¿Por qué tu empresa necesita un software de gestión de nóminas?

Los trabajos manuales y repetitivos que realizamos cada mes, como la creación de nóminas, pueden derivar, en ocasiones, a que cometamos despistes y errores. Ya sea porque cogemos de modelo la nómina del mes anterior, porque alguien nos dice a viva voz un cambio y no nos acordamos después o simplemente porque nos equivoquemos con la calculadora. Para minimizar los errores que nos pueden acarrear problemas en un futuro con la Tesorería de la Seguridad Social, podemos contar con un software de nóminas.

👉 ¿Quieres saber más sobre la gestión las nóminas de los trabajadores? Te explicamos cómo gestionar las nóminas desde el departamento de RRHH

A continuación, te contamos cómo gestionar tus nóminas de manera eficiente, qué debes tener en cuenta y consejos para no equivocarte.

¿Qué es y para qué sirve una nómina?

Si trabajas en el departamento de Recursos Humanos de tu empresa, seguro que sabes lo que es una nómina, pero siempre está bien refrescar los conceptos.

👉La nómina es un documento que la empresa da cada mes a sus trabajadores y en él se especifica el sueldo a cobrar.  Sin embargo, la nómina va mucho más allá, se trata de una factura que refleja la relación que existe entre la empresa y el empleado. Además, encontramos datos muy importantes, como la retención del IRPF.

En aquellos casos en los que seamos una empresa o un autónomo con trabajadores, debemos tener especial cuidado con la creación de las nóminas y conocer todos los aspectos legales.

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¿Cómo gestionar nóminas eficazmente?

En una empresa, lo más común a la hora de crear nóminas desde administración o Recursos Humanos es mediante dos maneras, con una hoja de Excel o con un programa para llevar nómina de empleados.

A continuación, te contaremos las dos posibilidades que tienes de crear las nóminas de tus empleados, además de los pros y contras que puedes encontrar:

Excel

Seguramente todos tengamos instalado el paquete Office y lo utilicemos en numerosas ocasiones, por lo que no supone un coste extra para realizar las nóminas. Sin embargo, al ser un trabajo muy manual y laborioso, podemos estar varias horas para gestionar las incidencias de nómina de todos nuestros trabajadores.

Estas son las desventajas a tener en cuenta:

  • Poca seguridad: si bien es cierto que podemos crear una contraseña para poder acceder a una hoja de Excel, no podemos tener la certeza de quién accede a esta. Además, si perdemos un Excel o lo eliminamos por equivocación, tendremos que volver a crearlo todo desde cero.
  • Diferencias en metodologías de trabajo: ya sea por rotación de personal o porque no se haya formado debidamente, en algunas ocasiones los archivos pueden mostrar diferencias entre sí. Esto es porque no se ha seguido un modelo de trabajo fijo y resolver las pequeñas diferencias puede suponer un coste de horas importante para la empresa.
  • Falta de análisis de datos: como hemos visto en el punto anterior, si no tenemos una metodología impuesta, será difícil analizar datos, sacar conclusiones o crear informes.

¿Prefieres seguir creando tus nóminas con Excel? Descarga nuestra Plantilla de nómina estándar en Excel con todas las fórmulas para calcular el salario base, hacer la base de cotización y la deducción de IRPF.

Software de nóminas

¿Sabes que podrías ahorrarte entre 5 y 6 horas a la semana utilizando un sistema para gestionar nóminas? Comienza a ser más productivo invirtiendo tu tiempo en tareas que aporten más valor a la empresa y, cuando se trate de hacer nóminas, agiliza todo el proceso gracias a la digitalización.

Después de ver todas las desventajas de utilizar una plantilla de Excel, queremos mostrarte por qué deberías decantarte por utilizar un sistema de gestión laboral de nóminas integrado.

  • Seguridad garantizada: con un software de Recursos Humanos que nos permita crear y gestionar nóminas podremos estar seguros de quién accede a la información, ya que seremos nosotros los que permitamos el acceso a las personas.
  • Comodidad: tener un mismo programa desde el que gestionar todas las nóminas de tus empleados será mucho más fácil que ir manejando diferentes hojas de Excel.
  • Protección de datos: tu deber desde el departamento de Recursos Humanos es garantizar que se respeta la privacidad de datos de tus trabajadores. Además, también debes estar al día de todos los temas legales que atañen a tus empleados. Por ello, el software para nóminas puede resultar muy útil porque sigue la GDPR (Regulación General de Protección de Datos).
  • Visibilidad y acceso a la información: los empleados podrán consultar en todo momento sus nóminas, así como su documentación en un entorno seguro.
  • Ahorro de costes: si calculas el tiempo que te conlleva crear nóminas y enviarlas a cada trabajador o entregarlas en mano, como sucede en algunas empresas, puede hacer que esas horas generen pérdidas a la empresa. Con un programa de nóminas online podrás mejorar hasta un 70% la gestión laboral de tus procesos.

