¿Qué es un software para la gestión documental de Recursos Humanos o HRIS?

Una de las tareas más importantes del departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa es hacerse cargo de la gestión documental y de toda la información necesaria para que cada trabajador pueda llevar a cabo su función en la empresa. Esto, a pesar de ser crucial, no es lo único de lo que este departamento tiene que encargarse, pero se lleva parte de las horas que el responsable de Recursos Humanos dedica a su empresa. Hablamos del llamado (y temido) papeleo, cuya gestión es obligatoria, y muchas veces hace que no haya tiempo de dedicarse propiamente a lo que marca la diferencia; los trabajadores. ¿Cómo puedes solucionar este problema que también sufre tu departamento de Recursos Humanos? Con un software para la gestión de Recursos Humanos o HRIS.

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Gracias a las nuevas tecnologías, esto está cambiando y las empresas pueden automatizar algunos procesos que antes llevaban horas. ¿Quieres saber cómo librarte de las tareas más farragosas y digitalizarlas para ahorrar tiempo y evitar el error humano? Sigue leyendo.

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HRIS hace referencia a ‘Human Resources Information System’, o lo que es lo mismo, un sistema o software para gestionar toda la información relacionada con los Recursos Humanos. ¿Tu empresa ya cuenta con algún programa parecido? Si la respuesta es negativa, ¿qué necesitas saber para escoger el más conveniente?

¿Qué es la gestión documental en las empresas?

La cantidad de información que una empresa acumula a lo largo de los meses y los años es extensísima. Contratos, nóminas, informes, bajas, altas, registros para cumplir con las leyes laborales… La gestión documental pretende dar orden y organización a todos estos documentos para guardarlos de manera segura, accesible y actualizada.

Sin importar el tamaño de la empresa, las herramientas de gestión documental se convierten más pronto que tarde en una necesidad. Además, las tendencias en Recursos Humanos también parecen ir en esa dirección. La automatización de procesos para hacerlos más eficientes ya se ha implantado en muchas empresas, e incluso algunas de ellas utilizan la IA (Inteligencia Artificial) para la recaptación de datos y la VR (Realidad Virtual) para, por ejemplo, terminar con el acoso sexual o realizar entrevistas en las que el empleador pueda tener una mejor idea de las habilidades del candidato. Otra tendencia que viene pisando fuerte es el análisis de los Recursos Humanos o «HR Analytics«, con el que hay que llevar a cabo un seguimiento de estadísticas que se deben recolectar. Es decir, más información para el departamento de Recursos Humanos.

¿Qué es un software para la gestión documental o HRIS?

Antes de la transformación digital, se conocía el HRIS como un sistema para administrar los Recursos Humanos. Hoy en día, los HRIS son softwares que sirven para conectar la administración de las personas en la empresa con herramientas para gestionar la información y comunicación entre ellas: almacenan, procesan y controlan todo tipo de datos de los empleados. Así, todas las actividades y procesos relacionados con los Recursos Humanos se pueden llevar al día digital y electrónicamente. Al centralizar en un único repositorio toda la información sobre los empleados, es más fácil gestionar los procesos relacionados con este departamento. Son como bases de datos inteligentes con la información de las personas, que mejoran la interacción con esa información, el tratamiento y la visualización: la convierten en algo valioso, accesible y más fácil de utilizar en la toma de decisiones, en el análisis de tendencias, y, en definitiva, en el día a día.

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Otra manera de definirlo es entender un HRIS como la plataforma que permite a una empresa planificar los costes de Recursos Humanos de una manera más efectiva y mejorar la calidad y la productividad de todos los miembros de la organización. ¿Cómo? Un programa de gestión de Recursos Humanos permite controlar actividades como la contabilidad, la gestión del personal, la contratación y el pago de nóminas, y utilizar menos personal para las tareas administrativas. 

Además, un software para la gestión documental también aporta algo que un departamento de Recursos Humanos, sin él, no tendría; transparencia. Si el programa almacena la información en la nube (los softwares que lo permiten suelen ser los más eficaces), esta podrá ser consultada e incluso gestionada por todos los trabajadores (o, si tiene sistema de permisos, por los que quieras).

Beneficios de utilizar un software para la gestión documental o HRIS

¿Por qué tendrías que tener un HRIS en tu empresa? Resumiéndolo, un software para la gestión documental tendrá todos estos beneficios:

  • Mejora la organización de la empresa     
  • Te ayuda a estar al día en cuanto a normativas y regulaciones
  • Ahorra tiempo
  • Permite centrarse en la estrategia de Recursos Humanos (que tiene que ver con el trato directo con los trabajadores)
  • Mejora la experiencia de los empleados
  • Es una herramienta fácil y práctica, además de intuitiva tanto para ti como para los empleados
  • Aporta transparencia al trato de la información

Tanto si tienes una empresa pequeña o mediana, e independientemente del sector o de la tipología de actividad, un software de gestión de Recursos Humanos te va a simplificar el día a día.

La gestión documental en soporte impreso (es decir, en papel), queda obsoleta a los pocos meses de vida de una empresa, o cuando esta tiene más de dos trabajadores (es decir, prontísimo). Los documentos en papel siempre corren el riesgo de estropearse, extraviarse y, además, ¡lleva mucho tiempo encontrar un documento específico si está archivado con muchos otros! Cuando la gestión documental está digitalizada esto solo te lleva unos clics. Acumular papeles solo lleva al caos y a un uso poco optimizado del espacio de oficina, con un software toda la información estaría centralizada y, además, no ocuparía espacio físico.

