con la gesti贸n de las vacaciones de los trabajadores! En funci贸n del tama帽o de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al d铆a tus habilidades de Excel. 驴A煤n as铆 quieres hacerlo? Nosotros te ayudaremos y te proporcionaremos una plantilla modelo para que puedas adaptarla a las caracter铆sticas de tu empresa.聽

Consigue una Plantilla Excel de gesti贸n de vacaciones

Si lo tuyo no es el Excel y no quieres perder tiempo creando una hoja de c谩lculo desde cero en Factorial hemos elaborado una plantilla de gesti贸n de vacaciones en excel para que puedas tener un control de las vacaciones y ausencias de tus empleados. Este cuadrante de vacaciones te permitir谩 tener una visualizaci贸n general de todas las ausencias dentro de tu empresa y se adapta a tus necesidades.

Para poder utilizar la plantilla de vacaciones totalmente gratis, solo debes llenar tus datos aqu铆 y la recibir谩s en tu correo electr贸nico. 隆Lista para imprimir y rellenar! Gracias a esta plantilla de excel podr谩s gestionar y cuadrar las ausencias y vacaciones de tus empleados de manera r谩pida y sin complicaciones.

C贸mo crear una plantilla para el control de las vacaciones de empleados en Excel

Por otro lado, si lo que deseas es elaborar tu propia plantilla excel de vacaciones te indicamos como la puedes realizar paso a paso y de la mejor manera. Adem谩s, podr谩s establecer tus propios criterios de acuerdo a la dimensi贸n de tu empresa y su estructura en cuanto a calendario y d铆as festivos.

En primer lugar, necesitar谩s instalar en tu ordenador el programa de Microsoft Excel o comenzar a utilizar Google Sheets desde la suite de Google. Recuerda que Microsoft es un programa de pago y, a no ser que tu empresa te provea de la licencia correspondiente, s贸lo podr谩s usarlo por un tiempo limitado.

Como ya dijimos otra opci贸n es utilizar la herramienta de spreadsheets de Google. A continuaci贸n, te explicamos las instrucciones que debes seguir para elaborar un cuadrante de vacaciones una vez obtenido el programa correspondiente:

  1. Crea un nuevo archivo de Excel y pon un nombre que te sea f谩cil de recordar. Bastar谩 con Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2022.
  2. Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Cuando lo tengas, combina las celdas de la primera fila. Aqu铆 pondremos el a帽o en curso (2022).
  4. En la segunda fila, haz divisiones de 28, 29, 30 y 31 d铆as para cada mes. Enero, Febrero, Marzo鈥 as铆 hasta llegar a diciembre.
  5. En la tercera fila puedes crear una f贸rmula que cuente el n煤mero anterior + 1 para que autom谩ticamente aparezca el d铆a en n煤mero.
  6. Vuelve ahora a la parte izquierda de la pantalla, a la secci贸n que hab铆amos inmovilizado al principio y a帽ade toda la informaci贸n siguiente: Equipo, Nombre del empleado, Total de d铆as de vacaciones disponibles y d铆as restantes.

Esta primera versi贸n de la plantilla de Excel para gestionar vacaciones puede ayudarte a realizar el recuento para cada empleado. Si tienes mayor dominio de la herramienta, siempre podr谩s a帽adir funciones y f贸rmulas para perfeccionarla.

Consejos para una mejor gesti贸n de las vacaciones de tus empleados este verano

Dejando de lado el m茅todo que elijas para gestionar las ausencias de tus trabajadores, hay ciertas pr谩cticas que querr谩s seguir para que todo vaya como la seda.Y es que da igual si est谩s gestionando las vacaciones de unos empleados que se encuentran en una oficina, las vacaciones de empleados del hogar, 隆incluso las vacaciones de empleados p煤blicos! Toda plantilla tiene que cuadrar sus ausencias y estas deben encajar como un engranaje perfecto. 驴Quieres leer nuestros consejos?

Dise帽a una pol铆tica de vacaciones sin agujeros聽

La pol铆tica de vacaciones es la base de este proceso, y por eso te recomendamos que est茅 bien redactada, pensada y incluya todas las consideraciones importantes e imprescindibles. Para ello, tienes que conocer la ley y los convenios colectivos que afectan a tus trabajadores. Aunque esto te pueda parecer muy obvio, es una fuente de problemas muy com煤n.

Tambi茅n deber谩s comunicar claramente cu谩ntos d铆as de vacaciones corresponden a cada empleado, la diferencia entre d铆as naturales y laborables, si hay alguna fecha en la que la empresa cierre y las vacaciones sean obligatorias, etc.

