En anteriores ocasiones os hemos hablado de la gestión por competencias en Recursos Humanos, refiriéndonos a la Evaluación de Desempeño teniendo en consideración las competencias de nuestros empleados, e incluso cómo saber qué competencias son necesarias para un puesto de trabajo y adaptar el proceso de selección a esta necesidad.
¿Qué entendemos por competencias cuando hablamos de Evaluación del Desempeño dentro de una empresa? Las competencias laborales son el conjunto de conocimientos, habilidades y destrezas que los trabajadores de una empresa deben poseer.
Obviamente, estas varían dependiendo del tipo de empresa, el tipo de trabajo y el tipo de responsabilidades individuales y de equipo. Es decir, puede que quieras elegir distintas competencias con las que evaluar a un equipo o incluso a cada uno de los integrantes de tu plantilla.
Hoy vamos a darte herramientas prácticas para que puedas utilizar las competencias laborales (profesionales y personales) de tus trabajadores a la hora de medir su rendimiento, ¡esté tu plantilla teletrabajando o no!
Tabla de contenidos
¿Qué es una evaluación por competencias laborales?
La evaluación por competencias es un tipo de evaluación que parte de las competencias y habilidades del trabajador, aquellas que lo hacen más o menos competente para el puesto de trabajo que ocupa.
El beneficio principal de este tipo de evaluación es que permite conocer la eficacia de la formación que inviertes en tus empleados, así como el método de trabajo de estos. Puede que sea una evaluación menos cuantitativa, ya que habla de cualidades, pero permite no solo ver el resultado de algo sino también el cómo se ha llegado hasta allí.
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Cómo evaluar a tus trabajadores por competencias
Para hacer una Evaluación del Desempeño según las competencias laborales, hay que poner en práctica una serie de pasos que van desde definir qué competencias quieres evaluar hasta encontrar una herramienta que te ayude a analizar toda la información que has ido recolectando sobre estas.
En esta parte del artículo te enseñaremos a plantear una buena evaluación por competencias y, finalmente, te explicaremos en profundidad uno de los métodos de análisis más sencillos, efectivos y utilizados por la comunidad HR.
Define las competencias que quieres evaluar
Como ya comentamos anteriormente, debes tener claras qué competencias son las más importantes para el puesto de trabajo del empleado al que vas a evaluar.
Ya sabes que las competencias son las cualidades y habilidades que esperamos de nuestros empleados, y pueden ser las llamadas soft skills y hard skills o, dicho de otra manera, las habilidades blandas y habilidades duras.
¿Qué puede considerarse una competencia evaluable? El liderazgo, el compromiso con el equipo, la iniciativa, la integración en la cultura de la empresa, la tolerancia, la visión estratégica, la gestión del cambio, la capacidad de asumir riesgos, comunicación, adaptabilidad, productividad, resolución de problemas… Como ves, hay muchísimas entre las que elegir.
Para que tengas una idea general, existen tres tipos de elementos que forman parte de toda competencia laboral:
- Elementos cognoscitivos. Representa el nivel de conocimiento de algo, ya sea esto técnico o no.
- Elementos actitudinales. Estas definen cómo se comporta una persona en distintas situaciones.
- Elementos procedimentales. Tiene relación con la destreza a la hora de desarrollar una labor.
Al mismo tiempo, hay tres tipos de competencias:
- Las competencias básicas. Las que son estrictamente necesarias para desempeñar cualquier labor.
- Las competencias específicas. Las que tienen que ver con la ocupación concreta del trabajador.
- Las competencias genéricas. Las que pueden aplicarse a un equipo entero o incluso a toda la empresa.
Decide qué necesitas de tu trabajador en cuanto a esas competencias
En este artículo hablaremos de cómo analizar y evaluar las competencias a través de una herramienta concreta (la Rueda de las Competencias, pero no queremos adelantarnos) así que, en este caso, nos interesará desglosar cada competencia en 10 niveles, siendo el 0 el resultado más negativo y el 10 el más positivo.
