¿Cómo hacer el plan de onboarding digital de tus empleados?

Vivimos tiempos de cambios en los que cada vez tenemos más trabajadores viviendo en otros países, contratamos más freelances y, aún en la fase de desescalada por el COVID-19, muchas empresas se encuentran teletrabajando. En resumen, gran parte de nuestra actividad y la manera de comunicarnos se está desempeñando en el entorno online.

Por ello, es muy importante contar con el onboarding digital, para los momentos en los que acogemos a un nuevo empleado en nuestra empresa.

A continuación, te mostramos sus beneficios y ventajas, así como el plan que puedes ejecutar y las herramientas que te pueden facilitar todo el proceso.

¡Empecemos!

¿Qué es el onboarding digital?

El onboarding digital es un proceso de acogida que busca la adecuada integración de los nuevos empleados en la empresa.

Según un estudio realizado por Headway Executive Search, en España, el 75% de los profesionales no tiene un buen recuerdo de sus primeros días en la empresa. Teniendo esto en cuenta, qué mejor que ponernos en marcha para crear un plan de acogida empresarial si es que aún no lo tenemos.

Objetivos del plan de acogida o onboarding process de una empresa

El proceso de onboarding tiene 4 objetivos claros:

  • #1 – Informar las políticas internas de la empresa: es importante que, antes de comenzar a trabajar, el nuevo empleado conozca las normas relacionadas con su puesto de trabajo, las de carácter legal, social y hasta las de seguridad.
  • #2 – Transmitir la filosofía de la empresa: para que todos los empleados vayan alineados siempre, es fundamental que desde el momento de su contratación tengan el conocimiento de cuáles son los valores, objetivos, misión y visión de la empresa.
  • #3 – Conocer las funciones del puesto de trabajo: un buen plan de acogida empresarial también contempla hacer una pequeña formación para explicar cuáles serán sus tareas, así como las técnicas y métodos para desarrollarlas correctamente.
  • #4 – Identificar su posición y la de sus compañeros: es importante que los nuevos empleados conozcan desde el primer momento su posición dentro de la compañía, así como la de sus compañeros. Este punto será muy fácil teniendo un organigrama de empresa.

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Diferencias entre onboarding, inboarding y offboarding

Dentro de la gestión de empleados nos encontramos con tres términos que, aunque suenan parecido, son muy diferentes.

Onboarding

Como ya hemos visto anteriormente, el onboarding de empleados es el proceso en el cual ponemos en marcha un plan de bienvenida para los nuevos miembros de la compañía. Hacer un buen onboarding puede ser muy beneficioso para el trabajador y para la empresa, ya que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo puesto de trabajo durante los 45 primeros días.

Inboarding

El inboarding hace referencia al plan de acción que se lleva a cabo con los empleados que ya tenemos en plantilla para que escalen dentro de la empresa.

Es un cambio de mentalidad en el que apostamos por el talento que ya tenemos, en cambio de buscarlo fuera. Podemos crear planes individuales e invertir en formación para hacer que estos sigan creciendo con nosotros. Recuerda que unos empleados felices son una empresa productiva.

Offboarding

Si hablamos de la importancia de hacer una buena bienvenida a los empleados, también tenemos que invertir tiempo en hacer un offboarding o despido de trabajadores debidamente.

Tanto para evitar posibles pérdidas financieras como para conseguir el feedback del empleado es importantísimo realizar un plan de offboarding correcto.

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Beneficios del plan de acogida empresarial

El plan de onboarding no finaliza en el primer día de trabajo y tampoco se ciñe a firmar el contrato y mostrarle las oficinas. Por ello, lo llamamos “proceso” porque va mucho más allá de una simple bienvenida, se trata de acompañar al nuevo empleado en sus inicios y hacer un seguimiento.

Veamos qué es todo lo que nos puede proporcionar:

Retención del talento

Apostar por el onboarding es una forma de retener el talento, ya que estamos invirtiendo en ellos y eso, al final, se traducirá en una fidelidad por parte de los empleados.

Aumento de la productividad

Si realizamos un buen plan de acogida, nuestros nuevos trabajadores conocerán más rápidamente sus tareas, la filosofía de la empresa y sus objetivos. Tanto es así, que podemos aumentar un 54% más la productividad de la empresa con los nuevos empleados.

Mejora el employer branding

Una empresa que se interesa por sus nuevos empleados dice mucho de ella y hace que destaque entre las demás. De esta manera, potenciar el employer branding nos permitirá crear una imagen de marca, tanto interna como externa muy positiva.

Ahorro en costes de contratación

El hecho de que los nuevos trabajadores se marchen en los primeros meses supone un gran coste económico para la compañía, ya que tiene que volver soportar los gastos de reclutamiento y selección de personal. Además, también tenemos que añadirle todas las horas que ha invertido el equipo en formar a la persona que después se marcha.

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7 Ventajas de digitalizar el proceso de onboarding

Cuando hablamos de digitalizar el plan de onboarding nos referimos a tener controlados todos los pasos para recibir al nuevo empleado desde una misma plataforma online.

