Todas las claves de la evaluación del desempeño: ejemplos y tipos

La evaluación de desempeño es un sistema que permite estimar el grado de cumplimiento de los trabajadores. Como explicaremos en el resto del artículo, esto es mucho más que medir la productividad de los empleados.

Según el estudio realizado por Factorial sobre el estado de los recursos humanos, las evaluaciones de desempeño son la segunda herramienta de medición mejor valorada por los responsables de recursos humanos para combatir la tasa de rotación en sus empresas.

Es por eso que podemos decir que este tipo de procedimiento es de enorme importancia, ya que permiten acceder de primera mano a información importante acerca de cómo se sienten las personas, conocer su nivel de motivación y cómo perciben el bienestar laboral en la compañía.

¿Qué es la evaluación de desempeño?

Las evaluaciones de desempeño nos permiten hacer un seguimiento de empleados, independientemente de los resultados que nos arrojen las pruebas. Esto implica incentivarlos para mayor productividad y disminuir la tasa de rotación, o buscar soluciones para corregir el curso de su employee experience.

La evaluación del desempeño laboral es un instrumento que se encarga de comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos individuales de cada empleado de la empresa.

Hoy en día, la evaluación del desempeño mide de forma integral y lo más objetiva posible qué hace el trabajador, cómo es y qué consigue.Y para conseguir evaluar esto hay que medir lo siguiente:

• Rendimiento.
• Productividad.
• Competencias.
• Conducta profesional.

¿Por qué es importante una evaluación del desempeño?

Esta evaluación es también importante porque proporciona mediciones cuantitativas y cualitativas orientadas a obtener información que permita tomar decisiones a favor del aumento de la productividad. Además, este tipo de evaluación es determinante para definir si las habilidades de un empleado corresponden con el tipo de trabajo que realiza.

¿Cómo hacer una evaluación del desempeño?

Los pasos para realizar una evaluación de desempeño, se centran en los siguientes puntos:

• Determina los objetivos de tu empresa y las expectativas en cuanto al rendimiento de tus trabajadores.
• Comunicar los objetivos y expectativas a todos los empleados y equipos.
• Diseña un programa de evaluación válido y fiable que tenga como objetivo medir el desempeño de tus trabajadores.
• Implementa el programa o sistema de evaluación.
• Analiza los resultados y comunícalos a tus empleados. También deberías escuchar su feedback y hacer los cambios pertinentes de cara a futuras evaluaciones.

A continuación, detallaremos los pasos a seguir antes, durante la evaluación y después de haberla realizado.

Pasos antes de la evaluación de desempeño

Antes que nada lo mejor es dejar claro los estándares que regirán la evaluación de desempeño. Algunos de ellos pueden ser, el balance de trabajo y vida, complicaciones al desarrollar sus tareas, relación con su manager, condiciones salariales y el clima laboral.

El primer paso es tener analizado los objetivos de las personas en función a las expectativas que tiene la empresa en cuanto a su rendimiento. En una evaluación de desempeño se evalúan los puntos fuertes y los puntos débiles de cada trabajador.

Otro punto es que los líderes deben centrarse en observar e intentar recoger toda la información sobre el comportamiento de las personas. Así podrán contrastar y sacar conclusiones con las respuesta que den en la evaluación.

Definir el uso de una tecnología

En este punto, tener definido el método que utilizaremos para la evaluación de desempeño, sabemos que existen varias herramientas y debemos escoger la que más se adapte a nuestras necesidades.

Entrevistas uno a uno: estas reuniones pueden ser de un empleado con su supervisor o con un miembro del equipo de Recursos Humanos. Para que las entrevistas sean realmente útiles, tienen que ser planificadas y recurrentes, además de estar orientadas para que el trabajador proporcione la información o impresiones requeridas.

Investigación de campo: en ese caso el evaluador se sumerge en el área donde los trabajadores realizan sus labores y analiza su rendimiento directamente, este análisis se realiza siendo supervisado por un responsable directo.

La idea de hacer una evaluación así es identificar las causas de los problemas en el desempeño. Si no hay problemas de desempeño y este es excelente, la investigación de campo servirá para potenciar aquello que está llevando a la excelencia.

Encuestas: las encuestas sirven para valorar el rendimiento y calidad del trabajo realizado por un trabajador durante un tiempo determinado.

Estas encuestas pueden incluir una puntuación numérica. También pueden ser una tabla de evaluación de las aptitudes profesionales y personales de los empleados. Asimismo, las encuestas pueden incluir alguna zona de comentarios donde los empleados pueden explicar lo que deseen.

Comunicar a los empleados / Dar feedback 

El feedback constructivo es muy importante en las evaluaciones de desempeño. Hablar con tu empleado te hará descubrir cosas que no sabías: puede ser que tenga problemas con los compañeros que dificulten su rendimiento. O detalles del puesto de trabajo que no conocía.

