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Microlearning: por qué debes implementarlo en tu empresa

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10 minutos de lectura
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El entorno laboral es cada vez más competitivo. No solo a nivel empresarial, sino que se necesitan cada vez más y más conocimientos para trabajar en sectores que están en constante evolución. De esta manera, la formación de nuestro equipo es vital para el crecimiento de una empresa, sobre todo en la gestión de talento joven.

El microlearning puede ser el complemento perfecto para los programas de formación dentro de la empresa ya que ofrece la posibilidad de proporcionar la información necesaria a los trabajadores de manera concisa y sintetizada. 

Así, evitamos sobrecargar de información a los profesionales de nuestra empresa. Por otra parte, conseguimos que retengan mejor las formaciones y tengan acceso a ella cada vez que la necesiten.

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¿Qué es el microlearning corporativo?

El microlearning, también llamado microaprendizaje, consiste en convertir las formaciones laborales en procesos mucho más sintetizados y breves. Esta dinámica tiene como objetivo fomentar la formación y el aprendizaje de calidad entre nuestros empleados, al cambiar algunas prácticas tradicionales como la duración de estos procesos y la manera en que se imparten.

Como regla general, el microlearning se basa en períodos de corta duración, en lugar de largos vídeos o presentaciones de cursos como se hacía de forma tradicional. Por lo general, las sesiones de microlearning duran menos de diez minutos y pueden tardar pocos minutos en completarse.

Cuando las personas aprenden grandes cantidades de información, la retienen durante cierto tiempo. Sin embargo, si esa información no se considera ‘crucial’ para las tareas que desarrollará, el conocimiento tiende a perderse con el tiempo.

El concepto de microlearning es de gran ayuda para abordar esta problemática. Dividir el contenido en partes pequeñas y recordar diferentes partes a lo largo del tiempo puede ayudar a mejorar la retención de conocimientos y la productividad de tu equipo.

¿Por qué es importante el microlearning dentro del contexto actual en el que vivimos?

En los últimos años, el perfil de competencias de los profesionales no ha parado de cambiar, sobre todo por las nuevas dinámicas laborales como el teletrabajo, que surgieron con la pandemia. Esta nueva normalidad ha llevado a los líderes de Recursos Humanos a buscar una serie de conocimientos y habilidades nuevas entre los candidatos que quieren integrarse a su equipo. 

En este ámbito, el concepto de microlearning por lo tanto es una herramienta muy útil para sintetizar conocimientos y garantizar así el crecimiento profesional de los trabajadores. Gracias al microlearning no necesitamos que los profesionales memoricen una serie de temarios extensos en los que puedan invertir horas y horas si no que nos limitamos a dar información para desarrollar competencias específicas de roles o tareas que necesiten.

Tipos de microlearning en una empresa

Existen diferentes momentos laborales en los que podemos aplicar el microlearning. Por ejemplo, esta dinámica se puede introducir en procesos de formación, aunque también en onboardings para nuevos integrantes.

Sin embargo, según el momento en el que integremos el microlearning deberemos aprender a distribuir el contenido, así como escoger el que nos será necesario para el caso en concreto.

Microlearning en onboarding

De la misma manera que nos encargamos de que el proceso de integración de un nuevo trabajador sea lo más completo posible, también deberemos garantizar su funcionamiento.

Por ejemplo, en caso de que necesitáramos realizar un onboarding a un trabajador en remoto, sería conveniente mostrar la información sobre su puesto de trabajo mediante vídeos cortos haciendo hincapié en las tareas o acciones principales que va a realizar.

No será necesario impartir reuniones de horas y horas donde el trabajador tenga que aprender cómo utilizar cierto programa o conceptos que no son imprescindibles en el momento. A medida que vaya realizando tareas, o descubriendo nuevos aspectos de su posición, podrá ir aprendiendo los nuevos conceptos que necesita para realizar sus tareas de manera independiente.

De esta manera, el aprendizaje es gradual, y funciona mejor al no atiborrar al trabajador de información que tal vez no utilizará de aquí a dos semanas.

Formaciones laborales con microlearning

Si a la hora de cubrir una vacante de trabajo exigiremos una serie de habilidades en concreto, tal vez tengamos profesionales en nuestra plantilla que buscan cambiar de especialización o formarse en un nuevo aspecto laboral. Ahí, entra nuestro deber como líderes en la gestión de talento.

Si nuestro proyecto ofrece esta posibilidad de crecer profesionalmente, el proceso para evitar la sobrecarga de información será el mismo que con los procesos de onboarding. Obviamente, dependerá del caso en que nos encontremos. Por ejemplo, pongamos el caso de que necesitemos ampliar nuestro personal de recepción y busquemos al mismo tiempo comenzar a trabajar con un programa nuevo como Excel.

