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Absentismo laboral: cómo evitarlo en el teletrabajo

El mundo laboral necesitaba evolucionar…y todavía más desde el comienzo de la pandemia por el Covid-19.

Con tantos cambios, incluido la mayor práctica de teletrabajo, es necesario adoptar nuevas técnicas a la hora de gestionar las jornadas y los horarios de los empleados, así como su productividad. Y es que el teletrabajo, a pesar de tener muchas ventajas, cuenta con algo que atemoriza a muchas empresas: el absentismo laboral.

El absentismo laboral puede afectar no solo a los beneficios del negocio, sino también a la cohesión entre los diferentes departamentos y equipos de trabajo. Si las ausencias constantes o los retrasos de los empleados son frecuentes, lo mejor que puede hacer es investigar qué podría haber detrás de este comportamiento.

En este artículo te explicaremos qué es el absentismo laboral y qué tipos prevé la ley, ¡y te daremos consejos para reducir la tasa de absentismo en tu empresa! También te enseñaremos a calcular la curva de absentismo laboral para que puedas estar al día con este número tan importante.

Definición: ¿Qué es el absentismo laboral?

El absentismo laboral es aquello que ocurre cuando el empleado se ausenta de algún acto o función en la empresa. Es decir, indica ausencias y/o retrasos, sean estos justificados o no.

Sin embargo, el absentismo no solo está relacionado con las ausencias injustificadas y los retrasos; también hace referencia a las ausencias justificadas, es decir, cuando el empleado se comunica con la empresa y disculpa su retraso o ausencia.

Cuando el número de ausencias es elevado, no solo la empresa puede ver comprometidos sus ingresos, sino que todo el equipo y los compañeros pueden verse afectados. Por esto precisamente es importante saber qué hay detrás del comportamiento del empleado, o incluso de un grupo de trabajadores.

El absentismo laboral en el Estatuto de los Trabajadores

La regulación jurídica del absentismo laboral se encuentra en el Estatuto de los Trabajadores, que fue aprobado por el Real Decreto Ley 1/1995 del 24 de marzo. A continuación mencionamos los artículos a los que nos referimos:

El artículo 21.4 establece que la empresa tiene derecho a comprobar el estado o la veracidad de una enfermedad o accidente del trabajador mediante un reconocimiento médico si esto es motivo de ausencia.

Por otro lado, el artículo 52.2 hace referencia a la posibilidad de la extinción del contrato si el ausentismo supone el 20% de las horas laborales durante dos meses consecutivos, o el 25% durante cuatro meses consecutivos. Sean o no estas ausencias justificadas.

Es el artículo 54 según el cual considera un incumplimiento del contrato de trabajo las ausencias injustificadas reiteradas, el cual puede ser causa de un despido disciplinario.

Otro artículo del mismo Estatuto, el 58, expresa la facultad de las empresas de sancionar a los empleados que incurran en este incumplimiento.

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Datos sobre el absentismo laboral en España

El absentismo laboral es un problema que afecta a muchas empresas españolas, siendo la tasa de este del 5,3% en el 2018, según el VIII Informe Adecco sobre Absentismo. Esto significa que aquel año, cada empleado se ausentó de su puesto 87 horas por año de media. Ese año fue un máximo histórico, y por eso lo mencionamos en este artículo.

¿Qué gastos supone esto para la empresa y el Estado? La friolera cifra de 7.498,54 millones de euros en prestaciones por incapacidad temporal en la Seguridad Social. Para las empresas, sin embargo, este gasto pasó a ser de 7.000 millones de euros.

Debido a la situación de pandemia y todo lo que esta conlleva, el absentismo laboral no ha disminuido sino que ha aumentado, y es mucho más difícil de gestionar si los trabajadores están teletrabajando.

Acerca de esto último y en relación también con el control horario, siempre tienes que tener en cuenta que en caso de que la cantidad de horas de la jornada laboral de tus trabajadores, hará que el trabajo remoto (o híbrido) necesite de un acuerdo diferente. De hecho, cuando la jornada laboral supera el 35% desde casa, la ley de teletrabajo establece que será necesario que se realice un nuevo contrato.

