Cómo evitar multas a causa del fichaje durante el teletrabajo

El fichaje durante el teletrabajo no tiene que ser un problema si, por un lado, cumplimos con las obligaciones de la Ley de control horario y, por otro, contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo.

A continuación, resolvemos todas las dudas que surgen a este respecto.

¿El registro de jornada es obligatorio durante el teletrabajo?

El registro de la jornada durante el trabajo a distancia es obligatorio en España. En el artículo 14 de la nueva Ley del Teletrabajo, que entró en vigor el 13 de octubre de 2020, se expresa esta necesidad:

“El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada”.

El artículo 34.9, al que se hace referencia, se incluyó al Estatuto de los Trabajadores en mayo de 2019 para “luchar contra la precariedad laboral” y las horas extra no pagadas. Este Real Decreto, también conocido como Ley de control horario, obliga a las empresas a llevar un registro de la hora de inicio y fin de la jornada de cada uno de los empleados. Además, deberá guardarse durante al menos cuatro años, por si se realiza una inspección de Trabajo, y ha de estar a disposición de la plantilla y los sindicatos.

Aunque en este artículo no se hablaba del trabajo a distancia de manera explícita se entendía que esta obligación se extendía a cualquier ámbito al no dar lugar a excepciones:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Por lo tanto, desde 2019 los teletrabajadores también tenían que registrar el inicio y fin de la jornada. Sin embargo, era una práctica tan residual (apenas un 4,3% de los profesionales según datos de Eurostat) que no había surgido la necesidad de ir más allá y regular. Pero con la crisis sanitarias provocada por la Covid-19 y el auge del trabajo a distancia, se decidió publicar una Ley sobre Teletrabajo que recogiera todos los detalles y entre ellos, por supuesto, la obligación explícita de mantener el registro de horario en estos casos.

Excepciones al control horario durante el teletrabajo

Aún así, hay que aclarar que dentro del Estatuto de los Trabajadores se recoge, en el artículo 2, un listado de profesionales que están exentos de fichar ya sea trabajando desde casa o desde la oficina:

  • Alta dirección.
  • Empleados domésticos.
  • Penados en instituciones penitenciarias.
  • Deportistas profesionales.
  • Artistas en espectáculos públicos.
  • Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
  • Abogados que prestan servicio en despachos (individuales o colectivos).
  • Empleados que se dedican al transporte por carretera, marina mercante o similares.
  • Trabajadores autónomos y asociados a cooperativas.
  • Cualquier trabajo declarado como relación laboral de carácter especial.

Por tanto, ninguno de ellos, a no ser que exista una normativa o convenio colectivo específico, tiene la obligación de compartir con la empresa un registro de su horario laboral.

Obligaciones durante la pandemia del Coronavirus

La pandemia provocada por la Covid-19 ha empujado a muchas empresas al teletrabajo sin, en muchos casos, tener los medios disponibles ni los procesos definidos para ello. Esto ha provocado, especialmente al principio, cierto caos e incertidumbre en la gestión de la situación.

La necesidad de fichar, para cumplir con las obligaciones sobre el control horario, fue una de las dudas que surgió en los primeros momentos. Tal y como hemos dicho más arriba, la ley vigente en los primeros meses de la pandemia no mencionaba específicamente la obligatoriedad de anotar el inicio y el fin de la jornada durante el teletrabajo; sin embargo, se entendía que seguía siendo necesario mantener el registro.

Desde octubre, y cuando todavía muchas empresas siguen trabajando a distancia, existe la Ley del teletrabajo que, como vimos más arriba, deja claro que aunque la plantilla esté en su casa es importante llevar un control para evitar horas extras.

Por lo tanto, como podemos ver, las obligaciones para las empresas durante la pandemia son las mismas: control de horario para los empleados que teletrabajan y para los que acuden a la oficina.

Multas y sanciones por la mala aplicación del control horario

Las multas por incumplimiento del control horario están a la orden del día desde la entrada en vigor de la norma. Este es, sin duda, uno de los aspectos que se miran con lupa en cualquier Inspección de Trabajo desde mayo de 2019.

Y es que la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social aclara, en su artículo 7.5, que incumplir la obligación de registrar la jornada laboral constituirá una infracción grave en materia laboral.