Un software para la gestión documental también te ahorraría los problemas de privacidad que tienen los documentos en papel; todo el mundo puede acceder más fácilmente a ellos, incluso personas que no deberían. Permitir el acceso a ciertos datos solo a ciertos trabajadores mejorará la fiabilidad en el manejo de la información, y la seguridad y protección de esta. Esto es especialmente importante para los tiempos que corren, pues nunca ha habido tantas normativas de protección de datos.

Y la cosa no acaba aquí; un HRIS también ayuda a la eficiencia, pues hará que el departamento de Recursos Humanos gane horas que podrá invertir en otras funciones y proyectos estratégicos, más allá del lado administrativo de la gestión de personal. Del mismo modo, los empleados podrán acceder más fácilmente a su propia información, gestionándola de manera más activa y pudiendo actualizarla. ¡Muchas veces desde la comodidad de sus teléfonos móviles!

En definitiva, un programa especializado simplificará las tareas repetitivas y hará que el trabajo en general sea más eficiente. Por ejemplo, cuando un empleado tiene que solicitar el pago de gastos de kilometraje, con un programa integral de gestión de Recursos Humanos podrá hacerlo sin la necesidad de que otra persona intervenga y le supervise. Al crear procedimientos estándar, es mucho más sencillo que toda la organización aprenda el funcionamiento de estas tareas y se reduzcan los errores en los trámites.

¿Cómo escoger un buen software para la gestión documental?

La mayoría de los HRIS profesionales ofrecen diseños flexibles que te permiten trabajar con bases de datos e ir integrando diferentes funcionalidades como, por ejemplo, la creación de informes y el análisis de la información precisa y rápidamente. Pero no solo se trata de eso. 

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Si tu empresa quiere invertir en un HRIS, hay dos aspectos clave en los que te tienes que fijar: por un lado, si verdaderamente te simplifica la administración de los documentos y, por el otro, si agiliza la gestión de los recursos humanos. Parece obvio, ¿verdad? Que otras funcionalidades extra no te cieguen: lo que realmente necesita tu empresa es un programa de gestión de documentos y de RRHH que tenga herramientas para mejorar la productividad, como por ejemplo:

  •      Gestión de personal y de candidaturas
  •      Reporte de ausencias y bajas médicas
  •      Recepción de alertas por e-mail
  •      Autogestión por parte de los empleados
  •      Organigramas
  •      Administración de retribución fija y variable
  •      Planificación de carrera
  •      Creación rápida de informes
  •      Seguimiento del desempeño de los empleados.

Sin embargo, si quierer hilar más fino y elegir un software para la gestión documental que se convierta en la herramienta clave del departamento de Recursos Humanos de tu empresa, tienes que asegurarte de que este cumple con los requisitos siguientes:

  • Debe permitir la sincronización con tu software de ausencias, si lo tienes, para poder gestionar las bajas laborales, permisos y cualquier información relacionada con este ámbito. Del mismo modo, tiene que integrarse con cualquier herramienta que estés utilizando en tu departamento de Recursos Humanos (y quieras seguir utilizando en el futuro).
  • Debe hacer las nóminas y cualquier tipo de información sobre el trabajador visible para este.
  • Debe contar con un sistema de permisos que permitan privacidad para los trabajadores. Es decir, un área solo para cada empleado, en la que este tenga guardados todos sus documentos.
  • Debe estar disponible en cualquier dispositivo (es decir, necesita tener una aplicación para móvil), en línea y sin necesidad de instalar ni descargar nada.
  • Debe ser compatible con cualquier tipo de archivo, para que la información pueda subirse siempre a su base de datos.
  • Debe posibilitar la comunicación interna con toda la empresa y el intercambio de documentos.
  • Debe cumplir con las normativas de seguridad y la LOPD.

¿Qué ofrecemos en Factorial HR?

En Factorial hemos centrado el desarrollo de nuestras soluciones online en dos módulos esenciales, que reúnen todas las herramientas arriba mencionadas con el objetivo de mejorar y optimizar la gestión de los Recursos Humanos en general, y la gestión documental en específico:

  1.  Factorial HR: Se trata de un software de Recursos Humanos diseñado para gestionar vacaciones, ausencias, bajas médicas, informes avanzados sobre absentismo, sueldo, rotación de personal, gestión de planes de retribución, y mucho más. ¡Y no nos olvidamos del portal del empleado para que este pueda gestionar y consultar toda la información!
  2.  Factorial Nómina: Este es un programa para la gestión automatizada y online de nóminas (contratación, pagos, contabilidad, retribuciones, etc.) y administración de impuestos y Seguros Sociales.

Si tu empresa hace el esfuerzo por escoger el HRIS correcto, el que encaje con sus objetivos, misión y valores, sin duda estará invirtiendo en su futuro y en su éxito. 

Con el período de prueba gratis de Factorial podrás saber si nuestro software se ajusta a tus necesidades de gestión documental.

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2 thoughts on “¿Qué es un software para la gestión documental de Recursos Humanos o HRIS?”

    • Hola Diana,

      Si quieres puedes ir a https://factorialhr.es/ y ver un vídeo de todo lo que ofrece el software de Factorial HR, o puedes, desde el mismo sitio, empezar tu período de prueba gratuito de 14 días (no es necesario poner la información de la tarjeta de crédito).

      ¡Muchas gracias!

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