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¿Cómo calcular los días de vacaciones en la empresa?

Las vacaciones son un derecho de todo trabajador, y como empresa o departamento de recursos humanos te toca definir una política de vacaciones bien clara para poder regular este descanso de tus empleados.

Pero, ¿cuántos días les corresponden? ¿Y si se trata de un trabajador con contrato de jornada parcial? ¿Y si se encuentra en medio de un ERTE? ¿Qué pasa cuando un empleado deja la empresa y no ha disfrutado de todas las vacaciones que le pertocan? ¿Necesitas calcular los días proporcionales de un empleado que se ha incorporado a mitad de año y no saber cómo hacerlo?

Hoy te traemos todo lo que quieres saber sobre el cálculo de las vacaciones dentro de una empresa, para despejarte cualquiera de estas dudas y más.

En este artículo encontrarás los siguientes contenidos:

¿Cuántos días de vacaciones le corresponden al trabajador por año?

Como seguramente sabrás, la ley estipula un mínimo de 30 días naturales por año trabajado en los que se incluyen domingos y festivos. Ninguna empresa o convenio colectivo puede incumplir o modificar esta cantidad de días a no ser que sea para mejorarlo.

La empresa puede contabilizar los días de vacaciones en función de días laborables si lo prefiere. De este modo, el empleado tendría 22 días laborables por cada año trabajado.

⚠️ ¿Quieres ser el mejor en la gestión de las vacaciones desde el departamento de Recursos Humanos? Puedes acceder a nuestra guía online aquí.

¿Qué diferencia hay entre vacaciones, días naturales y días laborables?

Los días naturales son todos los días del año: 365 días, o 366 si es año bisiesto. Es decir, de lunes a domingo, todos y cada uno de los días. Es importante no confundir esto con los días hábiles, que son los que no son festivos (estos últimos también pueden llamarse “días inhábiles”).

Por otro lado, tenemos los días laborales, que son todos aquellos que no son festivos y durante los que normalmente se trabaja. ¿Puede ser el sábado un día laborable? Sí, depende del contrato, la actividad en la que se realice el trabajo, la ley, etc.

Los días de vacaciones son aquellos en los que el empleado de una empresa ha elegido NO trabajar. Estos días deben ser laborales, ya que los festivos o días inhábiles el trabajador directamente no trabaja, a menos que su contrato establezca algo diferente.

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Cómo calcular los días de vacaciones proporcionales por mes completo

Es posible calcular manualmente la cantidad de días con una sencilla fórmula. Antes de empezar, averigua si tu empresa se rige por días naturales (30 días al año) o laborables (22 días al año). Necesitarás saberlo para calcular cuantos días de vacaciones le corresponden a cada empleado.

Si usas Factorial para gestionar las vacaciones de los empleados de tu empresa los días proporcionales de cada empleado se calculan automáticamente. Cuando introduces los datos del empleado en Factorial calculamos la cantidad de días disponibles para ese trabajador en función de su fecha de incorporación a la empresa.

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Fórmula para calcular las vacaciones por días trabajados de manera manual

Si quieres calcular las vacaciones a mano, puedes utilizar esta fórmula:

formula vacaciones

Pongamos un ejemplo:

Si en tu empresa los empleados tienen 24 días de vacaciones y un empleado se incorpora el 1 de marzo, dividiremos los 24 días de vacaciones del empleado entre 12 meses que tiene el año y tendremos un total de 2 días por mes. Si tenemos en cuenta que el empleado ha empezado a trabajar en marzo y que por lo tanto, trabajará 10 meses este año, el empleado tendrá un total de 20 días de vacaciones.

Cálculo de vacaciones en Excel

La gestión de las vacaciones en Excel es una práctica no poco común en algunas empresas pequeñas que no cuentan con demasiados empleados y no necesitan automatizar este proceso todavía. Con pocos conocimientos de esta herramienta, un manager de Recursos Humanos puede crear una tabla funcional para contabilizar los días de vacaciones, y utilizando las fórmulas de suma, resta, división y multiplicación podrá sacar los totales o las vacaciones pendientes.