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Aspectos a tener en cuenta antes de preparar una nómina

Aunque existan diferentes trabajadores que se dediquen a una función dentro de la empresa no todos tienen por qué tener los mismos contratos. Habrá gente en prácticas, otros con jornadas completas o parciales, otros que quizá tengan pagas extras si llegan a objetivos, etc.

Por ello, la manera de calcular el sueldo será diferente en cada ocasión. A continuación, vamos a ver en qué te tienes que fijar a la hora de crear una nómina:

Tipo de contrato

El contrato es el documento que nos mostrará la dedicación que tiene un empleado con la empresa. Es muy diferente tener un contrato indefinido que uno de duración determinada y el tanto por ciento que se cotiza en la Seguridad Social vendrá dado por el tipo de contrato. Además, la retención de IRPF también va ligado al contrato, ya que depende del sueldo total que se percibe.

Situación del empleado

Dependiendo del sueldo bruto y las circunstancias de cada empleado, la retención del IRPF va a ser diferente. Tanto si tenemos hijos, como si estamos casados o solteros son aspectos importantes que nos ayudarán a calcular esta retención.

Convenio colectivo de aplicación

Aquí entrarían todos los complementos salariales, como dietas u horas extras que vaya a percibir el empleado.

Pagas extras

Cada empleado puede elegir el pago íntegro de su sueldo de manera íntegra, en una sola vez, o prorrateado, en 12 mensualidades. Saber este dato también será de vital importancia para aplicar el IRPF.

Categoría profesional y grupo de cotización

El convenio al que se acoja la empresa o empleado también afectará a la hora de hacer los cálculos de la cotización a la Seguridad Social.

Bajas

Si un empleado ha cogido la baja laboral o la baja por maternidad o paternidad, también es otro aspecto a tener en cuenta, ya que influirá en la nómina.

Errores más comunes en el cálculo de nóminas

A veces no sólo hace falta prestar atención mientras hacemos una tarea, sino que la manera en la que trabajamos o cómo funciona la empresa puede hacer que cometamos pequeños errores o que realicemos el trabajo de manera menos eficiente. Y esto puede afectar a la gestión de las nóminas.

Para ello, lo mejor será contar con un software de nóminas que nos ayude a agilizar todo el proceso y con el que nos sintamos seguros.

Seguidamente vamos a ver qué errores o fallos son los que más se cometen al calcular las nóminas:

Inexistencia de programa de nóminas o sistema de trabajo

Existen empresas que externalizan la gestión de nóminas, sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas lo siguen haciendo internamente.

Aunque la tarea de crear las nóminas y enviarlas a los trabajadores sea algo recurrente es una actividad muy repetitiva y, por ese motivo, puede hacer que nos relajemos y cometamos cualquier equivocación. Además, si los documentos van pasando por diferentes manos no aseguraremos que se siga la misma metodología.

Debemos tener todo bajo control, ya que un pequeño error de ahora puede producir un problema en un futuro con la Tesorería de la Seguridad Social y acarrear multas a la empresa.

Equivocaciones al calcular las prestaciones de los trabajadores

Existen diferentes variables que debemos en cuenta al calcular las prestaciones de los empleados: vacaciones, horas extras, empleados en prácticas, aumento de salario, plus de nocturnidad, etc.

Hay cambios que pueden ocurrir de un mes a otro y, en ocasiones, no se avisa con la suficiente antelación o se hace a viva voz, sin dejar constancia en ningún mail de las novedades. Por ello, es necesario contar con un buen sistema de nóminas que nos ayude a minimizar los errores.

Hacer las nóminas rápidamente sin planificación

No es recomendable dejar para los últimos días de mes la gestión de las nóminas. Esto puede hacer que nos quede poco tiempo de margen para confirmar datos y actualizar la información de los empleados.

Por ello, nosotros recomendamos que los 20 primeros días de mes se realicen las tareas relacionadas con las nóminas: recopilar información, coordinar las nuevas altas y gestionar las liquidaciones de IRPF y de Seguridad Social.

Reducción de personal administrativo

Como ya hemos comentado anteriormente, muchas pequeñas y medianas empresas realizan la tarea de la gestión de nóminas internamente y, ya sea porque la empresa quiere reducir costes o porque se trata de una compañía muy pequeña, en ocasiones falta más personal.

Si a esto le añadimos que no siempre los que se dedican a la gestión de nóminas están cualificados para esta tarea, acabaremos teniendo algún fallo.

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6 esenciales que te ayudarán a escoger tu software de nóminas

Seguramente, después de leer este artículo te preguntarás ¿y cómo encuentro el mejor software para gestionar las nóminas de mi empresa? Es cierto que existen muchas opciones, pero siempre debes quedarte con la que más se ajusta a tus intereses.

Si te has decidido por contar con un sistema de gestión de nóminas debes saber dónde inviertes tu dinero y qué te ofrecerá a cambio. Por ello, vamos a ver qué puntos son los que pueden determinar tu elección:

Fácil interfaz

Por mucho que sea una aplicación bonita y a la última, lo que nos interesa es que sea fácil de manejar, tanto para Recursos Humanos en su día a día, como para nuestros trabajadores.

