Cada día tenemos que enfrentarnos a una serie de tareas, muchas de ellas, se hacen repetitivas en el tiempo. Con la finalidad de ahorrar valiosos recursos, es siempre una buena iniciativa centralizar procesos.
Y es aquí donde entra el juego el cuadro de mando de RRHH, una herramienta eficaz para automatizar la forma en la gestionamos el capital humano, sin margen de error. Las profesiones en general y, Recursos Humanos en particular, están evolucionando y se deben tener en cuenta varias herramientas y parámetros para ganar velocidad, rendimiento y productividad. Pero, ¿qué es un cuadro de mando de RRHH y cómo desarrollarlo? La respuesta te la daremos en este artículo.
- ¿Qué es un cuadro de mando de Recursos Humanos?
- Para qué sirve un tablero de mando de Recursos Humanos
- ¿Cómo hacer un cuadro de mando de Recursos Humanos?
- Descarga un cuadro de mando de Recursos Humanos en Excel
- Cuadro de mando, beneficios y desventajas
- ✅ Descarga un software para la gestión de tu plantilla
¿Qué es un cuadro de mando de RRHH?
Un cuadro de mando de Recursos Humanos, es una herramienta que permite a una empresa, supervisar la gestión de las diversas tareas relacionadas con la gestión humana, al tiempo que verifica que esté funcionando todo sin problemas.
Históricamente, esta herramienta tiene su origen en el campo de la navegación aérea y permite el seguimiento y evaluación de todos los equipos. “Cuadro de Mando” en sí mismo y como concepto, se refiere a un conjunto de indicadores clave que sirven para conocer el estado de salud y la eficiencia de nuestra plantilla.
Para esto, se compone de datos estratégicos que surgen de la comparación entre la situación real y la situación esperada, y en particular, de los objetivos marcados. Desde la gestión de inventarios hasta la gestión contable, pasando por la rama de marketing y las actividades comerciales, este instrumento se puede utilizar en todos los departamentos y sectores de actividad.
En una empresa, facilita la toma de decisiones y el liderazgo consciente, ya que ayuda a identificar datos y resultados concretos. En consecuencia, contribuyendo a mejorar el bienestar laboral de los y las trabajadoras, impactando directamente sobre las posibilidades de alcanzar objetivos de negocio.
Para qué sirve un tablero de mando
Como mencionamos anteriormente, independientemente del tamaño de la empresa, ya sea una PyME o una multinacional, el panel de recursos humanos es una herramienta valiosa y necesaria para la gestión de las personas.
Los datos que se muestran en la tabla, permiten al Departamento de Recursos Humanos tomar decisiones estratégicas. El objetivo principal de esta herramienta es realizar un diagnóstico de la situación de la organización en un instante. Este último proporciona a los gerentes una traducción detallada de la situación del departamento de recursos humanos, así como visibilidad de cada movimiento de todo el personal.
Por tanto, pretende organizar todos los indicadores que miden desde la brecha salarial, pasando por el desempeño laboral, sin perder de vista objetivos y el estado actual de la organización. Entre las principales funciones del cuadro de mando, podemos destacar:
Gestionar la fuerza laboral
Con la gestión de las incidencias en nómina, será posible hacer un seguimiento de los datos estratégicos y operativos de la gestión de recursos humanos, pero también tener el detalle de la evolución de la plantilla. Con este indicador, podrás detectar posibles averías y anticipar todas sus necesidades, a corto y medio plazo.
Mejorar el proceso de onboarding y contratación
Un cuadro de mando facilita visualizar los costes asociados con el proceso de búsqueda y acogida de trabajadores. Permiten a quienes gestionan los RRHH, medir las etapas del proceso de selección de forma eficaz, pero también analizar a fondo la relevancia y eficacia de los procesos que ha puesto en marcha.
Seguimiento del absentismo
Este indicador se considera un indicador sólido del clima laboral y la salud ocupacional. A partir de los datos de este seguimiento podremos identificar mejor la tipología, las causas y la frecuencia de absentismo por categoría, lo que permitirá evaluar los parámetros y calcular los costes (directos e indirectos), vinculados a este.
Disminuir la tasa de rotación
Forma parte de los denominados indicadores estratégicos. La tasa de rotación proporciona información clara y precisa sobre el alcance de los movimientos de personal en la empresa. Al igual que el seguimiento del absentismo, también revela el clima en el entorno laboral y la motivación.
Gestión de habilidades y talento
Este indicador es fundamental para implementar la gestión predictiva y analítica de habilidades y competencias dentro de una empresa. Con estos datos es posible desarrollar planes de carrera o planes de formación, según sea necesario.