Si surgen algunas de estas dificultades, el supervisor tiene que estar preparado para dar soluciones. Algunos puntos que el supervisor debe tener en cuenta a la hora de dar feedback al empleado:

• Ensalza sus fortalezas, así le motivarás para que dé el máximo a la empresa y perfeccione sus habilidades.
• Sé empático porque todos tenemos problemas personales. Hazle ver que entiendes los suyos.
• Dale feedback negativo si es necesario, pero con tacto. Tu objetivo es que tu empleado sea productivo para la empresa y saque el máximo partido posible a su carrera profesional.
• Elabora un plan de acción con los pasos a seguir siempre, y sobre todo si hay problemas. Asegúrate de hacer un buen seguimiento para que todo marche adecuadamente.

El feedback constructivo lleva tiempo, pero bien aplicado, con paciencia y comprensión, sirve para corregir hábitos y actitudes.

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Los beneficios de una evaluación de desempeño

Fortalece el desarrollo personal y profesional

La evaluación de desempeño mide el rendimiento de los empleados, permitiendo que estos identifiquen sus fortalezas y debilidades. Esto les ayuda a crecer, ya que querrán mejorar lo mejorable y potenciar aquello que se les da mejor. El resultado será una progreso en su desempeño y un desarrollo de nuevas habilidades y experiencias.

Ayuda a establecer objetivos claros

Otra manera de utilizar las evaluaciones de desempeño es examinando los resultados anteriores para ver así cómo está evolucionando la empresa. Esto ayuda a los managers a delinear un futuro con objetivos y metas. También puede ayudar a asignar y recolocar a empleados en los puestos más idóneos según sus habilidades y capacidades.

Fomentar la promoción y el reconocimiento

La evaluación de desempeño tiene un impacto positivo en la motivación del empleado, si identificamos a aquellos que han trabajado duro y premiamos su esfuerzo. Este reconocimiento les hace sentir apreciados e importantes. Del mismo modo, detectando rendimientos altos entre los empleados también permitirá a la empresa realizar promociones, ascensos, bonus, premios y subidas de sueldo a aquellos que se lo merezcan.

Además, la evaluación de desempeño también una herramienta clave de feedback y comunicación. Una vez recolectados los resultados, las empresas podrán guiar a aquellos que lo necesiten, y los empleados también podrán comunicar los problemas y dificultades que afectan a sus tareas diarias.

Creación de programas de formación

Las empresas pueden utilizar la información obtenida a partir de estas evaluaciones para ofrecer formación a aquellos empleados que la necesitan. Esto resultará en una mejora de las habilidades de los trabajadores y de las posibilidades de ser ascendidos. La evaluación del desempeño también puede utilizarse para determinar lo efectivo que es dicho entrenamiento comparando los resultados de antes y de después de la formación.

Ejemplos de técnicas para la evaluación de desempeño de los empleados

Las técnicas de evaluación de desempeño que vamos a describir pueden ser cuantitativas o cualitativas. Las cuantitativas son en su mayoría numéricas y para aplicarlas es preciso definir las variables que se quieren medir en cada empleado, que dependerán de los objetivos y funciones de su puesto de trabajo.

1. Escalas gráficas

En este tipo de evaluación se puntúa al empleado en distintas variables. Se puede establecer una escala de 1 a 5 o de 1 a 10. También, en lugar de utilizar números, se pueden utilizar unas escalas con las siguientes palabras (o similares): Óptimo; Bueno; Regular.

Tanto si te basas en escala numérica como si lo haces en escala verbal, tienes que dejar claro qué significa cada palabra o número del ranking. Con estas escalas se pueden medir las siguientes competencias:

• Productividad: Cantidad de trabajo realizado.
• Creatividad: Capacidad de innovar.
• Calidad: Cuidado a la hora de trabajar.
• Comprensión de situaciones: Se trata de la capacidad para resolver problemas.
• Conocimiento del trabajo: Experiencia que muestra el trabajador en las funciones que realiza.
• Cooperación: Espíritu de colaboración y habilidad en las relaciones interpersonales.

2. Checklists

Los checklists son unas listas de preguntas cuya respuesta es sí o no. Tienen la ventaja de ser muy fáciles de rellenar para el evaluador. Las preguntas que se harán tienen que ver con las competencias y los objetivos que los trabajadores tienen que alcanzar.

Pongamos como ejemplo algunas de las competencias que se pueden evaluar en el personal de ventas de una empresa. Uno de los grandes grupos de competencias de estos trabajadores son las habilidades de ventas y dentro de estas habilidades se puede medir:

• Puntualidad.
• Tolerancia.
• Facilidad de palabra.
• Dinamismo.
• Estrategia.

3. BARS

Se trata de las siglas correspondientes a “Behaviorally Anchored Rating Scales”, que en español significa “escalas basadas en el comportamiento”. Lo que aquí se evalúa es el comportamiento del trabajador. 

