Con el avance de la tecnología, cada vez son más las posibilidades que nos brindan las herramientas digitales de mejorar los procesos dentro de nuestra organización.
Así como sucede con nuestras propias vidas, pensar en una compañía sin la presencia de ordenadores, portátiles, móviles, servidores y conectividad es inconcebible. Pero en la actualidad, son cada vez más las organizaciones que delegan sus operaciones a un software empresarial. Pero de qué se trata este tipo de innovación y qué repercusiones tiene?
Tabla de contenidos
Para qué sirve un software empresarial
Para entender las implicancias de un software empresarial, debemos primero comprender el concepto de escalabilidad. Cuando los modelos de negocios son lo suficientemente eficientes y además, las estrategias de crecimiento son ejecutadas en forma correcta, las empresas se hacen escalables. Es decir, que crecen en manera sostenida.
A mayor crecimiento de la empresa, por supuesto se generan mayores beneficios pero al mismo tiempo, aparecen nuevos desafíos. En la enorme mayoría de los casos, estos tienen que ver con la manera en la que se gestionan los diferentes aspectos de la compañía.
Dicho de otra manera, la función primordial de un software empresarial como de un software de recursos humanos, es la de agilizar las operaciones y procesos internos, mejorando la performance de las partes individuales, equipos, y de la plantilla en general.
Todo esto con el fin último de lograr una optimización de recursos materiales e inmateriales. Es decir, tiempo y dinero.
Tipos de software empresarial y ejemplos
La tecnología, afortunadamente nos permite un enorme abanico de opciones en términos de personalización. Y es justamente por este motivo que existen diferentes clases de plataformas por las que podemos usar para la gestión de negocios.
- SaaS (Software as a Service).
En castellano, “software como servicio”. Este tipo de plataformas proveen un servicio basado en a nube o en cloud computing, lo que implica que puede ser utilizado en cualquier momento y lugar sin la necesidad de descargar e instalar un software en un ordenador. Solamente se necesita de conectividad a Internet para aprovechar sus funcionalidades. La aplicación de software puede ser cualquier cosa, desde software de oficina hasta comunicaciones unificadas, entre una amplia gama de otras aplicaciones comerciales disponibles.
Un ejemplo de un SaaS de Recursos Humanos es Factorial. - CRM (Costumer Relationship Manager).
O simplemente “Sistema de gestión de clientes”. Un sistema CRM asegura que tu equipo esté al tanto de cada cliente, sus necesidades, compras y todo lo que implica una relación con los consumidores. Se basa en una lista de contactos que le permite realizar un seguimiento de cómo y cuándo ha interactuado con una persona y garantiza que no solo tener registro de estas acciones sino fidelizar e incrementar las ventas.
Un ejemplo de CRM Es Salesforce. - Marketing automation.
También conocido como automatizaciones de Marketing. Las soluciones de marketing ayudan a convertir a un cliente regular en un embajador de marca. Sirve para segmentar audiencias, crear campañas de marketing altamente personalizadas y automatizar comunicaciones a través de las redes sociales.
Un ejemplo de Marketing automation es Hubspot.
Beneficios de un software empresarial
Al momento de tomar la decisión de, efectivamente invertir en un software de empresa, son muchas las cuestiones que debemos tomar en consideración. Pero lo más importante, es siempre tener una clara idea de las ventajas que nos aportan este tipo de herramientas.
- Mejora la productividad de los trabajadores.
Toda persona que esté a cargo de los destinos de una organización, sabe que alcanzar objetivos de negocio es fundamental para poder mantenerse a flote. Las plataformas para la gestión de negocios son aliados clave que contribuyen a la sistematización de procesos, a mejorar la calidad de vida de los empleados y a ahorrar recursos. De manera tal que, los procesos internos, se agilizan y los y las trabajadoras pueden concentrarse en labores propios de su función sin perder tiempo en otras actividades.
- Pone fin al error humano.
Supongamos que tuviéramos que modificar, chequear o actualizar una decena de documentos como pueden ser contratos o nóminas. Si esa tarea estuviera a cargo de una sola persona que, a su vez, debe prestar atención a otras gestiones, muy probablemente en algún momento cometa algún equívoco que puede llevar a mayores inconvenientes. Un software de empresa se dedica a automatizar todo este tipo de gestiones y generar flujos de trabajo que evitan el margen a equivocaciones que puedan costarnos caro.
- Facilita la comunicación.
El flujo de información dentro de una empresa, puede significar el éxito o el fracaso de una organización. La comunicación interna no solamente sirve para celebrar fechas y eventos (que es por cierto, muy importante), sino para dar a conocer cambios fundamentales que impactan directamente en la vida de los trabajadores:
- Nuevas políticas de empresa.
- Recordatorios de normas de conducta.
- Cambios en turnos.
- Nuevas designaciones de cargos.
- Integrantes de equipos y reestructuraciones.
- Oficinas/escritorios libres en modalidad híbrida.
El software de gestión empresarial ideal, obligadamente incluye herramientas de comunicación, como centros de mensajes, sistema de chats, comunidades, tablones de anuncios y visualización de disponibilidad horaria y ausencias/vacaciones de la plantilla.
- Evita multas.
Cumplir con las exigencias de las leyes laborales es otro de los enormes beneficios de un software de gestión de empresa. Muchos de los requerimientos de las normativas vigentes tienen que ver con mantener un cierto nivel de rigurosidad y seguridad dentro de la empresa, que garantice las mejores condiciones para quienes las integran.
Desde el control horario hasta el Registro Salarial Obligatorio, los softwares empresariales ayudan no solo a obtener datos vitales para este tipo de gestiones, sino a administrarlos y conservarlos en manera centralizada, accesible y segura.
