Home office, guía definitiva para la implementación en empresas

Se trata de un viejo conocido sobre todo en la industria tecnológicas. Durante muchos años fue el gran fantasma de las empresas con culturas tradicionales y conservadores. Pero con el inicio de la pandemia del Covid-19, se volvió una herramienta invaluable para proteger el bienestar de trabajadores, de la comunidad y mantener compañías a flote. El home office es sin dudarlo el protagonista de 2020.

Aunque es cierto que el teletrabajo ya era una realidad concreta hace tiempo, su crecimiento exponencial tomó por sorpresa a gran parte de la población. Tanto que casi seis meses luego del inicio de la crisis sanitaria todavía existen empresas en las cuáles la implementación de home office se lleva a cabo con dificultad o no han logrado transicionar a esta metodología.

Qué es home office, definición

A grandes rasgos y teniendo en cuenta los conceptos que define la Organización Mundial del Trabajo, si hablamos estrictamente del home office o teletrabajo, podríamos decir que es una modalidad que se lleva a cabo fuera de la central de oficinas de una empresa.

Históricamente, lo que se entendía por home office estaba íntimamente emparentado y casi exclusivamente relegado a los sectores laborales dedicados al uso de TICs (tecnologías de la información y de la comunicación.

Sin embargo y como hemos ya establecido, esto por supuesto se ha ampliado y ramificado no solo gracias a las mayores posibilidades de acceso y conectividad sino a la pandemia del coronavirus.

 

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¿Qué dice la ley española acerca del home office?

Luego de la interposición del estado de alarma durante los primeros meses del año, la crisis sanitaria y económica pusieron de manifiesto la necesidad urgente de buscar regular la actividad acorde a los tiempos de la actualidad.

Es por eso que el nuevo decreto-ley de teletrabajo que regula el home office, que entró en vigencia recientemente, pone de manifiesto algunas de las necesidades claves tanto para empresas como para empleados.

Específicamente referido al home office, la ley logra definirlo específicamente como “trabajo a distancia” siendo el propio hogar usualmente el sitio de desempeño. Teletrabajo serán actividades que se desarrollan exclusivamente por vía telemática, y trabajo presencial que es la forma tradicional.

Algunos de los conceptos más importantes de la norma establecen:

  • Carácter revocable, de mutuo acuerdo y no obligatorio de la modalidad de empleo.
  • Siempre previo a firma de contrato o acuerdo específico para este fin.
  • Las empresas deberán costear los montos destinados a gastos asociados con el desempeño laboral tanto  (energía, agua, conexión a Internet, etc.).
  • El equipamiento físico para los empleados deberá ser aportado por la empresa.
  • Contarán con los mismos derechos y obligaciones que aquellos que se desempeñen en forma tradicional.
  • Se considerará teletrabajo cuando esta modalidad de empleo se desarrolle durante al menos un 30% de la jornada semanal (1.5 días).

Panorama del home office en España

Según los datos recabados por la agencia de noticias Europa Press y aquellos que ha logrado recopilar el Instituto Nacional de Estadística, la situación actual de empleo en lo que se refiere a modalidad home office, presenta características únicas.

En principio, llama la atención que (en circunstancias normales), de los casi 19 millones de empleados del país, solamente unos 950mil trabajan en modalidad de teletrabajo casi la mitad del tiempo. Mientras que cerca de 600mil lo hizo en forma ocasional. Esto significa aproximadamente un 8% de la población total, aunque hay que tener en cuenta que según la industria y región, este porcentaje tiene el potencial de crecer más del 20%.

Por supuesto, se cree que durante los meses de confinamiento e inclusive llegada la nueva normalidad, estas cifras han crecido exponencialmente y en forma sostenida. Los datos concretos estarán disponibles el año próximo pero las proyecciones actuales coinciden sin discusión en que las regiones de Madrid, Cataluña y el País Vasco, son las que lideran y empujan la revolución tecnológica del home office.

 

home office y productividad

Cinco beneficios del Home office

Sí, las diferencias entre el trabajo presencial y el home office en principio son evidentes. Mientras que en el primer caso los empleados deben permanecer en las instalaciones de la empresa, en el segundo pueden desempeñarse en sus labores diarias desde sus casas o el lugar que prefieran.

Sin embargo, existen otras cuestiones a considerar cuando se trata de optar por una u otra forma (ya sea por temas de salud o por mera preferencia del departamento de recursos humanos). Estos es principalmente referido a  las amplias ventajas que puede reportar el home office tanto para empresas como para mejorar el employee experience de los trabajadores.