Índice de igualdad de género
En este indicador, puede insertar y analizar la brecha salarial. Similar a lo que sucede con el Registro Salarial, obligatorio como parte de la Ley de Igualdad, este indicador permite ver qué tan diversa/inclusiva es tu empresa y en qué áreas se requiere de ajustes.
¿Cómo hacer un cuadro de mando?
Antes de desarrollar un cuadro de mando y, como siempre que vamos a realizar cualquier tipo de innovación en nuestra gestión, debemos tener en cuenta los valores de la empresa, su cultura y objetivos en el mediano y largo plazo.
A partir de esto, también es importante realizarnos una serie de preguntas ¿Por qué una mejor gestión de las funciones de recursos humanos es esencial para mi empresa? ¿Qué funciones exactas quiero liderar en mi empresa? ¿Con qué frecuencia se actualizan los datos? ¿Quién usará este tablero? ¿Cómo se guardará esta información y quién tendrá acceso a ella?
Una vez configurados los parámetros, será necesario definir los indicadores de HR a monitorear. Este es un paso más que importante, ya que están directamente vinculados a actividades, temas y objetivos. El siguiente paso es elegir el medio. Para ello, la empresa puede crear un cuadro de mando en Excel, o utilizar un software de recursos humanos.
Cualquiera que sea el medio que se seleccione, debe satisfacer las necesidades de la empresa. Por lo tanto, debe presentar una interfaz agradable y fácil de usar, mostrar imágenes comprensibles para sus usuarios y ofrecer funcionalidades que cumplan con sus expectativas.
Después de elegir el medio, será necesario identificar las fuentes de datos. Estos pueden extraerse de un software de tipo ERP (Enterprise Resource Planning), software de contabilidad o software CRM (Customer Relationship Management). O bien, las bases de datos de la empresa que estén volcadas en un Excel. Para la organización de los datos, puedes elegir entre tres opciones:
- Ordenar por grupo de indicadores
- Ordenar por nivel de detalle
- Ordenar por vínculo causal
También será necesario elegir los gráficos que mejor representen estos datos (diagramas circulares que representan una proporción de la plantilla, diagramas de barras para la comparación de niveles, curvas que representan una evolución, etc.).
¿Qué es un indicador de recursos humanos?
Más allá de las tareas administrativas relacionadas con el personal, la función de recursos humanos se orienta más hacia una función generadora de valor agregado, otorgando gran importancia al capital humano. De hecho, la optimización de este último constituye una palanca de rendimiento para las empresas.
Fue a principios de la década de 1970 cuando se desarrolló el concepto de indicador de recursos humanos. Esta, es una herramienta de medición que proporciona una visión global y sintética de los diversos datos clave del capital humano de una empresa.
El principal objetivo del indicador de RRHH es, por tanto, obtener los principales elementos que ayuden en la toma de decisiones y la gestión estratégica de la empresa, mejorando así la productividad, pero también la gestión del capital humano. Es una verdadera herramienta de comunicación con todos los trabajadores de la empresa.
¿Cuáles son los indicadores de un cuadro de mando de RRHH?
La eficacia de un panel de recursos humanos depende, ante todo, de la selección cuidadosa de los indicadores que se utilizarán. Es importante que sean apropiados y relevantes. Pero por sobre todas las cosas, medible.
El/los indicadores clave, se eligen de acuerdo con los objetivos marcados para facilitar la toma de decisiones que puedan resultar de ella. En resumen, se utilizan para comprobar e identificar el nivel de avance de los planes de acción, por un lado, y el de consecución de objetivos, por otro. Existen varios tipos de indicadores que se pueden insertar en un tablero dependiendo de las necesidades de la empresa:
- Indicadores de medida
Permiten medir con precisión los elementos básicos y monitorizar las actividades del departamento o empresa (ratio, seguimiento de actividad, absentismo, etc.).
- Indicadores de calidad
Gracias a este indicador, podrá cuantificar diversos elementos, como apreciaciones u opiniones sobre un parámetro determinado.
- Indicadores complejos
En esta categoría, encontrará las respuestas a varios elementos específicos (ratio financiero, seguimiento objetivo, etc.). Dependiendo de la organización de la empresa, se pueden predefinir o desarrollar internamente según los objetivos que te marques.
Descarga un cuadro de mando de RRHH en Excel
Para que puedas lograr optimizar la gestión de capital humano, centralizando y automatizando tus procesos, en Factorial hemos preparado para ti una plantilla en Excel que podrás editar a tu medida. Con esta herramienta podrás conocer a fondo todo lo que sucede dentro de tu empresa y acceder a toda tu información desde un solo lugar.