En lugar de contratar a alguien nuevo con estas habilidades, lo mejor será tal vez ofrecer la posibilidad al trabajador que tenemos en plantilla de aprender a realizar tareas con él. Así, le ofreceremos la posibilidad de crecer, revalorizando su rol en el equipo y potenciando su compromiso con la empresa.

Estrategias de formación

Sin embargo, el contenido de esta formación también variará según su consistencia. De esta manera, lo más oportuno será dividir el contenido en vídeos cortos y, sobre todo, trabajar con planificación.

Así, podremos calcular exactamente en cuantas semanas, por ejemplo, podremos distribuir el contenido que el trabajador necesita aprender. Y ofreceremos un contenido que responda a la necesidad puntual de realizar ciertas tareas, trabajando poco a poco el conocimiento de nuestro trabajador sobre esta materia.

Microlearning para tareas específicas

De la misma manera que podemos ofrecer planes de formación a través del microlearning. También podemos aplicarlo en caso de que necesitemos que nuestro equipo sepa algo puntual sobre un aspecto en concreto.

Por ejemplo, si necesitásemos realizar una reunión sobre un nuevo tema laboral a trabajar, podremos recurrir a cápsulas de vídeo. Estas pueden enseñar a nuestros empleados lo que necesitamos que conozcan sobre el tema.

Así, garantizamos que al momento de realizar la reunión nuestros empleados puedan involucrarse en el tema sin tener que dedicarle una cantidad innecesaria de recursos y horas.

Comunicación interna y microlearning

La estrategia de microlearning también nos puede ayudar a hacer que toda la empresa esté en la misma página. Por ejemplo, en caso de que haya novedades o cambios significativos en una compañía, necesitaremos que toda la plantilla esté al tanto de estos cambios.

Una forma de que todos nuestros trabajadores reciben las novedades a seguir puede ser el crear una presentación corta en donde expongamos a toda la compañía las nuevas directrices. Así, evitamos reuniones tediosas y de larga duración, para ofrecer una herramienta que gracias al microlearning nos permita ahorrar en tiempo.

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Beneficios del microlearning

Entre los beneficios del microlearning encontramos, sobre todo, una brecha de conocimiento menor entre los trabajadores. El acceso a la información se prepara y ofrece de manera global, segmentado según las necesidades del proyecto, pero pensado para el equipo en su totalidad.

Por otra parte, esta estrategia también garantiza una mejor retención de la información. Si resumimos los conocimientos ofrecidos a aquellas partes que necesitamos en particular, el trabajador se verá mejor preparado para recibir este contenido y podrá ponerlo en práctica más rápido y muchas más veces.

Menor carga de tiempo e información

La principal razón por la que los empleados no participan en actividades de aprendizaje en el lugar de trabajo es porque no tienen tiempo. En el caso del microlearning es que sea rápido, no más de 10 minutos de material informativo.

Por otro lado, al sintetizar la información evitamos episodios de sobrecarga de información y mejoramos la retención del conocimiento. El microlearning facilita el autoaprendizaje permanente ya que las actividades cortas se pueden integrar fácilmente en las actividades del día a día.

Menor inversión

Otra de los beneficios del microlearning es que reduce la inversión tanto en el personal como en los procesos de formación, al no requerir tanto tiempo ni una intensa preparación de contenido. De la misma manera, al mostrarnos dispuestos a acompañar al trabajador en el proceso de crecer profesionalmente, aumentaremos su compromiso e interés en los resultados de la compañía.

Aumenta el compromiso de los trabajadores

Incluso las personas con una gran capacidad de atención pueden tener dificultades para permanecer comprometidas en largas sesiones de aprendizaje. Sin embargo, cuando las personas saben que su aprendizaje o capacitación tomará solo unos minutos, es mucho más fácil para ellos prestar atención.

A la mayoría de las personas se les hace más fácil interactuar con nueva información por períodos de tiempo más cortos, en lugar de más largos. El microlearning se adapta a esto y mantiene a los empleados comprometidos.

Consejos para aplicar el microlearning en tu empresa

Define si se ajusta a tus necesidades

El microlearning es una gran herramienta de aprendizaje, pero no necesariamente se ajusta a todos los temas o sectores de las empresas. Algunas tareas dependiendo del área en la que te encuentres son más complejas, manuales y que no se pueden incluir en un formato de menos de diez minutos.

Del mismo modo, estas tareas son casi imposibles de enseñar desde un curso online, un vídeo corto o una presentación de diapositivas. Estas tareas requieren capacitación en persona o en el trabajo, lo cual es inviable de completar en segmentos tan cortos de tiempo. Sin embargo, puede ser un buen enfoque de capacitación complementaria.

Reutiliza capacitaciones existentes

La reutilización de material puede aliviar la carga de trabajo de crear un plan de formación completamente nuevo si ya se cuenta con cursos y materiales de capacitación. Por ejemplo: algunas partes de cursos de capacitación que ya se tienen se pueden dividir en segmentos más cortos y usarse, siempre que tengan sentido con el tema a tratar. 