Despeja todas las dudas a tus trabajadores聽

Si quieres hacer esto bien a la primera, deber谩s incluir a tus trabajadores y pon茅rselo f谩cil. Puede que en estos momentos les surjan muchas dudas; y aqu铆 est谩s t煤 para resolverlas. 驴Cu谩ntos d铆as de vacaciones me corresponden si llevo menos de un a帽o trabajando? 驴Y qu茅 pasa si tengo un contrato parcial? 驴Se pueden cobrar los d铆as de vacaciones si no los disfrutas? 驴Qu茅 pasa si estoy de baja cuando tengo vacaciones? 驴Cobrar茅 el mismo sueldo? 驴C贸mo quedan las vacaciones despu茅s y durante el ERTE? Que tus trabajadores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema es crucial.

Establece un orden de prioridad

Para evitar conflictos con coincidencias de vacaciones, muchas empresas suelen establecer un orden de prioridad. Pero 驴cu谩les son los criterios en los que se basa este orden? Pueden ser la antig眉edad en la empresa, por sistemas rotativos o por ser empleado con hijos (por eso de la conciliaci贸n familiar). Nosotros y muchos otros expertos en Recursos Humanos recomendamos el sistema rotativo, pues es el m谩s justo ya que da la oportunidad a todo el mundo de elegir primero.

Planifica con antelaci贸n (pero sin pasarte)

Sabemos que sabes que la anticipaci贸n es la clave de una buena organizaci贸n y planificaci贸n de cualquier cosa. Sin embargo, cuando se trata de las vacaciones, organizarlo con demasiada antelaci贸n puede ser contraproducente y crear problemas. Si bien los managers tienen que pedir las vacaciones de sus empleados con un m铆nimo de dos meses de antelaci贸n, hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos, y estar preparados para enfrentarlos sin que se desmorone todo el sistema.

Automatiza todo lo que puedas

S铆, aqu铆 estamos, otra vez, para decirte que lo mejor que puedes hacer es digitalizar y automatizar la gesti贸n de las vacaciones con un software especializado. No vamos a volver a repetir todo lo que este tipo de programa puede hacer por ti, solo queremos que sepas que ayuda a no tener duplicados, a ahorrar tiempo evitando tareas repetitivas y a evitar el error humano.

Mira este v铆deo sobre gesti贸n de vacaciones

Si tienes m谩s dudas sobre c贸mo administrar los d铆as libres de tus empleados, puedes tambi茅n chequear esta p铆ldora de recursos humanos que preparamos para ti.

Resolvemos m谩s dudas sobre el control de las vacaciones de los empleados

A pesar de haber explicado los puntos m谩s relevantes sobre la gesti贸n de las vacaciones en las empresas, los 煤ltimos meses han hecho que surjan muchas m谩s dudas. Las resolvemos en esta secci贸n:

驴Qu茅 pasa con las vacaciones si se produce un despido?

Sea cual sea la causa del despido, la empresa deber谩 pagar las vacaciones no disfrutadas al empleado con el que se extinga el contrato. 驴Cu谩nto se paga? El equivalente a 2,5 d铆as naturales o 1,8 d铆as laborables por mes trabajado al a帽o, compensando las vacaciones no disfrutadas.

Vacaciones de empleados en ERTE

En caso de los trabajadores en ERTE de reducci贸n de jornada, podr谩n disfrutar de las mismas vacaciones que ten铆an cuando no estaban en ERTE. Sin embargo, la retribuci贸n por vacaciones s铆 que se ver谩 afectada por la disminuci贸n de horas de trabajo. En cuanto a los empleados en ERTE de suspensi贸n de contrato, se deber谩 restar los d铆as correspondientes a su per铆odo de descanso.

Vacaciones de trabajadores a tiempo parcial

Los trabajadores con un contrato a media jornada no tienen la mitad de d铆as de vacaciones; se cuenta por d铆as, y no por horas.

Carta y firma de vacaciones disfrutadas y por disfrutar

Las empresas con un departamento de Recursos Humanos m谩s tradicional piden a sus trabajadores realizar y firmar una carta solicitando las vacaciones. Esta carta debe incluir:

  • Los datos del trabajador.
  • Los datos de la empresa.
  • El per铆odo o los per铆odos de vacaciones que se quieren solicitar (con fecha inicial y final).
  • Los d铆as que se disfrutar谩n de esos per铆odos.
  • La firma del trabajador solicitante.

En cuanto al preaviso, depende de cada empresa y su pol铆tica de vacaciones.聽 驴Ahora ya est谩s preparad@ para gestionar las vacaciones de tu empresa y no morir en el intento?

隆Hola! Soy Greta Gamarra y trabajo como Content Marketing para el mercado espa帽ol en Factorial. Vine a Barcelona a estudiar un M谩ster en Marketing Digital el cual me permiti贸 ampliar m谩s mis conocimientos dentro de este entorno. Desde el 2019 empec茅 a crear contenido y campa帽as para diferentes plataformas.

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