Consigue tu plantilla para la Gestión de Turnos en Excel

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¿Por qué las plantillas para la gestión de turnos pueden quedarse cortas?

A pesar de que una hoja en Excel te ayudará a resolver la asignación y gestión de los turnos de trabajo de tus empleados, no es la mejor manera de hacerlo. Esto es porque:

• No la puedes compartir automáticamente con los empleados.
• Los cambios deben actualizarse de manera manual.
• Deberás hacer el recuento de horas a mano.
• El soporte en papel se puede perder o estropear.
• El soporte en papel, también, pasa por muchas manos y cada empleado no tiene su propia hoja.
• Permite el error humano (ausencias que se solapen, mal recuento de las vacaciones).
• No se puede integrar con las hojas de control horario, o el software de fichaje con el que cuentes.
• Etc.

¿Cuándo deberías empezar a utilizar un Software?

Unas de las razones más importantes son la de la protección de datos y la posibilidad de perder la ficha, con las consecuencias que eso tendría de cara a la organización de tu oficina o negocio. Además, todo el mundo puede modificar los turnos de cualquier persona, ya que una hoja de papel no permite otorgar permisos, y el solapamiento de estos es un peligro muy corriente en estos casos.

Si, aún sí, estas razones no te parecen suficientes y de momento quieres utilizar una plantilla y no un programa, te recomendamos que sí que hagas el cambio si te encuentras en una de estas situaciones: 

• La plantilla crezca y más empleados tengan que trabajar por turnos.
• El departamento de RRHH se pase el día gestionando papeleo.
• Tu empresa ofrezca teletrabajo y necesites gestionar a los teletrabajadores y a los trabajadores por turnos.
• Tu empresa haya estado teletrabajando y deba volver a la oficina paulatinamente (y los turnos sean importantes para la seguridad de tus empleados).
• El tiempo de gestión de los turnos y cuadrantes te suponga más dinero que lo que te costaría un programa especializado.
• Debas crear cuadrantes de turnos rotativos o cualquier otro patrón un poco más complicado. 

Beneficios de un programa para el Control de Turnos

Estos son algunos de los beneficios de usar un software como el de Factorial:

• Autonomía para el trabajador. Ellos mismos gestionan y rellenan sus turnos, y tú o su manager quienes los aprueben o rechacen. 
• Actualización automática. Los cambios serán visibles para todos, de manera inmediata.
• Ahorro de tiempo. No más cadenas de correos electrónicos ni fichas interminables.
• Ahorro de papel. Al tenerlo no solo en formato digital sino en la nube, tu empresa será más sostenible.
• Mayor seguridad. Los registros no se perderán, y solo podrán acceder a ellos los propios trabajadores y sus managers. 
• No más cálculos. El software los hará por ti, y esto también te ahorrará tiempo.
• No más error humano. Los errores y conflictos/solapamientos entre turnos se detectarán solos y tú recibirás un aviso cuando ocurran.
• Ayuda a la productividad. ¿Y si tus empleados tardaran dos segundos en fichar las entradas y salidar, en lugar de tener que pedir la hoja de registro, avisar a su manager, hacer los cálculos de las horas restantes y extras...? ¿Y si sus turnos definitivos se crearan en un minuto y nadie tuviera que ir preguntando a qué hora le toca llegar a la oficina el lunes?
• Mayor facilidad para fichar. Cuanto más fácil le pongas el registro horario y la gestión de turnos a tus trabajadores, más lo llevarán a cabo.
• Análisis de los registros de jornada con informes. Con Factorial también podrás extraer los datos y crear informes, todo para tomar mejores decisiones en el futuro.