Consigue tu plantilla para la Gestión de Turnos en Excel
¿Quieres gestionar los turnos de tus trabajadores para volver a la oficina sin riesgos este 2023? Necesitas un plan. O, mejor dicho, un cuadrante de gestión turnos de trabajo.
La crisis del Coronavirus ha hecho que las necesidades de los departamentos de Recursos Humanos cambien radicalmente, y tienes que adaptarte...¡aquí es donde entramos nosotros y nuestra plantilla, diseñada exclusivamente para ayudar a las empresas!
Con esta plantilla en Excel podrás hacerte tu propio cuadrante para tener una vista mensual de los trabajadores que trabajan en turnos rotativos, de mañana, de tarde y de noche. También podrás introducir el nombre de los trabajadores y el tipo de turno que harán cada día. ¡Ten al personal de oficinas bajo control!
Este recurso descargable es gratuito.
¿Quieres una versión mejorada de una plantilla en Excel?
El software de Factorial te permite automatizar y digitalizar la Gestión de Turnos entre tus trabajadores. Esto significa:
- Mayor transparencia y planificación.
- Asignación de turnos a uno o más empleados.
- Notificaciones de turnos publicados y modificados.
- Posibilidad de filtrar turnos por empleado y equipo.
- Posibilidad de repetir turnos pasados.
- Detección de conflictos entre turnos.
- ¡Y mucho más!
Leer más sobre la funcionalidad de Gestión de Turnos de Factorial
Plantilla para la gestión de turnos Excel vs. Software de RRHH
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¿Por qué las plantillas para la gestión de turnos pueden quedarse cortas?
A pesar de que una hoja en Excel te ayudará a resolver la asignación y gestión de los turnos de trabajo de tus empleados, no es la mejor manera de hacerlo. Esto es porque:
- No la puedes compartir automáticamente con los empleados.
- Los cambios deben actualizarse de manera manual.
- Deberás hacer el recuento de horas a mano.
- El soporte en papel se puede perder o estropear.
- El soporte en papel, también, pasa por muchas manos y cada empleado no tiene su propia hoja.
- Permite el error humano (ausencias que se solapen, mal recuento de las vacaciones).
- No se puede integrar con las hojas de control horario, o el software de fichaje con el que cuentes.
- Etc.
¿Cuándo deberías empezar a utilizar un Software?
Unas de las razones más importantes son la de la protección de datos y la posibilidad de perder la ficha, con las consecuencias que eso tendría de cara a la organización de tu oficina o negocio. Además, todo el mundo puede modificar los turnos de cualquier persona, ya que una hoja de papel no permite otorgar permisos, y el solapamiento de estos es un peligro muy corriente en estos casos.
Si, aún sí, estas razones no te parecen suficientes y de momento quieres utilizar una plantilla y no un programa, te recomendamos que sí que hagas el cambio si te encuentras en una de estas situaciones:
- La plantilla crezca y más empleados tengan que trabajar por turnos.
- El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
- Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites gestionar a los teletrabajadores y a los trabajadores por turnos.
- Tu empresa haya estado teletrabajando y deba volver a la oficina paulatinamente (y los turnos sean importantes para la seguridad de tus empleados).
- El tiempo de gestión de los turnos y cuadrantes te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.
- Debas crear cuadrantes de turnos rotativos o cualquier otro patrón un poco más complicado.
¿Cómo gestionar los turnos de trabajo rotativos?
Cuentes o no con un Software que te ayude a automatizar esta tarea, hay algunas cosas que deberías saber sobre los turnos rotativos, para aprovechar del todo la herramienta con la que los hagas y no cometer errores:
- Saber qué turnos de trabajo se pueden establecer en la empresa. Es decir, de qué hora a qué hora irá el turno de mañana, de tarde y/o de noche.
- Calcular cuántos trabajadores se necesitan en cada turno. Ten en cuenta los picos de trabajo y la época del año, así como las necesidades de la empresa en cada momento.
