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control horario de empleados

Cinco consejos para ahorrar dinero en el control horario de empleados

Además de su obligatoriedad legal, implementar una política correctamente diseñada para el control horario en empresas, puede significar grandes beneficios en términos de bienestar y productividad laboral.

Sin embargo, cuando este aspecto se descuida o no se optimiza para estar acorde con las exigencias propias del día a día, gestión de tiempo en organizaciones puede convertirse antes de lo que imaginamos en una enorme fuente de conflictos y sobre todo de pérdida de dinero.

Porqué necesitas implementar el control horario de empleados

Es sin dudas un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no, sus objetivos de negocio en el mediano y largo plazo. El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo o bien, el inicio y final de la jornada laboral cuando se implementa el teletrabajo.

El control horario en empresas es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y, recientemente, cumplir con la ley actual y reciente que tiene vigencia nacional.

El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía, al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.


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Control horario y gestión de turnos

Íntimamente relacionada con el control horario, la gestión de turnos es otro elemento que debe tenerse en cuenta en toda empresa que, debido a los productos o servicios que genera, necesiten mantenerse en funcionamiento 24/7 los 365 días del año.

En términos estrictamente asociados a las metas productivas, la gestión de turnos es un instrumento que facilita enormemente las posibilidades de crecimiento y expansión. Esto debido a que el capital humano puede aprovecharse de una manera intercalada teniendo en cuenta roles, tareas y responsabilidad.

Al mismo tiempo, siempre y cuando sea aplicado en forma adecuada, estructurar nuestra plantilla con turnos rotativos ayuda a contribuir al equilibrio de la vida personal y profesional de nuestros trabajadores así como a maximizar sus contribuciones dentro de la empresa.

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Qué dice la ley de control horario

La (relativamente) nueva ley de control horario que entró en vigencia en marzo de 2019, supuso un gran cambio de usos y costumbres para empresas y empleados. La nueva norma legislativa, básicamente puso de manifiesto la obligación legal de que los ingresos, egresos y duración de la jornada laboral, sea registrada sin excepciones.

Todo esto con el fin de terminar con prácticas abusivas relacionadas con la precarización laboral, las relaciones abusivas hacia los trabajadores y también, para contribuir a que se realice un registro y pago correspondiente de las horas extras que computan los empleados.

Aunque la ley no especifica exactamente cómo llevar a cabo el control horario, los métodos actuales que se consideran válidos abarcan desde el registro en papel, hasta el uso de planillas de cálculo, códigos QR, programas de recursos humanos y apps.

Naturalmente, no cumplimentar con lo que exige la ley implica incurrir en prácticas fraudulentas que, en caso de una inspección laboral, puede significar la sanciones penalizadas con altas sumas de dinero.

Beneficios del control horario de empleados

Independientemente de las rigurosidades de la ley, lo cierto es que el control horario también reporta otros beneficios que están quizás más asociados a la productividad y al bienestar en el clima laboral, que muchos otros factores. A saber:

  • Promueve la autodisciplina.
    Que cada empleado sea responsable de poder administrar sus horas diarias, no solamente sirve para contabilizar su nómina al final de cada mes sino para que desde lo individual, haya un aprendizaje orientado a optimizar recursos, realizar un uso consciente de las horas del día para aportar mayores resultados en menos tiempo.
  • Evita el estrés y desgaste laboral.
    Si cada trabajador y supervisor entiende que las horas diarias de trabajo tienen un límite y se refuerza una cultura donde las horas extraordinarias no sean valoradas positivamente, esto contribuye a una sensible mejoría del equilibrio entre la vida personal y profesional de tu plantilla. Idealmente, las horas dedicadas a la jornada laboral deberían ser suficientes para que cada persona alcance los objetivos que de el o ella se esperan.
  • Contribuye a priorizar actividades.
    Si cada trabajador es consciente de las horas que debe dedicarle a sus funciones diarias, será entonces más sencillo que exista una utilización más eficiente de la jornada de trabajo. Esto permitirá que cada equipo o departamento aprenda a darle mayor relevancia a aquellos proyectos que tendrán un impacto positivo más grande en los objetivos de negocio y, a partir de esto, analizar las horas que dicha tarea necesita.

Problemas más usuales del control horario

Con el surgimiento de la ley de 2019 así como con el boom del trabajo remoto que emergió durante 2020 producto de las restricciones que impuso la crisis del Covid-19, algunos inconvenientes muy usuales surgieron a lo largo y ancho del tejido productivo español.