Haz clic aquí para seguir un tutorial paso a paso de cómo crear una hoja de Excel para gestionar las vacaciones.

Sin embargo, si el Excel no es lo tuyo y lo que quieres es una plantilla que poder rellenar, puedes descargarte de manera gratuita nuestra Plantilla para la gestión de ausencias y vacaciones de empleados en Excel.

Cálculo de vacaciones en casos más específicos

Aunque las vacaciones, por lo general, están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores que mira por homogeneizar y mejorar las condiciones de trabajo de todos los empleados, hay casos en los que hay excepciones a esta regla general, y debes conocerlos.

Además, hay momentos en los que el recuento de las vacaciones es distinto por las condiciones sobre las que hablaremos a continuación.

Cómo calcular las vacaciones junto con el finiquito

Sea cual sea la causa del despido del trabajador, se le tendrá que hacer el pago de las vacaciones no disfrutadas. Entonces, se pagará el equivalente a 1,8 días laborables por mes trabajado (o 2,5 si hablamos de días naturales).

Cómo calcular las vacaciones por horas

Para los trabajadores con un contrato de jornada parcial, querrás calcular las vacaciones según las horas trabajadas y no los días…pero este es un error común. Los trabajadores con jornada parcial tendrán los mismos días de vacaciones que los que tienen jornada completa, a pesar de que los primeros trabajan sólo cuatro horas al día (las vacaciones serían de cuatro horas ese mismo día).

Cómo calcular las vacaciones de empleados en ERTE o ERTE parcial

Cuando hablamos de vacaciones de trabajadores que están en ERTE, tenemos que especificar qué tipo de ERTE, si el de suspensión o el de reducción de jornada.

Durante los ERTE de suspensión, es importante saber que los trabajadores estarán cobrando el desempleo y además las empresas habrán sido exoneradas de pagar las cuotas de Seguridad Social entre un 100% y un 75%. Para los trabajadores afectados por este tipo de ERTE, tendremos que restar los días correspondientes a su período de descanso, dentro del período de tiempo que no ha prestado sus servicios. Es decir, que si ha estado en ERTE dos meses, restaremos las vacaciones que corresponden a ese período.

El ERTE parcial no es más que el que se produce al desafectar sólo a una parte de los afectados por un ERTE, así que es lo mismo, pero únicamente a parte de la plantilla.

Cómo calcular las vacaciones de empleados en ERTE de reducción de jornada

Con el ERTE de reducción de jornada al trabajador le corresponden los mismos días de vacaciones; sucede algo así como lo que pasa con los contratos de jornada parcial, ya que no se contabilizan las horas sino los días.

Otras dudas relacionadas con las vacaciones en la empresa

Más allá de los días de vacaciones reglamentarios y obligatorios por ley, los ERTE que están afectando más que nunca a empresas y trabajadores, y los tipos de contratos de trabajo, hay más cuestiones que muchos empleados se preguntan y, como responsable de Recursos Humanos, tienes que responder.

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¿Cómo puedo calcular el importe de las vacaciones no disfrutadas?

Ya hemos dicho que, las únicas vacaciones que deben ser pagadas, son las que no se disfrutan durante el período de tiempo que un trabajador ha trabajado, en caso de que el contrato de ese trabajador cese. Es decir, a aquellos trabajadores que se van de la empresa y no han podido disfrutar de las vacaciones que por ley y contrato le corresponden.

En este caso, debe calcularse las vacaciones que le corresponden por los días que sí que ha trabajado (con la fórmula que hemos indicado en los apartados anteriores), y restar este número a las vacaciones ya disfrutadas.

¿Y qué pasa si pasa un año y un trabajador que todavía trabaja para nuestra empresa no ha disfrutado de todas las vacaciones que tenía que disfrutar? ¿Hay que pagar ese importe? ¿Se acumulan las vacaciones? ¿Se pasan al año siguiente?