- Definir un patrón común para los mismos grupos de trabajadores. Organiza a tus empleados por grupos que puedan seguir el mismo patrón. Así, la gestión del control horario también te será más sencilla.
- Personalizar la herramienta que se esté utilizando. Si es una plantilla, deberás ajustarla de manera que sea fácil de utilizar. En cuanto a los Softwares, busca uno que pueda adaptarse a tu empresa y que sea intuitivo (lo que nos lleva al siguiente apartado).
Esto es lo que un software puede hacer por ti
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Beneficios de un programa para el Control de Turnos
Estos son algunos de los beneficios de usar un software como el de Factorial:
- Autonomía para el trabajador. Ellos mismos gestionan y rellenan sus turnos, y tú o su manager quienes los aprueben o rechacen.
- Actualización automática. Los cambios serán visibles para todos, de manera inmediata.
- Ahorro de tiempo. No más cadenas de correos electrónicos ni fichas interminables.
- Ahorro de papel. Al tenerlo no solo en formato digital sino en la nube, tu empresa será más sostenible.
- Mayor seguridad. Los registros no se perderán, y solo podrán acceder a ellos los propios trabajadores y sus managers.
- No más cálculos. El software los hará por ti, y esto también te ahorrará tiempo.
- No más error humano. Los errores y conflictos/solapamientos entre turnos se detectarán solos y tú recibirás un aviso cuando ocurran.
- Ayuda a la productividad. ¿Y si tus empleados tardaran dos segundos en fichar las entradas y salidar, en lugar de tener que pedir la hoja de registro, avisar a su manager, hacer los cálculos de las horas restantes y extras...? ¿Y si sus turnos definitivos se crearan en un minuto y nadie tuviera que ir preguntando a qué hora le toca llegar a la oficina el lunes?
- Mayor facilidad para fichar. Cuanto más fácil le pongas el registro horario y la gestión de turnos a tus trabajadores, más lo llevarán a cabo.
- Análisis de los registros de jornada con informes. Con Factorial también podrás extraer los datos y crear informes, todo para tomar mejores decisiones en el futuro.
¿Qué debería tener un buen Software para la Gestión de Turnos?
Porque no todas las empresas son iguales, cada una tiene que encontrar el programa de RRHH que mejor se adapte a ella. Eso sí, hay una serie de necesidades que este tipo de software debería cubrir siempre:
- Que cuente con buenas herramientas de base. Está bien que un software tenga de todo y pueda ofrecerte muchísimas funcionalidades, pero...¿las que más necesitas realmente solucionan tus problemas? Te recomendamos hacer una lista de prioridades, y centrarte en buscar un buen programa que te ayude con ellas.
- Que sea sencillo e intuitivo. Si tus empleados y departamento de RRHH tienen que estudiar un Máster para entender un programa que se supone que tiene que "agilizar las cosas", algo está fallando. Está bien que sea práctico para los managers, pero los empleados tienen que saber utilizarlo; si no, lo pagarás y nadie conseguirá amortizarlo.
- Que cuente con un buen soporte técnico. Una solución tecnológica debe contar con un buen grupo de profesionales detrás, dispuestos a ayudarte de manera rápida en caso de cualquier incidencia.
- Que elimine pasos en la gestión de los Recursos Humanos. En el caso del Control de Turnos, utilizar el software debería llevarte menos tiempo que gestionar este proceso de manera manual.
- Que incluya la firma digital. Si quieres digitarlo todo, no puedes dejarte este paso. Y menos si quieres ofrecer el teletrabajo como opción entre tu plantilla o quieres evitar el contacto entre trabajadores.
- Que tenga sistema de permisos. Para que los trabajadores que tengan que acceder a sus turnos puedan hacerlo.
- Que ofrezca distintos modos de fichar. O al menos el que a ti te interesa, en distintos momentos. Por App móvil, por ordenador, con código QR... ¡Lo que más se adapte a la Gestión de Turnos que tú decidas definir!