Un buen programa debe tener una interfaz intuitiva y ofrezca una buena experiencia de usuario. ¿De qué nos sirve tener un sistema si después se nos hace una montaña hacer las tareas con él? Además, debe ser fácil para calcular las retribuciones de los empleados de manera rápida y sencilla.

Actualizaciones automáticas

Durante la estancia de un empleado en nuestra empresa puede cambiar su situación personal o dentro de la compañía, que se reflejará en su nómina. Para ello, debemos contar con un software que nos ayude a actualizar rápidamente los datos e información relevante de nuestros empleados.

Los 4 campos más comunes que deberemos rellenar son los siguientes:

  • #1 – Perfil del empleado: lo mejor de utilizar un software es que cualquier cambio se modifica automáticamente. Por ejemplo, si cambias el estado civil de un empleado, enseguida se modifica la nómina debidamente.
  • #2 – Contratos: puedes modificar cualquier dato del contrato y se reflejará automáticamente en la nómina.
  • #3 – Beneficios: existen algunas empresas que ofrecen beneficios, como la retribución flexible, por lo tanto un software debe poder realizar cambios mensuales del salario en especies.
  • #4 – Ausencias y bajas: las posibles bajas que se hayan cogido los empleados también afectarán a su salario. Por ello, el software puede cruzar datos y registrar todas las incidencias en la nómina.

Gestión de contratos

Si tu software, además de gestionar las nóminas, te permite crear y manejar contratos habrás dado en la diana. Un programa integral te hará la vida más fácil y podrás ahorrar mucho tiempo.

Legislación al día

Es muy importante que el software de nóminas que utilices tenga en cuenta todas las normativas actuales. Esto es un punto a tu favor, ya que no tendrás que preocuparte por conocer al detalle todas las leyes que surjan en un futuro.

Accesibilidad

En el mundo tan globalizado en el que vivimos y con la irrupción del teletrabajo en nuestro país, nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene trabajar con programas accesibles en cualquier lugar y dispositivo.

Si trabajas con un software de Recursos Humanos, podrás estar tranquilo, ya que podrás llevar tu trabajo allá donde vayas sin preocuparte de nada, porque todo está en la nube.

Privacidad y seguridad

Si vas a pagar por un servicio, qué menos que te asegure la privacidad de tus datos. Los datos personales de tus empleados, así como sus contratos o nóminas se trata de información delicada que tiene que estar siempre segura.

Prueba gratuita

Es importante que antes de tomar la decisión final pruebes y trastees el software que te interesa para poder conocer de primera mano lo que vas a comprar.

Por ejemplo, Factorial ofrece su software de Recursos Humanos con una prueba de 14 días totalmente gratuita y sin necesidad de introducir una tarjeta bancaria.

Beneficios de utilizar un programa para gestionar la nómina de empleados

Sí, lo sabemos, cuando llega el período de nóminas es uno de los momentos más laboriosos dentro del departamento de Recursos Humanos. Por ello, queremos que conozcas los beneficios de la funcionalidad de Factorial para gestionar las nóminas.

Gestiona todas las incidencias de nóminas

Con el software podrás automatizar todos tus procesos como las altas, despidos, bajas médicas u otras variables o suplementos.

Lo mejor de todo es que podrás trabajar siempre en el mismo entorno sin tener que preocuparte ni distraerte en buscar información en otros sitios porque el programa se actualizará con cada dato que insertes.

Descarga y comparte las incidencias

Si trabajas con un gestor, puedes gestionar las incidencias de nómina descargándote el resumen mensual en formato Excel.

Además, también puedes enviar las nóminas en pdf a tus trabajadores desde el programa sin tener que abrir tu gestor de correo. Tus empleados siempre podrán acceder a sus datos e información, así como a su nómina electrónica.

Genera informes personalizados

Con este software también podrás llevar una mejor gestión de tu plantilla creando informes personalizados acerca de las incidencias en la nómina. Podrás revisar las altas y bajas que se produzcan cada mes, todo ello en gráficos visuales que te agilizarán el trabajo.

Valida los documentos con la firma electrónica

En algunas ocasiones podemos ver a los encargados de Recursos Humanos buscar a las personas que necesitan para firmar documentos y, cuando no se encuentran en la oficina, es tiempo que han perdido.

En vez de tener que ir al empleado, Factorial lo pone fácil y en su software ha agregado la función de la firma electrónica. Ahora da igual donde se encuentre el empleado, que podrá firmar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Protege tus datos

En Factorial trabajamos con más de 60.000 empresas y nuestro compromiso con la seguridad es total. Por ello, contamos con la Ley GDPR y nuestro software protege los datos mediante:

  • Single Sign on (SSO)
  • Cifrado de datos
  • Firewals de seguridad
  • Detección de vulnerabilidades

¿Te gustaría tener el control de la gestión de tus nóminas y agilizar todo su proceso? Factorial ofrece un periodo de prueba gratuito para que puedas testear el programa y descubrir cómo te podría hacer el día a día más fácil.

 

✅ Prueba nuestro software de nóminas y dedica ese tiempo a tus trabajadores

 

Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

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