Si se acerca la hora de dar un feedback, igual crees que puedes seguir aprendiendo algunas claves. Esto ya dice mucho de ti, porque significa que valoras un proceso que favorece el rendimiento de las personas.
Como managers de recursos humanos o líderes de equipos, no es suficiente saber qué es el feedback o porqué es necesario sino que deberíamos estar dispuestos a ir más allá y explorar opciones para conseguir mejores resultados.
¿Deberías improvisar o prepararte? ¿Cómo te ayuda el lenguaje corporal? ¿Y qué pasa después de dar un feedback? Parece un camino complicado pero tú solo tienes que poner de tu parte, nosotros te acompañamos.
Tabla de contenidos
Más y mejor feedback
A lo largo del día, tenemos muchas conversaciones pero no todas son iguales. Algunas duran poco aunque lo suficiente para echarnos unas risas con nuestros compañeros entre reuniones. Otras son muy inspiradoras porque compartimos ideas con nuestro equipo y algunas, aunque sabemos que son necesarias, nos cuesta enfocarlas y sentirnos cómodos en ellas.
Estas últimas podrían ser las conversaciones en las que damos feedback y que, muy especialmente, deberían estar presentes en nuestra agenda. Según una encuesta de OfficeVibe, el 96% de los empleados quiere recibir feedback de forma frecuente y sólo el 30% lo tiene de forma periódica.
Desde pequeños nos han dicho que las críticas constructivas nos hacen crecer pero sin las estrategias correctas, el desenlace acaba siendo muy distinto y los responsables de dar feedback pueden hacer que la persona que lo recibe se sienta incómoda o incluso inválida para una tarea. En este caso, estaríamos ante una crítica destructiva.
Si algo está claro es que el éxito de los equipos depende de la capacidad que tenemos de orientar a los profesionales para saber qué hacer ante los retos e imprevistos. Y aquí no sólo importa qué vamos a decir sino cómo lo vamos a comunicar.
10 pasos para dar feedback
Imagina que una persona te ha entregado un informe y al terminar de leerlo, crees que podría ser mucho más completo. Después de pensarlo, decides que es el momento de darle feedback. Algo que, dicho así, parece fácil pero es una habilidad que se aprende y cuyo éxito depende, en gran medida, de tus intenciones a la hora de seguir estas recomendaciones:
1. Prepárate, no improvises
Antes de conversar con la persona, tómate tu tiempo para pensar qué quieres comunicar y cuál es el objetivo que te gustaría obtener. ¿Quieres cambiar un comportamiento o alentarlo para mejorar? ¿Quieres hablar de productividad o de motivación? ¿Es la primera vez o ya ha habido otras ocasiones así antes?
Prepararse tampoco significa que tengas un guion estricto del que no puedas salir. Al final, deberás adaptarte y ser flexible porque es posible que se abran temas que no esperabas.
2. Elige el mejor lugar y momento
Las conversaciones pueden darse de muchas maneras pero cuando se trata de dar feedback, deberíamos buscar el cara a cara, pues es lo más efectivo teniendo en cuenta que el lenguaje corporal es un gran apoyo.
Si trabajáis de forma virtual, quizá es un buen momento para una llamada telefónica. En este caso, aunque se pierde el contacto visual, puede ser positivo para alejarnos un poco de las videollamadas a las que tan acostumbrados estamos.
En cuanto al momento, no sorprendas a la persona con tus comentarios. Puede ser muy incómodo recibir feedback en mitad del pasillo o en medio de una reunión de equipo. Es mejor avisarla y mostrarte relajado, en ese mismo momento, para no transmitirle tensiones innecesarias.
| Otro buen momento para dar feedback es al completar un proyecto. Si en este momento no se recibe ningún tipo de retroalimentación, es fácil que la persona se desanime o se sienta poco valorada. |
3. Controla tu lenguaje corporal
Los brazos cruzados o una postura muy rígida pueden reflejar distanciamiento. Intenta relajarte al máximo y que las expresiones faciales sean amables. Siempre que puedas, mantén el contacto visual, ya que refleja honestidad, sinceridad y cercanía.
4. Demuestra que la persona te importa
Puede parecer una obviedad pero si vas a dar feedback, deberías conocer a la persona que tienes delante, en el plano profesional: qué ambiciones tiene, qué es lo que más le gusta de su trabajo, qué logros ha conseguido en la compañía.
Además, toda esta información también la puedes compartir durante la conversación para que la persona, aunque reciba una crítica constructiva, se siga sintiendo valorada. No debemos centrarnos solo en los puntos más débiles.
5. Sé directo
Sin las ideas, es más difícil comunicarlas con convicción y eso es, precisamente, lo que buscamos a la hora de dar feedback. Por eso te recomendamos prepararte. Cuántas más vueltas das a las cosas, más se pierde el valor de lo que dices y también, más tensión se genera en el ambiente.
6. Cuánto más específico, mejor
Las generalizaciones no son buenas aliadas a la hora de dar feedback, porque hace que todo parezca impreciso o que las interpretaciones sean personales.
| Por ejemplo, es diferente decir “no te veo comprometido” que explicar “últimamente no veo que estés motivado como antes, porque este informe está incompleto y no es propio de ti”. |
Una retroalimentación tiene que ir acompañada de hechos, no solo de valoraciones o sensaciones. Esto es lo que nos permite abrir debate y reflexionar sobre el impacto de las acciones.
7. Evita personalizar
Al hilo de lo anterior, recuerda que no deberíamos dejarnos llevar por el “yo creo/yo pienso” sino en compartir reflexiones que están basadas en acciones concretas.