1. Ahorro en tiempo de tareas administrativas

El tiempo es oro, por ello es mejor invertirlo en tareas que aporten valor a la empresa. Si reducimos el tiempo administrativo que nos comporta llevar al día toda la información de los nuevos empleados (archivar sus CV, las posibles pruebas, sus documentos, etc.) podremos dedicarnos a otras actividades más productivas.

2. Disminución el riesgo de descuidos

Si trabajamos con un software de Recursos Humanos que nos ayude con el proceso de onboarging nos aseguraremos de realizar tareas sin temor a que se nos olviden. Por ejemplo, el programa puede ayudarnos a recordarnos dar de alta a un trabajador.

3. Integración a ritmo del trabajador

La digitalización de todos los procesos que llevamos a acabo con el nuevo empleado nos ayudará mucho si trabajamos con empleados que trabajen de manera remota, ya sean freelance o vivan en otros países. Teniendo una plataforma digital podemos realizar cualquier paso sin tener que estar los dos en el mismo lugar.

4. Actualización automática de los contenidos

Como toda la información está integrada en un mismo sistema, podremos disponer de todo el contenido siempre actualizado sin preocuparnos por buscar en carpetas y archivos.

5. Seguimiento fácil del avance de nuevos empleados

Podemos revisar cómo son los primeros meses de los nuevos empleados y detectar posibles errores a mejorar.

6. Información compartida con quien queramos

Desde la aplicación podremos tener el control de quien revisa los documentos o dar acceso a determinada información.

7. Disponibilidad de documentos para los trabajadores

Los trabajadores podremos consultar siempre que quieran sus documentos en cualquier dispositivo, ya sea Tablet, pc o smartphone. De esta manera, también podrá actualizar su información siempre que lo desee, por ejemplo, indicando su nuevo domicilio.

Herramientas para el onboarding digital

Poner en marcha el plan de acogida de empresa de manera digital puede tardar semanas. Sin embargo, el uso de herramientas online nos puede ayudar a acelerar y automatizar todos los procesos de integración de un nuevo empleado.

A continuación, vamos a ver los distintos tipos de herramientas digitales que pueden ayudarnos a planificar el onboarding digital:

Los checklists

Podemos crear una lista de tareas a realizar a nuestro nuevo empleado indicándole las actividades que tiene que hacer durante los primeros días. Una herramienta muy utilizada para crear checklists es Trello, ya que es muy fácil e intuitiva.

Mediante esta herramienta también podremos saber si se han finalizado las tareas o conocer su estado.

Herramientas y apps para onboarding

Existen herramientas especializadas en simplificar los procesos de onboarding haciéndolos divertidos y transformándolos en toda una experiencia.

Un ejemplo, sería Talmundo, que con su plataforma consigue que los empleados se sientan seguros y sean los mejores embajadores de la empresa.

Integrated tools – HRMS

Estos sistemas permiten unificar muchos procesos, como el onboarding, la formación e incluso la firma electrónica. Un ejemplo de herramienta que aplica esta integración sería el software de Factorial.

Si usamos aplicaciones que nos ayuden a trabajar desde un único sistema estaremos facilitando la gestión de Recursos Humanos y este departamento podrá ahorrar mucho tiempo en la realización de labores administrativas.

Firma electrónica

Actualmente, empresarios y trabajadores se comunican, cada vez más, por vías telemáticas. Un ejemplo de ello es la firma digital, con la que se pueden enviar documentos y tenerlos listos más rápidamente, ya que no hace falta que la persona se presente de manera física en nuestras oficinas.

Una herramienta que permite validar documentos con plena validez legal es la aplicación Signaturit, que nos permite hacer el seguimiento de la firma en tiempo real.

Learning Management Systems

Se trata de sistemas de aprendizaje que ayudan al proceso de formación de los empleados. Este tipo de herramientas suelen tener un alto precio y utilizarlas dependerá del presupuesto que maneje la empresa.

Un ejemplo de herramienta sería Cornerstone, que promueve el aprendizaje social para conseguir una mejor comunicación e implicación de los trabajadores.

Chatbots

Los chatbots son muy útiles para resolver pequeñas dudas que puedan surgirles a los empleados. Cuando se quiera hacer una consulta, en vez de hacerla al manager, se puede preguntar al asistente virtual, que funciona como si fuera un robot, y este le dará la respuesta.

Aplicaciones multimedia gratuitas

En ocasiones, cuando nos encontramos trabajando a distancia necesitamos hablar de un proyecto mostrando la pantalla y explicando algo a viva voz, como si estuviéramos en la oficina. Para estos, casos existen aplicaciones gratuitas que permiten grabar vídeos, como es el caso de Loom.

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Diseña el plan de inducción digital de tu empresa

Existen diferentes momentos en los que tal vez tengamos que dar la bienvenida a un nuevo miembro de la empresa de manera online. Ya sea porque vive fuera o porque os encontréis teletrabajando, necesitarás poner en práctica un plan de onboarding digital.