Consecuencias del absentismo laboral para la empresa

Ya hemos hablado de cómo el absentismo laboral puede afectar a los beneficios del negocio, el comportamiento y presión de otros compañeros del equipo y en general a todo el clima laboral, pero vayamos punto por punto y analicemos todo lo que puede ocurrir si el absentismo no se gestiona correctamente.

  • Reducción de productividad (y beneficios). Con más ausencias hay menos posibilidad de alcanzar los objetivos marcados, y menos si estos son ambiciosos. Si falta personal los procesos se retrasan, se crean cuellos de botella y en general todo se ralentiza o se aplaza.
  • Aumento de los costes. Pagar horas extra al empleado que tiene que cubrir la ausencia del compañero supone un mayor coste para la empresa. Si esto sucede a menudo, podemos estar hablando de grandes fugas de dinero.
  • Entorno laboral tóxico. Cuando existe absentismo en la empresa, siempre habrá quien se tenga que encargar de las tareas del empleado ausente, y eso no suele ser plato de buen gusto. Con este hecho, aparecen tiranteces.
  • Mala cultura de empresa. Las consecuencias del absentismo laboral están estrechamente relacionadas con las causas, sobre todo si estas son injustificadas. ¿Por qué motivo tus empleados se ausentan tanto? Si hay algún aspecto negativo que tenga que mejorarse, esto puede empeorar la cultura de la empresa, que empeorará todavía más con el ausentismo.
  • Rotación de personal. Que haya más ausentismo laboral y mayor presión para los integrantes de esos equipos puede hacer que la situación sea insostenible y que tu talento prefiera desarrollarse en otro lugar.

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Tipos de absentismo laboral

Hay muchos tipos de absentismo laboral, y todos dependen de si la ausencia es justificada o no.

Causas del absentismo justificado

Estas ocurren cuando la empresa tiene conocimiento de la ausencia o retraso del empleado. Algunos ejemplos de absentismo justificado y previsto por la ley son:

  • Problemas de salud y citas médicas. La ley permite que el empleado se ausente para recibir tratamiento médico en caso de enfermedad. No se le debe descontar de su salario si justifica la ausencia con un certificado médico. Vale la pena recordar que las citas o exámenes médicos también son razones válidas para ausentarse del trabajo.
  • Fallecimiento. En caso de fallecimiento de un cónyuge o familiar cercano, también es posible ausentarse, sin perjuicio en el salario.
  • Problemas con el transporte público. El retraso por motivos de transporte público se puede justificar con RR.HH., con la presentación de alguna prueba: foto, noticia o cualquier otro documento que acredite lo sucedido.
  • Baja por maternidad o paternidad. Cuando llega un bebé a casa, o cuando se lleva a cabo una adopción, se debe entender la ausencia justificada y retribuida de los empleados.

Estas son solo algunas situaciones previstas por la Ley. Puedes hacer una gestión de las ausencias y las vacaciones de tus empleados con nuestra plantilla Excel gratuita.

Causas del absentismo injustificado

En este tipo de absentismo la empresa no recibe justificación por el retraso ni por la ausencia de su empleado. Puede suceder en estos casos:

  • Problemas personales. Debemos recordar siempre que somos vulnerables a los problemas personales y que estos pueden influir en nuestra vida profesional. No siempre es fácil arreglar las cosas y actuar como si todo estuviera en orden, de ahí la importancia de proponer ayuda y escuchar a tu empleado.
  • Falta de motivación. Mantener la energía y la motivación al día es una tarea complicada, más aún si tenemos en cuenta el contexto pandémico en el que vivimos ahora mismo. Uno de los mayores enemigos de la productividad es la sensación de agotamiento que puede enfrentar un empleado, de modo que la empresa debe ayudar y ofrecer incentivos.
  • Mala gestión y altos niveles de estrés. Favorecer un entorno de trabajo acogedor es fundamental, y en el corazón de esta prioridad está la salud mental de los empleados. Si se descuida, aumentará el absentismo laboral, ya que el clima empresarial favorece el estrés y ayuda a muchos a evitar y huir de este entorno.
  • Falta de claridad en los objetivos. El absentismo laboral se debe a menudo a la falta de comunicación y diálogo con los managers. Sin saber qué hacer, por dónde empezar y qué fechas límite seguir, los empleados pueden sentirse perdidos y dejar de lado sus responsabilidades. El papel principal del manager aquí es poner las cartas sobre la mesa y estipular qué se debe hacer, cómo y cuándo.