Las sanciones varían en función del tamaño de la empresa, su facturación y la “gravedad” del asunto. Así, se establecen tres rangos:

  • Leves: entre 626€ y 1.250€.
  • Graves: entre 1.251€ y 3.125€.
  • Muy graves: entre 3.126€ y 6.250€

Las leves se correspondería con, por ejemplo, no poner a disposición de los empleados los registros. Las graves con errores en el control de horas y las muy graves con la acumulación de horas extra impagadas.

Ejemplos de empresas multadas

Aunque no se han hecho públicos los nombres de empresas multadas por el incumplimiento del registro horario, sí se sabe que en los primeros seis meses de la entrada en vigor de la ley los inspectores de Trabajo abrieron 2.000 expedientes (según publicó el diario El País en noviembre de 2019). De estas, se han cerrado 505 y 107 se han resuelto como infracción. Es decir, un 21% de las compañías expedientadas infringió alguna de las normas del registro.

Tipos de teletrabajo y aplicación del control horario

fichaje-teletrabajo-coworking

Se puede decir que existen tres tipos de teletrabajo según el lugar en el que se desarrolle:

  • En el domicilio del trabajador o en una segunda vivienda.
  • En centros de trabajo o coworkings, donde comparte oficina con otros profesionales que no pertenecen a su empresa.
  • Itinerante, en el que se producen desplazamientos continuos por exigencias de la actividad en sí misma o por preferencia propia.

En todos estos casos, el profesional no acude a las oficinas de la empresa por lo que necesita un sistema de fichaje remoto.

La ley de control horario no hace referencia al tipo de sistema que se debe utilizar, por lo que queda a elección de cada empresa elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Más adelante hablaremos de cuáles son las herramientas más útiles para fichar a distancia.

¿Cuál es la jornada laboral o el horario de trabajo durante el teletrabajo?

La jornada laboral no varía durante el teletrabajo (a no ser que la empresa así lo decida) ni tampoco la flexibilidad horaria. De hecho, el artículo 13 de la Ley de Teletrabajo reconoce el derecho al horario flexible en función del acuerdo al que lleguen empleado y empresario:

“De conformidad con los términos establecidos en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso, la persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido”.

Esto quiere decir, por tanto, que los empleados pueden ajustar su hora de entrada y salida en función de sus preferencias o para, por ejemplo, conciliar su vida familiar.

Sin embargo, amparadas por la ley, algunas empresas han establecido franjas horarias de disponibilidad obligatoria en las que toda la plantilla ha de estar conectada para, sobre todo, poder fijar y celebrar reuniones entre los equipos. De este modo, se aseguran de que durante determinadas horas del día no habrá problemas para cuadrar agendas.

Cómo fichar si se trabaja desde casa

Para el control horario durante el teletrabajo existen muchas posibilidades diferentes, aunque no todas ofrecen las mismas ventajas. Analizamos una por una:

Hoja de Excel

Cada uno de los empleados rellena un documento de Excel en el que incluye la fecha así como la hora de inicio y fin de la jornada. Dependiendo de la empresa, se lo hará llegar al departamento de Recursos Humanos cada semana, cada quince días o cada mes.

👉 Puedes descargarte la plantilla gratuita creada por Factorial aquí.

La principal desventaja de este sistema es que el equipo de RR. HH. tendrá que recibir, analizar cada uno de los archivos y, probablemente, volcarlo en un documento común. Esto es, sin duda alguna, un trabajo que roba mucho tiempo y en el que, además, es muy fácil cometer errores.

Hoja de cálculo compartida

Esta es una versión más moderna que la anterior, ya que el archivo en el que se registran las horas se encuentra alojado en la nube y está compartido con todos los empleados de la empresa. Por lo general, los trabajadores deben rellenar la información que se les requiere para que el equipo de RR. HH. disponga de ella inmediatamente.

¿El problema? Cuando muchas personas tienen acceso al documento es muy fácil que alguna borre algo sin querer, se equivoque de fila o columna al introducir sus datos, etc. Los responsables de RR. HH. tendrán que estar constantemente revisando que todo esté correcto y no se pierde información que luego pueda ser requerida en una inspección de Trabajo.