Sin embargo, la cosa no termina aquí. Para poder interpretar los resultados más adelante deberás tener muy claro qué nivel de cada competencia esperas de tu empleado. ¿A partir de 7 para la visión estratégica? ¿A partir de un 5 para la iniciativa?
Observa a tu equipo
Piensa cuidadosamente en cada uno de los empleados a los que quieres evaluar. ¿Cómo actúan? ¿Qué hacen? ¿Cómo se expresan? ¿Cómo interactúan con los demás?
Una vez tengas las competencias claras y el nivel que esperas de estas, es hora de observar a tus trabajadores. Te recomendamos que, para ello, tengas bien planificadas las fechas durante las cuáles quieres llevar a cabo esta evaluación. Por ejemplo, una buena idea sería elegir un período de tiempo durante el cual la carga de trabajo no sea la máxima, para que los managers y evaluadores puedan llevar a cabo este proceso lo mejor y más detalladamente posible.
Sin embargo, la evaluación continua es un concepto que cada vez se escucha más, y es que es mucho más eficaz para descubrir problemas y oportunidades de mejora antes de que estos ocurran, sin que ello afecte al rendimiento del empleado o, finalmente, la retención del talento y/o los beneficios de la empresa.
Entiende tus conclusiones y desarrolla un plan de acción
Entender las conclusiones a la hora de evaluar por competencias es sencillo si se ha hecho un buen planteamiento como el que hemos explicado en los puntos anteriores.
Una vez observado al empleados y decidido en qué nivel de competencias está, solo se necesita comprobar si ese nivel es el esperado o no, y si hay espacio para la mejora. Una vez detectadas las competencias que pueden mejorar, piensa en cómo pueden llegar al nivel que necesitas. ¿Quizás este empleado necesita una formación para poder gestionar mejor a sus subordinados? ¿Le faltan herramientas para desarrollar mejor su trabajo? ¿Necesita unos conocimientos más amplios de algún aspecto técnico?
Conocer las competencias de tus empleados también te sirve para saber si están en el puesto correcto dentro de una organización. Puede que las habilidades de un empleado no encajen tanto con el equipo de ventas sino más con el equipo de marketing.
Sea cual sea el resultado de la evaluación, a estas alturas tendrás la información necesaria para establecer un buen plan de acción que sea beneficioso tanto para la empresa como para el empleado.
Comunica el resultado a tus trabajadores
A pesar de que este proceso es algo que te sirve a ti para decidir y poder actuar de una manera más estratégica con tus equipos, el resultado de una evaluación de competencias afecta directamente al empleado evaluado, lo mires por dónde lo mires.
Ten en cuenta que las habilidades son un tema mucho más sensible y personal que, por ejemplo, los objetivos o los resultados de un proyecto. Para dar un buen feedback, te recomendamos que sigas los siguientes consejos:
- Céntrate en el problema, y no en la persona. No le pongas nota al empleado bajo ningún concepto; explícale lo que se espera del rol que está ocupando.
- Habla a solas con el trabajador, y evita dar el feedback en público.
- Respalda tus palabras con datos y sé específico. Si no, puede que tu comentario se entienda como una crítica y no parezca estar basado en nada real más que una suposición.
- No hables solo de lo negativo; explícale también cómo ha destacado en otras habilidades o competencias.
- No divagues. El feedback debe ser concreto si quieres que se mejore lo mejorable.
- Habla de los objetivos de la empresa y del empleado; al fin y al cabo son los que dictan qué habilidades tienes que estar evaluando.
Modelos de exámenes de competencia
Test de aptitudes profesionales
Los test de aptitudes profesionales se basan en las habilidades y destrezas que un trabajador tiene para desempeñar sus actividades referentes al puesto de trabajo. Con estos test se pretende entender las características que cada profesional debe poseer con el fin de que logre el éxito que se espera tanto a nivel personal como profesional.