7 consejos para reducir el absentismo laboral

Son muchas las estrategias que se pueden implementar en una empresa para reducir la tasa de absentismo laboral. He aquí algunas ideas:

1. Centrarse en la motivación

Anteriormente vimos que la falta de motivación es una de las principales causas del absentismo laboral. Por lo tanto, prestar atención a esto es indispensable. ¿Pero cómo?

Hazte esta pregunta: Con todas las empresas que existen en el mundo, ¿por qué querría un profesional competente elegir la mía? Crea una lista de los beneficios que ofreces, tanto monetarios como los relacionados con el salario emocional.

Paquete de beneficios

Otra pregunta para ti: ¿Mis empleados están siendo remunerados justa y competentemente? ¿Este valor está en consonancia con las necesidades de mis empleados? ¿Qué otros beneficios forman parte del paquete de beneficios de la empresa, además del salario mensual fijo?

Cuando hablamos de paquete de beneficios, nos referimos a todo lo que complementa la cantidad fija mensual, Por ejemplo: bono de cultura, asistencia de guardería, asociación con un gimnasio, presupuesto extra para formación, cursos profesionales…

Estos “extras” hacen que el empleado se sienta más valorado y pueden contribuir (¡y mucho!) a su motivación. Esto también mejorará la cultura de la empresa y la retención del talento.

Salario emocional

En el contexto del teletrabajo y la pandemia, pensar en los salarios emocionales de los empleados es una parte crucial para reducir el ausentismo laboral.

En este punto vale la pena hablar de lo que están haciendo las Startups, expertas en la experiencia del empleado y los beneficios inteligentes. La empresa Nubank, por ejemplo, cuenta con NuCare, que ofrece ayuda psicológica a los trabajadores, así como asistencia legal y planificación financiera. Esto es algo que puede influir positivamente en la vida del empleado, ya que trata problemas que experimenta en su vida personal, pero que pueden tener repercusiones en el trabajo.

Al tener acceso a estos beneficios, el trabajador es consciente de que la empresa se preocupa por su bienestar. Si el absentismo está vinculado únicamente a la motivación, es muy probable que un paquete completo y diferenciado sea una estrategia eficaz.

2. Entender si hay demasiado estrés y presión

Intenta comprender si el entorno laboral, los deadlines y los objetivos de los empleados es lo que está afectando a esta tasa de absentismo. Los managers son personas que a menudo tienen acceso a evaluaciones y encuestas individuales y grupales de diferentes equipos. A través de estos datos, podrás saber dónde están los mayores cuellos de botella que enfrentan los empleados.

Si sospechas de un entorno tóxico, con estrés y presión excesivos, no dudes en hablar con los responsables del departamento para averiguar por qué es así y ponerle remedio.

Algo muy útil que puedes hacer es dejar abierto el canal de diálogo para los empleados en general: enviar correos electrónicos a los equipos y proponer encuestas de clima anónimas para que se respondan honestamente y sin miedo a la represión.

Estos son los 10 errores más comunes en la gestión del clima laboral, ¡procura no cometerlos!

3. Diálogo abierto y buena comunicación interna

Es muy importante dejar libre el diálogo e invitar a los empleados a opinar sobre la dinámica de la empresa, pidiéndoles que evalúen su bienestar, niveles de estrés y su relación con los managers directos y el equipo.

Ten cuidado de preservar y mantener estos datos confidenciales correctamente, pues es información sensible. Factorial puede ayudarte con la gestión documental y ofrecerte un sistema seguro de almacenamiento de la información.