Software de control horario

El mejor sistema para fichar durante el teletrabajo es un software de control horario que se aloje en la nube y que permite a los empleados conectarse a él desde cualquier lugar o dispositivo. Así podrán anotar diariamente de inicio y fin de la jornada con facilidad tanto si están trabajando desde la oficina o desde sus casas.

RR. HH. tendrá, además, a disposición la información de los trabajadores y podrá ver informes completos de horas extra realizadas, tendencias por departamentos, etc. El programa, automáticamente, recopila la información y la muestra a través de dashboards para que sea muy fácil llevar un control y extraer conclusiones. Cumplir con las obligaciones del control horario no les llevará demasiado tiempo.

La gran ventaja de un software de control horario es que, al estar alojado en la nube, no hace falta descargarse un programa. Solo son necesarias una clave y una conexión a Internet para poder acceder y realizar todas las gestiones.

fichaje-teletrabajo-movil

Consejos para ayudar a tus empleados a fichar desde casa

Cuando el teletrabajo viene impuesto por una emergencia sanitaria, como es el caso actual, puede darse la situación de que haya empleados a los que les cueste adaptarse a las nuevas circunstancias o echen de menos ir cada día a la oficina.

La problemática puede ser muy diferente dependiendo de la persona por eso, durante estos momentos, es más importante que nunca mantenerse conectados y comunicarse para poder intervenir cuando sea necesario. El equipo de RR. HH debe de estar ahí para ayudar a los empleados a sobrellevar la situación y ser productivos.

Algunos consejos para lograrlo:

  • #1 – Reforzar la comunicación. Ahora, más que nunca, es importante hablar y saber escuchar. El equipo de RR. HH. debe hacer un esfuerzo extra por mantener el contacto con todos los empleados, organizar charlas informales para saber qué tal les va, cuáles son sus preocupaciones… Solo así será posible detectar los problemas que puedan surgir y ponerles solución a tiempo.
  • #2 – Establecer una política de teletrabajo clara. Compartir unas normas básicas para el teletrabajo y que toda la plantilla entienda cómo desarrollar esta nueva forma de trabajar ayudará a que los empleados se sientan más confiados y a gusto.
  • #3 – Proporcionarles los medios necesarios. Para trabajar cómodamente desde casa, la empresa debe proporcionarles a los empleados todos los medios: ordenadores, pantallas e incluso sillas ergonómicas. Lo ideal es que cuenten con un espacio de trabajo dedicado que les permita centrarse en su actividad a lo largo de la jornada.

Herramientas para cumplir con el registro de jornada a distancia

Arriba hemos hablado de las diferentes herramientas que existen actualmente para cumplir con el registro de la jornada laboral durante el teletrabajo:

  • Archivo de Excel.
  • Hoja de cálculo compartida.
  • Software de control horario.

Cada empresa debe elegir la que mejor se adapte a sus circunstancias aunque, tal y como hemos visto, la más óptima de todas es el software de control horario.

  • El registro diario es mucho más rápido y sencillo para los empleados.
  • Se puede acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo.
  • El equipo de RR. HH. ahorra tiempo.
  • Resulta muy sencillo detectar las horas extras realizadas cada mes.
  • El departamento de personas dispone de informes de valor para su día a día.

Consigue un software para el control horario durante el teletrabajo

Factorial es un software de gestión de RR. HH. que incluye una funcionalidad de control horario. Simplifica el registro de horario, facilita la revisión de horas y ayuda a aumentar la productividad y reducir el absentismo.

El equipo de RR. HH. podrá adaptar el control de la jornada a las necesidades de su empresa, especificando el horario de los empleados para comparar con la horas trabajadas. Solo será necesario echar un vistazo para identificar desviaciones y anotar las horas extras que hay que pagar en la siguiente nómina.

Además, con Factorial podrás personalizar los permisos y los métodos de fichaje para cumplir con las obligaciones de la ley de control horario.

Con nuestra herramienta tendrás todo lo que necesitas bajo una misma plataforma y desde cualquier lugar, por lo que teletrabajar nunca será un obstáculo.

 

✅ Prueba gratis el software de Factorial y ficha desde casa

 

Escrito por Eva Fernández y editado por Marina Camacho.

Leave a Comment