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¿Cómo mejorar la comunicación interna de una empresa? Conceptos y consejos

La comunicación interna de las organizaciones es más importante que nunca, ahora que en muchas empresas algunos equipos (si no todos) están teletrabajando y deben buscar nuevas formas de estar cohesionados.

Pero no solo por eso, una buena comunicación interna, sea con empleados en remoto o no, es clave para el buen funcionamiento de los equipos, la efectividad de los esfuerzos de cada departamento y, finalmente, para que todo el mundo vaya hacia el mismo objetivo.

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Hoy queremos explicarte todo sobre la comunicación interna, sobre todo cómo mejorarla. En este artículo, entonces, revisaremos los siguientes conceptos:

¿Qué es la comunicación interna en la empresa?

La comunicación interna es aquella que se produce entre los empleados, de manera ascendente o descendente, horizontal o vertical, entre departamentos o entre miembros del mismo, dentro de una misma empresa. ¿El objetivo? Fomentar el diálogo y alinear los esfuerzos de todos los integrantes de la organización hacia una misma meta: la del negocio. Es decir, obtener mejores resultados.

Pero, además, tener una buena comunicación interna tiene todos estos otros beneficios:

  • Aumenta la motivación y la productividad. Cuando todo el mundo tiene la información que necesita, se siente más valorado y mejor integrado en la empresa. Y esto, al mismo tiempo, ayuda a evitar la fuga de talento.
  • Mejora el clima laboral. Está claro que una buena comunicación entre compañeros, o superiores y subordinados, mejora la relación entre estos. También fomentará la participación y propiciará un intercambio de feedback muy enriquecedor.
  • Ayuda a resolver problemas. Si la comunicación interna es buena, la resolución de problemas será más efectiva y, por supuesto, más rápida, lo que nos lleva al siguiente punto.
  • Proporciona mayor satisfacción al cliente. Cuando hay una buena comunicación interna, el cliente lo nota. O, mejor dicho, no lo nota, y eso significa que su percepción es que desde dentro todo va como la seda y puede confiar en la reacción a tiempo de la empresa.
  • Optimiza tareas y mejora la organización. Con una buena comunicación interna, las tareas pueden organizarse por prioridad, y esta prioridad puede cambiar rápidamente para reaccionar a necesidades más inmediatas. Asimismo, el tiempo se empleará de mejor manera.

Diferencia entre comunicación interna y externa

Ya hemos dicho que la comunicación interna es aquella cuyo objetivo es la buena organización y funcionamiento de la empresa. Por otro lado, la comunicación externa es la que se encarga de dirigirse al público objetivo del negocio, a aquellos posibles clientes o clientes que ya existen.

En la comunicación externa están involucrados aspectos como la imagen corporativa, el tono de la marca, el equipo de marketing, el equipo de support o atención al cliente, etc.

Annie Bartoli, en su libro ‘Comunicación y Organización’, define tres tipos de comunicación externa: la comunicación externa operativa, la comunicación externa estratégica y la comunicación externa de notoriedad. Pero ¿cuántos tipos de comunicación interna conocemos? Sigue leyendo.

Ejemplos y tipos de comunicación interna

No solo existe un tipo de comunicación interna, y es que la comunicación interna de una empresa no puede ser unidireccional, ya que eso supondría no obtener todos los beneficios de los que hemos hablado en apartados anteriores.

Entonces, definamos los tipos de comunicación interna según la dirección de dicha comunicación, pero antes…

Comunicación interna organizacional

Toda comunicación interna es organizacional, y no hay otro tipo de comunicación interna que no sirva para mantener a los equipos de trabajo alineados.

Es por eso por lo que herramientas como el organigrama de empresa son tan importantes en este proceso, ya que cuanto más claro sea este, mejor va a circular la información.

Comunicación interna descendente

Este tipo de comunicación interna es la que está presente en cualquier empresa, incluso en las más tradicionales, pues siempre hay feedback de arriba hacia abajo, o de superior a subordinado.

Son los managers de equipos o departamentos, así como los directivos, quienes dan instrucciones y transmiten los objetivos de la empresa, desde su lugar en la pirámide jerárquica hasta abajo.

La comunicación descendente se puede hacer efectiva mediante reuniones, comunicaciones de la empresa a los trabajadores (por ejemplo por email o a través de otra plataforma), circulares, el manual del empleado, etc.

Hay quien dice que este tipo de comunicación está obsoleta frente a los siguientes tipos que vamos a comentar.

Comunicación interna ascendente

La comunicación interna ascendente se puede llamar de otra forma más clara y explicativa: se trata de escuchar a tus empleados, los miembros de tu equipo o las personas que tienes a tu cargo.

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Esto se traduce en planteamiento de ideas y sugerencias de mejora, opiniones de expertos en ámbitos específicos de la empresa, en definitiva, un tipo de comunicación que fomenta el crecimiento y el buen funcionamiento del negocio.

