Cómo realizar un proceso de selección remoto en modalidad teletrabajo

En tiempos de pandemia la forma en la que nos hemos volcado al uso intensivo de las herramientas digitales, ha transformado por completo el mundo de RRHH. El reclutamiento de talento y la selección de personal no escapan a esta realidad. 

Mientras que el home-office nos brinda mayor comodidad y flexibilidad, al momento de la interacción social, esta puede verse sensiblemente restringida. ¿Cómo podemos elegir un candidato sin haberlo conocido personalmente? El proceso de selección remoto para teletrabajo, presenta desafíos únicos que pueden sortearse fácilmente. 

 

¿Qué es el proceso de selección en forma remota?

Al igual que sucede con el tradicional, el proceso de selección remoto es el procedimiento habitual por el que elegimos a nuevos trabajadores para nuestra empresa. También conocido comúnmente como scouting o headhunting, se trata nada más ni nada menos que de “cazar” talentos para sumarse a la compañía.

Al ejecutarse en manera remota, es decir respondiendo a la modalidad de teletrabajo, el proceso de selección (no confundir con contratación) brinda niveles de flexibilidad que el método presencial no. Y al mismo tiempo, nuevos desafíos propios de esta práctica deben ser abordados para garantizarnos el éxito. 

En la actualidad, la crisis del Covid-19 forzó a casi la totalidad del mundo corporativo a migrar sus operaciones de teletrabajo a la modalidad de teletrabajo. Esta realidad se esperaba para los próximos años, por lo cual la pandemia lo que ha hecho fue acelerar una tendencia de la que ya se sabía.

Tanto así que según los datos proporcionados por el INE (Instituto Nacional de Estadística), antes de la pandemia cerca de un 15% de la fuerza laboral española se encontraba en modalidad de teletrabajo. La tendencia positiva se replicará en los próximos meses hasta alcanzar un 30%. 

Como es de esperarse, la mayor aceptación acerca del trabajo en forma remota (ya sea como autónomos o asalariados), ocurre en el segmento “millenial”. Es decir, adultos jóvenes de entre 25-45 años, quienes a su vez son los más afectados por la crisis junto con aquellos recién salidos del instituto y en edad universitaria.

En este contexto que ha llegado para quedarse (con o sin pandemia), migrar el proceso de reclutamiento en forma remota gracias al uso de software de RRHH, es vital para la supervivencia de cualquier organización.

proceso de seleccion remoto


Proceso de selección remoto, ventajas y desventajas. 

Es sabido: aproximadamente el 93% del lenguaje es no verbal. Por lo tanto, cuando interactuamos con alguien más, su comportamiento físico, la entonación al hablar y sus gestos, aportan mucha más información que las palabras. 

Durante un proceso de reclutamiento presencial todos estos datos que revelan los candidatos, son vitales para evaluar su posible integración a la compañía. La actitud, predisposición, ánimo y/o sentido del humor, son valores personales que no pueden volcarse por escrito en un CV y que llegado el momento, hacen la diferencia en las dinámicas grupales.

Naturalmente este es uno de los grandes beneficios que aporta realizar el proceso de selección en forma personal: el contacto de primera mano con nuestro potencial empleado. Sin embargo, esto acarrea otros inconvenientes, ya que a menudo los plazos suelen prolongarse debido a exigencias de formalidades propias como:

  • Firma de documentación necesaria para el alta laboral.
  • El tiempo requerido para trasladarse a la oficina.
  • Las exigencias propias del proceso de inducción.

El proceso de selección remoto, por su parte, naturalmente limita el contacto físico y la forma en la que podamos percibir nuestro candidato. Pero al mismo tiempo, permite que nos enfoquemos en forma más eficiente y dinámica en lo que de verdad importa sin rodeos.

Tanto así que según un informe de la consultora GFK (Growth From Knowledge), el 22% de las personas consultadas en España sobre una base de 27.000 personas, consideran que las interacciones virtuales son iguales de buenas que las reales. 

Plataformas de gestión de RRHH como Factorial posibilitan concentrar toda la gestión de altas de personal en un solo lugar. El envío, recepción y firma de documentos se puede realizar en minutos sin moverse de casa y además, conforme a la legislación vigente. Y esto acelera los plazos en forma notoria.

Por otra parte, las múltiples herramientas de mensajería y comunicación, resultan clave para acortar distancias. Nos ayudan a poder conectar con nuestro candidato como si estuviera en el mismo espacio físico.

proceso de seleccion remoto


Reclutamiento de personal a distancia. Ejemplo: nuestra experiencia en Factorial. 