En caso de que esto suceda, las vacaciones pueden acumularse para el año siguiente. Entonces, la empresa tendrá que incluir en su política de vacaciones en qué plazo tendrán que disfrutar de esas vacaciones los empleados.

¿Existe algún tipo de vacaciones pagadas?

No. Es importante recalcar esto, porque cualquier empresa que pague las vacaciones a un empleado (a menos que sea porque ese empleado se está yendo de la empresa) estará incurriendo en una ilegalidad.

Si la pregunta es si, durante los días de vacaciones, el trabajador recibe la nómina igual que si estuviera trabajando, las respuesta es un sí rotundo. Las vacaciones que el trabajador disfruta y que están establecidas no sólo por su contrato sino por el Estatuto de los Trabajadores, no afectan a la nómina (es decir, a la compensación o salario mensual).

Deja que Factorial calcule los días de vacaciones por ti

¿Tienes alguna pregunta? Déjanos un comentario 😄👇👇

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Este artículo también está disponible en: Italiano, English UK

Content Marketing Manager @Factorial Linkedin: Rubén

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37 Comments

  • Buenos Dias,necesito saber cuántos días de vacaciones me corresponde,ingrese el 01-01-2017,y cuánto es el importe que me correspondería.

    Gracias.

  • Si tenemos un trabajador con fecha de alta de hace 5 años y se da de baja voluntariamente, desde que fecha la tenemos que hacer el calculo de las vacaciones, si las ultimas que ha disfrutado ha sido el 31 de Agosto de 2017

    • Hola Sonia,

      Deberías ver si le quedan días pendientes del año pasado en función de la política de vacaciones que haya en la empresa.

      Además de eso, deberías calcular las vacaciones que le corresponden de este año. Toda la info la encontrarás en el artículo :)

      Un saludo

  • Hola quisiera saber cuantos días de vacaciones me corresponden este año 2018, yo ingrese a la empresa el 05/02/2018 y mi contrato tiene estipulado 30 días naturales de vacaciones por año.

    Gracias de antemano por la respuesta.

    • Hola Arantxa,

      Deberías hablarlo con la responsable de tu empresa. Depende de muchos factores, entre otro si te quedan días de vacaciones por consumir :)

      Es una información que te dará tu empresa.
      Un saludo

  • Hola buenos dias
    Jo entre a trabajar el 16/ abril/2018 y la empresa ha cerrado de vacaciones la semana del 13 y 20.
    Jo he hecho 3 semanas de vacaciones ( de la semana 6 a la semana 20 de agosto)
    Cuantos dias de vacaciones me pertenecen?
    Gracias

  • Hola quisiera saber cuantos días de vacaciones me corresponden si trabajo todo el año de lunes a jueves 8h, el viernes 7h, y los meses de julio y agosto jornada reducida de 7h de lunes a viernes. En días laborales.

    Muchas gracias!!!

  • Buenos días,

    he entrado a trabajar el 1 de septiembre en mi empresa con contrato a tiempo parcial de 2 años de duración. Tendría derecho a los días de vacaciones proporcionalmente correspondientes a los 30 días naturales por año establecidos en mi contrato? Esto es, tendría derecho a 10 días naturales hasta el 31 de diciembre de 1018?

    Gracias.

    • Hola Alfonso,

      Tienes derecho a la parte proporcional de días de vacaciones hasta final de año. Como siempre decimos por eso, lo mejor que puedes hacer es consultarlo directamente con tu responsable de recursos humanos, asesor laboral o representante sindical.

      Saludos

  • Hola por favor se cuentan solo los meses interos trabajados o tambien mitad? Y si yo he trabajdo desde uno de enero hasta 13 noviembre con contrato 28 horas, cuantos dias de vacaciones tengo?

    • Hola Flavio,

      Te corresponden los mismos días de vacaciones que si hubieras trabajado a jornada completa.