La comunicación ascendente se puede hacer efectiva mediante un buzón de sugerencias, cuestionarios de satisfacción del empleado, evaluaciones de desempeño 360, reuniones, etc.

Comunicación interna horizontal

Este tipo de comunicación es la que se da entre trabajadores que están en el mismo nivel jerárquico. Es decir, que son compañeros. Cuando esta comunicación se fomenta, se mejora la colaboración, la participación y el trabajo en equipo.

¿Cómo podemos fomentar la comunicación horizontal? A partir de reuniones, redes sociales internas o externas de la empresa, la buena gestión de proyectos, el saber delegar responsabilidades, etc.

Herramientas para la comunicación interna

Si quieres asegurarte de que la comunicación interna de tu empresa es buena y, por lo tanto, los equipos están alineados y eso te proporcionará beneficios, tienes que trabajar en ella. Esto significa que deberás planificar una estrategia de comunicación interna y llevarla a cabo mediante las herramientas que más se adapten a esta.

Sin embargo, si quieres centralizar todos tus esfuerzos en este ámbito y asegurarte de que tus trabajadores están conectados e informados incluso en la era del teletrabajo, te recomendamos hacerte con una herramienta, programa o software que tenga portal del empleado, se integre con herramientas de comunicación interna como por ejemplo Slack, que permita la comunicación bidireccional y un espacio en el que tener siempre la información actualizada.

El software para la gestión de los Recursos Humanos de Factorial te proporciona varias maneras de mejorar la comunicación interna:

  • Evaluaciones de 360 grados. La funcionalidad para la evaluación del desempeño te permitirá obtener muchísima información tanto ascendente como descendente y horizontal, a través de encuestas, cuestionarios, comentarios, etc.
  • Portal del empleado. Este es un espacio personal en el que cada empleado tiene toda su información centralizada, almacenada de manera segura y fácilmente accesible. También tendrá información relevante actualizada para consultarla cuando quiera.
  • Eventos, comunicados y resúmenes semanales. La comunicación descendente estará cubierta con todas las herramientas que te damos para comunicarte con tus empleados y poder mantenerlos al tanto de todo lo que sucede en la empresa.
  • Comunidades. Ahora con Factorial puedes crear comunidades como empresa pero también puedes permitir que tus empleados creen las suyas propias, ayudando a mejorar el sentimiento de pertenencia de la empresa y el trabajo en equipo.
  • Gestor documental. Utilizando un gestor documental como el que ofrece Factorial, podrás efectuar el envío de documentos fácilmente y de manera completamente digital, lo que mejorará el intercambio de información.
  • Integración con Slack. El chat de empresa más utilizado puede integrarse con el software de Factorial, y eso significa mayor facilidad para todo tipo de comunicación interna y más inmediatez en estas comunicaciones.

Si quieres saber más sobre la comunicación interna con Factorial, haz clic en este enlace.

Plantilla PDF para la comunicación interna

Si todavía no necesitas una herramienta para la comunicación interna o quieres empezar gestionándola con métodos completamente gratuitos, tenemos lo que estás buscando: una plantilla para mejorar la comunicación interna de tu empresa hoy mismo.

Con esta plantilla para la comunicación interna de la empresa podrás poner fechas límite para coordinar mensajes o comunicaciones, establecer el canal de comunicación y el responsable de cada comunicado. Además, podrás añadir detalles y notas para cada uno.

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5 consejos para mejorar la comunicación interna de las organizaciones

¿Quién mejor para hablarnos de esto que otro experto en comunicación interna? Mariano Rodríguez Colombelli, fundador de Hibox.co y Joincube.com, nos da 5 consejos para mejorar la comunicación interna de las organizaciones, y suma sus conocimientos de experto a los de Factorial.

1. Establece objetivos claros y expectativas realistas

Un punto en común de todos los proyectos es que tienen un objetivo o una meta a cumplir. Sin embargo, puede ser difícil comunicar esos objetivos claramente a los miembros de tu equipo. Si no entienden estos objetivos, solo se generarán confusión y malentendidos. Pero, por otro lado, si la comunicación es efectiva, tu equipo podrá obtener resultados instantáneos.

Lo primero que debes hacer al establecer un objetivo es identificar qué debe lograrse. Luego necesitas establecer los resultados específicos y las acciones necesarias requeridas para lograrlos.

Utiliza el método “SMART” (por sus siglas en inglés) para ayudarte a crear mejores metas. Según esta técnica, las metas o los objetivos deberían ser: específicas, medibles, alcanzables, relevantes y oportunas. Esto te ayudará a establecer expectativas claras para tu equipo.

También es esencial definir un proceso de comunicación claro y atenerse a él. Y recuerda siempre; al establecer metas motivadoras, los miembros de tu equipo se sentirán emocionalmente apegados a ellas. Esto los incentivará a esforzarse más para brindar mejores resultados.

2. Escucha a tus empleados

Escuchar a tu equipo es lo que fortalecerá la relación con tus empleados y los involucrará al máximo. También te asegurarás de que estén en línea con los valores y los objetivos de la empresa.