Con este modelo de cuadro de mando podrás visualizar indicadores acerca de la masa salarial, las vacaciones y ausencias de tus trabajadores, tasa de rotación, bajas por enfermedad, entre otros. Esto te permitirá optimizar mejor los procesos en tu empresa y conocer más a detalle las fortalezas y debilidades que tiene tu equipo de trabajo.
Descarga nuestro ejemplo de cuadro de mando en Excel gratis completando el formulario con todos tus datos. ¡Este modelo está listo para descargar y rellenar! A continuación, te explicamos cómo utilizarlo.
¿Cómo utilizar el tablero de mando de Factorial?
Una vez dentro del archivo, verás sobre el margen izquierdo los conceptos utilizados o, mejor dicho, los KPI’s seleccionados. Sobre el margen derecho verás los diferentes meses del año divididos en dos columnas: objetivo y resultados.
En la primera deberás completar la información con los objetivos esperados para ese período y, sobre resultados, el número de horas, contratos o cantidad de dinero (según corresponda) que actualmente responde al parámetro señalado.
Al pie de cada columna verás los resultados promediados de cada indicador. Mientras que en la columna nombrada “Año actual” tu información se actualizará a medida que completas con tu información. En el apartado «Año anterior», solo debes poner los resultados obtenidos en el último año para poder compararlo con el actual.
Ejemplo de cuadro de mando
Cuadro de mando de RRHH, beneficios y desventajas
Realizar un cuadro de mando de Recursos Humanos, no solo es una tendencia (junto con el uso de inteligencia artificial y la digitalización en general, por ejemplo), sino que es verdaderamente necesario.
Sobre todo, en el contexto actual, donde cada vez más, la virtualidad se hace omnipresente en nuestro día a día. Por este mismo motivo, a continuación, mencionaremos algunos de los beneficios y desafíos más comunes de trabajar sobre este tipo de plataformas:
Cuadro de mando, ventajas
Los beneficios de contar con este tipo de herramientas son numerosos. Principalmente porque permite un cambio de paradigma que otorga una visión holística sobre nuestra empresa.
Esto debido a que trabajar sobre datos cuantitativos y objetivos (los KPI’s), abre paso a que, a partir de los resultados, podamos corregir o reforzar el rumbo de nuestra plantilla con decisiones cualitativas. Estas pueden tener que ver con mejorar aspectos como las bandas salariales, la gestión de tiempo y control horario, hasta la prevención y reducción del estrés laboral, entre otras. Entre sus mayores ventajas, el cuadro de mando de RRHH permite:
- Un análisis detallado gracias a las cifras objetivas.
- Una visualización rápida y sintética de la eficiencia del personal y posibles disfunciones sociales.
- Comunicación interna efectiva con los gerentes y empleados de la empresa.
- Soporte para producir otros documentos de RRHH, como informes, balances y reportes de gastos.
Cuadro de mando, desafíos
El cuadro de mando de Recursos Humanos, es un instrumento que no está congelado en el tiempo. Como resultado, puede haber modificaciones dependiendo del contexto de cada empresa. Por lo tanto, los gerentes de recursos humanos deben reorganizar sus cuadros de mando en tiempo real, mientras que identifican los diversos informes y el rendimiento. Esto les permitirá ser más eficaces, ya sea en la comunicación interna o en la toma de decisiones.
Para responder a los nuevos desafíos del negocio, pero también a las nuevas limitaciones relacionadas con la organización y el presupuesto, cualquier empresa debe aprender a recopilar y analizar mejor sus datos.
Esto puede ser un auténtico problema, sobre todo cuando la información no se encuentra centralizada o accesible, por ejemplo, en un gestor documental. Por este motivo el mayor desafío del cuadro de mando es el acceso y manejo de datos sensibles que no siempre están disponibles.
Contar con un cuadro de mando de RRHH, es una iniciativa ideal para poder liderar la gestión de las personas ahorrando tiempo, dinero y maximizando recursos y la concreción de objetivos de negocio en el mediano y largo plazo.
Factorial puede ayudarte a digitalizar el cuadro de mando automatizando la recopilación de datos de recursos humanos, integrando la información en una plataforma centralizada, ofreciendo paneles de control personalizados con visualización en tiempo real y garantizando la seguridad de los datos conforme a normativas. Además, facilita el acceso desde cualquier lugar, mejorando la toma de decisiones.
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