Piensa que, si hasta ahora te esforzabas haciendo el plan de bienvenida a los nuevos empleados de manera presencial, ahora tendrás que prestar aún más atención cuidando cada detalle, ya que la experiencia será totalmente diferente.

¿Necesitas un plan de acogida, pero te encuentras trabajando de manera remota? Descárgate nuestra Lista para el Onboarding durante el teletrabajo

¿Quieres ver un ejemplo de plan de acogida digital de empresa? El proceso empieza antes de que se incorpore el trabajador a la empresa y se conforma por los siguientes pasos:

Paso 1: Enviar el kit de bienvenida al domicilio del trabajador

Si el empleado no tiene manera de llegar a las oficinas, tendremos que enviar el equipo informático, así como el welcome pack al domicilio del trabajador.

Para asegurar que se ha recibido el material, es recomendable que el trabajador envíe una foto y la comparta con su superior o con la persona de Recursos Humanos que le contactó.

Paso 2: Añadir al nuevo empleado a nuestros canales de comunicación digital

Aunque no tengamos al nuevo trabajador de manera física en las oficinas, debemos poder comunicarnos de manera ágil y rápida como si lo estuviéramos.

Para ello, es indispensable el uso de herramientas de comunicación, como Slack, que nos permiten olvidarnos del correo electrónico y son más profesionales que WhatsApp.

Paso 3: Preparar una reunión de onboarding con el nuevo empleado

En tu plan de onboarding no te olvides de programar una reunión con el nuevo trabajador, para poder darle el recibimiento que se merece y poder explicar mejor cómo es la empresa y cuáles serán sus tareas.

Para ello, puedes utilizar aplicaciones para llamadas como Skype o Zoom, en las que se puede activar la cámara y compartir pantalla.

Proponemos que estructures la reunión en los siguientes bloques:

  • #1 – Cultura, filosofía, misión y visión de la empresa: aunque seguramente en la entrevista de trabajo ya se dieron algunas pinceladas de cómo trabaja la empresa, aquí lo importante es ahondar en la cultura, filosofía, misión y visión de la compañía.

Este punto es importante para que desde el primer día el trabajador tenga conocimiento de los objetivos que persigue la empresa y vaya acorde al equipo.

  • #2 – Organigrama: para poner en situación al nuevo empleado será fundamental enseñarle el organigrama de la empresa, explicando también quiénes serán sus compañeros.
  • #3 – Firma de contrato: para poder hacer efectivo el contrato de trabajo, el empleado deberá firmar. Para ello, existen diferentes sistemas que trabajan con la firma digital, como Factorial.
  • #4 – Tareas: aquí deberás explicar detalladamente cuáles serán sus tareas a desempeñar y cómo hacerlo. Para ello, facilítale todos los accesos y herramientas necesarias.
  • #5 – Práctica: es recomendable tomar algún ejemplo práctico para explicar cómo se realizaría una tarea. Una idea sería tomar de referencia el próximo proyecto a desempeñar. De esta manera, podemos resolver las primeras dudas que se planteen desde un inicio.

Paso 4: Establece una metodología de trabajo digital

Trabajar a distancia, en ocasiones, puede despertar algunos sentimientos de soledad, aislamiento o estrés.

Para poder gestionar a los trabajadores de manera remota, deberás crear unas pautas de trabajo para asegurar una buena salud mental de tus trabajadores.

Existen diferentes recomendaciones que podrías trasladar a tus empleados con tal de hacer más fácil el trabajo a distancia:

  • #1 – Establece rutinas: cuando no tenemos que movernos de casa, es fácil caer en rutinas que alteran nuestros horarios. Para ello, es recomendable establecer horarios para levantarse, no olvidar el aseo y arreglarnos como si fuéramos a la oficina.
  • #2 – Propón buenos hábitos alimentarios y de ejercicio: si trabajamos todo el día sentados y, además, no nos hemos movido en todo el día es recomendable hacer ejercicio al aire libre o en casa. Además, no debemos olvidar alimentarnos bien para poder tener la energía suficiente para afrontar el día.
  • #3 – Organiza meetings online e invita a utilizar los canales digitales: podéis seguir haciendo la pausa para el café, pero de manera online. Además, el uso de canales de comunicación interna ayudará a apagar el sentimiento de soledad.
  • #4 – Establece un buen lugar de trabajo: este punto es muy importante, ya que debemos encontrar un sitio cómodo en el que no tengamos distracciones.

Cada vez más, las empresas están optando por modelos de trabajo remotos gracias al teletrabajo. Si te gustaría ofrecer la ventaja de trabajar a distancia o te gustaría incorporar talento fuera de tu localidad o país, es momento que te plantees crear tu plan de onboarding figital. Para ello, es imprescindible ayudarte de las mejores herramientas y softwares online, ya que simplificarán tu día a día.

 

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

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