Entonces, ¿cuál es la mejor forma de escuchar a los empleados? Un punto importante es tener información transparente y accesible, para que tus empleados puedan llegar a ella y entenderla fácilmente.

Intenta comunicarte horizontalmente, ya que así harás que tu equipo se sienta más conectado con su trabajo. Esto se logra manteniendo la comunicación entre personas y departamentos en el mismo nivel de jerarquía. Tener un diálogo continuo con tus empleados te asegurará que estén al tanto del progreso de los diferentes proyectos y de cómo pueden mejorar el rendimiento de los mismos.

3. Usa la gamificación en un contexto comercial

Puede ser difícil involucrar a tu equipo y promover métodos de comunicación innovadores en el trabajo. La «gamificación» es una buena técnica para motivar a los empleados y alinear los objetivos de los empleados con los de la empresa. Y es que la gamificación se usa para motivar a los empleados mediante el uso de juegos en un contexto comercial.

Al convertir algo que los empleados normalmente encontrarían difícil o confuso, en algo divertido y gratificante, mejorarás mucho su rendimiento. Un buen ejemplo de esto puede ser el proceso de incorporación de los empleados: haz que sea una experiencia emocionante y conviértela en una búsqueda del tesoro informativa. De esta manera, el nuevo empleado se sentirá recompensado cuando encuentre pistas e información mientras va conociendo a sus nuevos compañeros de trabajo.

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Llevar la gamificación a tu lugar de trabajo definitivamente aumentará la productividad de tu equipo y sus resultados.

4. Implementa una plataforma de colaboración

El correo electrónico se está convirtiendo en una de las mayores amenazas para la productividad en el trabajo: no es tan efectivo como crees. Las tasas de lectura son bajas, es casi imposible obtener un buen “feedback” de los empleados y no es una forma dinámica de comunicarse.

Según “The Guardian”, pasas alrededor del 40% de tu día entero respondiendo correos electrónicos. ¡El tiempo perdido es enorme! Existe una alternativa al email para la comunicación interna: las plataformas de colaboración en línea. La mayoría de ellas cuentan con un chat para empresas, que les permitirá organizar su comunicación según el proyecto o departamento, enviar un mensaje a tu equipo y tener conversaciones más segmentadas y más seguras.

Otra de las ventajas de cambiar a este tipo de herramienta es que facilita el famoso “brainstorming” para generar nuevas ideas. Permite que más personas contribuyan en tiempo real. También podrás seguir el progreso de tus proyectos y obtener mejores resultados. Todo tu trabajo se registra, se puede buscar y se puede acceder a él desde cualquier lugar y en cualquier momento. ¡Basta de búsquedas en cadenas de correo electrónico para una conversación o documento importante!

Hoy por hoy existen varias plataformas de colaboración empresarial en el mercado. Una buena alternativa es Hibox, una plataforma de colaboración que integra un organizador de tareas, chat y videoconferencia en la misma aplicación. Hibox es ideal para equipos pequeños y nuevas empresas que están trabajando en varios proyectos a la vez y desean moverse rápido y realizar un seguimiento de todo en lo que están trabajando.

5. Involucra más a tu equipo con emojis y GIF

La comunicación en el lugar de trabajo pasa de estrictamente profesional a más cálida y creativa. Nos estamos volviendo más digitales que nunca y buscamos una comunicación instantánea. Sin embargo, mucha gente puede tener dificultades para expresar sus emociones al escribir un correo electrónico o mensaje a sus compañeros de trabajo.

Usar emojis y Gifs es una forma nueva y moderna de comunicarse. ¿Por qué? Bueno, para empezar, da una sensación instantánea de amistad. También le agrega humor y personalidad, por lo que es más fácil expresarse con mayor precisión. Los GIF (imágenes en movimiento) lentamente comienzan a usarse más y más en el lugar de trabajo. A medida que más millennials comienzan a ingresar a más y más empresas, es importante adaptarse a su forma de comunicación para conectar a un nivel más profundo.

Usar Emojis y GIFs puede ayudar a los trabajadores más jóvenes a vincularse mejor, participar en conversaciones y socializar más en el trabajo. La implementación de estos métodos puede crear un ambiente de trabajo agradable y dinámico, y lo más importante, mejorar la comunicación interna.

Ahora que ya sabes todo lo que tienes que saber sobre la comunicación interna de las empresas, conoces los beneficios que puede proporcionarte, las herramientas que mejor te van a ir y los consejos que deberías poner en práctica, ¿a qué esperas para hacer que tus equipos estén mejor conectados y que la información fluya con facilidad, transparencia y rapidez a través del organigrama de tu organización?

Puedes probar el software de Factorial gratis durante 14 días para asegurarte de que es la herramienta que mejor se adapta a tus necesidades. No lo decimos nosotros, sino otras empresas que ya han conseguido mejorar este aspecto de sus departamentos.

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