Utiliza mecánicas de gamificación

El uso de mecánicas y técnicas de gamificación puede convertir los cursos de microlearning en una manera divertida de aprender. Empieza a brindar a tus trabajadores los mismos sentimientos de logro y satisfacción que podrían haber recibido al desbloquear un nuevo nivel en un juego.

Por ejemplo, puedes otorgar insignias virtuales después de que completen un conjunto de cursos sobre un tema determinado o mostrar el avance de sus logros a través de comunicados que se publiquen en el portal de la empresa. 

Usa contenido interactivo

Una de las mejores cosas del microlearning es que aumenta el compromiso de los trabajadores. Además, al incluir elementos que llamen la atención como vídeos y cuestionarios puede mejorar más la retención de información brindada. 

Cuanto más corto es el video, más atractivo y memorable es. Solo asegúrate de incluir toda la información relevante en un marco de tiempo apropiado.

Facilita el acceso en cualquier momento

La clave del microaprendizaje es que la información esté al alcance de los trabajadores en cualquier momento. No deben existir restricciones que impidan a los empleados acceder a estos recursos de aprendizaje cuando lo crean conveniente. 

Por eso, es esencial crear materiales de microlearning que estén disponibles en cualquier dispositivo como smartphones o tabletas. En el caso de que la única forma de acceso al material de microlearning sea desde la computadora del trabajo, esta perderá su eficacia.

Fomenta el aprendizaje social y colaborativo

El aprendizaje social y el aprendizaje colaborativo pueden ser algunos de sus mayores aliados cuando implemente un programa de microlearning en tu organización. Ambos métodos de aprendizaje alientan a las personas a aprender y desarrollar sus habilidades de las personas que los rodean. 

Mientras que el aprendizaje social se centra más en la imitación de comportamientos positivos de los demás, el aprendizaje colaborativo se centra más en la lluvia de ideas con los compañeros, analizar su manera de pensar y, como resultado, aprender.

Ejemplos e ideas de microlearning

En este artículo hemos hablado en gran parte sobre cómo introducir el microlearning dentro de la empresa. A continuación, te detallaremos algunos ejemplos de formato para que puedas implementar el microlearning.

Podcast

Es un formato muy útil ya que se puede reproducir mientras se realizan tareas o al momento de trasladarse del trabajo a casa. Su uso es bastante sencillo y se puede reproducir en diferentes plataformas.

Preparando el contenido, podremos estructurarlo de tal manera que nos permita crear una estrategia de formación. Además, podremos trabajar con listas de reproducción donde agrupar las pastillas según su contenido en las mismas plataformas como Spotify o Soundcloud.

Pastillas de vídeo

Son vídeos cortos y diseñados para lograr un resultado de aprendizaje específico. Por ejemplo, los tutoriales o vídeos cortos de aprendizaje con una duración entre los 5 y 10 minutos.

Es una herramienta muy útil para enseñar para hacer ciertas tareas o trabajar con algunos programas, tanto de edición multimedia como de archivo y organización.

Entradas en el blog 

Ofrecer artículos a nuestros trabajadores también les ayudará, ya que si son breves tendrán el mismo potencial que los ejemplos anteriores.

Al resumir la información, utilizar la separación de párrafos y otros recursos como los hipervínculos y las negritas, podremos crear un contenido muy fácil de entender y por el que no será complicado navegar.

Juegos cortos

Una manera divertida de aprender mediante el juego y que puede incluir premios, beneficios o otros incentivos por la participación o por ganar con el máximo puntaje. Algunos ejemplos que podemos utilizar para aplicar a nuestros trabajadores son: cuestionarios de preguntas múltiples, encuestas, preguntas y respuestas, entre otros.

E-mail o newsletter

A través del envío de una newsletter podemos comunicar novedades de la empresa a nuestros clientes o trabajadores. Como ya lo hemos dicho, si tuviéramos que integrar nuevas directrices de manera global, podríamos explicarlas a través del envío de un breve e-mail.

Infografías

Las infografías son un formato visual utilizado para representar puntos clave e información numérica de determinado tema. Además emplea el uso de representaciones gráficas con información, datos o valores. Podemos dar a conocer información relevante de la empresa a nuestros trabajadores, como por ejemplo, los datos de avance de objetivos, crecimiento de ventas, etc.

 

La eficacia del microlearning yace básicamente en la rapidez con la que se pueden impartir conocimientos, y lo rápido en lo que puede hacerse. Sin embargo, la parte más importante de todo este proceso sigue siendo la planificación.

Es primordial escoger de manera correcta el contenido que tendremos que enseñar, la frecuencia con la que lo difundiremos, así como el orden y la valoración de sus resultados. Solo así podremos optimizar este proceso y ver realmente un mejor uso de nuestros recursos. De todas maneras, la mejor manera de gestionar las formaciones laborales es cuando trabajamos con un software empresarial.

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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