Hay una diferencia entre afirmar “eres poco creativo” o decir “quizá puedes sacar un lado más creativo pero me gustaría saber si te apetece este reto”. Es posible que con las tareas que está asumiendo esa persona en la compañía, no encuentre la oportunidad para despertar la creatividad pero, ¿y si le damos la opción de demostrar que sí tiene esa faceta?
8. Pregunta…
Asegúrate de que, además de recibir el feedback, la persona lo comprende. Para ello, puedes ayudarle con preguntas abiertas que le hagan reflexionar sobre la conversación. Pero elige bien las preguntas. No suena igual un “¿me entiendes?” que un “¿qué opinas de lo que te he dicho? ¿Tienes la misma percepción?” Estas últimas alternativas suenan a que realmente te importa su valoración.
9. Espera la respuesta, deja tiempo
Después de dar el feedback, es el momento de ceder la palabra a la otra persona. Escuchar es tan importante como hablar. Es posible que necesite un tiempo para gestionar las críticas así que dáselo y escucha de forma activa. Ahora te toca a ti.
10. Apoya a la persona
Trata de abordar la conversación con una actitud de ayuda en lugar de centrarte en los defectos o errores. Lo mejor que podéis hacer es buscar soluciones conjuntamente para resolver el conflicto.
Además, la retroalimentación positiva debería tener continuidad y no quedarse como un capítulo cerrado. Haz un seguimiento para ver si la persona está mejorando y vuelve a conversar con ella al cabo de unas semanas para valorar los cambios.
| Al terminar, y aunque parezca extraño, puedes anotar cómo ha sido la conversación, qué sensaciones has tenido o qué es lo que más te ha costado comunicar. Este documento te servirá para detectar los puntos débiles que puedes seguir mejorando a la hora de dar feedback en la empresa. |
Tú también puedes pedir feedback
Igual que lo damos, como líderes de equipo o managers, también podemos recibir feedback. Es más, así debería ser e incluso podemos solicitarlo directamente, demostrando que en nuestra empresa hemos implantado una cultura de retroalimentación donde todos nos ayudamos a mejorar.
Si quieres sacarle el máximo provecho a las críticas constructivas que te dan, aquí tienes algunos consejos.
- Pide feedback a tu equipo a menudo
No esperes a las revisiones anuales de desempeño, acostúmbrate a buscar las valoraciones en otros canales y momentos, de forma más natural y espontánea. Por ejemplo, en las reuniones de equipo, puedes terminar con preguntas cómo:
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- ¿Hay algo más que pueda hacer para ayudaros?
- ¿Os gustaría que cambiase algo profesionalmente hablando?
- ¿Creéis que soy cercano en el día a día?
- ¿Cambiaríais algo de esta reunión?
- Recuerda preguntar a tus compañeros de departamento
Si en el anterior punto nos referíamos a las personas que estás gestionando, en este caso, hacemos mención a esas personas que comparten el mismo puesto de trabajo que tú, en el caso de que las hubiesen. Como están en el mismo departamento y realizan las mismas tareas, sus puntos de vista te pueden ayudar a tener otras perspectivas.
- Pide aclaraciones, si lo necesitas
Después de escuchar activamente los comentarios que recibes, no te quedes con ninguna duda. Si hay algo que no entiendes, haz las preguntas que necesites o pide ejemplos específicos.
- Piensa, luego responde
Date tiempo para procesar el feedback. Dejar pasar unos días no es negativo, significa que te importa y quieres reflexionar con calma.
Y, aunque suene obvio, no te tomes las críticas como algo personal. Esta es una de las reglas principales. Por ejemplo, que alguien comente que el software de la empresa se ha quedado desactualizado, no te convierte en el peor manager del mundo. No es un ataque a ti, sino una oportunidad para buscar otras herramientas que puedan satisfacer al equipo.
- Sé un ejemplo para todos
Cuando un manager o líder de equipo pide feedback, ayuda a construir más confianza en su equipo, demostrando que las críticas constructivas son la base para fomentar la colaboración, el compañerismo, la productividad o la motivación.
Es cuestión de dar y recibir
Inspírate en estas recomendaciones, adáptalas a ti y encuentra tu estilo a la hora de dar feedback, pero recordando que lo más importante es la persona que va a recibir tus comentarios.
La retroalimentación es clave y necesaria, y ya hemos visto que cada vez se demanda más. Lo que sorprende es que dar feedback es mucho más que eso. Es dar confianza, apoyo o seguridad a las personas para que sigan creciendo en la compañía. Y entonces, tú recibirás la mejor de las recompensas: ver cómo ellas sacan lo mejor que tienen.
¿Cómo gestionar el feedback con un software en minutos?
Ahora que ya conoces los pasos para dar feedback de manera efectiva, te recomendamos utilizar una plataforma con la cual gestionar todas las formas mediante las cuales puedes recibir feedback, como son: encuestas de clima laboral, de satisfacción, eNPS, entre otras.
Así mismo, este software de recursos humanos debe permitir, almacenar toda la información necesaria de las reuniones one to one, evaluaciones de desempeño; lo cual será clave tener a la mano en todo momento o cuando necesite ser revisada. Además, definir que personas puedan editar las preguntas y determinar a los integrantes del equipo de quienes queremos recibir el feedback.
Por último, con Factorial envía recordatorios vía correo electrónico cuando no se hayan completado los cuestionarios o encuestas y obtén un análisis de las respuestas recibidas para luego visualizarlas en gráficos. Agenda una demo gratis y te enseñamos como gestionar el feedback de la mejor manera.