      EL total viene especificado en el contrato.

      Saludos

  • Hola, ¿qué pasa si la jornada no es de 40 horas, es decir si trabajo una jornada de 24 horas semanales( solo viernes sábado y domingo) como puedo calcular las vacaciones que me corresponden?
    Gracias

    • Hola Maritza,

      Las vacaciones no dependen del horario semanal ni de la jornada, tendrás las mismas pero cobrarás proporcionalmente a estas.

      En el contrato viene especificado el día total de vacaciones.

      Saludos

    • Hola Bea,

      Seguro que tu responsable de recursos humanos podrá dar respuesta a tu pregunta en relación a los días de vacaciones.

      Saludos

    • Hola Anhy, dependerá del convenio colectivo, lo pactado en el contrato etc.

      Si tienes cualquier duda consulta con tu representare sindical o responsable de recursos humanos.

      Saludos

  • Buenos días!
    He leído toda la información pero aún me quedan dudas, agradecería me ayuden, comencé a trabajo de lunes a jueves me gustaría saber cuántos días laborales me corresponden de vacaciones?
    Deseo dejarme unos días de vacaciones para otro mes, por ejemplo si me pido desde el lunes 17 de junio al 11 de julio (ya que viernes no trabajo) cuantos días aún me quedan por disfrutar de vacaciones?
    Muchas gracias de antemano

  • Hola!

    Estoy bajo regimen de vacaciones «naturales».

    Si me tomo una semana de vacaciones, decimos la semana del 16/03 (o cualquier otro), de lunes a viernes. A partir de cuando empiezan a contar los días? A partir del sabado 14/03 (y entonces un total de 9 días) o a partir del lunes 16/03 (y entonces 7 días).

    De antemano gracias por ayudarme entender la realidad de estos dias «naturales»

    • Hola Lionel,

      Para días naturales, y en el caso que mencionas de una semana, se cuentan desde el lunes hasta el domingo. Un total de 7 días.

      Saludos,

  • hola yo entre a trabajar en julio de 2011 y hasta julio de 2012 no puede hacer ningún día de vacaciones. Ahora el 21 de Marzo de 2020 fue mi último día en la empresa y cuando fui a buscar el finiquito m dijo que no m tocaba nada de vacaciones pq del 1 de enero al 21 de marzo m tocaba 1 semana que ya había disfrutado. La pregunta es que de 1 de julio de 2011 a enero de 2012 no m deberían 15 días???

    • Hola Mireia,

      Este es un caso particular que te recomiendo hables con el responsable de Recursos Humanos de tu ex empresa o tu asesor laboral.

      Por lo que nos cuentas, serían vacaciones adeudadas de hace 9 años y esto dependerá de la política vacacional que tenga la empresa sobre días acumulados no disfrutados, es decir, aquellos que puedas pasar año tras año (entre otros factores).

      Saludos

    • Hola Jain,

      Todo depende de la política de vacaciones de tu empresa. Tienes que informarte de los días de vacaciones que esta proporciona a sus trabajadores (pueden ser más del mínimo obligado), y luego hacer el cálculo en proporción.

  • Hola trabajo fines de semana y festivos y quería saber cuántos días de vacaciones me corresponden ya que empecé el 18 de enero de este año, gracias

    • Hola Jessica,

      En el artículo encontrarás cómo calcular tus días de vacaciones por mes trabajado. Esto no depende de si trabajes los fines de semana o menos días en la semana incluso. También en tu contrato o convenio colectivo tienes indicados los días que te corresponden por año.

      Saludos,

    • Hola Maca y gracias por tu mensaje! En líneas generales las empresas consideran 30 días naturales al año o bien, 22 días laborales al año. Estos se dividen por 12 meses (en un contrato que contemple esta duración) lo que da en promedio 2.5 días al mes. De todas formas siempre lo mejor es corroborar esto con el área de rrhh de tu empresa que son quienes mejor entienden tu situación particular. Que tengas una buena semana!

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