Razones para tener un portal del empleado en tu empresa

Cada vez son más las empresas que implementan nuevas maneras de optimizar la comunicación entre los empleados y el departamento de Recursos Humanos. Los portales del empleado son una de ellas. Y no solo eso, este tipo de software, herramienta o aplicación implica incorporar una nueva mentalidad, más adaptada a las últimas tendencias en la gestión administrativa, de la información y la organización interna. ¿Todavía no estás convencido acerca de la importancia de habilitar un portal del empleado? Aquí tienes algunas razones para cambiar de idea.
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¿Qué es un portal del empleado?

El portal del empleado es una herramienta que permite a pequeñas y medianas empresas establecer vías de comunicación con el empleado. A través de una plataforma online, la empresa puede dar protagonismo a los trabajadores y automatizar sus datos y otros procesos internos.

En el mercado existen muchos servicios que permiten crear portales del empleado y cada uno con unas funcionalidades distintas. Gestor documental, de nóminas, de vacaciones… en función del servicio que utilices tendrás más o menos funcionalidades, y la herramienta se adaptará más o menos a tu empresa.

¿Para qué sirve un portal del empleado?

Antes de entrar en las ventajas que un portal del empleado puede aportar a una empresa, repasemos qué funciones puede o suelen tener los portales del empleado.

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Un portal del empleado no es más que un espacio personal para alguien que forma parte de la plantilla de una empresa. ¿Qué quiere decir esto? Que dicho empleado tendrá acceso a toda su información, podrá hacer gestiones desde allí en vez de tener que pasar por distintos filtros o supervisores que le llevarían cierto tiempo que no estará dedicando a otras tareas. Y lo mismo sucede con los departamentos de Recursos Humanos; el portal del empleado pasa a ser una base de datos cuya información se gestiona y añade de manera automática, está almacenada de manera online y segura.

Razones para tener un portal del empleado

Tanto para empresas pequeñas como para empresas medianas o grandes (sobre todo estas dos últimas) contar con una herramienta que ayude a automatizar procesos es algo que puede revolucionar el departamento de Recursos Humanos, cambiar la mentalidad de este y conseguir que su prioridad número uno no sea gestionar el papeleo sino al talento de la empresa.

Veamos las razones por las cuales tu empresa podría beneficiarse de este recurso:

1. Es un canal de comunicación bidireccional

Gran parte de los conflictos laborales se produce por una falta de comunicación interna entre empresa y empleado o por una gestión deficiente de los procesos de comunicación interno. La principal razón por la que implantar un portal del empleado en tu empresa es establecer procedimientos y vías ágiles de comunicación entre empresa y trabajador.

2. Reduce la carga administrativa para el departamento de RR.HH.

La gran mayoría de portales del empleado disponen de mecanismos que simplifican la gestión del departamento de Recursos Humanos. En función de la herramienta que escojas tendrás la posibilidad de reducir la carga administrativa del departamento y ahorrar tiempo mes a mes.

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3. Automatiza procesos tediosos

No hay ningún motivo por el que seguir realizando de forma manual procesos tediosos y repetitivos que se pueden hacer más rápido y mejor gracias a tecnología intuitiva como esta.

4. Estandariza procesos y todo estará bajo control

En la mayoría de empresas y pymes existen varios procesos totalmente distintos para hacer una misma cosa, por ejemplo, pedir vacaciones. El resultado de esto es el caos. Estandarizar un proceso sencillo para cada tarea es la mejor manera de asegurar la optimización del tiempo de todos. ¿Qué sentido tiene enviar un email al departamento de Recursos Humanos para preguntar cuántos días te quedan de vacaciones? El portal del empleado puede solucionar esto sin necesidad de responder uno por uno a los 50 empleados de tu empresa cuando les asalte la duda.

5. Reduce el riesgo de pérdida de datos

Si has tenido la mala suerte de haber perdido el ordenador o de que se te haya estropeado sabrás que ni de lejos un dispositivo con contraseña es el mejor sitio donde almacenar toda la información vital de tu empresa. El portal del empleado está en la nube, y es la solución. Confiar en una herramienta segura y con respaldo en la nube puede ayudarte a minimizar el riesgo de perder datos o de que queden expuestos ante ojos ajenos a la organización.

Cómo escoger el mejor portal del empleado para tu empresa

Cada empresa es un mundo y escoger el servicio de portal del empleado que mejor se adapte a cada una es cuestión de entender cuáles son las necesidades que se intentan cubrir. ¿Buscáis algo básico que os permita compartir documentos internamente y solucionar aspectos más generales como las ausencias y vacaciones o más bien algo que vaya más allá y os permita crear nóminas, enviarlas y hacer un seguimiento de los candidatos a un puesto vacante?

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En función del objetivo de la empresa encontraréis varias opciones en el mercado, nuestro consejo es optar por la herramienta que os permita un mayor nivel de personalización y que se adapte perfectamente a la estructura de vuestra empresa. Sin embargo, hay ciertos requisitos que la opción que escojas debería tener:

Usabilidad

Tiene que ser fácil de utilizar. No querrás tener que perder tiempo formando a los empleados para que puedan hacer procesos sencillos. El objetivo es quitarte faena de encima, no al revés.

Aplicación móvil

Lo mejor es que el empleado pueda acceder a su espacio personal tanto en el ordenador de empresa como en su propio dispositivo móvil. Esto te será beneficioso sobre todo si tienes trabajadores que no siempre están presentes en la oficina o realizan sus funciones en remoto.

Permisos

Si tu portal del empleado tiene sistema de permisos te será más fácil gestionar a cada uno de los trabajadores según su manager. ¿Quieres que el organigrama de empresa sea efectivo? Tu portal del empleado tiene que permitir a ciertos trabajadores aprobar y supervisar las tareas de otros, o solicitarlas de manera digitalizada y automática.

Informes

Si quieres almacenar la información en la nube que te proporciona un portal del empleado, puede que quieras hacer algo con ella. El software que termines utilizando deberá permitirte extraer y descargar documentos, así como subirlos y hacer informes de los datos que hayas generado.

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