Ten claro que, para que las cosas mejoren, se deben registrar las quejas y sugerencias. No fomentes las conversaciones paralelas en los pasillos o intercambios de correos electrónicos informales que no llegan a buen puerto. Intenta centralizar estos datos en forma de búsquedas en profundidad.

4. La flexibilidad de horarios puede ser la clave del éxito

Cuando se ofrece el teletrabajo, se suele aplicar el horario flexible. Sin embargo, el absentismo laboral puede seguir apareciendo.

Es necesario entender que la rutina en casa es diferente a la que se realiza en la oficina, y no tenemos las mismas distracciones ni las mismas preocupaciones. En el caso de personas con hijos, la flexibilidad es fundamental para que este empleado en cuestión pueda ausentarse en determinados momentos y no romper así su jornada de trabajo en los momentos más productivos.

Tiempos sincrónicos y asincrónicos

Los términos pueden parecer complejos, pero ayudan a reducir el absentismo laboral.

Los horarios síncronos se caracterizan por estar alineados con otros empleados de la empresa. Por ejemplo, a las 9 de la mañana tendrá lugar una reunión con el equipo de ventas. Esto significa que todos los miembros del equipo de ventas deben estar disponibles en este momento.

De lo contrario, cuando hablamos de tiempos asincrónicos, no todos los miembros del mismo equipo están disponibles al mismo tiempo. Un ejemplo son los empleados que prefieren trabajar solo a partir de las 3 de la tarde en determinados días de la semana. Esto demuestra que, durante algunos días de la semana, estas personas pueden tener la mañana libre y, aun así, cumplir con su carga de trabajo diaria y entregas.

Soluciones como esta pueden reducir el absentismo laboral, ya que las horas de la jornada laboral, tienen en cuenta la rutina de las personas. Sin embargo, cabe recordar que proponer unos días en horarios sincronizados es fundamental para las reuniones y momentos en los que el contacto con el equipo, incluso por vídeo, correo electrónico o teléfono.

5. La tecnología como motor de cambio

La tecnología, además de ahorrar tiempo en las tareas manuales y repetitivas, también puede ayudar a reducir el absentismo laboral.

En procesos diarios como el fichaje, menos es más, y nos referimos a que es mucho mejor que este se pueda hacer de manera rápida y sencilla. Es por esto por lo que Factorial es el software favorito de los trabajadores, pues el registro de jornada es simple y ágil. Además, se puede hacer desde cualquier lugar y de forma digital.

Si tu empresa ofrece el teletrabajo, esta es la solución perfecta para hacer el control horario y monitorear la jornada de tus trabajadores.

6. Asegurar que las oportunidades sean iguales para todos

Prestar atención para que la empresa respete los valores de equidad salarial y diversidad es fundamental para reducir el absentismo laboral. Si los empleados notan que hay desigualdad dentro de la empresa, estarán menos motivados para producir. Además, sentirán las molestias que estos problemas pueden ocasionar.

Un ambiente de trabajo que asegure la igualdad de oportunidades para todos es saludable, fomentando el intercambio y el desarrollo profesional de cada uno. Piénsalo: si una mujer sabe que es prácticamente imposible ganar el salario de su compañero masculino, o incluso asumir puestos más importantes dentro de la empresa, ¿cómo quieres que se sienta motivada?

De ahí la necesidad de fomentar la igualdad, impartir cursos y coaching en liderazgo y desarrollo profesional. Y el salario, por supuesto, debe basarse en el puesto de trabajo y las habilidades de cada uno, no en el género, el origen social, la raza, la religión o la orientación e identidad sexual.

Echa un vistazo a nuestro Estudio sobre la Brecha Salarial por prejuicio de género en España.

7. Atención a factores externos a la empresa

El escenario actual exige una atención especial a los factores externos. No siempre es posible separar la vida privada de la profesional, especialmente cuando hablamos de trabajar en remoto. El empleado debe lidiar con dos cargas al mismo tiempo: su rutina familiar y la laboral.