En la práctica, la escala tendrá una serie de comportamientos tanto positivos como negativos. Cada uno de estos comportamientos se evalúa según una escala numérica que generalmente irá de 1 a 5 o de 1 a 10.

Una BARS se desarrolla incluyendo estas fases:

• Generación de incidentes críticos, que son los comportamientos de los trabajadores. Para tener una lista de incidentes críticos, el departamento de Recursos Humanos tendrá que pedir a empleados o supervisores que den ejemplos de desempeños adecuados e inadecuados.
• Desarrollo de las dimensiones del desempeño. En este momento se trata de agrupar los diferentes incidentes críticos según las competencias del puesto de trabajo. Siguiendo el ejemplo que tenemos más arriba sobre evaluación del desempeño del personal de ventas, hay que agrupar varios incidentes que hayan salido en el apartado de habilidades de ventas.
• Generalmente, la distribución de los incidentes la van a hacer las personas que los han escrito. Lo ideal es pedir a otras personas que distribuyan también los incidentes críticos a su criterio a ver si coinciden. Los incidentes críticos se conservarán en un grupo cuando más de la mitad del segundo grupo distribuidor coincida con el primero.
• Se ordena todo y se establece una escala de puntuación.

La técnica BARS establece indicadores más exactos del desempeño, pero tiene el inconveniente de ser un tipo de evaluación que cuesta mucho tiempo preparar.

4. Stack ranking o ranking forzado

En este método los responsables califican el desempeño de los trabajadores a su cargo. Se llama ranking forzado porque, además de calificar, se obliga a encajar a los trabajadores en un ranking de categorías. Por ejemplo, se puede medir la productividad de cada trabajador y clasificarlo en una de estas categorías:

• Productividad excelente.
• Productividad buena.
• Productividad según lo esperado.
• Productividad menor a lo esperado.

5. Autoevaluación

Aunque parezca que alguien que se autoevalúa va a exagerar sus habilidades y capacidades, la mayoría de estudios realizados en los últimos años señalan que los empleados suelen ser muy conscientes de lo que pueden hacer y lo que no. De hecho, son más propensos a ser honestos en este tipo de autoevaluación, para no mostrarse arrogantes.

Es más, este tipo de método de da una mejor idea de cómo se ven ellos mismos y cómo consideran que es su trabajo y tareas diarias. Las autoevaluaciones también son un factor importante para la motivación de los empleados y, además, nadie discutirá los resultados que se ha puesto a sí mismo.

6. Evaluaciones de 360 grados

Muchos managers prefieren llevar a cabo una evaluación de 360, ya que incluye una autoevaluación y también la evaluación de supervisores, subordinados y compañeros.

Este tipo de evaluación es una de las más completas y fiables en cuanto a resultados de desempeño. Además, no solo mide el rendimiento del empleado, sino que también presta atención a su relación con otras personas del equipo.

Complicaciones al gestionar las evaluaciones de desempeño

La preparación de las evaluaciones de desempeño requiere de un trabajo inmenso para los departamentos de Recursos Humanos, pero es necesario por todos los beneficios que comporta. Entonces nos preguntamos, ¿Cuáles son las tareas que más se dificultan al gestionar las evaluaciones de desempeño del equipo?

• Dificultades para tener una visión clara y general del rendimiento de las personas y la salud del equipo.
• No fijar objetivos claros y reales que la persona sea capaz de alcanzar.
• No contar con un proceso estandarizado que facilite la calidad de las evaluaciones de los trabajadores de manera equitativa y objetiva. 
• Falta de acceso a un historial de todas las evaluaciones de desempeño con sus respuestas anteriores.
• Consumo de tiempo al tener que programar procesos de evaluación de desempeño periódicos.

Consejos para realizar evaluaciones de desempeño óptimas

En estos casos, es clave contar con un sistema que permita gestionar las evaluaciones de desempeño de manera periódica. Con el fin de que los responsables de recursos humanos obtengan una mayor visibilidad de la salud del equipo mientras se mide el desempeño de las personas.

Entre las principales claves para gestionar las evaluaciones de desempeño, tenemos:

• Contar con modelos de evaluación (evaluaciones 360º, evaluaciones 180º, etc.) y generar plantillas personalizables estableciendo una frecuencia periódica de ejecución.
• Delegar las tareas de creación y edición de preguntas, así como el procesamiento de resultados a otros roles del equipo.
• Decidir qué roles participarán en las evaluaciones de desempeño con la opción de incluir a personas de toda la empresa, un solo equipo o una oficina determinada.
• Revisar el seguimiento a tiempo real de las evaluaciones de desempeño de cada evaluado.
• Mantener informados a los participantes mediante notificaciones para que puedan completar el proceso de la evaluación.

Todo esto y más es posible gracias a Factorial. Agenda una demo gratis y comienza a optimizar las evaluaciones de desempeño de tu equipo.