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Microlearning: aprende a implementarlo en RR.HH.

El entorno laboral es cada vez más competitivo. No solo a nivel empresarial, sino que se necesitan cada vez más y más conocimientos para trabajar en sectores que están en constante evolución. De esta manera, la formación de nuestro equipo es vital para el crecimiento de una empresa, sobre todo en la gestión de talento joven.

En esta línea, el microlearning ofrece formaciones, pero de manera concisa y sintetizada. Así, evitamos sobrecargar de información a los profesionales de nuestra empresa. Por otra parte, conseguimos que retengan mejor la información y tengan acceso a ella cada vez que la necesiten.

¿Qué es el microlearning?

El microlearning consiste en convertir las formaciones laborales en procesos mucho más sintetizados y breves. Esta dinámica tiene como objetivo fomentar la formación y el aprendizaje de calidad entre nuestros empleados, al cambiar algunas prácticas tradicionales como la duración de estos procesos y la manera en que se imparten.

Está claro que en el escenario actual las competencias de un profesional no paran de cambiar, sobre todo por las nuevas dinámicas laborales como el teletrabajo, que surgieron con la pandemia del COVID-19. En los últimos meses hemos visto un cambio significativo en la manera que trabajamos, por lo que muchos procesos ahora están digitalizados o automatizados.

Nuevas necesidades

Este fenómeno ha llevado a los líderes de las áreas de Recursos Humanos a buscar una serie conocimientos y habilidades nuevas entre los candidatos que quieren integrarse en un equipo. En este ámbito, el concepto de microlearning por lo tanto es una herramienta muy útil para sintetizar conocimientos y garantizar así el crecimiento profesional de nuestros trabajadores.

De esta manera, a través de sesiones que duran como máximo 10 minutos podemos hacer que nuestro equipo adquiera información concreta y necesaria para una duda o tarea en particular.

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¿Por qué es importante?

En las universidades, los estudios de grado se dividen entre cuatro y cinco años. Durante el período escolar, los conocimientos también se dividen en casi una década distribuida en diferentes grados, según los niveles de conocimientos. Lo mismo ocurre con la formación laboral.

Sin embargo, esto no significa que nos vayamos a enfrentar a años de planes de formación con el microlearning. Al contrario que con la época estudiantil, en el aspecto laboral no necesitamos que los profesionales memoricen una serie de temarios. Nos limitamos a competencias específicas para roles o tareas.

Por ejemplo, en caso de que necesitásemos que trabajasen una tarea con Excel, sería conveniente enseñarles los recursos pero haciendo hincapié en las acciones en concreto que requerimos. No es necesario impartir un curso global sobre todo lo que pueden hacer con este programa. Sin embargo, por este preciso motivo es es primordial planificar previamente el contenido y escoger lo que realmente nos será útil.

Beneficios del microlearning

Entre los beneficios del microlearning encontramos, sobre todo, una brecha de conocimiento menor entre los trabajadores. El acceso a la información se prepara y ofrece de manera global, segmentado según las necesidades del proyecto, pero pensado para el equipo en su totalidad.

Por otra parte, esta estrategia también garantiza una mejor retención de la información. Si resumimos los conocimientos ofrecidos a aquellas partes que necesitamos en particular, el trabajador se verá mejor preparado para recibir este contenido y podrá ponerlo en práctica más rápido y muchas más veces.

Menos carga de información

Hemos visto que el crecimiento empresarial se puede garantizar desde la gestión de personas, por lo que esta dinámica puede marcar un antes y un después en el crecimiento de un proyecto. Al sintetizar la información, evitamos episodios de sobrecarga de información.

Por otra parte, también ganamos en rapidez al optimizar uno de los aspectos más importantes de los Recursos Humanos: la formación en empresas.

Menos inversión

Otra de las ventajas del microlearning es que reduce la inversión tanto en el personal como en los procesos de formación, al no requerir tanto tiempo ni una intensa preparación de contenido. De la misma manera, al mostrarnos dispuestos a acompañar al trabajador en el proceso de crecer profesionalmente, aumentaremos su compromiso e interés en los resultados de la compañía.

¿Cómo aplicar el microlearning en una empresa?

Existen diferentes momentos laborales en los que podemos aplicar el microlearning. Por ejemplo, esta dinámica se puede introducir en procesos de formación, aunque también en onboardings para nuevos integrantes.

Sin embargo, según el momento en el que integremos el microlearning deberemos aprender a distribuir el contenido, así como escoger el que nos será necesario para el caso en concreto.

Microlearning en onboarding

De la misma manera que nos encargamos de que el proceso de integración de un nuevo trabajador sea lo más completo posible, también deberemos garantizar su funcionamiento. Por ejemplo, es tradicional recibir a las nuevas integraciones con reuniones de horas y horas donde deberán aprender y apuntar una inmensa cantidad de información.

Sin embargo, pongamos por ejemplo que dividimos todo este contenido en pastillas audiovisuales. A medida que el trabajador vaya realizando tareas, o descubriendo nuevos aspectos de su posición, podrá ir aprendiendo los nuevos conceptos que necesita para realizar sus tareas de manera independiente.

De esta manera, el aprendizaje es gradual, y funciona mejor al no atiborrar al trabajador de información que tal vez no utilizará de aquí a dos semanas.