Además, otra gran forma de sacarle provecho a los test de aptitudes profesionales es detectar cuáles son los puntos fuertes y débiles del profesional evaluado para así poder redireccionar su plan de formación y enfocarlo en un puesto de trabajo que se ajuste mejor a sus habilidades. Por ejemplo, si un trabajador cuenta con más puntos fuertes en el campo del marketing que en ventas, podemos darle la oportunidad de desempeñarse más a fondo en ese área.
Test de inteligencia profesional
Los test de inteligencia profesional son pruebas que miden los conocimientos de los profesionales para su inserción a un puesto de trabajo. Los encargados de Recursos Humanos de la empresa los utilizan en el proceso de selección de personal para conocer las competencias que resaltan en el candidato y medir el éxito en el desarrollo de sus actividades.
Una de sus principales características es que miden el cociente intelectual, en donde se evalúa áreas como: la comprensión verbal, el razonamiento matemático, la memoria de trabajo y la capacidad para procesar información. Al interpretar los resultados de un test de inteligencia podemos encontrar escenarios diversos como que un profesional puede tener una excelente capacidad analítica pero muy poca memoria o que tenga un alto razonamiento verbal pero muy baja capacidad de relacionarse.
Por ello, los encargados de aplicar estos test deben tener en cuenta que una baja puntuación no indica que el profesional no sea lo suficientemente inteligente, si no que en esa área en específico no se destaca tanto cómo lo puede hacer en otras.
Plantilla diana de evaluación
Las dianas de evaluación o también llamadas dianas de aprendizaje son una herramienta visual que sirven para medir y conocer el aprendizaje de los evaluados acerca de una actividad en concreto. La diana de evaluación se puede elaborar sencillamente ya que consiste en círculos concéntricos que a través de números indican el nivel de cada uno de los criterios.
Los ítems son colocados fuera del círculo y pueden ser cada una de las competencias que se quiere evaluar: expresión escrita, comprensión oral, comprensión escrita, expresión oral. La plantilla diana de evaluación es muy utilizada en el campo educativo y ha sido adaptada al ámbito empresarial mediante la Rueda de las Competencias.
La Matriz 9-Box de competencias
Una matriz de 9-Box es una forma de visualizar el desempeño de los empleados y su potencial en un gráfico con nueve cuadrantes. Usualmente, el eje X es el desempeño y el eje Y es el potencial.
Esta matriz es muy útil para tomar decisiones, detectar los empleados que necesitan realizar un cambio y gestionar a las personas con potencial para ser ascendidos o que requieran de formación.
Esta poderosa herramienta te permite:
- Categorizar las competencias o subcompetencias que crees que sean fundamentales para cada persona o equipo de trabajo.
- Definir una descripción a cada competencia y el rango esperado para cada empleado.
- Filtrar qué trabajadores deseas que sean parte de la matriz de evaluación.
- Seleccionar las competencias en base al performance o al potencial de tus empleados.
- Visualizar de forma general el desempeño y las competencias de todo el equipo.
- Los managers podrán ver el progreso de cada empleado, conocer cuáles son los trabajadores más destacados y quiénes son los que necesitan incentivos o formación.
Además, con Factorial tienes siempre a la mano las evaluaciones de competencias anteriores de tus trabajadores, lo que te permitirá tener una comparativa con el estado actual de las competencias de cada uno de ellos. Prueba el software de Factorial por 14 días totalmente gratis.
La Rueda de las Competencias
La Rueda de las Competencias es una herramienta para evaluar las competencias de tus empleados y también para hacer una autoevaluación de uno mismo.
Lo ideal es que, cuando utilices esta herramienta, lo hagas con ocho competencias; las que tú consideres más importantes o clave para la evaluación. Una vez seleccionadas, las valorarás entendiendo que cada radio de la rueda simboliza una puntuación numérica que irá del 0 al 10, siendo el 0 “poco satisfecho” y el 10 “muy satisfecho”.