Por lo tanto, intenta intensificar el seguimiento de este empleado y brindarle un canal de escucha terapéutica, a través del cual pueda hablar con un psicólogo cuando sienta la necesidad.

Sentido común para encontrar el equilibrio

Permite que el empleado encaje sus horas de la jornada laboral con su rutina en casa. Por ejemplo, si necesita recoger a sus hijos de la escuela, darles de comer o pasear a su perro.

Ten en cuenta que no todos los empleados viven solos y tener sentido común para encontrar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es el quid de la cuestión.

Para aquellos que viven solos y carecen de interacción humana, ¿por qué no pensar en breves descansos para tomar un café virtual? La única regla: ¡no hablar de trabajo! Cuanto más espacio tenga el empleado para expresarse y decir cómo se siente, mejor.

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Cómo calcular el absentismo laboral

Para obtener datos concretos sobre el absentismo laboral en tu empresa, basta con saber calcularlo. Te enseñamos cómo hacerlo:

  • Multiplica la cantidad de empleados por la cantidad de horas que deben trabajar al mes. Ejemplo: Para una empresa que tiene 5 empleados y cada uno trabaja 6 horas al día, 20 días al mes, esto sería:

5x6x20 = 600 horas que se deben trabajar al mes.

  • Suma las demoras, días de ausencia y salidas anticipadas (justificadas e injustificadas) de cada empleado. Ejemplo: los 5 empleados llegan 20 minutos tarde todos los días:

5 × 20 = 100 minutos de retraso, lo que corresponde a 1h y 40min en total.

  • También ten en cuenta las ausencias del mes. Si en el ejemplo mencionado, cada uno de los 5 empleados se ausenta una vez al mes, tenemos:

5 × 6 (carga de trabajo diaria) = 30 horas de ausencia.

  • Ha llegado el momento de sumar los retrasos de todos (1h40) con las faltas de todos (30h), lo que equivale a 31,40h. Este valor corresponde al total de horas no trabajadas en el mes.

 

  • Finalmente, divide la cantidad de horas no trabajadas por el total de horas que los empleados deberían haber trabajado y multiplica esta cifra por 100.

31h40min dividido por 600h x 100 = 5,23%

Esto significa que, en el ejemplo mencionado, el 5,23% corresponde a la tasa de absentismo mensual de la empresa.

El despido a causa del absentismo laboral

Como ya hemos visto al repasar el Estatuto de los Trabajadores en apartados anteriores, el incumplimiento que supone el absentismo laboral injustificado y reiterado puede ser la causa directa de un despido disciplinario.

Este despido sería disciplinario sin derecho a indemnización ni preaviso, ya que, de nuevo, las causas de la ausencia serían injustificadas, y además:

  • Estas serán como mínimo el 20% de las horas hábiles del trabajador durante dos meses consecutivos.
  • Estas serán como mínimo el 25% de las horas hábiles del trabajador durante cuatro meses consecutivos.

Eso sí, la empresa sigue teniendo la obligación de entregar una carta de despido al empleado, justificando esta decisión. Y este proceso tiene un plazo de un año después de la última falta de asistencia.

¿Cómo puede Factorial ayudarte con el absentismo laboral?

Factorial ofrece un software todo en uno con el que gestionar varios procesos de Recursos Humanos, siendo uno de ellos el control de ausencias de los empleados.

Con la combinación de un sistema de control horario sencillo y una gestión de ausencias completa, el absentismo laboral se puede monitorizar desde el minuto cero. Y es que al tener estos datos presentes mensualmente, podrás evaluar la tasa de ausencias en la empresa e implementar las estrategias mencionadas anteriormente para reducirlo.

Factorial también ofrece un organigrama digital, que muestra a todos los empleados que están trabajando y los que no. Además, puedes consultar y realizar encuestas individuales y grupales para conocer el clima organizacional. Y todo está disponible desde cualquier lugar y dispositivo.

 

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Este artículo también está disponible en: Mexican

Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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