Formaciones laborales con microlearning

Si a la hora de cubrir una vacante de trabajo exigiremos una serie de habilidades en concreto, tal vez tengamos profesionales en nuestra plantilla que buscan cambiar de especialización o formarse en un nuevo aspecto laboral. Ahí, entra nuestro deber como líderes en la gestión de talento.

Si nuestro proyecto ofrece esta posibilidad de crecer profesionalmente, el proceso para evitar la sobrecarga de información será el mismo que con los procesos de onboarding. Obviamente, dependerá del caso en que nos encontremos. Por ejemplo, pongamos el caso de que necesitemos ampliar nuestro personal de recepción y busquemos al mismo tiempo comenzar a trabajar con un programa nuevo como Excel.

En lugar de contratar a alguien nuevo con estas habilidades, lo mejor será tal vez ofrecer la posibilidad al trabajador que tenemos en plantilla de aprender a realizar tareas con él. Así, le ofreceremos la posibilidad de crecer, revalorizando su rol en el equipo y potenciando su compromiso con la empresa.

Estrategias de formación

Sin embargo, el contenido de esta formación también variará según su consistencia. De esta manera, lo más oportuno será dividir el contenido en pastillas audiovisuales y, sobre todo, trabajar con planificación.

Así, podremos calcular exactamente en cuantas semanas, por ejemplo, podremos distribuir el contenido que el trabajador necesita aprender. Y ofreceremos un contenido que responda a la necesidad puntual de realizar ciertas tareas, trabajando poco a poco el conocimiento de nuestro trabajador sobre esta materia.

Microlearning para tareas específicas

De la misma manera que podemos ofrecer planes de formación a través del microlearning. También podemos aplicarlo en caso de que necesitemos que nuestro equipo sepa algo puntual sobre un aspecto en concreto.

Por ejemplo, si necesitásemos realizar una reunión sobre un nuevo tema laboral a trabajar, podremos recurrir a capsulas de vídeo. Estas pueden enseñar a nuestros empleados lo que necesitamos que conozcan sobre el tema.

Así, garantizamos que al momento de realizar la reunión nuestros empleados puedan involucrarse en el tema sin tener que dedicarle una cantidad innecesaria de recursos y horas.

Comunicación interna y microlearning

La estrategia de microlearning también nos puede ayudar a hacer que toda la empresa esté en la misma página. Por ejemplo, en caso de que haya novedades o cambios significativos en una compañía, necesitaremos que toda la plantilla esté al tanto de estos cambios.

De esta manera, para que todos nuestros trabajadores reciben las novedades o nuevas directrices a seguir de manera conjunta, podremos recurrir al microlearning. Así, evitamos reuniones tediosas y de larga duración, para ofrecer una herramienta que nos permite ahorrar en tiempo, así como escoger el momento en que nuestros trabajadores quieran o puedan ponerse con ella.

Ejemplos e ideas de microlearning

En este artículo hemos hablado en gran parte sobre las pastillas de vídeo para introducir el microlearning. Sin embargo, las maneras de implementarlo en una empresa van desde correos electrónicos, a podcasts y entradas en el blog.

Podcast

Es un formato muy útil ya que se puede reproducir mientras se realizan tareas o al momento de trasladarse del trabajo a casa. Su uso es bastante sencillo y se puede reproducir en diferentes plataformas.

Preparando el contenido, podremos estructurarlo de tal manera que nos permita crear una estrategia de formación. Además, podremos trabajar con listas de reproducción donde agrupar las pastillas según su contenido en las mismas plataformas como Spotify o Soundcloud.

Pastillas de vídeo

Son muy útiles a la hora de explicar tutoriales o como hacer procesos relativamente cortos. Por ejemplo, una duración recomendable oscilaría entre los 3 y 5 minutos.

Es una herramienta muy util para enseñar, por ejemplo, como hacer ciertas tareas o trabajar con algunos programas, tanto de edición multimedia como de archivo y organización.

Entradas en el blog 

Ofrecer artículos a nuestros trabajadores tamibén les ayudará, ya que si son breves tendrán el mismo potencial que los ejemplos anteriores.

Al resumir la información, utilizar la separación de párrafos y otros recursos como los hipervínculos y las negritas, podremos crear un contenido muy fácil de entender y por el que no será complicado navegar.

E-mail o newsletter

De la misma manera que comunicamos novedades de la empresa a nuestros clientes o trabajadores, podemos hacerlo con la formación. De esta manera, si tuviéramos que integrar nuevas directrices de manera global, podríamos explicarlas a través de un breve e-mail.

 

La eficacia del microlearning yace básicamente en la rapidez con la que se pueden impartir conocimientos, y lo rápido en lo que puede hacerse. Sin embargo, la parte más importante de todo este proceso sigue siendo la planificación.

Es primordial escoger de manera correcta el contenido que tendremos que enseñar, la frecuencia con la que lo difundiremos, así como el orden y la valoración de sus resultados. Solo así podremos optimizar este proceso y ver realmente un mejor uso de nuestros recursos. De todas maneras, la mejor manera de gestionar las formaciones laborales es cuando trabajamos con un software empresarial.

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Felipe Valenzuela es Content Specialist para el mercado español en Factorial. Graduado en Comunicación e Industrias Culturales por la Universidad de Barcelona, tiene experiencia creando contenido para diferentes formatos y canales desde 2017.

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