¿Cuándo tiene que pagar las vacaciones la empresa?

Para muchos, la llegada del verano y en particular los meses de julio y agosto, significa que el período de vacaciones en la empresa ha comenzado. Ahora bien, no todos los sectores o trabajadores toman como referencia los mismos meses, motivo por el cual el derecho al descanso se convierte en uno de los temas que más preguntas despierta.

Si bien es muy habitual limitar la actividad en verano (lo mismo que a finales de año) y que los empleados deban cogerse vacaciones en esos días, existen ciertos puntos que deberás tener en cuenta. ¿Se pueden fijar los días de forma obligada? ¿Qué pasa si no se disfrutan todos los días correspondientes? ¿Cómo y cuándo se tienen que pagar las vacaciones?

En este artículo respondemos las preguntas más comunes, para que tu empresa pueda gestionar las vacaciones de su plantilla de la mejor manera.

El derecho a las vacaciones

El derecho a las vacaciones es, por definición, irrenunciable y está regulado por el Artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que en su primera parte dice lo siguiente:

  1. El período de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales. 
  2. El período o períodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción competente fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente. 
  3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

De aquí, comprendemos que las vacaciones son un derecho reconocido y al que no se puede renunciar, que se incluye en el contrato de trabajo y que se fija en un mínimo de 30 días naturales por año trabajado (ampliable según convenio colectivo o decisión empresarial).

Además, los trabajadores han de disfrutar de esos días por los cuales la empresa seguirá pagando su salario.

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Cómo debe calcular la empresa las vacaciones

Teniendo en cuenta la ley, ninguna empresa o Convenio Colectivo puede incumplir o modificar la cantidad de días (fijados en 30 naturales) a no ser que sea para mejorarlo.

La empresa puede contabilizar los días de vacaciones en función de días naturales, o laborales. De este modo, el empleado tendría un mínimo de 30 días naturales por año trabajado (se incluyen domingos y festivos) o bien de 22 días laborables.

Siguiendo esta cuenta, estamos hablando de 2,5 días naturales o 1,8 días laborales por mes trabajado. En el caso de haberse incorporado un trabajador en un día posterior al inicio del mes, se deberá calcular el proporcional correspondiente siguiendo los mismos criterios.

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¿Puede imponer la empresa los días de vacaciones?

Para fijar los días de vacaciones que corresponden a un trabajador, la empresa se deberá poner de acuerdo con éste, siguiendo con lo establecido en el Convenio Colectivo correspondiente, y comunicarlo con al menos dos meses de antelación.

Si no hubiera acuerdo, siempre se puede recurrir a los Tribunales para que éstos fijen fecha, la cual será irrevocable.

Respecto a la posibilidad de fraccionamiento de las vacaciones a lo largo del año, lo más común es que se permita siempre y cuando uno de los bloques de fracción sea de al menos 15 días conjuntos.

¿Pueden acumularse días de vacaciones no disfrutadas en el año en curso?

En principio las vacaciones caducan el 31 de diciembre de cada año, por lo que si no se han disfrutado con anterioridad ya no se podrían reclamar. Esto es así, porque se espera que las vacaciones se disfruten dentro del año en el que son generadas, para garantizar el correcto descanso de los trabajadores y así preservar su salud.

Lo que sucede es que muchas empresas deciden internamente fijar un porcentaje (por ejemplo, un tercio) de días que pueden acumularse de un año al próximo. Aún así, no es algo obligatorio y es una decisión propia de cada empleador.

Otra situación a tener en cuenta sería las de baja extendida de un trabajador, situación que podría volver imposible el disfrute real de las vacaciones acumuladas.

¿Deben pagar las empresa los días de vacaciones si el trabajador no los disfruta?

Por regla general, las vacaciones no pueden ni acumularse ni ser reemplazadas por dinero, pero esto no quita que una empresa pueda acordar con sus trabajadores el pago de las mismas.

Si este no fuera el caso, existen situaciones en las que el trabajador aún tendría derecho a una compensación económica equivalente en caso de tener días adeudados. Esto es, cuando el disfrute sea imposible, hecho que sucede cuando se extingue la relación laboral y el trabajador no ha disfrutado de sus vacaciones (total o parcialmente).

Sea por terminación del contrato o por jubilación mientras se está de baja, la empresa deberá pagar en el finiquito las cantidades correspondientes a las vacaciones no disfrutadas.

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Pago de vacaciones en caso de que se extinga el contrato

Independientemente del tipo de causa por la cual el contrato ha llegado a su fin, se prevé el pago de días de vacaciones no disfrutados. Así, se pagarán el equivalente a 2,5 días naturales o 1,8 días laborales por mes trabajado al año, compensando de forma proporcional el período de vacaciones devengado pero no disfrutado.

Pago de vacaciones en caso de jubilación

Se da cuando el trabajador, tras encontrarse en una situación de incapacidad laboral, se jubila sin haber utilizado sus días de vacaciones. Esto no sucedería si se jubila de forma ordinaria, ya que no podría reclamar por los días no disfrutados.

¿Cómo se pagan las vacaciones? 

El monto que debe percibir un trabajador por día mientras está de vacaciones debe ser igual al que recibiría en un día de trabajo ordinario. De forma general, el monto se determinará siguiendo lo establecido en el Convenio Colectivo respectivo, lo que corresponderá al menos, a una retribución de la misma cuantía que la que percibe en su jornada normal.

Si tuviéramos que calcular las vacaciones en un finiquito, en ambos casos se utilizaría la misma fórmula para establecer la remuneración correspondiente, de acuerdo al salario de cada trabajador.

Tendremos que establecer el sueldo mensual (salario base, complementos y pagas extras incluidas), dividirlo por 30 días en nómina mensual, para obtener la ganancia por un día de trabajo.

Luego, se aplicará una regla de tres con los días de vacaciones que corresponden al año (por ejemplo 30) y se dividirá entre 365 días para determinar los días de vacaciones que corresponden por día trabajado.

Por último, habrá que multiplicar ambos importes, el salario correspondiente al trabajo de un día por la cantidad de vacaciones devengadas y no disfrutadas, y así obtendríamos el importe a pagar.

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Escrito y editado por Francisco Donegani.

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