Entre los errores o inconvenientes más usuales y que, además, pueden implicar la aplicación de sanciones por parte del Ministerio de Trabajo, podemos mencionar:

  • No conservar registros.
    Según la ley la documentación asociada al control horario, independientemente del soporte que se utilice para tal fin, debe permanecer disponible durante un período de tiempo máximo de cuatro años. En caso de una inspección de trabajo, no tener este tipo de datos implica un grave inconveniente.
  • Pasar por alto el teletrabajo.
    Es muy usual que en las empresas se tenga la falsa creencia que el control horario solamente se debe implementar sobre aquellos trabajadores que efectivamente se reportan en las oficinas. La realidad es que tanto quienes trabajan de manera remota como quienes se desplazan fuera de las instalaciones del trabajo, deben igualmente marcar su ingreso y egreso.
  • No compartir informes con tus trabajadores.
    Como sucede por ejemplo con las nóminas, los trabajadores deben tener a su disposición la posibilidad de chequear su registro de horas trabajadas con total transparencia.
  • No contabilizar los descansos.
    Es importante que, así como se marca la hora de inicio y final de la jornada, los trabajadores puedan además indicar las pausas que se toman durante sus horas de trabajo. Más específicamente, la hora de descanso para almorzar que es de hecho la más usual.
  • Delegar en terceros.
    No solamente esto implica un enorme gasto sino que deja a la empresa y más precisamente al área de recursos humanos, desprovista de información sensible y valiosa. En caso de una inspección de trabajo o de cualquier urgencia que surja en este sentido, lo mejor es tener todos los registros de control horario al alcance de la mano o tan solo a un click de distancia.

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5 consejos para ahorrar tiempo y dinero en el control horario

El control horario es sin dudas una de las herramientas fundamentales en la gestión de cualquier empresa y más específicamente de recursos humanos. De hecho puede que justamente el absentismo, las bajas por enfermedad o las llegadas tarde de tus empleados, sean la principal fuente de conflictos en tu plantilla.

Es por esto motivo que te damos cinco claves que puedes implementar ahora para hacer tu día a día, un poco más fácil:

  • Utiliza una plantilla para el control horario.
    La primera forma de registrar el ingreso y egreso de los empleados es utilizando un soporte físico como puede ser una planilla diseñada en Excel. De esta manera podrás simplificar el fichaje de los trabajadores al mismo tiempo que facilitar el calculo de horas extras (si las hubiera) al final de cada mes.
  • App de control horario.
    Si lo que necesitas para la gestión de recursos humanos es mayor flexibilidad y la posibilidad de trabajar con grandes volúmenes de datos que te permita recopilar información y, por ejemplo, generar informes, entonces lo que necesitas es un software de control horario que tenga también la posibilidad de acceder desde sistemas operativos móviles.
  • Automatiza el fichaje en tu empresa.
    Las tareas diarias que resultan repetitivas son, en líneas generales las que pueden generar mayores frustraciones. Cuando hablamos de fichaje, la práctica de “marca por mi” es aquella en la que un trabajador que está llegando tarde le solicita a otro que firme su hoja de asistencia o pase su tarjeta al ingreso de la oficina. Esta es una de las principales causas de pérdida de dinero en empresas. Es por eso que una iniciativa óptima es contar con una app de fichaje desde la cual los trabajadores puedan marcar su ingreso, inclusive durante el teletrabajo.
  • Implementa un Sistema de gestión de turnos.
    Dependiendo del tipo de empresa en el que te encuentres, puede que generar un sistema de turnos sea la mejor opción para mayor eficacia y rentabilidad de tus operaciones. Con un sistema de turnos rotativos podrás aprovechar al máximo los recursos de tu compañía para alcanzar tus objetivos de negocio en el mediano y largo plazo.
  • Apuesta por la comunicación.
    La mejor manera de lograr optimizar el control horario, es que tus trabajadores estén al tanto de todas las políticas de tu empresa en este sentido, que entiendan cuál es el propósito, funcionamiento y beneficios del control horario tanto para la organización como para sí mismo. Utilizar un software de comunicación interna que permita centralizar toda la información necesaria y normativas internas es siempre una opción a tener en consideración.

El control horario es sin duda uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en la gestión de recursos humanos. Afortunadamente hoy en día son múltiples las soluciones que existen para mejorar este tipo de tareas.

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