Una vez decidido en qué punto numérico está cada una de estas competencias, los puntos se unirán para tener una idea general de las necesidades de mejora.
Test de competencias profesionales en PDF
En Factorial hemos creado una Plantilla PDF para la Evaluación por Competencias que incluye una Rueda de Competencias sin competencias asignadas junto con una lista de tareas para utilizar la herramienta. ¿Qué esperas para llevar a cabo una evaluación del desempeño de tu equipo teniendo en cuenta sus competencias?
Esta plantilla es descargable y 100% gratuita, lo único que debes hacer es completar el siguiente formulario y la plantilla te llegará a tu correo electrónico. ¡Lista para usar y rellenar!
Ejemplo de evaluación por competencias
Vamos a poner un ejemplo de Evaluación por Competencias a partir de la Rueda de las Competencias con un equipo hipotético de una empresa hipotética en el que las competencias más importantes sean:
- Iniciativa. Consiste en ir más allá de tus funciones o tus responsabilidades rutinarias para conseguir que algo pase, o detectar que hay que llevar a cabo algo y decidir tomar las riendas y hacerlo.
- Trabajo en equipo. Consiste en encontrar de manera frecuente oportunidades de ayudar y enseñar herramientas a compañeros para el bien común e individual.
- Responsabilidad. Consiste en cumplir con las necesidades del puesto de trabajo de manera satisfactoria y a tiempo.
- Pensamiento estratégico. Consiste en el pensamiento estratégico orientado a cumplir uno o más objetivos.
- Liderazgo. Consiste en gestionar y guiar de manera efectiva los esfuerzos de todo un equipo, hacer el seguimiento de su progreso, anticipar problemas, dar buen feedback y hacer cambios para terminar alcanzando el objetivo del equipo.
- Comunicación. Consiste en saber comunicarse efectivamente y de manera apropiada en distintos contextos.
- Orientado a resultados. Consiste en proporcionar los resultados que el negocio necesita, y pensar en cómo alcanzarlos con cada acción que se lleva a cabo.
- Integración en la cultura de empresa. Consiste en estar alineado con los valores de la empresa.
En la siguiente imagen, podrás observar la Rueda de las Competencias con tres tipos de información; las competencias mencionadas anteriormente, el nivel que se espera de ellas y el nivel en el que se encuentra el empleado hipotético evaluado:
Resultados y plan de acción
Si observamos los resultados de nuestra evaluación a partir de la Rueda de las Competencias, veremos que en algunas ocasiones nuestro empleado evaluado está alineado en algunas pero necesita mejorar en otras, siendo estas últimas más concretamente iniciativa y comunicación.
Antes de hacer el ejercicio, habrás tenido que entender bien por qué quieres que el trabajador tenga estas competencias y este nivel en cada una de ellas. Entonces, si has estado observando lo suficiente, sabrás por qué tú mismo has puesto un 8 en comunicación y un 4 en iniciativa.
Parece que, necesitando un nivel 10 en comunicación, esta es la competencia que necesita más urgentemente ser mejorada, pues es crucial para el puesto que está desarrollando esta persona. Haz una lista de lo que has visto y que te ha hecho ponerle una puntuación más baja y crea una estrategia para mejorarlo. Más allá de lo que hayas observado, los problemas de comunicación pueden venir muchas veces por un sistema de comunicación interna pobre en general o una mala visibilidad en la cadena de mando (o, dicho en otras palabras, un organigrama de empresa poco claro).
En cuanto a la iniciativa, la cosa es un poco más compleja, puesto que no puedes formar a un trabajador en esta competencia. Lo que sí que puedes hacer es motivarlo a hacerlo, reconociendo el esfuerzo de ofrecerse responsable de un proyecto o de proponer una idea “outside the box”.