- Mejora el vínculo con terceros.
Además de quienes forman parte de la plantilla, los softwares de gestión son de gran ayuda para mejorar las relaciones que podamos establecer con proveedores o clientes. Un software de empresa apropiado, tiene funciones que permiten conectar con los consumidores de manera directa, ya sea mediante una plataforma de chat, mensajería o llamadas.
Al mismo tiempo, estos pueden ser utilizados para anunciar nuevos lanzamientos, promociones o fechas de entrega de pedidos.
Cómo elegir un software empresarial
Elegir un software de gestión de empresas puede parecer una tarea sencilla pero la realidad es que encierra grandes responsabilidades. Llegada esta instancia es de vital importancia conocer a ciencia cierta todo lo que sucede dentro de la compañía, cuáles son sus puntos débiles, fuertes, en qué área hay mayores inconvenientes, por qué motivo, y cuáles otras son productivas y eficientes.
Esto implica que elegir la plataforma más adecuada exige tener en cuenta no solo el presupuesto, las recomendaciones que nos puedan hacer u optar por una herramienta de moda, sino contemplar las necesidades reales de la organización y los objetivos a mediano y corto plazo que el software nos pueda ayudar a alcanzar. Para eso será necesario:
Tener en cuenta a los empleados
Cuando se trata de su equipo, son muchas las cuestiones a considerar. Las funciones de software que necesita probablemente dependerán de cuántos empleados utilizarán el software. Y en el mismo sentido, muchas plataformas ofrecen servicios, beneficios y costes diferentes según el tamaño de la empresa.
Del mismo modo es clave sopesar qué tipo de modalidad de empleo gestionamos. Si se trata de trabajo 100% presencial o remoto o en todo caso, trabajo híbrido. Y además, qué tipo de jornada (completa o parcial) hacen los empleados.
Otra cosa también puede hacer inclinar la balanza, es conocer qué otros tipos de plataformas utilizan los trabajadores ahora y qué resultados dan. Así como también, si la propuesta de nuevo software nos facilita algún tipo de apoyo para poder instruir a los empleados, es decir si tendremos o no acceso a soporte al cliente, servicios de instalación, seguimiento, etc.
Saber qué quieren nuestros clientes
A continuación, debes pensar en las necesidades de los clientes y en los potenciales consumidores. Si bien es posible que no interactúen directamente con el software que seleccione, sus necesidades ciertamente dictarán la dirección que elijas.
Según el tipo de negocio puede que cada uno de tus clientes requiera mucha personalización y atención individual, o por el contrario, tal vez es mejor trabajar sobre gestiones en masa bajo mismos parámetros.
Una pregunta interesante también es si ¿el producto o servicio que ofreces a tus clientes requiere que les dé acceso a un panel o perfil? Si es así, ¿cómo afectará el software que selecciones para gestiones internas sobre esta experiencia de usuario?
Software empresarial y el impacto sobre el liderazgo
Si eres CEO, supervisora, jefa, gerente del área de rrhh o de cualquier otro departamento, esta decisión de optar por un software empresarial te impactará directamente a ti y a los y las demás mánagers.
Para saber exactamente cómo optar por la mejor opción, debes pensar si por ejemplo, necesitas un software que sea rápido y fácil de entender para los empleados, o puedes permitirse el lujo de lidiar con una curva de aprendizaje más larga. Además ¿Qué puedes pagar razonablemente sin estresar su presupuesto y afectar tu gestión de gastos?
Comparar precio y valor
Seguramente más de una vez en tu vida has escuchado la frase “lo barato sale caro”. Y cuando hablamos de un software empresarial estamos haciendo referencia a una plataforma donde centralizaremos gran parte de nuestras tareas y donde se volcarán daos sensibles de nuestro negocio. ¿Vale la pena optar por la opción más amigable con el bolsillo sólo porque no queremos estirarnos con un presupuesto más grande? ¿Debería excederme por completo en el manejo de mis finanzas solo para tener la mejor plataforma?
Ni una cosa ni a otra. Es importante siempre tratar de encontrar la mejor opción precio calidad. Y para que esto suceda debemos priorizar aquellas áreas que sí o sí no podamos dejar de lado y buscar la plataforma que sea fuerte en esos aspectos y que se ajuste a lo que podemos invertir.
Ten en cuenta la accesibilidad del software empresarial
Hay altas probabilidades de que en tu empresa convivan personas de diferentes generaciones, desde los centennials y millennials hasta los boomers. Y bien sabemos que existe una notoria brecha digital en la forma de aprendizaje y asimilación entre los nativos digitales y aquellas personas más adultas.
Por este motivo debes pensar qué tan accesible es tu nuevo software. ¿Pueden acceder fácilmente todos los que lo necesiten o está restringido a un puñado de personas? Aún más importante, ¿solo se puede acceder a él desde ciertas ubicaciones / dispositivos, o permite la conectividad remota? ¿Su uso es intuitivo y posee opciones para personas con algún tipo de discapacidad o limitación física o requiere de un curso introductorio para aprender a usarlo?
En el mismo sentido, la cantidad de colaboración que permite una solución de software es muy importante. En muchas situaciones, necesitarás la plataforma para facilitar la comunicación entre diferentes equipos, clientes, personal de soporte y usted mismo. Si la colaboración es limitada, puede tener problemas de vez en cuando.
Elegir un software empresarial es un excelente paso para abrirse camino a las tendencias tecnológicas de gestión interna que ya se encuentran en camino y para poder adaptar nuestra empresa a la total y completa digitalización.
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