  1. Contribuye a dinamizar tareas
    Sin distracciones innecesarias ni necesidad de traslados, los procesos a cargo del área de recursos humanos se dinamizan sensiblemente. Desde el onboarding hasta los controles de nóminas, el uso de herramientas digitales de gestión de talento facilita la automatización de estas tareas.
  2. Es útil para el control de gastos
    Al prescindir de una oficina se reduce al máximo la inversión tanto en mobiliario como en alquileres, así como en otras cuestiones asociadas como snacks, insumos de oficina y productos de limpieza, seguridad e higiene.
  3. Facilita el control horario
    Ya sea debido a las facilidades de la administración y uso de sistemas de fichaje mediante software de rrhh o por el simple hecho de que el absentismo (sobre todo por causas injustificadas) se reduce al máximo.
  4. Fideliza a empleados
    La comodidad del hogar, la flexibilidad horaria y la dinámica laboral, son claves para aportar al sentimiento de pertenencia que hace que los trabajadores se comprometan con los objetivos de la empresa.
  5. Capta al mejor talento
    Así como las organizaciones más destacadas pueden ser exigentes con las expectativas que tienen respecto de sus empleados, lo mismo sucede con los trabajadores. Usualmente los profesionales altamente calificados no solo le dan importancia a la remuneración monetaria de sus empleos, sino también a beneficios accesorios. Uno de ellos, la posibilidad de trabajar desde casa.

Home office y productividad

Sin lugar a dudas este es un por lejos uno de los puntos más destacables y fuertes del home office: el incremento notable, sostenido y significativo de la productividad y eficiencia de los trabajadores.

Subjetivamente hablando es posible realizar una serie de enumeraciones extensivas, en donde se destacarán aspectos como la reducción del estrés, el incremento del tiempo que los empleados pasan en familia e inclusive cómo esta modalidad contribuye a mejorar el equilibrio en sus dietas.

Pero la forma más concreta de tener una visión acabada acerca de los beneficios del home office y su impacto en la productividad, son afortunadamente cuantificables.

Una compañía dedicada a la aplicación de big data para monitoreo de performance en rrhh, publicó un reporte en el cual analizaron hasta 100 millones puntos de información recolectados de aproximadamente 30 mil empresas con sede en los Estados Unidos.

Los resultados de la medición hecha inicialmente en 2019 fueron contrastados con aquellos recogidos durante 2020. A pesar de la crisis del covid, la incertidumbre generalizada y los confinamientos selectivos, las cifras del trabajo en modalidad home office son verdaderamente sorprendentes.

  • El incremento en la productividad alcanza un 47% comparado con el desempeño en oficinas.
  • El volumen de llamados telefónicos se disparó en un 230%.
  • La actividad en plataformas de CRM (customer relationship management) trepó hasta un 176%.
  • El uso de la comunicación vía e-mail creció un 56%.
  • La interacción en plataformas de chat evidencia un aumento del 9.

Curiosamente, un dato que se desprende del análisis es que el uso de aplicaciones de calendario, se redujo un 22%. Esto en consonancia de la reducción notable del acceso a documentación que ronda el 26%.

Todo esto sugeriría que las herramientas digitales reemplazan la necesidad de reuniones (inclusive aunque sean virtuales) y que esto repercute directa y positivamente en el desempeño de los trabajadores.

Respecto de la optimización del tiempo y uso de la jornada laboral, el estudio revela que, a pesar de que los horarios de empleo oscilan entre las 08.30 y 17.30 horas, la mayor productividad sucede entre las 10 y las 15 horas.

Los días de mayor productividad son los martes, miércoles y jueves. Mientras que durante los viernes y lunes, se evidencia una importante desaceleración en la performance.

Home office consejos

Cuatro claves para implementar el home office

Ya sea por cuestiones de salud motivadas por la crisis sanitaria que implica la pandemia del Covid-19 o simplemente por actualizar procesos, lo cierto es que el home office ha dejado de ser una tendencia venidera para convertirse en una realidad.

Tanto así que debido a la urgencia con la cual millones de personas debieron volcarse al teletrabajo para salvaguardar su continuidad laboral, es que en estos momentos se discute a nivel social un cambio radical de paradigma. Este se conocido como la cuarta revolución industrial.