 Aunque en la actualidad el contexto de pandemia obliga al uso pleno de herramientas de headhunting virtuales, lo cierto es que en nuestro caso particular hemos optado por esta modalidad desde mucho antes. Esto nos permitió optimizar la adquisición de talento durante el estado de alarma en un total de casi 50 nuevos trabajadores.

Mariana Bradach, quien se encuentra a cargo del área de Talent Acquisition, considera que la clave para un proceso de selección remoto, consiste en enfocarse en preguntas filtro que como resultado permitan ver y evaluar:

  • Cuánto sabe el candidato acerca de la empresa. 
  • Qué tan motivado está. 
  • Qué capacidad de asimilar, procesar y comunicar información y datos tiene.

Las “preguntas filtro” sirven para optimizar el tiempo. Independientemente del script de scouting siempre hay dos o tres ítems clave que hablan a las claras de si la persona es el right fit para la compañía. Es vital cuando detectamos que hay una ventana de oportunidad, avanzar a fondo hasta asegurarnos que estamos en lo cierto. Caso contrario, evitar prolongar el tiempo de la entrevista. 

En simples palabras, se trata de evaluar lo actitudinal por sobre las aptitudes profesionales. “El conocimiento, la formación no solamente se adquiere sino que lo damos. La personalidad, no. En momentos de duda durante el reclutamiento y aunque es una fantasía, me pregunto:

Si mañana hubiera un apocalipsis zombie, ¿quiero a esta persona en mi equipo?” 

Asimismo según Mariana, también resulta de gran importancia no solo captar nuevos empleados sino enamorarlos para que permanezcan y crezcan junto a la empresa. Y esto se logra básicamente con un proceso de inducción optimizado para la virtualidad y apostando a reforzar el sentimiento de pertenencia a la organización.

“Mientras que el turnover rate en startups de España ronda el 18% alcanzando a veces un 50%, en Factorial es menor al 10%. La clave del éxito es una fuerte política de cultura de empresa que se traduce en una alta tasa de retención de talento. Ya sea en forma presencial como remota. Transmitir valores es posible en cualquier formato.”

proceso de seleccion remoto


Selección y contratación en modalidad teletrabajo, cómo hacerlo.

Sí, “para gustos hay colores” y las herramientas digitales permiten una enorme libertad al momento de seleccionar talento a la distancia. Pero cuando se trata de elegir a nuestro o nuestra próxima empleada, desde la experiencia podemos recomendar algunas ideas para garantizar un proceso eficiente y fluido para ambas partes.

 

Dónde y cómo encontrar talento.

El primer paso para poder conectar con nuestro candidato ideal en un proceso de selección remoto al 100%, es buscar en el lugar correcto. Los “tablones de anuncios” digitales pueden ser la opción más popular y tradicional, pero en tiempos de virtualidad plena no alcanzan para cubrir nuestras exigencias.

Lo ideal es enfocarse en redes sociales dedicadas a negocios y empleo, como LinkedIn, por una serie de razones.

  • Puedes navegar por miles de perfiles (literalmente) en forma gratuita.
  • Las redes permiten ver el lado profesional del candidato así como el personal.
  • Es más sencillo corroborar su experiencia chequeando sus conexiones con otros usuarios.
  • Puedes publicar tanto anuncios de empleo como vacantes abiertas desde el propio perfil de empresa.
  • Es posible filtrar candidatos sin necesariamente llegar a una instancia de entrevista

Selección de personal con inteligencia artificial.

Una vez que hemos hecho la preselección y con la finalidad de optimizar nuestros recursos y optar por el mejor talento posible, obligadamente debemos apoyarnos en un software de selección de personal o ATS (Applicant Tracking Systems).  

Su principal función: filtrar a los candidatos según los parámetros que hayamos seleccionado. Este paso es fundamental para realizar una criba curricular en manera dinámica, eficiente y sin margen de error.

 

Cómo concretar una entrevista para teletrabajo.  

Ya seleccionados los CVs del potencial talento que sumaremos a la empresa, llega el momento de pasar a la acción de la mano de un aliado indispensable: la videollamada. Como ya hemos establecido, esta herramienta no sustituye un encuentro personal, pero se acerca bastante.