A pesar de que estos cambios drásticos se esperaban para dentro del próximo lustro, la aceleración exponencial del desarrollo y aplicación de tecnologías relacionadas con la robótica, la inteligencia artificial y el big data significan toda una revolución. Es vital para no quedar fuera de este fenómeno y mantenerse a flote, desarrollar un plan de abordaje que contemple cuatro ejes fundamentales.

Acogerse a la legislación

Puede parecer una obviedad pero lo cierto es que, como con cualquier actividad empresarial, es fundamental no solamente operar acorde a la ley sino que esta sirva como un punto de partida para estructurar nuestras operaciones.

En el caso español, la nueva ley de teletrabajo establece pautas claras que contribuyen a aclarar cuestiones vinculares entre la empresa y los trabajadores que antes estaban en un terreno gris. Horarios, pagos, obligaciones, insumos, todo esto será vital al contemplar la planificación interna y debe responder a las exigencias legales.

Apostar a un cambio cultural

Probablemente sea lo más complejo sobre todo en organizaciones más bien tradicionales. Modificar la cultura de una organización lleva tiempo, se trata de proceso en el cual deben introducirse nuevos usos y costumbres así como herramientas, y junto con esto fomentar un cambio de comportamiento por parte de los trabajadores.

La implementación del home office usualmente exige mayor transparencia en las comunicación interna, mayor diálogo y flexibilidad. Pero también y debido a sus comodidades, mayor compromiso con objetivos y la evaluación de performance para incrementar la eficiencia.

Afianzar conocimientos nuevos, inducir y enseñar acerca del uso de nuevas herramientas es vital para garantizar mayor seguridad, confianza e independencia. De lo contrario este será un proceso complejo donde los empleados pondrán demasiada resistencia a la adaptación.

Centraliza el acceso a la información

Al imponerse nuevos procedimientos para ejecutar la modalidad de home office, naturalmente estas tareas implicarán el seguimiento de determinados lineamientos (de conducta, horarios, usos, etc).

Lo mismo sucede al adaptar y/o automatizar deberes cotidianos como firmas de documentos, fichajes, controles de nómina o vacaciones. Todo lo que suceda desde el departamento de rrh y pueda llegar a afectar o requerir de la participación de los empleados debe ser fácil de acceder y de utilizar. En este caso es una buena idea optar por un software de gestión de talento.

No perder contacto

Con la finalidad de no resentir los vínculos ni perjudicar las dinámicas, es siempre una excelente iniciativa optar por mecánicas que contribuyan a evitar el aislamiento y contribuyan al equipo.

Es por eso que lo más recomendable es optar por un sistema mixto que combine el trabajo presencial con el home office. De esta manera no se diluye la sensación de pertenencia a la empresa (y con ella el compromiso con objetivos) mientras que se respeta e incentiva la autonomía y ownership de los trabajadores.

Cómo medir el rendimiento en modalidad home office

Una de las bases para la implementación efectiva del home office es la noción fundamental que habla a las claras (como hemos analizado), del incremento notable de la performance. Pero para asegurarnos de que esto suceda, es necesario poder confiar en datos cualitativos pero sobre todo, cuantitativos.

Utiliza KPIs para rrhh

Los key performance indicators, son parámetros de medición que contribuyen a tener acceso a información valiosa para la toma de decisiones. Los KPIs para recursos humanos constituyen instrumentos ideales para entender el contexto de una organización y poder planificar en consecuencia.

Reportes de sueldos para entender la competitividad dentro de la industria, o de edad de la plantilla para reforzar políticas acordes, son algunos de los datos cuantificables en cualquier empresa.

 

Realizar evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones son, nada más ni nada menos, que una serie de informes y reportes analíticos que se ejecutan con el fin de poder ejecutar un rastreo acerca de la performance de los trabajadores.

Las evaluaciones de desempeño se realizan en forma sistemática y periódica. Puede tratarse de una autoevaluación, o una prueba hecha por un superior o por varios supervisores y colegas.

Así como sirven para obtener feedback y mejorar la comunicación, las evaluaciones de desempeño sobre todo ejecutadas en modalidad home office, son grandes herramientas de entrenamiento en nuevas tecnologías y prácticas dentro de una organización.

La implementación del home office puede significar un auténtico desafío para el sector privado, sobre todo las pequeñas y medianas empresas o aquellas organizaciones con estructuras y cultura conservadoras. Sin embargo, las nuevas tecnologías facilitan este proceso dando lugar no solo a la adaptación e innovación sino al incremento de la productividad general.

 

 

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