Al momento de garantizarnos poder replicar la experiencia presencial en la virtualidad, hay algunas cosas que no podemos pasar por alto:

  • Tiempo de respuesta.
    Idealmente el o la candidata debería ser fácil de localizar vía e-mail o llamada telefónica. En el mismo sentido, concertar una cita para una entrevista virtual, también. Esto habla no solamente de su interés por sumarse al equipo sino de sus habilidades organizativas en general.
  • Uso de herramientas informáticas.
    HangOuts, Zoom, Jitsi, Skype, Cisco. Las plataformas de videoconferencia vigentes en 2020 son incontables, y nuestro candidato debería no solo conocerlas sino poder utilizarlas con facilidad y soltura. Es decir, estar habituado a desempeñarse en un ecosistema 4.0.
  • Puntualidad y presentación.
    No, no podemos ver al candidato cara a cara y tener registro de sus microexpresiones y “verlo en persona”. Aún así, mucho de la personalidad del talento se traduce a través de la pantalla. Si se conectó a tiempo, si puede manejar la frustración en caso de problemas técnicos, la forma en la que se vistió para la cita e inclusive dónde eligió ubicarse para la entrevista (su casa, un jardín o un café), aportan información acerca de la persona.

proceso seleccion trabajo desde casa

Contratación de empleados para teletrabajo.

El paso siguiente, al igual que sucede trabajando de manera presencial, luego de dar con nuestro candidato ideal, será el de sumarlo a la plantilla de la empresa. Habitualmente esto requiere de un procedimiento que puede resultar tedioso, de firma de papeles, contratos, seguros, y demás asuntos burocráticos.

Afortunadamente la modalidad de trabajo remoto junto con la plataformas de gestión de RRHH en línea, permiten no solamente agilizar esto sino prescindir por completo del soporte físico. Es decir ¡despedirse del papel!

Altas, cargas de documentación, firmas digitales con validez 100% legal, fichajes, gestión de vacaciones y absentismo. Todo esto y más puede delegarse por completo al uso de herramientas digitales diseñadas para ese propósito.


Proceso de inducción en trabajo remoto. 


Por último, y no por eso menos importante, terminadas las formalidades tanto el empleado como la compañía deben ponerse manos a la obra y comenzar a trabajar. ¿Pero cómo es posible realizar un onboarding en forma totalmente remota?

Si bien no hay verdades universales ya que la virtualidad permite customizar experiencias y procedimientos de recursos humanos, desde Factorial podemos recomendar al menos 5 consejos para un proceso de inducción en trabajo remoto efectivo:

  • Cultura.
    Lo principal será siempre lograr introducir al nuevo o nueva trabajadora a la cultura de la empresa. Y esto debe darse en forma escrita (porque ya sabemos que a las palabras se las lleva el viento. Horarios, código de vestimenta, uso de herramientas físicas y virtuales. El “modo de vida” en la empresa debe ser fácil de asimilar para garantizar una integración al equipo.
  • Tour virtual.
    Aunque de momento no sea una posibilidad próxima para el trabajador sumarse al espacio de trabajo, conocer el lugar aporta no solamente seguridad sino cercanía. Conocer de forma virtual a futuros colegas y superiores influye positivamente en la creación de un sentimiento de comunidad y familiaridad.
  • Agenda para el primer día.
    Esta debe ser enviada de antemano con varios días de antelación para que el futuro trabajador sepa qué tiene que hacer durante sus primeras horas en la compañía. Esto no solamente dinamiza el proceso para ambas partes sino que no deja márgenes a ruidos en la comunicación.
  • Establecer expectativas claras.
    Qué esperamos del trabajador y qué deberían esperar de la empresa son pilares fundamentales no solo de productividad sino de convivencia. Esto contribuye a disminuir el estrés inicial propio del comienzo de ciclo que experimenta todo profesional.
  • Define tareas de entrenamiento.
    Es muy probable que al sumarse a un nuevo equipo y sobre todo de forma remota, el trabajador deba comenzar a utilizar nuevas herramientas que quizás desconoce. Facilitar credenciales de acceso a software, correo electrónico corporativo o simplemente hacer una demostración o tutorial del uso de instrumentos, es vital para una buena performance.

 

Aunque a primera vista pueda parecer complejo traducir la vida real a la esfera digital, lo cierto es que en lo que refiere a recursos humanos, realizar un proceso de selección remoto no solamente sencillo sino inclusive más dinámico y efectivo. Optimizar el proceso de selección remoto apoyado por sistemas informáticos de tipo 4.0 no solamente es recomendable sino hoy en día, una necesidad para cualquier empresa. 

 

Regístrate en Factorial y dinamiza la selección de talento para tu empresa.

 

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